O mundo empresarial está a dedicar cada vez mais recursos para ter o máximo controlo sobre as suas finanças, mantendo-se atento à situação económica por detrás de qualquer decisão empresarial. A figura do Controlador Financeiro é um perfil profissional crescente porque garante o máximo controlo sobre a situação financeira da organização, bem como a detecção e correcção de desvios orçamentais de forma precisa, eficiente e rápida.
1. O que é o controlo financeiro?
Um dos objectivos mais importantes de uma empresa é manter uma economia saudável que se mantenha ao longo do tempo, a fim de ter níveis adequados de liquidez e de alcançar um orçamento equilibrado com músculo económico suficiente para poder enfrentar tanto as despesas e investimentos planeados, como quaisquer dificuldades que a empresa possa encontrar.
O controlo financeiro numa empresa é efectuado pelo departamento financeiro ou contabilístico, liderado pelo Controlador Financeiro ou CFO, que é responsável pelo controlo das despesas e receitas da empresa para garantir que tudo está em ordem e que não ocorrem défices.
Este controlo sistemático serve também para detectar quaisquer anomalias na situação financeira da empresa, o que permitirá tomar medidas adequadas em tempo útil e, assim, prevenir a empresa de possíveis desequilíbrios financeiros a longo prazo.
A seguir, analisaremos os princípios básicos do controlo financeiro, bem como os indicadores-chave e as vantagens de um controlo financeiro eficiente.
1.1 Qual é o processo para levar a cabo o controlo financeiro da empresa?
Se se começasse do zero, o processo de controlo financeiro poderia ser dividido em 6 fases básicas, que são as seguintes:
- Diagnóstico inicial.
- Definição de objectivos.
- Definir indicações.
- Elaboração das Contas Anuais.
- Indicadores de controlo.
- Correcção de desvios.
1.1.1 Conduzir o diagnóstico inicial das finanças da empresa
O controlo das finanças de uma empresa começa com um diagnóstico completo da situação financeira da empresa.
Este diagnóstico determina o estado de saúde das contas da empresa, estudando os indicadores-chave existentes, tais como liquidez, solvência, endividamento e rentabilidade. Graças a esta análise, são detectados os seguintes factos:
- Desequilíbrios económicos, derrapagens orçamentais ou problemas sistémicos ao nível das finanças.
- As causas destes problemas.
- Pontos fortes e fracos das finanças empresariais.
1.1.2 Definição de objectivos financeiros
Com base neste diagnóstico inicial, são então estabelecidos objectivos em termos de investimentos, lucros e rentabilidade, entre outros.
A definição de objectivos é um processo em si mesmo, que inclui simulações de vários cenários até serem encontrados os parâmetros mais adequados para o negócio.
Os objectivos financeiros devem ser realizáveis, mensuráveis e definidos ao longo do tempo.
1.1.3 Concepção dos indicadores-chave
Com base nos objectivos estabelecidos, são definidos os indicadores a controlar de forma sistemática e periódica. Isto inclui indicadores para:
- Liquidez, tal como o rácio de liquidez, o fundo rotativo e o teste ácido.
- Produtividade e eficiência: rotação de stocks, carteira de clientes, fornecedores…
- Declaração do activo, passivo e capital próprio.
- Rentabilidade, incluindo margem comercial ou retorno do investimento ou do capital próprio.
- Depreciação.
- Endividamento, curto e longo prazo.
- Lucros e perdas.
- Desempenho em termos de benefícios.
- Posição no mercado.
1.1.4 Elaboração das contas anuais
As contas anuais ou demonstrações financeiras mostram o exercício financeiro da empresa ao longo do ano e incluem:
- O balanço: activo, passivo e capital próprio.
- A declaração de rendimentos, comparando receitas e despesas.
- Fluxos de caixa, ou seja, uma descrição da fonte das receitas e do destino das despesas.
- Alterações no capital próprio, comparando a declaração no início e no final do ano.
- As notas às contas anuais, que completam e aprofundam os documentos anteriores.
