A importância do diário nos serviços financeiros

De acordo com o Código das Sociedades Comerciais, todas as empresas são obrigadas a manter um registo das suas operações económicas e, portanto, a manter um diário. Saiba o que é este registo contabilístico, como ajuda a controlar as finanças da empresa e como o manter neste artigo.

1. O que é o diário?

O diário, também conhecido como diário de primeiras entradas ou razão, é um registo contabilístico fundamental utilizado pelas empresas para manter um registo cronológico de todas as transacções financeiras que ocorrem na sua atividade empresarial. É um dos livros de contabilidade básicos e essenciais para a escrituração de qualquer empresa, independentemente da sua dimensão ou natureza.

Em termos simples, o diário é um registo detalhado que documenta todas as operações económicas de uma empresa no dia a dia. Cada transação é registada cronologicamente, indicando a data em que ocorreu, uma descrição da transação e os montantes correspondentes de débitos e créditos.

O diário é o ponto de partida para a contabilização das operações financeiras de uma empresa. Com base nas informações registadas no diário, são realizados outros processos contabilísticos, como a preparação do livro-razão, as demonstrações financeiras e a declaração de relatórios fiscais.

2. Como fazer um diário?

Existem várias etapas fundamentais para a elaboração de um diário eficaz:

• Conceber o formato: o primeiro passo é conceber um formato adequado para o diário. Pode fazê-lo manualmente em papel ou utilizando um software de contabilidade. O formato deve incluir colunas para a data da transação, uma descrição da transação, as contas afectadas, os montantes debitados e creditados e espaço para entradas adicionais, se necessário.
• Identificação das contas contabilísticas: Antes de começar a registar as transacções no diário, é importante ter a noção clara das contas contabilísticas a utilizar. Cada transação deve ser associada a uma conta específica no plano de contas da empresa. Isto garante consistência e precisão no registo das transacções.
• Registo das transacções: Uma vez estabelecido o formato e as contas contabilísticas, as transacções são registadas no diário de forma cronológica. Cada vez que uma transação financeira é efectuada, a data é anotada, a transação é descrita de forma clara e concisa e os montantes correspondentes são registados nas colunas de débito e crédito, conforme apropriado.
• Manutenção regular: É importante manter o diário atualizado com regularidade. Idealmente, as transacções devem ser registadas diariamente ou sempre que necessário para garantir que a informação está sempre actualizada e que o fluxo de caixa e as actividades financeiras da empresa podem ser acompanhados.
• Reconciliação e equilíbrio: Periodicamente, os saldos do diário devem ser reconciliados com outros registos contabilísticos, como o razão geral e as contas bancárias. Isto ajuda a identificar e a corrigir discrepâncias ou erros nos registos e garante a exatidão das informações financeiras.
• Arquivo e conservação: Finalmente, é importante arquivar e conservar corretamente o diário. Em muitos países, existem requisitos legais que estabelecem o período mínimo de retenção dos registos contabilísticos. Além disso, manter um ficheiro organizado facilita o acesso à informação em caso de auditorias, consultas internas ou qualquer outra necessidade empresarial.

2.1 Estrutura da revista

A estrutura do diário pode variar ligeiramente de acordo com as necessidades específicas de cada empresa, mas geralmente segue um formato padrão que inclui os seguintes elementos:

• Data da transação: primeira coluna do diário e indica a data em que a transação ocorreu.
• Descrição da transação: esta coluna descreve sucintamente a natureza da transação. É importante que seja claro e conciso na descrição da transação para que seja fácil de compreender no futuro. Por exemplo, pode incluir pormenores como o nome do cliente, o fornecedor, o tipo de produto ou serviço, etc.
• Contas afectadas: são registadas as contas contabilísticas que são afectadas por cada transação. Esta coluna está normalmente dividida em duas partes: uma para a conta a debitar e outra para a conta a creditar. Cada conta é identificada pelo seu nome e número no plano de contas da empresa.
• Montante debitado: esta coluna regista o montante debitado da conta afetada pela transação e é colocada no lado esquerdo do diário.
• Montante creditado: esta coluna regista o montante creditado na conta afetada pela transação e é colocada no lado direito do diário.

