El contexto inflacionario y de subida de tipos de interés actual hace más necesario que nunca el control de gastos durante la gestión de compras. Las soluciones tecnológicas facilitan enormemente el trabajo a la hora de visibilizar, gestionar y controlar las compras indirectas y suscripciones del negocio, ahorrando hasta un 75% del tiempo administrativo que requiere la gestión manual. A continuación, te contamos todas las claves para controlar y optimizar la gestión de compras.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son las compras indirectas?
La gestión de cualquier proceso productivo incluye efectuar tanto compras de empresa directas como indirectas. Las compras directas son aquellas que están directamente relacionadas con la actividad productiva de la empresa, como, por ejemplo, la compra de maquinaria o de materias primas; es decir, adquisiciones esenciales para la fabricación y desarrollo del producto de la compañía.
En cambio, las compras indirectas de empresa son las compras del día a día necesarias para el buen funcionamiento del negocio, como material de oficina, productos de limpieza, gastos de mensajería, ordenadores o suscripciones a plataformas de marketing com Adwords, Hootsuite, Mailchimp o de comunicación como Microsoft Teams o Zoom.
2. ¿A qué se exponen las empresas que siguen efectuando su gestión de compras manualmente?
La automatización de todos los procesos de gestión es cada vez más decisiva para la continuidad de los negocios, que están operando en un entorno altamente competitivo y globalizado, en el cual las grandes corporaciones de alcance mundial avanzan a pasos acelerados, penetrando en todos los nichos de mercado, gracias, precisamente, al su uso intensivo de la tecnología.
Algunos de los riesgos que corren las empresas que optan por no automatizar la gestión de compras y gastos son:
- Pérdida de tiempo y dinero: Con la automatización de procesos, las empresas podrían experimentar hasta una reducción del 70% en el coste de procesamiento, así como una disminución en un 20% del fraude interno derivado del reporte de gastos manual y un ahorro del 75% el tiempo administrativo.
- Más errores: Realizando de manera manual tareas básicas y planas como la introducción de los datos para el asiento contable de la factura, la empresa se expone a la detección y reclamación por parte de Hacienda debido a errores de forma, cosa que se podría evitar con una herramienta que contase con tecnología OCR y que digitalizase el proceso de gestión de facturas.
- Conciliación de gastos: Todavía a día de hoy hay compañías que concilian los gastos con los estados de cuenta de tarjetas de crédito de manera manual, lo que no solo provoca una enorme pérdida de tiempo para los empleados, sino también cierta frustración y desmotivación por dedicar su jornada laboral a tareas repetitivas.
2.1 Cómo está perjudicando a tus empleados la gestión manual de las compras de empresa
Gestionar manualmente todo el proceso de gestión de compras y suscripciones de empresa no solo provoca una pérdida de tiempo para los empleados, sino que, dedicar parte de su jornada a tareas repetitivas y monótonas, puede ocasionarles una gran desmotivación. Por ese motivo, cada vez más compañías se decantan por soluciones tecnológicas que automaticen y simplifiquen íntegramente el proceso de gestión de compras de empresa.
Hay 3 factores derivados de la gestión manual de las compras de empresa que perjudican a tus empleados
- Aumento del riesgo de fraude involuntario: Reportar las compras de empresa una vez efectuadas, puede hacer que algunos empleados vean en este proceso manual una oportunidad para inflar las partidas o que, simplemente, cometan un error a la hora de reportar el pago realizado. Contar con una herramienta innovadora que automatice este proceso otorgará a la empresa visibilidad y control sobre cada compra de la compañía.
- Descenso de la productividad: Dedicar parte de la jornada laboral a tareas tediosas como la gestión de compras y suscripciones de empresa puede ocasionar una gran desmotivación a los empleados, lo que deriva en un descenso del rendimiento, ya que ellos están cualificados para desarrollar otras actividades de más valor para el funcionamiento de la empresa.