1.1.5 Indicadores de monitorização
Uma vez estabelecidos todos os parâmetros a controlar, a análise real das finanças empresariais consiste em monitorizar, avaliar, medir e comparar os possíveis desvios de todos os indicadores financeiros da organização, controlar periodicamente o balanço e a demonstração de resultados, bem como a situação dos indicadores financeiros.
1.1.6 Correcção de desvios
Finalmente, devem ser implementadas medidas para corrigir quaisquer desvios detectados. Os desvios podem estar relacionados tanto com os objectivos estabelecidos como com uma rubrica orçamental específica. A fim de diagnosticar correctamente as causas destes desvios, é necessário interpretar correctamente os dados disponíveis, detectar a causa específica do problema e fazer previsões antes de implementar quaisquer alterações.
1.2 Frequência do controlo financeiro
O momento da decisão de analisar os indicadores acima referidos gera várias tipologias de controlo financeiro em função da sua periodicidade. Cada um deles pode ter um objectivo e ser útil em circunstâncias diferentes.
O controlo financeiro pode ser efectuado de várias formas:
- Spot: é o “raio X” que serve para conhecer o estado das contas da empresa num dado momento.
- Rectificar, alterar parâmetros desejáveis de um indicador a fim de corrigir algum desvio.
- Benchmarking, a fim de determinar se os objectivos foram alcançados após as correcções terem sido feitas.
- Permanente: envolve uma monitorização abrangente, contínua e sistemática de todos os indicadores através da utilização de tecnologia.
1.3 Chaves para um bom controlo financeiro
A fim de executar eficazmente os processos acima descritos, há seis factores decisivos que marcarão o sucesso do controlo das finanças da empresa:
- Prevenção: uma das funções do controlo financeiro e do diagnóstico é desenvolver políticas de prevenção de riscos económicos, que evitem ter de tomar medidas tardias, menos eficazes e mais dispendiosas para a empresa.
- Verificação: a análise de possíveis desvios nos custos, orçamentos ou endividamento, por exemplo, deve ser sistemática e com uma frequência pré-determinada. Um pequeno desvio pode ser um sintoma de um problema subjacente maior a médio prazo.
- Correcção de erros: ser capaz de detectar rapidamente irregularidades é essencial, mas de pouco serve fazer um diagnóstico preciso se não forem tomadas medidas para corrigir erros e prevenir potenciais problemas.
Simulações e previsões de concepção: um controlo financeiro eficiente é capaz de identificar erros e evitar desalinhamentos económicos que possam prejudicar a empresa.
Tomada de decisões: após análise das simulações e previsões, o controlador financeiro deve fazer propostas para corrigir desvios e melhorar a saúde financeira da empresa. Estas decisões devem também ser acompanhadas pelos seus próprios mecanismos de controlo, a fim de avaliar o seu impacto e eficácia.
Comunicação: Não só é importante tomar as decisões financeiras correctas, mas também é importante comunicar adequadamente a razão das mudanças e as medidas correctivas aos gestores e empregados envolvidos, envolvendo-os na solução. A comunicação transparente sobre o estado das finanças da empresa também aumenta a confiança e a motivação do capital humano da organização.
Se quiser um exemplo de reconciliação bancária passo a passo, pode encontrar um post sobre o assunto aqui.
1.4 Vantagens do controlo financeiro
A falta de informação sobre qualquer dos parâmetros do estado das finanças da empresa representa um grande risco económico para o negócio. Mesmo que a empresa esteja aparentemente numa boa posição financeira, com estabilidade em termos de vendas e despesas, qualquer nova necessidade, acontecimento imprevisto ou mudança na situação económica pode evidenciar alguma deficiência financeira mais profunda, que se tem arrastado inadvertidamente durante muito tempo devido a uma falta de controlo financeiro.
O acompanhamento organizado dos indicadores económicos da empresa proporciona:
- Mais segurança contra riscos e situações imprevistas.
- Maior visibilidade das receitas, despesas e fluxos de investimento.
- Maior controlo sobre o endividamento da empresa, a fim de melhorar o seu financiamento.
