Guia – Porquê digitalizar o processo de gestão de despesas empresariais?
A gestão manual das despesas da empresa envolve não só um grande investimento de tempo por parte do departamento administrativo, mas também uma considerável perda de controlo e visibilidade das despesas incorridas.
O que encontrará neste guia?
- Os benefícios de automatizar totalmente a gestão de despesas.
- tempo desperdiçado por um empregado na introdução manual de notas de despesas.
- As 5 melhores práticas para uma gestão eficiente das despesas empresariais.
- A importância de criar uma política eficaz de despesas comerciais.
- E muito mais!
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Vantagens da Tickelia
Eficiência
e automatização
Controlo e
eliminação da fraude
Estabeleça alertas em função da política de despesas e calendários laborais e elimine más práticas com o nosso processo inteligente de deteção de fraude.
Esqueça
o papel
Digitalize todas as despesas em papel com com total garantia legal. A Tickelia está Certifica pela Autoridade Tributaria Portuguesa e de outros 15 paises, o que permite eliminar as faturas depois de digitalizadas.
Como a Tickelia organiza o seu fluxo de despesas e viagens
Declaração de despesas
Digitalização e OCR
Cartão Visa Tickelia
Aprovação personalizável
Gestão financeira
Gestão de viagens
Gestão de Adiantamentos
Integração 100%FUNCIONALIDADES
Declaração de despesas
Declare qualquer tipo de despesa da forma mais simples, seja um talão, uma fatura ou outro tipo de despesas. A Tickelia adapta-se às necessidades do mercado ao oferecer múltiplas formas de declarar as suas despesas em função do formato:
- Tire uma fotografia à despesa com o seu smartphone.
- Digitalize-a a partir da multifunção do centro de trabalho.
- Recebe talões por e-mail? Reenvie-os para a Tickelia e já está.
- Quilometragem via Google Maps ou rotas pré-definidas.
- Declare a alimentação por convénio.
- Delegue a declaração das despesas ao seu assistente.
FUNCIONALIDADES
Digitalização e OCR
- Homologações
Esqueça guardar o original em papel. A Tickelia está homologada pelas autoridades tributárias de múltiplos países para que as despesas declaradas tenham a mesma validez legal do que o original em papel.
- Tecnologia OCR
Com a Tickelia, nunca mais terá de teclar manualmente a informação de uma despesa. A nossa tecnologia OCR + ICR permite capturar até 18 campos da despesa com a maior fiabilidade do mercado, independentemente do idioma e país.
FUNCIONALIDADES
Cartão Visa Tickelia
Reinvente a gestão de despesas com métodos de pagamento inteligentes. O cartão Visa Tickelia permite melhorar o controlo da despesa graças à configuração de restrições, simplificar a declaração da despesa e eliminar a preocupação de seguimento e conciliação em comparação com os cartões corporativos. Configure-o em função da sua política:
- Limite mensal e diário.
- Limite de utilização por dia e faixa horária.
- Limite de utilização em compras online ou internacionais.
- Restrição por tipo de despesa.
- Função Smart AutoBlock.
FUNCIONALIDADES
Aprovação personalizável
Estabeleça fluxos de aprovação multinível em função de variáveis, como a estrutura organizacional, ou de conceitos analíticos e a partir do seu smartphone ou de qualquer navegador.
Efetue um controlo exaustivo do cumprimento da política de despesas da empresa através dos alertas personalizados para os aprovadores.
Controle a sua política, a declaração de despesas em feriados em função do calendário laboral do pessoal e minimize a fraude da declaração de despesas duplicadas.
FUNCIONALIDADES
Gestão financeira
A Tickelia permite uma gestão integral por parte do Departamento de Finanças ou de Administração após a aprovação das notas de despesa:
- Liquidação e contabilização automática.
- Conciliação de cartões de pagamento convencionais.
- Pagamento automático ao trabalhador por SEPA.
- Comunicação integral ao SII da AEAT.
- Controlo orçamental e análise detalhada de custos.
FUNCIONALIDADES
Gestão de Viagens
Simplifique o fluxo de pedidos de meios e a análise de custos de viagem com a Tickelia e obtenha um maior controlo do fluxo através de um processo controlado e com rastreabilidade em cada ponto.
- Pedido de meios em mobilidade, tais como quarto de hotel, bilhetes de avião ou comboio ou carro de aluguer.
- Configuração de um fluxo de aprovação multinível.
- Perfil de gestão para o Travel Manager ou comunicação bidirecional com a sua agência de viagens.
- Análise de custos globais por viagem..
- Gestão de imprevistos ou cancelamentos.
FUNCIONALIDADES
Gestão de Adiantamentos
Integre o pedido de adiantamentos no processo de notas de despesa da forma mais simples possível:
- Pedido de adiantamento em mobilidade.
- Configuração de um fluxo de aprovação multinível em função do montante pedido.
- Perfil de gestão para o responsável de Tesouraria.
- Pagamento automático via transferência SEPA.
- Gestão de devoluções e ajuste automático de liquidações negativas a devolver.
FUNCIONALIDADES
Integração 100%
A Tickelia permite a integração com qualquer solução relacionada com a gestão de despesas e viagens de empresa de forma bidirecional para maximizar a automatização de processos, seja através de troca de ficheiros ou da nossa API Rest.
- Software de gestão ERP e CRM.
- Software de folhas de pagamento e R.H.
- Diretório ativo corporativo.
- Agências de viagem.
Confiam em nós mais de 1.600 clientes todos os dias
“Conseguimos reduzir em 70% o tempo que dedicamos à gestão das despesas corporativas. O que antes era um processo manual e demorado, hoje em dia é um processo totalmente automático e rápido.”
Pablo Badía López
Director de compras e gestão de fornecedores de Haya Real Estate
“Os nossos colaboradores ganharam autonomia e independência, quando têm que apresentar as despesas que fizeram. Isto liberta o departamento administrativo de uma enorme carga burocrática. Passámos de ter duas pessoas a aprovar e contabilizar as despesas todas as semanas, a dedicar um minuto em todo o processo.”
Raquel Sanz
departamento administrativo de Midas
“Antes, dedicávamos dois a três dias para administrar as despesas de todos os colaboradores da empresa. Hoje em dia, este processo está totalmente automatizado e revisão e a aprovação das despesas está totalmente digitalizado com a Tickelia.”
Natalia del Águila Pérez
Responsável de recursos humanos, Metrovacesa
Sobre a Tickelia
Criada em 2013 pela Inology, empresa especializada no desenvolvimento de software de gestão com uma trajetória de mais de 35 anos. A Tickelia é a primeira solução de notas de despesa líder em Espanha.
- Na Tickelia, trabalhamos com mais de 1600 clientes que gerem despesas em mais de 124 países. Algumas das nossas referências são Ibercaja, MediaMarkt, Prisa, Caser Seguros ou T-Systems, entre outras.
- A Inology é uma empresa com uma longa trajetória empresarial e grande estabilidade económica, o que nos permite prescindir de fundos de investimento com uma visão de negócio orientada para o cliente e para a excelência na melhoria contínua.