As provisões contabilísticas são um instrumento fundamental para gerir os riscos financeiros e garantir que uma empresa está preparada para acontecimentos incertos que podem ter um impacto económico grave. Neste artigo, explicamos-lhe tudo o que precisa de saber sobre as provisões.
1. O que são provisões contabilísticas?
As provisões contabilísticas são uma parte fundamental da contabilidade empresarial e referem-se à reserva de fundos que uma empresa constitui para cobrir possíveis despesas futuras ou contingências que possam surgir. Estas despesas futuras podem incluir obrigações legais, perdas em contas a receber, garantias de produtos, manutenção e reparações futuras, entre outras.
O rigor no cálculo destas provisões para despesas é essencial para refletir a verdadeira posição financeira da empresa. As provisões têm um impacto na tomada de decisões. Os gestores e os accionistas precisam de conhecer as contingências potenciais e os riscos financeiros que a empresa enfrenta para poderem tomar decisões informadas.
Em suma, as provisões são uma forma de reconhecer e de se preparar financeiramente para acontecimentos incertos que podem ter impacto nas demonstrações financeiras da empresa.
2. Conselhos práticos sobre a utilização de provisões contabilísticas
Em muitas jurisdições, existemrequisitos legais ou contabilísticos que obrigam as empresas a constituir uma provisão de despesas para determinados tipos de contingências ou riscos. O cumprimento destas disposições é essencial para evitar problemas jurídicos e sanções. Familiarize-se com os regulamentos contabilísticos e jurídicos do país em que a sua empresa opera e certifique-se de que cumpre os requisitos específicos de provisionamento estabelecidos pelos regulamentos.
A constituição de provisões adequadas e realistas permite que as demonstrações financeiras reflictam com maior exatidão a situação financeira da empresa. Para tal, pode ser necessário consultar peritos em domínios específicos, como advogados, engenheiros, etc., para avaliar corretamente os riscos. Se não forem devidamente reconhecidos, os mapas financeiros podem subavaliar os passivos e sobreavaliar os activos, dando uma imagem distorcida da saúde financeira da empresa.
É essencial manter registos pormenorizados sobre a forma como as provisões são calculadas e as razões subjacentes às estimativas. Isto proporciona transparência e justificação em caso de auditorias ou inspecções.
Comunica de forma transparente às partes interessadas, tais como accionistas, investidores e trabalhadores, sobre as provisões contabilísticas e as suas implicações para as demonstrações financeiras e a saúde geral da empresa.
As provisões contabilísticas devem ser revistas periodicamente para garantir que continuam a ser exactas e relevantes. A evolução dos acontecimentos pode exigir ajustamentos aos montantes das provisões.
Utilize as provisões como parte do seu planeamento financeiro para garantir que a empresa está preparada para contingências sem afetar drasticamente a sua estabilidade financeira.
4. Tipos de provisões contabilísticas
O Plano Geral de Contabilidade espanhol estabelece vários tipos de provisões contabilísticas que as empresas podem efetuar para refletir nas suas demonstrações financeiras as contingências e obrigações futuras. Seguem-se alguns dos tipos de provisões contabilísticas contemplados no Plano Geral de Contabilidade espanhol:
- Provisões para benefícios a longo prazo dos empregados: Estas provisões são utilizadas para cobrir obrigações decorrentes de compensações diferidas a longo prazo, tais como bónus de reforma, indemnizações por despedimento, entre outras.
- Provisões para litígios e sanções: Referem-se a obrigações legais ou contingências que podem surgir de litígios ou sanções em curso ou possíveis no futuro.
- Provisões para garantias: Cobrem as obrigações decorrentes da prestação de garantias de produtos ou serviços, incluindo eventuais custos de reparação ou substituição.
- Provisões para reestruturação: Estas provisões são utilizadas para antecipar custos relacionados com processos de reestruturação da empresa, tais como despedimentos, encerramento de fábricas, entre outros.
