La conciliación bancaria es importante para tener un buen control financiero de la empresa

O que é a reconciliação bancária e como consegui-la?

A reconciliação bancária é uma das principais ferramentas utilizadas no controlo financeiro da empresa e para verificar a exactidão da informação contabilística. Neste artigo dizemos-lhe como fazê-lo e damos-lhe algumas dicas para tornar o processo mais fácil.

1. O que é uma reconciliação bancária na contabilidade?

A reconciliação bancária é a comparação que é efectuada entre os registos contabilísticos da conta corrente da empresa e os ajustamentos que o banco faz na mesma conta. Assim, o objectivo deste processo é fazer corresponder os livros de contabilidade com os extractos enviados pelo banco.

Uma vez recebidos os extractos bancários, a reconciliação consiste basicamente em comparar os movimentos registados pela empresa e os fornecidos pelo banco. Idealmente, devem corresponder e, se tal não acontecer, a causa da diferença deve ser procurada, a fim de evitar problemas maiores a longo prazo.

Se houver erros, estes são revistos e são feitas as alterações necessárias para os corrigir. Isto assegura que a conta bancária reflecte a realidade económica da empresa, com todas as vantagens que isso implica.

1.1 Tipos de reconciliação bancária

Quando soubermos o que é a reconciliação bancária, devemos ser claros quanto à existência de dois tipos diferentes de reconciliação:

  • Reconciliação bancária individual ou aritmética: consiste em comparar periodicamente os movimentos. Este é o método mais utilizado pelas empresas e, para o realizar, são revistas as possíveis diferenças entre o saldo dos livros contabilísticos da empresa e o saldo bancário. Se houver algum descasamento contabilístico, este é corrigido e o saldo do livro bancário é actualizado.
  • Reconciliação bancária ou contabilística conjunta: consiste na elaboração de um documento com todas as informações sobre as entradas que não correspondem. As políticas de correcção são então criadas e, dependendo de quem é responsável pelos erros (o banco ou a empresa), cabe ao banco fazer as correcções necessárias.

1.2 Objectivos da reconciliação bancária

Há dois objectivos principais de reconciliação bancária:

  • Para efectuar correctamente o encerramento trimestral: cada uma das reconciliações que são efectuadas juntamente com as suas categorias contabilísticas deve ser submetida à Agência Fiscal para justificar todos os movimentos bancários. Estas informações devem ser apresentadas trimestralmente e todas as operações realizadas durante o último trimestre devem ser indicadas juntamente com um documento de apoio para cada movimento da conta bancária.
  • Monitorizar a gestão empresarial: é comum que a reconciliação não encaixe perfeitamente, por isso é importante que as empresas saibam sempre o que se passa, a fim de poderem detectar onde se encontra o erro ou a incompatibilidade e corrigi-lo o mais rapidamente possível. Desta forma, a empresa também terá sempre uma visão geral da sua situação actual.

2. A conciliação bancária é obrigatória para as empresas?

A reconciliação bancária em si não é um processo obrigatório, mas é altamente recomendável que as empresas a realizem, independentemente da sua dimensão ou do sector em que operam, pois permite-lhes justificar todos os movimentos que ocorrem nas contas bancárias da organização, manter as suas contas actualizadas, ter informação relevante disponível para a tomada de decisões estratégicas e assegurar uma gestão mais adequada dos recursos económicos.

Em suma, permite-nos ter uma imagem real da situação em que a empresa se encontra.

3. Quando é que a reconciliação bancária tem de ser efectuada?

Embora não seja uma prática obrigatória, é verdade, como mencionámos anteriormente, que as empresas e os trabalhadores independentes devem apresentar trimestralmente os seus impostos e as autoridades fiscais exigem provas de todas as transacções efectuadas durante este período.

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Por conseguinte, é aconselhável efectuar a reconciliação bancária pelo menos quatro vezes por ano, a fim de poder justificar os movimentos bancários à Agência Fiscal numa base trimestral. Para além da periodicidade dos encerramentos contabilísticos, não há outra lei ou regulamento que obrigue as empresas e os trabalhadores por conta própria a efectuar a reconciliação de tempos a tempos. A escolha de quando o fazer pode depender de vários aspectos:

  • Do ciclo económico.
  • O tempo disponível para efectuar a reconciliação bancária.
  • O tipo de gestão de contas que queremos levar a cabo.
  • Quer a contabilidade seja mantida pela própria empresa ou subcontratada a um contabilista.

Mesmo assim, manter a reconciliação bancária actualizada é a melhor opção para evitar surpresas de última hora e é muito favorável a possíveis inspecções e auditorias.