3. Tipo de transacções registadas no diário

• Vendas: receitas geradas pela venda de produtos ou serviços a clientes. Estes registos são essenciais para acompanhar as receitas e avaliar o desempenho da empresa.
• Compras: despesas incorridas com a compra de bens ou serviços necessários ao funcionamento da empresa. Estes registos são importantes para o controlo de custos e a gestão de stocks.
• Despesas: despesas em dinheiro efectuadas pela empresa para cobrir os custos operacionais, tais como salários, rendas, serviços públicos, material de escritório, etc. Estes registos são essenciais para o controlo dos custos e a gestão do inventário. Estes registos são essenciais para o acompanhamento das despesas e o planeamento financeiro.
• Receitas: fluxos de caixa recebidos pela empresa, que podem provir de vendas, serviços prestados, investimentos ou outras fontes. Estes registos são cruciais para avaliar a rentabilidade e o desempenho financeiro da empresa.
• Pagamentos e recebimentos: movimentos de caixa relacionados com o pagamento de dívidas ou com o recebimento de pagamentos de clientes. Estes registos são importantes para o controlo da liquidez e gestão dos fluxos de caixa.
• Ajustamentos e correcções: para além dos tipos de transacções acima mencionados, o diário pode também incluir ajustamentos e correcções contabilísticos necessários para refletir com precisão a posição financeira da empresa. Estes ajustamentos podem incluir abatimentos, amortizações, provisões para créditos de cobrança duvidosa, entre outros. É importante registar estes ajustamentos para manter a exatidão das demonstrações financeiras.

4. Relação com outros registos contabilísticos

O diário está intimamente relacionado com outros registos contabilísticos utilizados na gestão financeira de uma empresa. Estes registos complementares ajudam a manter um registo completo e exato das transacções financeiras e facilitam a elaboração de relatórios financeiros e a tomada de decisões. Alguns dos registos contabilísticos mais importantes com os quais o diário está relacionado são

• Razão (ou Razão Geral): o razão é o registo contabilístico que contém uma discriminação detalhada de todas as contas contabilísticas utilizadas pela empresa. Cada conta contabilística tem a sua própria página no Razão, onde são registadas todas as transacções relacionadas com essa conta, incluindo os montantes debitados e creditados. O razão geral é uma extensão do diário e fornece um resumo cumulativo de todas as transacções registadas no diário para cada conta. É utilizado para verificar a exatidão dos saldos das contas e para preparar demonstrações financeiras, tais como o balanço.
• Ledgers subsidiários: os ledgers subsidiários são registos contabilísticos adicionais utilizados para detalhar certos tipos de transacções ou actividades específicas da empresa. Por exemplo, pode haver um livro subsidiário de contas a receber para manter um registo detalhado de todas as transacções de crédito com os clientes, ou um livro subsidiário de inventário para acompanhar as existências de produtos. Estes livros subsidiários estão ligados ao diário e ao razão geral, fornecendo informações adicionais para análise e controlo.
• Demonstração de resultados: a demonstração de resultados, também conhecida como conta de ganhos e perdas, é um relatório financeiro que mostra as receitas, as despesas e o resultado líquido da empresa durante um período específico. A informação necessária para preparar a demonstração de resultados é retirada do diário e do razão geral, uma vez que contém os dados necessários sobre transacções de vendas, despesas, receitas e outros itens relacionados com o funcionamento da empresa.
• Balanço: o balanço é outro relatório financeiro fundamental que fornece uma imagem instantânea da posição financeira da empresa num determinado momento. É composto por activos, passivos e capital próprio. Os dados utilizados para elaborar o balanço também são retirados do diário e do razão geral, uma vez que contêm informações sobre todas as transacções que afectam as contas do ativo, do passivo e do capital próprio.

4.1 Diferença entre o diário e o razão geral

Como vimos acima, a principal diferença entre os dois registos contabilísticos reside na forma como as transacções são registadas. Enquanto o diário regista as operações por ordem cronológica, o razão geral organiza e resume essas operações por conta contabilística. Assim, a informação fornecida pelo diário é mais extensa e detalhada, enquanto o objetivo do razão geral é fornecer um resumo cumulativo de todas as transacções efectuadas em cada conta contabilística, permitindo uma análise mais generalizada da atividade financeira de acordo com categorias contabilísticas específicas.