- Modestia a la hora de reclamar los gastos: Cuando hablamos de compras de un importe muy reducido, algunos de los empleados que no se atreven a reportarlas. Por lo tanto, tener una solución innovadora que incluya métodos de pago inteligentes puede ayudar a acabar con esta práctica y permitir que el trabajador efectúe la compra con una tarjeta generada para cada compra.
2.2 El 60% de las empresas asegura perder tiempo en tareas administrativas que podrían automatizarse
Según el primer informe de la serie Transformación Digital realizado por Brother, la compañía especializada en impresión, un 68% de las empresas encuestadas admiten tener procesos manuales que resultan lentos y que podrían ser automatizados. Igualmente, un 60% afirman perder tiempo en tareas administrativas y un 65% aseguran que están duplicando esfuerzos por trabajar con múltiples sistemas para desempeñar todo el ciclo de una misma tarea.
3. Cómo tener un proceso de gestión de compras de empresa eficiente
Las compras indirectas de empresa, a pesar de ser fundamentales para el correcto funcionamiento de la compañía, suelen ser gestionadas por procesos ineficaces y genéricos. Para obtener mejores resultados y tener un control de las compras efectuadas, es necesario que la compañía establezca un flujo de gestión específico para estos gastos.
Toda compra de empresa debería pasar por unas ciertas etapas, empezando por la solicitud de la compra hasta el pago al proveedor, pasando por la gestión de facturas y la posterior contabilización. Por ese motivo, contar con una gestión de compras indirectas de empresa optimizada puede derivar en grandes ventajas para la compañía, entre ellas, la reducción del fraude interno y la visibilidad de cada una de las compras efectuadas por los empleados.
Las mayores ventajas de tener un proceso de gestión de compras optimizado son:
- Eficiencia operativa: Tener todo el proceso de gestión de compras automatizado y centralizado permite el fácil y rápido acceso a la información de solicitudes de compra y a los flujos de aprobación estipulados por la compañía, todo en tiempo real y visible para empleados y responsables.
- Mayor control de los gastos: Con una herramienta de gestión con trazabilidad en cada fase del proceso de compra permite a la compañía mantener el control y la visibilidad en todo momento de las compras indirectas de empresa realizadas por su equipo.
- Reducción del fraude interno: Con la estipulación de flujos de aprobación, la empresa puede decidir qué solicitudes de compra aprueba o rechaza, por lo que mantiene el control de los gastos y del presupuesto.
3.1 ¿En qué consiste la automatización de la gestión de compras?
La automatización de la gestión de compras y gastos consiste básicamente en la implantación de un software en la empresa que cumpla, como mínimo, las siguientes condiciones:
- Que pueda instalarse en los ordenadores y dispositivos móviles de todos los empleados que generan gastos o efectúan compras internas, así como en los dispositivos del personal que supervisa y administra estas compras.
- Que contenga las herramientas para la digitalización de toda la documentación, incluyendo la conversión de tiques en facturas y la digitalización certificada de estas.
- El sistema debe establecer un flujo de aprobaciones automatizado para gastos, suscripciones y compras.
- Debe contar con funcionalidades para la automatización de todos los procedimientos que conforman la gestión del gasto desde su generación: desde el pago en sí mismo hasta su contabilización, conciliación y deducción.
- Finalmente, debe incluir las herramientas necesarias para la visualización y control de gastos del conjunto de la organización.
3.2 ¿Por qué digitalizar las facturas de empresa?
Los beneficios de la digitalización de facturas son tan apabullantes que es imposible enumerarlas todas, por lo que destacaremos solo las siguientes:
- Menos errores: Antes de archivar una factura, el departamento de finanzas tiene que introducir los datos del asiento contable de la factura. Digitalizar no solo la factura sino todo el proceso de gestión ahorrará a la empresa la reclamación de corregir la factura por errores de forma fruto de utilizar el método tradicional.