- Provisões para pensões e reformas: São constituídas para fazer face a encargos futuros com reformas e pensões dos trabalhadores, caso a empresa tenha planos de pensões.
- Provisões para depreciação de activos: Não são provisões propriamente ditas, mas sim ajustamentos à valorização dos activos fixos tangíveis e intangíveis para refletir a sua depreciação ou amortização.
- Provisões para impostos diferidos: Estas provisões são constituídas para refletir a diferença temporária entre a contabilidade e a fiscalidade, antecipando o pagamento de impostos no futuro.
- Provisões para contingências ambientais: Estas provisões são criadas para cobrir possíveis despesas futuras relacionadas com a recuperação ambiental ou a desativação de activos que possam ter impactos ambientais.
- Provisões para dívidas incobráveis: São utilizadas para cobrir eventuais dívidas incobráveis relativas a contas a receber, na expetativa de que alguns clientes não paguem as suas dívidas pendentes.
Dependendo da duração estimada da provisão, esta pode ser
- Curto prazo: Quando se espera que a obrigação seja cumprida em menos de 12 meses. É registada como um passivo corrente.
- Longo prazo: quando se prevê que a obrigação seja cumprida em mais de 12 meses. É reflectida no passivo não corrente.
É importante que as empresas sigam os regulamentos específicos do Plano Geral de Contabilidade e as correspondentes adaptações sectoriais para o reconhecimento, a mensuração e a divulgação adequados das provisões contabilísticas nas suas demonstrações financeiras.
5. Vantagens das provisões contabilísticas na empresa
As provisões contabilísticas oferecem várias vantagens para uma empresa em termos de gestão financeira e de conformidade regulamentar. Uma das principais é o facto de permitirem a uma empresa antecipar e preparar-se para possíveis contingências e acontecimentos futuros que possam ter um impacto financeiro. Isto ajuda a mitigar os riscos e a garantir que a empresa está preparada para lidar com situações imprevistas.
Outro benefício importante do estabelecimento de provisões contabilísticas correctas é a melhoria da exatidão das demonstrações financeiras. Ao refletir adequadamente os passivos e as contingências, as demonstrações financeiras fornecem uma imagem mais realista da situação financeira da empresa. Ajudam também a direção a tomar decisões mais informadas. Isto inclui a afetação de recursos, o planeamento de investimentos e a avaliação de projectos.
Disposições contabilísticas transparentes e rigorosas proporcionam aos investidores, accionistas e outras partes interessadas uma compreensão mais completa das obrigações futuras e dos riscos potenciais da empresa. Este facto aumenta a confiança e a transparência dos relatórios financeiros.
Ao antecipar os custos futuros, as provisões contabilísticas contribuem para uma avaliação mais precisa da rentabilidade dos projectos e actividades. Este facto é particularmente relevante para as decisões de investimento.
6. Gestão empresarial inteligente
Tickelia, a plataforma de gestão de despesas empresariais, é um excelente aliado para o departamento de contabilidade de uma empresa. Esta solução possui múltiplas funções que automatizam e simplificam o processamento de dados financeiros relacionados com as despesas da empresa. O Tickelia regista e digitaliza todas as despesas da empresa, permitindo uma visão global e actualizada do estado financeiro.
O sistema utiliza Inteligência Artificial para ler dados OCR, ICR e QR de recibos, talões e facturas, bastando para isso tirar uma fotografia. Depois de fotografar o recibo, o Tickelia extrai as informações essenciais (data, tipo de despesa, forma de pagamento, país, moeda, etc.), armazena-as no sistema e cria um documento digital com o mesmo valor jurídico do documento físico.
A aprovação das despesas é feita de forma simples e em tempo real, permitindo a reconciliação bancária automática e facilitando ao departamento de contabilidade a elaboração e consulta em tempo real de relatórios sobre a saúde financeira da empresa, tudo em conformidade com a legislação em vigor.
