Guia – Porque digitalizar o processo de gestão de despesas empresariais?
O que encontrará neste guia?
- Os benefícios de automatizar totalmente a gestão de despesas.
- Tempo desperdiçado por um empregado na introdução manual de notas de despesas.
- As 5 melhores práticas para uma gestão eficiente das despesas empresariais.
- A importância de criar uma política eficaz de despesas comerciais.
- E muito mais!
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Mais de 2000 clientes já confiam em Tickelia
Vantagens da Tickelia
Eficiência e automatização
Controlo e eliminação da fraude
Esqueça o papel
Como a Tickelia organiza o seu fluxo de despesas e viagens
Declaração de despesas
Declare qualquer tipo de despesa da forma mais simples, seja um talão, uma fatura ou outro tipo de despesas. A Tickelia adapta-se às necessidades do mercado ao oferecer múltiplas formas de declarar as suas despesas em função do formato:
- Tire uma fotografia à despesa com o seu smartphone.
- Digitalize-a a partir da multifunção do centro de trabalho.
- Recebe talões por e-mail? Reenvie-os para a Tickelia e já está.
- Quilometragem via Google Maps ou rotas pré-definidas.
- Declare a alimentação por convénio.
- Delegue a declaração das despesas ao seu assistente.
- Leitura de códigos QR em Portugal
Digitalização e OCR
- Homologações
Esqueça guardar o original em papel. A Tickelia está homologada pelas autoridades tributárias de múltiplos países para que as despesas declaradas tenham a mesma validez legal do que o original em papel.
- Tecnologia OCR
Com a Tickelia, nunca mais terá de teclar manualmente a informação de uma despesa. A nossa tecnologia OCR + ICR permite capturar até 18 campos da despesa com a maior fiabilidade do mercado, independentemente do idioma e país.
Cartão Visa Tickelia
Reinvente a gestão de despesas com métodos de pagamento inteligentes. O cartão Visa Tickelia permite melhorar o controlo da despesa graças à configuração de restrições, simplificar a declaração da despesa e eliminar a preocupação de seguimento e conciliação em comparação com os cartões corporativos. Configure-o em função da sua política:
- Limite mensal e diário.
- Limite de utilização por dia e faixa horária.
- Limite de utilização em compras online ou internacionais.
- Restrição por tipo de despesa.
- Função Smart AutoBlock.
Aprovação personalizável
Estabeleça fluxos de aprovação multinível em função de variáveis, como a estrutura organizacional, ou de conceitos analíticos e a partir do seu smartphone ou de qualquer navegador.
Efetue um controlo exaustivo do cumprimento da política de despesas da empresa através dos alertas personalizados para os aprovadores.
Controle a sua política, a declaração de despesas em feriados em função do calendário laboral do pessoal e minimize a fraude da declaração de despesas duplicadas.
Gestão financeira
A Tickelia permite uma gestão integral por parte do Departamento de Finanças ou de Administração após a aprovação das notas de despesa:
- Liquidação e contabilização automática.
- Conciliação de cartões de pagamento convencionais.
- Pagamento automático ao trabalhador por SEPA.
- Comunicação integral ao SII da AEAT.
- Controlo orçamental e análise detalhada de custos.
Gestão de Viagens
Simplifique o fluxo de pedidos de meios e a análise de custos de viagem com a Tickelia e obtenha um maior controlo do fluxo através de um processo controlado e com rastreabilidade em cada ponto.
- Pedido de meios em mobilidade, tais como quarto de hotel, bilhetes de avião ou comboio ou carro de aluguer.
- Configuração de um fluxo de aprovação multinível.
- Perfil de gestão para o Travel Manager ou comunicação bidirecional com a sua agência de viagens.
- Análise de custos globais por viagem..
- Gestão de imprevistos ou cancelamentos.
Gestão de Adiantamentos
Integre o pedido de adiantamentos no processo de notas de despesa da forma mais simples possível:
- Pedido de adiantamento em mobilidade.
- Configuração de um fluxo de aprovação multinível em função do montante pedido.
- Perfil de gestão para o responsável de Tesouraria.
- Pagamento automático via transferência SEPA.
- Gestão de devoluções e ajuste automático de liquidações negativas a devolver.
Integração 100%
A Tickelia permite a integração com qualquer solução relacionada com a gestão de despesas e viagens de empresa de forma bidirecional para maximizar a automatização de processos, seja através de troca de ficheiros ou da nossa API Rest.
- Software de gestão ERP e CRM.
- Software de folhas de pagamento e R.H.
- Diretório ativo corporativo.
- Agências de viagem.
Mais de 2000 clientes já confiam em Tickelia
“Em vez de dedicar entre 2 a 3 dias úteis a gerir as notas de despesas de todos os colaboradores da empresa, passamos a ter uma gestão totalmente automatizada e o processo de controlo e revisão agora é realizado através de uma plataforma 100% digitalizada.”
Responsável de Recursos Humanos de Metrovacesa
“A digitalização deste processo veio permitir eliminar algumas ineficiências, reduzir substancialmente o uso de papel e garantir que os dados estão constantemente disponíveis. O workflow de aprovação decorre inteiramente de forma digital, o que facilita bastante o processo.”
Diretor Financeiro SPORT TV
“O tempo gasto em todas as tarefas relacionadas com o processo de relatório de despesas diminuiu cerca de 70%. O que antes era uma tarefa muito manual e dispendiosa, agora tornou-se um processo totalmente automatizado.”
Inology, a impulsionar a transformação digitall das empresas desde 1986
Desde a sua fundação em 1986, a Inology tem desenvolvido soluções tecnológicas com linguagem de programação própria, criada e desenvolvida exclusivamente pela sua divisão de I+D+i. Esse compromisso com a inovação trouxe para a Inology um reconhecimento significativo no setor das TIC, com a Certificação de Segurança ISO 27001:2013 e a Certificação de Gestão de Qualidade ISO 9001:2015, bem como a receção de vários prêmios.
O compromisso com os nossos clientes motiva-nos diariamente a trabalhar para fornecer um serviço profissional de alta qualidade, sempre focado em oferecer soluções com eficácia e rigor. Para isso, a equipe humana da Inology está sempre disponível para atender nossos clientes com um tratamento próximo e agradável.
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