- Accesibilidad a la información: Buscar una factura entre las demás archivadas puede ser caótico si no se sigue un método de organización riguroso. Si las facturas están en formato digital y subidas a la nube, es mucho más fácil para el administrador o administradora encontrarlas tan pronto la necesitan.
- Ahorrar espacio y dinero: La cantidad de facturas que se generan en una empresa requieren de grandes espacios dedicados a su archivo, lo que también conlleva una inversión económica. Con las facturas digitalizadas, la empresa podrá ahorrar espacio, tiempo y dinero.
- Más seguridad: Archivar las facturas manualmente puede ocasionar la pérdida de los documentos y, con el tiempo, provocar su deterioro. Almacenar las facturas digitalizadas en la nube, comporta seguridad en la preservación del estado de las facturas a largo plazo, ya que estas deben conservarse como mínimo durante 4 años por cuestiones legales.
Además, digitalizando las facturas de empresa, se estará promoviendo una política paperless que conseguirá contribuir al bienestar y al mantenimiento del medio ambiente.
3.3 La importancia de la seguridad en tus compras online
La pandemia del coronavirus consolidó definitivamente el modelo de compras online de todo tipo de productos y servicios. Según datos de Statista, el comercio electrónico supuso el 23% de todas las compras realizadas en España, algo inimaginable pocos años antes.
El éxito sin precedentes de las compras online lleva aparejado el aumento de ciberataques: los hackers han visto una gran oportunidad para incrementar los robos de información en las transacciones por internet en estos últimos meses. Por ello, uno de los factores que más priorizan los consumidores a la hora de pagar online es la seguridad y la privacidad de sus datos.
Para proteger la seguridad de los datos de los usuarios, unos de los métodos de pago más fiables e inaccesibles son las tarjetas virtuales de un solo uso, ya que una vez realiza la compra, esta se inhabilita.
4. ¿Qué procesos se pueden automatizar utilizando Tickelia?
En el día a día de una empresa hay distintas tipologías de gastos a las que hacer frente. Además, como hemos comentado anteriormente, es extremadamente importante automatizar los procesos de gestión de compras y gastos y que la compañía cuente con métodos de pago inteligentes, para poder garantizar la seguridad ante posibles ciberataques.
Tickelia es una herramienta que genera una tarjeta virtual de un solo uso para cada solicitud de gasto aprobada, algo que, además, eliminará el caos que supone compartir tarjetas corporativas y reducirá el riesgo de fraude y abuso. Asimismo, Tickelia permite aumentar el control y visibilidad de los pagos recurrentes mediante la generación de una tarjeta virtual para cada suscripción mensual o anual aprobada.
Esta herramienta ha sido diseñada para cubrir un amplio listado de necesidades de gastos basándose en la seguridad, la eficiencia y la digitalización, lo que permite automatizar las siguientes tipologías de gasto:
- Gestión de suscripciones: Esta herramienta permite centralizar el control de todas las suscripciones de la empresa. Además, genera una tarjeta virtual para cada suscripción mensual o anual aprobada.
- Gestión de compras online: Con Tickelia se pueden procesar los pagos online con las tarjetas virtuales preaprobadas de un solo uso. El empleado solo tendrá que pagar, arrastrar la factura y listo, ya que esta solución se encarga del resto, desde extraer automáticamente los datos de la factura hasta realizar el apunte contable al ERP de la empresa.
- Gastos imprevistos: Esta herramienta gestiona de forma ágil y rápida los imprevistos urgentes y elimina la caja de efectivo.
- Gastos de oficina: Con Tickelia es posible manejar todos los gastos operativos de la empresa, incluyendo la gestión de compras de material de oficina, con flexibilidad y control. Además, con las tarjetas virtuales únicas para cada solicitud de gasto aprobada, se aumenta la seguridad de los pagos por internet.
- Viajes corporativos: Esta solución permite pagar y gestionar desde la app los gastos de los empleados en viaje de negocios.