- Uma ferramenta para controlar o cumprimento dos orçamentos.
Acima de tudo, o controlo financeiro proporciona uma plataforma de valorização de todos e cada um dos recursos da empresa, onde todos os funcionários da organização estão envolvidos no cumprimento dos orçamentos e da política de despesas da empresa através de procedimentos estabelecidos.
1.5 Quem é responsável pelo controlo financeiro da empresa?
As posições e responsabilidades no mundo empresarial mudaram, e até se transformaram, ao longo do tempo.
Tradicionalmente, a tarefa de controlo financeiro tem sido levada a cabo por CFOs (Chief Financial Officers). No entanto, o papel crescente da dimensão financeira no sucesso empresarial levou a uma série de mudanças a este respeito.
Uma delas é a maior importância dada ao controlo financeiro, que agora também tem mais informação que pode ser analisada, graças aos Grandes Dados.
Isto levou ao nascimento de um novo perfil profissional: o do Controlador Financeiro, cuja principal função é controlar as variáveis económicas da empresa.
Por seu lado, o perfil do CFO tem tendido a libertar-se destas tarefas de controlo e a sua função está actualmente mais orientada para a concepção e execução das principais linhas estratégicas em relação às finanças do negócio.
Isto não significa que todas as empresas tenham um Controlador Financeiro e um CFO no pessoal; em muitas empresas existe ainda apenas o CFO, que assume as tarefas de controlo.
2. O que é um Controlador Financeiro?
O Controlador Financeiro é responsável pela supervisão das finanças e contabilidade da empresa. A sua missão é gerir, avaliar e controlar os riscos económicos da empresa, criando políticas contabilísticas e estabelecendo mecanismos de controlo para optimizar os procedimentos contabilísticos e financeiros. Actua também como coordenador entre o departamento financeiro e a direcção, com o objectivo de supervisionar as estratégias financeiras e assegurar a realização dos objectivos.
2.1 Diferença entre este perfil e o do Director Financeiro (CFO)
CFO significa Chief Financial Officer (Director Financeiro). As empresas de uma certa dimensão têm geralmente ambos os números: um CFO e um Controlador Financeiro. Ambos os perfis são complementares: como o nome sugere, o CFO dirige enquanto o Controlador controla e supervisiona. Enquanto o CFO concebe as principais estratégias financeiras da organização, o Controlador Financeiro é responsável pela sua implementação, estabelecendo os mecanismos específicos para o fazer, controlando e supervisionando todos os processos.
Dependendo das suas necessidades e características, algumas empresas têm apenas um destes dois perfis internamente, e por vezes optam por externalizar a gestão ou o controlo financeiro.
3. Funções de um Controlador Financeiro
As funções deste profissional podem variar de empresa para empresa e dependendo de estarem a trabalhar com um CFO, mas em geral giram em torno de 3 eixos: gestão, controlo e análise.
3.1 Contabilidade e gestão financeira
Além de participar na preparação das contas anuais, este profissional é responsável por estabelecer os mecanismos e procedimentos internos para assegurar uma gestão contabilística e financeira eficiente, ágil e fiável. Esta é a pessoa que gere os orçamentos, os custos e a tesouraria da empresa.
Outra das funções de um Controlador Financeiro é coordenar as diferentes áreas da empresa em termos de gestão de despesas. Para o fazer, deve desenvolver uma boa relação com os outros gestores da empresa e alcançar a máxima cooperação entre os diferentes departamentos. Num certo sentido, o Controlador é um líder que consegue comunicar e convencer os funcionários da necessidade de efectuar certas mudanças nos processos, procedimentos e na forma como a empresa é gerida no dia-a-dia. Em suma, ele ou ela deve optimizar o fluxo de informação e comunicação entre o departamento financeiro e o resto da empresa.
O Controlador deve também conduzir as pessoas sob a sua responsabilidade, assegurando que estão devidamente treinadas para utilizar as ferramentas digitais necessárias para o seu trabalho, e verificar que seguem os procedimentos estabelecidos.