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4. Quem efectua a reconciliação bancária?

É preferível que a pessoa ou equipa responsável pela realização da reconciliação bancária corresponda aos profissionais que realizam as outras tarefas relacionadas com a contabilidade da empresa. No caso de ter um departamento de contabilidade interno, este será o adequado, pois não haverá outro departamento que tenha um melhor conhecimento da situação contabilística da empresa. Portanto, ao centralizar as actividades financeiras da empresa no mesmo departamento, será muito mais fácil detectar possíveis falhas e/ou problemas.

No caso de externalizar o departamento de contabilidade para consultorias, como é o caso em muitas pequenas e médias empresas, deve ser-lhes pedido que realizem esta tarefa e, uma vez que tenham os resultados, enviá-los para a empresa para verificar os dados.

5. Vantagens da reconciliação bancária

Como vimos até agora, a reconciliação bancária ajuda a obter uma imagem mais clara e actualizada da situação da empresa. Mas também traz outras vantagens igualmente importantes. Abaixo, veremos os principais:

  • Melhor controlo dos recursos financeiros: verificar os extractos bancários semanal ou mensalmente ajuda-nos a tirar uma radiografia da situação financeira da empresa.
  • Decisão estratégica: graças ao facto de as informações consultadas serem reais, de alta qualidade e actualizadas.
  • Actualização dos lançamentos contabilísticos: a dinâmica do trabalho é mais controlada graças à contabilidade actualizada.
  • No caso de uma auditoria fiscal, através da revisão periódica dos ajustamentos contabilísticos, as empresas terão a segurança e a tranquilidade de que a sua contabilidade será correcta.
  • Controlo de pagamentos: tais como salários, facturas, etc. Graças à conciliação bancária, as empresas podem rever quais os pagamentos efectuados e manter um controlo mais exaustivo dos mesmos.
  • Controlo das cobranças: como no ponto anterior, a conciliação bancária também ajuda a manter as facturas pendentes em mente, a fim de poder reclamá-las aos clientes.

6. Como fazer uma reconciliação bancária de contabilidade: Exemplo Prático Passo a Passo

Ao contrário do que possa parecer, realizar uma reconciliação bancária é uma tarefa simples, embora demorada e monótona se feita manualmente.

Podemos resumir a reconciliação bancária em 3 passos chave. Estes são:

6.1 Passo 1: Localizar o extracto bancário para o período a reconciliar

Todo o processo de reconciliação bancária será levado a cabo com base nos extractos bancários a serem analisados.

Aí encontrará a história das transacções bancárias da empresa, mas a informação pode não estar completa. Neste caso, deve estar ciente de todas as transacções que efectuou mas que ainda não foram mostradas. Discutiremos a seguir os principais desencontros na reconciliação bancária para os ter em conta.

6.2 Passo 2: Verificação das contas da empresa

O segundo passo consiste em verificar se as contas da empresa estão efectivamente actualizadas.

É importante ter em mente que a maioria das empresas utiliza várias contas bancárias, pelo que neste caso a informação para cada uma delas deve ser reconciliada.

A título de exemplo, digamos que vamos analisar a reconciliação bancária de uma empresa que a efectua mensalmente. Para o fazermos, precisaremos:

  • Extractos bancários para o mês.
  • Todas as facturas emitidas e recebidas.
  • Cheques emitidos e levantados.
  • Bilhetes.
  • Depósitos recebidos.
  • Levantamentos de dinheiro.

Precisaremos também da reconciliação bancária do mês anterior para verificar o saldo final e rever se existem quaisquer desajustes pendentes, identificando se são actuais ou de meses anteriores.

6.3 Passo 3: Conclusão do documento de reconciliação

Assim que tivermos toda esta informação, só precisamos de preencher o documento de reconciliação.

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O documento de reconciliação bancária permitir-nos-á manter um controlo e registo exaustivo de todas as reconciliações efectuadas, bem como dos resultados de cada uma delas.

Um ponto importante neste momento é que, caso os dados não coincidam, deve ser feito um lançamento contabilístico para ter em conta esta diferença em revisões futuras, pois pode ser o resultado de um erro interno ou de um erro do banco, ou simplesmente um critério de acumulação diferente.

Tickelia - O que é a reconciliação bancária e como consegui-la?

7. Grandes desajustes na reconciliação bancária

Há dois tipos de inconsistências que podem ser encontradas quando se efectua a reconciliação bancária:

  • Inconsistências temporais: estas ocorrem quando há uma falta de correspondência de datas e a data indicada nas contas não corresponde à data no extracto bancário.
  • Inconsistências permanentes: são erros que ocorrem no momento do lançamento das entradas, ou erros internos directos que podem ser cometidos tanto por empresas como por bancos internamente.