- Gastos en movilidad: Con esta herramienta puedes olvidarte de las notas de gastos en papel gracias a la digitalización de los tiques adjuntos y su conversión en facturas. Además, está certificada por las Agencias Tributarias de múltiples países para que las facturas reportadas tengan la misma validez legal que el original en papel.
- Publicidad digital: Tickelia permite gestionar todas las campañas de marketing online creadas a través de plataformas como, por ejemplo, Hootsuite, Mailchimp, Google Adwords, Linkedin ADS, entre otras.
- Pagos a proveedores: Esta herramienta hace posible procesar, aprobar y pagar las facturas con todos los acreedores gracias a su proceso digital end-to-end.
5. Razones por las que deberías elegir Tickelia para la gestión de compras
Dos años atrás, muchas empresas optaron por la digitalización y la centralización de procesos de gestión de compras y gastos corporativos a raíz de la situación provocada por la Covid-19.
En 2022, no obstante, ya no se puede hablar de nueva normalidad, sino de normalidad a secas, con la automatización de los procesos de gestión en el corazón de la transformación tecnológica de la 4ª Revolución Industrial en la que ya estamos inmersos.
En este contexto: ¿por qué elegir Tickelia para la gestión de compras y gastos de tu empresa? A continuación, te contamos 7 razones para ello:
5.1 Te aporta seguridad
Tickelia genera una tarjeta virtual de un solo uso para cada solicitud de gasto aprobada. Por lo tanto, con esta solución Cloud podrás aumentar la seguridad de los pagos por internet mediante las tarjetas virtuales.
5.2 Te ahorra tiempo
Tickelia se caracteriza por su eficiencia y automatización, por lo que te permitirá reducir hasta un 75% el tiempo administrativo gracias a la extracción con tecnología OCR de los datos de las facturas y de una contabilización automatizada con tu software de gestión.
5.3 No más facturas en papel
Tickelia está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel.
Por fin podrás deshacerte de las facturas originales en papel. Además, con esta solución Cloud no tendrás que teclear manualmente la información de la factura gracias a su tecnología OCR+ICR.
5.4 Te priva de sorpresas desagradables
Con Tickelia puedes obtener un mayor control y visibilidad de los gastos que realiza tu equipo y, así, asegurarte de que no paguen gastos que no deberían o que se excedan el presupuesto y, todo ello, sin agregar complejidad ni arduos procesos manuales.
Por ejemplo, los empleados de algunas compañías viven diariamente el descontrol que supone tener que compartir tarjetas para compras indirectas de empresa, algo que también acaba afectando al departamento de contabilidad, que tiene que revisar y aprobar estos gastos. Tickelia combina la gestión de compras con métodos de pago inteligentes en una única solución que integra todo el flujo de gestión como la aprobación de solicitudes de compra, generación de tarjetas virtuales o la digitalización, extracción de datos y contabilización de las facturas emitidas por los acreedores. Tickelia te envía alertas y recordatorios para mantener a todos informados y dentro del presupuesto.
5.5 La digitalización, la clave del futuro empresarial
Tickelia automatiza y digitaliza el proceso de gestión de facturas de los pagos realizados por tus empleados. Además, concilia automáticamente todos los pagos realizados con la factura. Además, Tickelia incluye la función Smart Autoblock que permite establecer reglas de seguimiento de pagos injustificados y bloquear a los usuarios hasta que estos pagos se documenten apropiadamente.
5.6 Te ayuda a reducir costes y aumentar la productividad de tu empresa
Puede parecer imposible lograr reducir costes y, a la vez, mejorar la productividad de la empresa. Sin embargo, esta tarea es viable si la compañía opta por herramientas que permitan la automatización de procesos de gestión que hasta el momento se llevaban a cabo de manera manual.
5.7 Una solución en la que puedes confiar
Con más de 1.600 clientes, Tickelia es una solución integral plenamente consolidada en el mercado y desarrollada por Inology, la compañía con una trayectoria de 36 años en el desarrollo de soluciones para la gestión empresarial.