3.2 Controlo das finanças da organização
O controlo financeiro baseia-se no estabelecimento dos identificadores-chave para monitorizar os riscos económicos da empresa, detectar possíveis desvios orçamentais e verificar o cumprimento das normas em termos de gestão de recursos financeiros, incluindo a prevenção e detecção de fraude interna em relação à gestão das despesas.
O Controlador também supervisiona o cumprimento dos objectivos e obrigações fiscais e contabilísticos de acordo com a legislação em vigor e controla as rubricas orçamentais de acordo com objectivos previamente definidos, avaliando se os fundos atribuídos são ou não suficientes para atingir esses objectivos.
3.3 Análise de indicadores económicos
A última das principais funções de um Controlador Financeiro é analisar todos os indicadores económicos da organização numa base regular e sistemática, incluindo a tributação, activos e passivos, desempenho e produtividade, e compilar métricas para todos os parâmetros contabilísticos relevantes.
O Controlador também realiza análises exaustivas das previsões económicas em relação às várias estratégias da empresa, incluindo o lançamento de novos produtos, os seus planos de expansão ou a sua incursão em novos mercados.
Com base em todo este trabalho estatístico, este profissional poderá propor melhorias que terão um impacto positivo na situação económica da empresa e implementar as ferramentas e soluções digitais ideais para a gestão automatizada dos processos contabilísticos da organização.
4. Perfil profissional
Este é um dos trabalhos mais procurados nos últimos anos pelas empresas, mas o que tem de estudar para se tornar um Controlador Financeiro? Que características e competências precisa de possuir? Abaixo, detalhamos os requisitos para este perfil profissional.
4.1 Requisitos académicos
O Controlador Financeiro é um cargo superior de gestão que requer educação superior na área dos negócios, economia ou finanças. Por conseguinte, deve possuir um diploma universitário numa destas disciplinas. Idealmente, deveria também ter completado um mestrado ou MBA especificamente em controlo financeiro empresarial. Além disso, deverá ter experiência profissional prévia no campo contabilístico ou financeiro, uma vez que se trata de um perfil que normalmente requer uma experiência profissional de vários anos.
4.2 Competências profissionais
Além de ter a formação necessária, o Controlador Financeiro deve possuir um conjunto de qualidades e características necessárias para desempenhar com sucesso o seu trabalho. Algumas das mais cruciais são as seguintes:
- Capacidade de liderança e gestão: o Controlador é capaz de tomar a iniciativa e liderar a sua equipa para alcançar os objectivos estabelecidos. Devem possuir competências de planeamento e organização, uma vez que são responsáveis pela concepção dos mecanismos e procedimentos internos para a gestão eficiente dos recursos da empresa. Este é um perfil com responsabilidades importantes, pelo que deve ser capaz de as assumir.
- Excelente capacidade analítica: ele ou ela deve saber procurar e interpretar uma multiplicidade de dados, cruzá-los e tirar as conclusões certas; conclusões que determinarão as principais decisões estratégicas da empresa. Para tal, devem também ter um bom conhecimento da empresa: isto significa que a pessoa que se junta à empresa para efectuar o controlo financeiro deve receber uma formação intensiva sobre as características e o funcionamento da organização em que vai trabalhar.
- Atenção aos detalhes e flexibilidade: o Controlador Financeiro é extremamente orientado para os detalhes e perfeccionista no seu trabalho e na sua gestão. No entanto, este perfeccionismo não deve impedir que sejam flexíveis: devem ser capazes de se adaptar rapidamente a situações em mudança dentro da empresa e em termos de tendências financeiras. Nem deve ter medo de mudar ou modernizar ferramentas, processos ou qualquer outro aspecto da gestão no seu campo de trabalho, uma vez que esta é precisamente uma das suas funções.
- Grande capacidade de comunicação: uma das missões do Controlador Financeiro é comunicar e actuar como ponte entre departamentos, pelo que a capacidade de comunicar tanto oralmente como por escrito é vital neste caso. Do mesmo modo, uma das suas rotinas é ser informado diariamente e manter-se actualizado sobre novos desenvolvimentos e alterações na legislação, regulamentos, ferramentas e tendências na gestão financeira.