Para dar alguns exemplos, as razões mais comuns para estas inconsistências são as seguintes:

  • Cheques emitidos pela empresa que ainda não tenham sido descontados.
  • Dotações registadas nos livros de contabilidade e ainda não creditadas na conta da empresa pelo banco.
  • O débito assinala que o banco debita a conta bancária da empresa e que a empresa não registou.
  • Notas de crédito que são creditadas na conta da empresa pelo banco, mas não são registadas pela empresa.
  • Erros cometidos pelo banco ao liquidar certos artigos.

8. Dicas para uma correcta reconciliação bancária

Como já vimos, durante a reconciliação bancária podemos encontrar alguns contratempos. Por conseguinte, é importante saber como fazê-lo o mais eficientemente possível.

Aqui estão as principais dicas para evitar desperdiçar demasiado tempo com todo o processo:

  • Em primeiro lugar, preparar toda a informação e documentação necessária. Se faltarem quaisquer recibos de despesas, estes devem ser solicitados antes de começar. Quanto mais informação tivermos, melhor será o panorama das despesas durante o último período.
  • Em relação ao ponto anterior, é também importante verificar se toda a informação e documentação que possui está actualizada.
  • Reconciliar em parcelas para reduzir os erros. Idealmente, iniciar a reconciliação bancária, revendo o saldo final do mês anterior. Isto torna muito mais fácil e mais rápido detectar quando um erro é cometido.
  • Prestar toda a atenção durante todo o processo de modo a não duplicar entradas, deixar para trás a publicação de uma transacção ou cometer um erro ao introduzir uma vírgula ou dígitos.
  • Quando há um erro para o qual não é possível encontrar justificação, em vez de passar horas a tentar encontrá-lo, a melhor opção é verificar com o banco, pois os bancos também cometem erros e podem ter cobrado ou pago o montante errado.
  • Não utilizar em demasia itens de reconciliação, uma vez que os desajustes não desaparecem e, se se acumularem, a realização da reconciliação bancária será inútil, uma vez que não reflectirá a situação financeira real da empresa.
  • Soluções de gestão de despesas que digitalizam e automatizam o processo e facilitam a subsequente reconciliação bancária.

9. Automatizar os processos de reconciliação contabilística.

Existem dois sistemas para efectuar a reconciliação bancária:

  • Reconciliação bancária manual.
  • Reconciliação bancária automática.

Com reconciliação bancária manual, o departamento utiliza documentos internos ou modelos Excel juntamente com os registos dos movimentos bancários, facturas, recibos, etc.

Este sistema é baseado num processo repetitivo, moroso e enfadonho. Além disso, se acrescentarmos o facto de que, dependendo do tipo de empresa, o nível de documentação a ser revista pode ser muito elevado, é muito fácil cometer erros.

Dada a importante informação fornecida pela reconciliação bancária, é imperativo que esta seja feita correctamente.

Depois de comparar os custos e riscos da reconciliação manual com o investimento necessário para digitalizar o processo, muitas empresas acabam por optar pela reconciliação automática. As principais razões são:

  • Economia de tempo para o pessoal administrativo: a digitalização dos processos contabilísticos permite aos funcionários dedicar o seu tempo de trabalho a outras tarefas que trazem mais valor para a empresa.
  • A minimização de erros óbvios que ocorre quando não é necessária a introdução manual de dados.
  • Actualização dos dados em tempo real: o acesso aos dados recolhidos pela empresa em tempo real permite à empresa melhorar a sua tomada de decisões, evitar riscos financeiros e detectar fraudes internas.
  • A segurança da informação: ter dados contabilísticos carregados para a nuvem permite cópias de segurança automáticas e evita que os documentos se deteriorem.
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9.1 Abordagens para a digitalização dos processos contabilísticos

Existem ferramentas de gestão e controlo que automatizam os processos contabilísticos para tornar o departamento financeiro mais eficiente.

