Guia – Porque digitalizar o processo de gestão de despesas empresariais?

A gestão manual das despesas da empresa envolve não só um grande investimento de tempo por parte do departamento administrativo, mas também uma considerável perda de controlo e visibilidade das despesas incorridas.

O que encontrará neste guia?

  • Os benefícios de automatizar totalmente a gestão de despesas.
  • Tempo desperdiçado por um empregado na introdução manual de notas de despesas.
  • As 5 melhores práticas para uma gestão eficiente das despesas empresariais.
  • A importância de criar uma política eficaz de despesas comerciais.
  • E muito mais!

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Guia - Porquê digitalizar o processo de gestão de despesas empresariais?


    Mais de 1800 clientes já confiam em Tickelia

    Vantagens da Tickelia

    Integre o processo de gestão de despesas, prescindindo do papel, das tarefas manuais, das perdas de tempo e das possíveis fraudes.
    Eficiencia y automatización

    Eficiência e automatização

    A Tickelia reduz em 75% o tempo que dedica à gestão de despesas e viagens de empresa graças a uma solução adaptável às suas necessidades e 100% integrável.
    Control y eliminación del fraude

    Controlo e eliminação da fraude

    Estabeleça alertas em função da política de despesas e calendários laborais e elimine más práticas com o nosso processo inteligente de deteção de fraude.
    Olvídate del papel

    Esqueça o papel

    Digitalize todas as despesas em papel com todas as garantias legais graças à nossa homologação por parte das autoridades tributárias de múltiplos países e desfaça-se dos talões em papel.

    Declaração de despesas

    Declare qualquer tipo de despesa da forma mais simples, seja um talão, uma fatura ou outro tipo de despesas. A Tickelia adapta-se às necessidades do mercado ao oferecer múltiplas formas de declarar as suas despesas em função do formato:

    • Tire uma fotografia à despesa com o seu smartphone.
    • Digitalize-a a partir da multifunção do centro de trabalho.
    • Recebe talões por e-mail? Reenvie-os para a Tickelia e já está.
    • Quilometragem via Google Maps ou rotas pré-definidas.
    • Declare a alimentação por convénio.
    • Delegue a declaração das despesas ao seu assistente.
    • Leitura de códigos QR em Portugal
    Declaração de despesas
    Digitalização e OCR

    Digitalização e OCR

    • Homologações

    Esqueça guardar o original em papel. A Tickelia está homologada pelas autoridades tributárias de múltiplos países para que as despesas declaradas tenham a mesma validez legal do que o original em papel.

     

    • Tecnologia OCR

    Com a Tickelia, nunca mais terá de teclar manualmente a informação de uma despesa. A nossa tecnologia OCR + ICR permite capturar até 18 campos da despesa com a maior fiabilidade do mercado, independentemente do idioma e país.

    Cartão Visa Tickelia

    Reinvente a gestão de despesas com métodos de pagamento inteligentes. O cartão Visa Tickelia permite melhorar o controlo da despesa graças à configuração de restrições, simplificar a declaração da despesa e eliminar a preocupação de seguimento e conciliação em comparação com os cartões corporativos. Configure-o em função da sua política:

     

    • Limite mensal e diário.
    • Limite de utilização por dia e faixa horária.
    • Limite de utilização em compras online ou internacionais.
    • Restrição por tipo de despesa.
    • Função Smart AutoBlock.
    Cartão Visa Tickelia
    Aprovação personalizável

    Aprovação personalizável

    Estabeleça fluxos de aprovação multinível em função de variáveis, como a estrutura organizacional, ou de conceitos analíticos e a partir do seu smartphone ou de qualquer navegador.

    Efetue um controlo exaustivo do cumprimento da política de despesas da empresa através dos alertas personalizados para os aprovadores.

    Controle a sua política, a declaração de despesas em feriados em função do calendário laboral do pessoal e minimize a fraude da declaração de despesas duplicadas.