- Competências digitais: esta é a última competência que destacamos e, no entanto, é uma das mais cruciais. O Controlador Financeiro deve ter competências informáticas suficientes para encontrar, contratar e implementar as ferramentas informáticas ideais para a contabilidade e o controlo financeiro.
5. Desafios actuais para o controlador financeiro
A globalização económica, o avanço vertiginoso das novas tecnologias e a rapidez dos movimentos estratégicos das grandes empresas colocam novos desafios ao controlo financeiro das empresas.
5.1 Aprendizagem ao longo da vida
O Controlador Financeiro não só tem de estar a par da legislação e regulamentos contabilísticos. Também devem saber reciclar-se e estar a par dos últimos desenvolvimentos tecnológicos na gestão empresarial. A tendência neste campo é marcada pela integração de ferramentas digitais tradicionais em grandes soluções integradas que lidam com todas as fases de um processo em todos os diferentes departamentos da empresa.
Além disso, este profissional tem de desenvolver algumas competências que tradicionalmente não eram tidas em conta no mundo das finanças, tais como competências interpessoais, ou “soft skills”. Deve ter-se em conta que os departamentos das organizações estão a tornar-se cada vez menos rígidos, e que, numa estratégia empresarial baseada em projectos, os fluxos de trabalho atravessam todos os escritórios da empresa. Uma das funções do Controlador Financeiro é saber como interagir com todos eles, negociar e chegar a um consenso sobre cada uma das tarefas.
5.2 O desafio da segurança cibernética
Esta é uma preocupação crescente para todos os gestores de qualquer organização, mas no caso das finanças, é uma questão ainda mais crítica. O controlador financeiro deve rodear-se dos melhores profissionais de segurança informática para pôr em prática todos os controlos necessários para evitar ciberataques. Da mesma forma, toda a equipa de contabilidade e finanças deve ser bem treinada em segurança cibernética. E, claro, o Controlador deve investir nas ferramentas digitais que oferecem as melhores salvaguardas, tanto no local como na nuvem.
5.3 A necessidade de dados em tempo real
Embora possa parecer uma coisa do passado, há muitos departamentos de contabilidade que trabalham principalmente com folhas de cálculo. Isto envolve a introdução manual de números, um risco de erro ao introduzi-los, um risco de duplicação e uma falta de dados actualizados. Se um Controlador Financeiro encontrar um departamento que opere desta forma, a sua primeira missão será implementar uma solução abrangente para a gestão financeira. Uma vez implementadas, estas soluções fornecem dados em tempo real com apenas alguns cliques, oferecendo análises, relatórios e relatórios personalizáveis com base em múltiplos parâmetros, e abrindo a porta à Business Intelligence para a empresa.
5.4 Adaptação ao contexto económico global
Os principais acontecimentos da história que estamos a viver com crescente frequência, desde a pandemia de Covid até à guerra na Ucrânia, traduzem-se numa grande incerteza nas finanças globais, tanto para os estados como para as empresas. A instabilidade política, geoestratégica e mesmo de saúde nunca são boas notícias para a economia global, que sofre com a queda da bolsa de valores e aumentos generalizados de preços com cada nova informação.
Como podem as empresas lidar com estes acontecimentos sobre os quais não têm qualquer controlo? A figura do Controlador Financeiro está a provar ser um perfil chave para reagir à instabilidade económica que o mundo empresarial está a enfrentar.
Subidas e descidas na actividade económica, incerteza crescente, escassez de matérias-primas e de certas componentes tecnológicas, inflação generalizada. Face a todos estes fenómenos, uma das primeiras decisões tomadas pelas empresas é a de alcançar a saúde financeira da empresa, estabelecendo custos e despesas que podem ser suportados, reduzindo assim os riscos. Em suma, a contabilidade e o controlo de tesouraria estão no centro das últimas tendências comerciais em finanças.