5. Regulamentos a ter em conta relativamente ao diário

• Conformidade regulamentar: a manutenção de um diário adequado é essencial para cumprir as regras contabilísticas e os regulamentos financeiros estabelecidos pelas autoridades competentes, como a Código das Sociedades Comerciais em Portugal ou a Securities and Exchange Commission (SEC) nos Estados Unidos. Estas regras e regulamentos destinam-se a garantir a transparência, integridade e exatidão da informação financeira das empresas, protegendo assim os interesses dos investidores, accionistas e outras partes interessadas.
• Requisitos legais: em muitos países, as empresas são legalmente obrigadas a manter registos contabilísticos precisos e completos, incluindo o diário. Estes requisitos estão estabelecidos em leis comerciais e fiscais que exigem que as empresas mantenham registos contabilísticos adequados e apresentem relatórios financeiros regulares às autoridades competentes. O não cumprimento destes requisitos pode resultar em sanções legais, multas e outros problemas legais e financeiros.
• Transparência e responsabilidade: a manutenção de um registo contabilístico adequado contribui para a transparência e a responsabilidade na gestão financeira da empresa. Fornece documentação detalhada e sistemática de todas as transacções financeiras, permitindo que as partes interessadas, tais como investidores, accionistas, credores e reguladores, verifiquem a exatidão e a integridade da informação financeira da empresa. Isto ajuda a criar confiança e credibilidade na empresa e na sua gestão financeira.
• Tomada de decisões informada: um diário adequado fornece à gestão e aos decisores informações financeiras precisas e atempadas para avaliar o desempenho da empresa e tomar decisões estratégicas informadas, bem como para identificar áreas de melhoria ou de risco.
• Prevenção de fraudes e erros: a manutenção de um diário adequado ajuda a prevenir fraudes e erros contabilísticos, fornecendo um registo detalhado e transparente de todas as transacções financeiras. Facilita a deteção precoce de irregularidades ou discrepâncias nos registos financeiros, permitindo uma ação correctiva atempada e atenuando os riscos associados a actividades fraudulentas ou erros contabilísticos.

6. Utilização do diário na tomada de decisões

O diário é uma ferramenta essencial para a tomada de decisões empresariais por várias razões:

• Análise financeira: o diário fornece uma visão detalhada e sistemática de todas as transacções financeiras da empresa. Permite uma análise exaustiva das receitas, despesas, activos, passivos e capitais próprios, o que facilita a avaliação do desempenho financeiro da empresa durante um determinado período. Esta análise ajuda a identificar tendências, padrões e áreas de melhoria, que podem orientar a tomada de decisões estratégicas.
• Gestão da liquidez: regista todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, proporcionando uma visão clara da sua posição de liquidez num determinado momento. Permite acompanhar de perto o fluxo de caixa e antecipar futuras necessidades de financiamento ou investimento. Isto é crucial para uma gestão eficiente do fundo de maneio e para a tomada de decisões sobre investimentos, empréstimos ou pagamentos a fornecedores.
• Avaliação da rendibilidade: permite-lhe calcular e analisar a rendibilidade de diferentes áreas de negócio, produtos ou serviços. Ao registar todas as transacções relacionadas com as vendas, custos e despesas, fornece a informação necessária para calcular as margens de lucro, a rentabilidade por produto ou cliente e para fazer comparações entre períodos. Esta avaliação da rentabilidade é essencial para identificar as actividades mais rentáveis e tomar decisões sobre a afetação de recursos e estratégias de preços.
• Planeamento orçamental: fornece dados históricos sobre as receitas e despesas da empresa, o que facilita o planeamento orçamental e financeiro. Permite-lhe avaliar o desempenho passado e projetar futuros fluxos de caixa, receitas e despesas. Isto ajuda-o a definir objectivos realistas, a identificar áreas de despesas excessivas ou insuficientes e a ajustar o orçamento em conformidade para atingir os objectivos da empresa.

7. Como a tecnologia transforma o diário

Tal como acontece com várias funções no departamento financeiro e contabilístico, a digitalização e a automatização destes tipos de processos contabilísticos estão na ordem do dia. Manter-se competitivo no mercado empresarial implica uma gestão eficiente e de acordo com as necessidades tecnológicas exigidas. A implementação da tecnologia permite automatizar múltiplos processos contabilísticos que tradicionalmente eram manuais.

Um software como o Tickelia ajuda a gerir este tipo de processos contabilísticos, uma vez que permite manter atualizado o registo das despesas empresariais dos empregados que se deslocam. Esta ferramenta digitaliza e automatiza todos os relatórios de despesas, aprovações de despesas e pagamentos aos trabalhadores, gerando um registo de todas as transacções efectuadas que permite a revisão de um histórico de despesas e relatórios com base em actualizações de dados em tempo real.

Por último, importa referir que a passagem de um processo manual para a digitalização não implica uma perda de confidencialidade e segurança dos dados envolvidos, antes pelo contrário: a encriptação dos dados, a autenticação dos utilizadores ou a monitorização do acesso são alguns dos processos que garantem o cumprimento das normas de privacidade dos dados.