A adoção da Faturação Eletrónica nas empresas e na relação das mesmas com o setor público tem sido um processo praticamente automatizado, no sentido de simplificar e melhorar os processos de negócios das empresas, para além de muitos outros benefícios que iremos referir neste artigo. Sendo agora de caráter obrigatório, a faturação eletrónica deixa para trás o formato em papel e permite uma melhor organização, rapidez e assertividade em todo o processo.
Tabela de conteúdos
1. Adoção Obrigatória da faturação eletrónica
A Faturação Eletrónica deve ser parte integrante da estratégia de transformação digital das empresas. Como tal, agora apenas se podem emitir faturas eletrónicas e outros documentos fiscalmente relevantes que utilizem uma assinatura eletrónica qualificada ou sejam enviadas através de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, sem prejuízo da utilização de outras tecnologias que assegurem a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas.
1.1 Enquadramento legal
Com a publicação do Decreto-Lei nº 123/2018, de 28 de dezembro (alterado pelo Decreto-Lei nº 14-A/2020, de 7 de abril), que define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos e que procede à primeira alteração ao Decreto-Lei nº 111-B/2017, de 31 de agosto, há um novo calendário de adoção que foi estabelecido de acordo com a dimensão e natureza das Entidades Públicas e Operadores Económicos que devem ser incorporados no novo sistema de faturação. Aplica-se às grandes empresas desde 1 de janeiro de 2021, e para médias e microempresas, desde 1 de janeiro de 2023.
2. O que é uma fatura eletrónica (Ou e-invoice)?
Uma fatura eletrónica ou e-invoice, (do inglês “e” de “eletrónico” e “invoice” de “fatura”) é uma fatura emitida, transmitida, recebida, processada e guardada eletronicamente utilizando formatos específicos de documentos. As faturas eletrónicas são digitais durante todo o ciclo de vida do documento, desde a emissão até o arquivo. As soluções de faturação eletrónica podem ajudar a substituir tarefas manuais por regras e ações comerciais automatizadas para aumentar a eficiência, minimizar o tratamento de erros e ajudar as empresas a cumprir a legislação de faturação eletrónica.
No sentido de respeitar as normas europeias, veja abaixo o tipo de faturas que NÃO são consideradas faturas eletrónicas:
- As faturas em PDF, normalmente enviadas por e-mail.
- Faturas não-estruturadas (por exemplo em formatos PDF ou Word).
- Imagens de faturas (ex.: jpg, tiff, etc.).
- Faturas não-estruturadas em HTML (página web ou e-mail).
- OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel).
2.1 Emissão de faturas eletrónicas
A fatura eletrónica é emitida, transmitida, recebida e processada por via eletrónica. A faturação eletrónica é uma solução integrada que permite um fluxo totalmente automatizado entre os sistemas ERP (sistemas de faturação e gestão) das empresas.
O artigo 12 da Lei n.º 28/2019 informa que as faturas e outros documentos relevantes do ponto de vista fiscal devem ser emitidos eletronicamente, sempre que tal for aceite pelo destinatário.
Por outro lado, a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos eletronicamente são asseguradas com a adoção de alguns dos seguintes procedimentos:
- Incluir a assinatura digital qualificada nos termos legais.
- Incluir um selo eletrónico qualificado, em conformidade com o Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014.
- Utilizar um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, aprovado pela Recomendação N.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.
3. Para que serve a faturação eletrónica?
A Faturação Eletrónica surge sobretudo para simplificar e automatizar os processos de negócios entre empresas, ao nível da contabilização e melhoria dos prazos de pagamento, com as consequentes poupanças e redução de custos associadas.
Para além de objetivos de competitividade das empresas ou fatores ambientais, são ferramentas essenciais que complementam o controlo da despesa do Estado, juntamente com outras medidas já em vigor ou previstas pelas autoridades fiscais locais.
3.1 Benefícios da fatura eletrónica
De uma forma muito resumida, pode ver quais os principais benefícios da emissão de uma fatura eletrónica, comparando com as faturas em papel ou PDF:
- Mais rentável.
- Mais seguro.
- Aumenta a eficiência.
- Entrega e processamento em tempo real.
- Permite operações sem contacto.
- Alta qualidade de dados.
- Controlo e rastreabilidade.
- Melhor fluxo de caixa.
- Solução amiga do ambiente.
3.2 Automatização dos processos
A automatização abre mais oportunidades para a equipa. Permite que as empresas criem funções baseadas em capacidades, desenvolvam as existentes e mantenham operações internas em vez de usar recursos de terceiros.
Os diferentes sistemas de faturação e de gestão (ERPs) em geral têm a capacidade de estabelecerem a ligação a soluções de faturação eletrónica. Esta ligação pode encontrar-se já pré-estabelecida mediante acordos de integração e interoperabilidade entre sistemas, parceiros e operadores de faturação eletrónica. Ao longo dos últimos anos tem-se assistido à aceleração dos mecanismos e alternativas de integração disponíveis.
Permitir o tratamento de dados de forma automatizada elimina a necessidade de visualização e interpretação humana da fatura, bem como inserção ou transposição de dados de forma manual, reduzindo drasticamente os erros na entrada de dados nos sistemas dos recetores, algo que não é possível através de imagens digitais da fatura, como é o caso do formato PDF.
Independentemente dos sistemas que use, do tamanho do seu negócio ou das capacidades digitais dos seus fornecedores, pode tornar as suas operações 100% digitais com as soluções de automatização já existentes.
4. Tudo sobre o sistema de faturação na Tickelia
Sendo Portugal pioneiro na digitalização de impostos, entre outros temas que requerem documentação, chega agora a faturação eletrónica como obrigatória, sendo que as mesmas devem, para além de tudo o que foi visto anteriormente neste artigo, conter a assinatura digital e respetivo código QR.
Na Tickelia, ajudamos a que entenda melhor todo o processo, cumprimento da lei, adaptação e emissão da faturação eletrónica, no sentido de ajudar todas as empresas a melhorarem o seu.
desempenho, poupando custos desnecessários e acelerando todo o processo que, até há bem pouco tempo, requeria que as informações fossem todas inseridas manualmente.
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