No entanto, nem tudo é preto e branco. Existem diferentes abordagens à digitalização do departamento e diferentes níveis de automatização. Antes de dar o passo de implementar ferramentas tecnológicas para a gestão contabilística, as empresas precisam de compreender e analisar as opções disponíveis. Os mais importantes são estes:

  • Soluções RPA: A implementação da Robotic Process Automation no departamento financeiro da empresa permite o desenvolvimento de plataformas virtuais de contabilidade sem a necessidade de alterar os sistemas existentes da empresa.
  • Análise avançada: embora não seja uma digitalização dos processos administrativos, esta é outra opção que pode melhorar a contabilidade da empresa, especialmente a longo prazo, dada a sua capacidade de prever padrões que podem ocorrer no futuro. Neste caso, os departamentos de contabilidade terão a informação necessária para tomar medidas e aplicá-las antecipadamente para prevenir cenários indesejáveis.
  • Soluções abrangentes e personalizáveis para a digitalização de todo o ciclo contabilístico: optar por uma ferramenta que automatize todos os processos administrativos não só poupará tempo ao departamento, mas também minimizará a margem de erro nas operações.
Hay una serie de consejos que si se cumplen, se logra una conciliación bancaria correcta y eficaz

10. Soluções para o ajudar na sua reconciliação bancária

Uma das ferramentas que ajuda na gestão contabilística e financeira da empresa é a Tickelia, uma solução tecnológica global que integra a gestão das despesas e compras indirectas da empresa.

O Tickelia é uma solução sem papel que é aprovada pela Agência Fiscal de vários países para que as despesas declaradas tenham a mesma validade legal que o original em papel. Além disso, dispõe de tecnologia OCR+ICR que lhe permite captar até 18 campos da factura ou recibo com a maior fiabilidade do mercado, independentemente da língua e do país.

Uma das principais funcionalidades do Tickelia é a gestão abrangente das notas de despesa. Esta ferramenta organiza todo o fluxo de despesas, incluindo pagamento, relatórios, aprovação e reconciliação bancária automática.

10.1 Reconciliação bancária dos cartões da empresa

Como vimos ao longo deste artigo, as empresas utilizam diferentes sistemas de pagamento, que têm de ser reconciliados no momento da reconciliação bancária correspondente.

Os cartões de empresa, tal como qualquer outro tipo de método de pagamento, geram um recibo, que deve ser recolhido para reconciliação bancária. Já vimos as desvantagens de realizar este processo manualmente, mas o que podemos fazer para tornar o processo de reconciliação bancária mais fácil e mais eficiente?

Soluções como a Tickelia são a melhor opção para a reconciliação bancária automática, incluindo cartões de empresa.

A Tickelia também oferece cartões Visa Tickelia. Com estes cartões, sempre que um funcionário móvel paga uma despesa, a empresa recebe um recibo indicando o montante automática e instantaneamente. Só tem de indicar a categoria de despesas a que está associado ao fazer o relatório (por exemplo, restauração) e o movimento é automaticamente ligado e o pagamento é conciliado.

Esta é uma grande vantagem para o departamento financeiro em comparação com os cartões corporativos convencionais, uma vez que não têm de esperar até ao final do mês para receber o extracto bancário.

A reconciliação automática dos cartões de empresa proporciona inúmeros benefícios ao departamento financeiro, por exemplo: 

  • Evitar a acumulação de extractos bancários e facturas a serem comparados ao longo do tempo. Corrigir erros recentes, por exemplo, do banco, é muito mais fácil do que fazê-lo após vários meses passados.
  • Permite-lhe identificar os empregados e o tipo de despesas efectuadas. Desta forma, é possível combater possíveis fraudes internas, bem como gerir quaisquer erros que os empregados possam cometer.
  • Garante que, em futuras inspecções, todas as obrigações fiscais estarão actualizadas e sem quaisquer erros.
  • Permite um registo de reconciliações, um factor importante para manter o controlo e detectar discrepâncias significativas entre diferentes períodos.

10.2 Benefícios da Tickelia para compras indirectas e subscrições de empresas

Quando se trata de gerir compras indirectas e subscrições de empresas, a Tickelia digitaliza todo o ciclo desde o pedido de compra até ao lançamento automático da despesa, incluindo a aprovação, o pagamento através de cartões virtuais de utilização única e a extracção de dados de facturação utilizando tecnologia OCR+ICR, de modo a que o pessoal administrativo não tenha de realizar quaisquer processos manuais.

A gestão das facturas dos fornecedores é feita com um processo de ponta a ponta que descentraliza o processo de pagamento sem que o gestor corra o risco de perder o controlo orçamental.

Da mesma forma, o painel de subscrição permite aos próprios utilizadores gerir a renovação ou cancelamento de pagamentos recorrentes para actualizar software ou ferramentas em linha para uso individual, sujeito à aprovação do seu gestor.

Esta solução permite ao departamento financeiro poupar até 75% de tempo em tarefas administrativas manuais, recorrentes e repetitivas, incluindo a reconciliação bancária.

Tickelia - O que é a reconciliação bancária e como consegui-la?

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Ruth Correa
Directora Financeira da Inology. Licenciada em Estudos Empresariais e Mestre em Fiscalidade e Gestão de Empresas pela Universitat Politècnica de Catalunya.
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