Portanto, o Controlador Financeiro deve ser capaz de gerir com sucesso o fluxo de caixa, implementando as alterações necessárias nos procedimentos e regulamentos de pagamento aos fornecedores, cobrança aos clientes, e gestão das despesas relacionadas.
O desafio da redução de custos anda de mãos dadas com o desafio tecnológico. Para atingir o seu objectivo, o gestor de controlo financeiro deve dispor das ferramentas telemáticas necessárias e aproveitá-las ao máximo para atingir os seus objectivos de gestão, controlo e análise. Neste sentido, a chave reside na digitalização e automatização de processos e procedimentos, de modo a reduzir ao máximo as tarefas manuais, que têm um custo muito superior, devido à mão-de-obra envolvida e aos erros que podem causar.
6. Soluções tecnológicas para controlo de custos empresariais
A figura do Controlador Financeiro não pode ser compreendida sem a digitalização e automatização dos processos envolvidos na gestão das despesas e compras da empresa. Os instrumentos digitais tornaram-se essenciais no controlo financeiro do dia-a-dia.
Algumas delas permitem uma gestão abrangente pelo departamento financeiro, incluindo controlo orçamental e análise de custos detalhada. Desta forma, a empresa pode obter informações de qualidade em tempo real, o que proporcionará uma visão precisa das despesas da empresa e melhorará a tomada de decisões.
Além disso, estas soluções permitem reduzir o tempo administrativo em até 75% e dispensar tarefas manuais, perda de tempo e possíveis fraudes. No caso de Tickelia, a gestão automatizada dos procedimentos contabilísticos e financeiros está integrada em todos os departamentos da empresa, racionalizando e simplificando todos os processos.
6.1 Visualizar e analisar as compras indirectas e subscrições de empresas em linha
A Tickelia é uma solução que permite a gestão de todas as compras indirectas e subscrições da empresa, permitindo o controlo e a visibilidade de cada compra, ao mesmo tempo que descentraliza o fluxo de gestão. Esta solução automatiza e simplifica o fluxo de pedidos, aprovação, pagamento e contabilização de facturas, fornecendo ao mesmo tempo uma análise de custos detalhada e um controlo orçamental em tempo real.
6.2 Controlar as despesas incorridas pelos empregados
Através da digitalização certificada das despesas e dos vales de viagem, todo o processo de elaboração de relatórios, contabilidade e liquidação é automatizado, minimizando assim os erros e prevenindo a fraude interna. Além disso, as poupanças em pessoal, horas e mal-entendidos ao entrar, gerir e aprovar despesas são incalculáveis.
A partir do momento em que um empregado gera uma despesa corporativa, o Tickelia App comunica-a simplesmente tirando uma fotografia do recibo ou factura e preenchendo alguns detalhes. A solução utiliza tecnologias OCR para capturar todos os campos relevantes, bem como para detectar possíveis duplicados.
A partir daí, o sistema regista a despesa e verifica o seu montante e a sua adequação. Além disso, se o método de pagamento utilizado pelos funcionários for o cartão Visa Tickelia, verificará também se a despesa cumpre os requisitos estabelecidos pelo Controlador Financeiro ou a política de despesas da empresa. Se não for este o caso, Tickelia notificará o responsável através de um alerta. O sistema de aprovação é realmente flexível, uma vez que o sistema estabelece um fluxo de trabalho com fluxos multi-níveis variáveis.
Graças ao Cartão Visa Tickelia, há também um controlo exaustivo das próprias despesas, pois com a sua função Smart AutoBlock, o cartão é automaticamente bloqueado se for mal utilizado. Até que as despesas “suspeitas” sejam devidamente justificadas, o cartão não será desbloqueado.
O Tickelia permite o controlo em tempo real do estado dos orçamentos, que também pode ser visualizado automaticamente graficamente. Desta forma, o Controlador Financeiro e a sua equipa podem dedicar o seu tempo à análise dos múltiplos dados que surgem ao digitalizar o processo de compras e despesas comerciais, bem como realizar estudos detalhados, estudar tendências e avaliar onde e como ajustar os custos nos diferentes departamentos da organização.
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