    Gestão financeira

    A Tickelia permite uma gestão integral por parte do Departamento de Finanças ou de Administração após a aprovação das notas de despesa:

     

    • Liquidação e contabilização automática.
    • Conciliação de cartões de pagamento convencionais.
    • Pagamento automático ao trabalhador por SEPA.
    • Comunicação integral ao SII da AEAT.
    • Controlo orçamental e análise detalhada de custos.
    Gestão financeira
    Gestão de Viagens

    Gestão de Viagens

    Simplifique o fluxo de pedidos de meios e a análise de custos de viagem com a Tickelia e obtenha um maior controlo do fluxo através de um processo controlado e com rastreabilidade em cada ponto.

     

    • Pedido de meios em mobilidade, tais como quarto de hotel, bilhetes de avião ou comboio ou carro de aluguer.
    • Configuração de um fluxo de aprovação multinível.
    • Perfil de gestão para o Travel Manager ou comunicação bidirecional com a sua agência de viagens.
    • Análise de custos globais por viagem..
    • Gestão de imprevistos ou cancelamentos.

    Gestão de Adiantamentos

    Integre o pedido de adiantamentos no processo de notas de despesa da forma mais simples possível:

     

     

    • Pedido de adiantamento em mobilidade.
    • Configuração de um fluxo de aprovação multinível em função do montante pedido.
    • Perfil de gestão para o responsável de Tesouraria.
    • Pagamento automático via transferência SEPA.
    • Gestão de devoluções e ajuste automático de liquidações negativas a devolver.
    Gestão de Adiantamentos
    Integración 100%

    Integração 100%

    A Tickelia permite a integração com qualquer solução relacionada com a gestão de despesas e viagens de empresa de forma bidirecional para maximizar a automatização de processos, seja através de troca de ficheiros ou da nossa API Rest.

    • Software de gestão ERP e CRM.
    • Software de folhas de pagamento e R.H.
    • Diretório ativo corporativo.
    • Agências de viagem.

    Mais de 1800 clientes já confiam em Tickelia

    “Em vez de dedicar entre 2 a 3 dias úteis a gerir as notas de despesas de todos os colaboradores da empresa, passamos a ter uma gestão totalmente automatizada e o processo de controlo e revisão agora é realizado através de uma plataforma 100% digitalizada.”

    Metrovacesa
    Natalia del Águila Pérez,
    Responsável de Recursos Humanos de Metrovacesa

    “Os colaboradores ganharam autonomia e independência na hora de realizar as despesas corporativas, o que também aliviou a carga do departamento administrativo. Passamos de ter duas pessoas a dedicar uma semana inteira para gerir todas as despesas, para não gastar nem um minuto nesse processo.”

    Midas
    Raquel Sanz,
    Departamento de Administração de Midas

    “O tempo gasto em todas as tarefas relacionadas com o processo de relatório de despesas diminuiu cerca de 70%. O que antes era uma tarefa muito manual e dispendiosa, agora tornou-se um processo totalmente automatizado.”

    Haya
    Pablo Badía López,
    Diretor de Compras e Fornecedores de Haya Real Estate

    Inology, a impulsionar a transformação digitall das empresas desde 1986

    Desde a sua fundação em 1986, a Inology tem desenvolvido soluções tecnológicas com linguagem de programação própria, criada e desenvolvida exclusivamente pela sua divisão de I+D+i. Esse compromisso com a inovação trouxe para a Inology um reconhecimento significativo no setor das TIC, com a Certificação de Segurança ISO 27001:2013 e a Certificação de Gestão de Qualidade ISO 9001:2015, bem como a receção de vários prêmios.

    O compromisso com os nossos clientes motiva-nos diariamente a trabalhar para fornecer um serviço profissional de alta qualidade, sempre focado em oferecer soluções com eficácia e rigor. Para isso, a equipe humana da Inology está sempre disponível para atender nossos clientes com um tratamento próximo e agradável.

     
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