Integrar o ERP com o seu sistema de gestão de despesas é uma forma eficaz de otimizar as suas operações financeiras e tomar decisões comerciais mais informadas. No nosso último artigo, vamos explorar em profundidade os benefícios desta sinergia empresarial que está a transformar a gestão financeira. Desde uma maior eficiência a um controlo mais preciso, descubra como esta integração pode impulsionar o sucesso da sua empresa.
Tabela de conteúdos
1. O que é o ERP?
Vamos começar pelo princípio. o que está por detrás do acrónimo ERP? O termo ERP (Enterprise Resource Planning) refere-se a um sistema de planeamento de recursos empresariais. Um ERP é um software abrangente que é utilizado nas organizações para gerir e automatizar uma grande variedade de processos empresariais e actividades internas.
Os ERP são utilizados para integrar e gerir dados e processos em diferentes departamentos de uma empresa, tais como finanças, recursos humanos, inventário, compras, vendas, produção e outros. Estes sistemas permitem a recolha, armazenamento e gestão centralizada de dados empresariais, facilitando a tomada de decisões em tempo real e a monitorização das operações empresariais.
Algumas das funções típicas de um sistema ERP incluem contabilidade, gestão de inventário, gestão de recursos humanos, gestão da relação com o cliente (CRM), gestão de projectos e gestão da cadeia de abastecimento. Ao proporcionar uma visão unificada dos dados e dos processos empresariais, os ERP ajudam a melhorar a eficiência, a reduzir os custos e a aumentar a produtividade de uma empresa.
2. Quais são os ERP mais populares?
Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são amplamente utilizados em empresas de diferentes dimensões e sectores. Alguns dos ERPs mais utilizados são:
- SAP ERP: A SAP é um dos maiores e mais conhecidos fornecedores de ERP do mundo. Oferece uma vasta gama de soluções ERP que vão desde as pequenas e médias empresas até às grandes corporações.
- Oracle ERP Cloud: A Oracle é outro grande fornecedor de soluções ERP. Oferece soluções em nuvem que atendem às necessidades de empresas de vários tamanhos.
- Microsoft Dynamics 365: A Microsoft oferece um conjunto de aplicações empresariais que inclui módulos ERP, como o Dynamics 365 Finance and Operations, concebidos para ajudar as empresas na gestão financeira e operacional.
- Infor ERP: A Infor oferece soluções ERP específicas para o sector, incluindo fabrico, distribuição, cuidados de saúde e muito mais. São conhecidos pelo seu foco na experiência e flexibilidade do utilizador.
- NetSuite: Agora propriedade da Oracle, o NetSuite é um ERP na nuvem especialmente popular entre as pequenas e médias empresas.
- Sage ERP: A Sage oferece uma variedade de soluções ERP para empresas de diferentes dimensões, incluindo o Sage X3 e o Sage 1000.
A escolha do ERP depende das necessidades específicas da empresa em termos de dimensão, sector, funcionalidades necessárias e preferências de implementação (na nuvem ou no local). É importante que faça uma avaliação exaustiva antes de selecionar a solução ERP adequada.
3. Porquê fazer a integração do ERP com a gestão de despesas?
A integração do ERP com a gestão de despesas oferece uma série de benefícios que vão desde a melhoria da eficiência e do controlo até à poupança de custos e à capacidade de tomar decisões mais informadas com base em dados actualizados e precisos. Isto ajuda a aumentar a eficiência operacional e a rentabilidade da empresa.
Ao integrar a gestão automatizada de despesas com os sistemas ERP e financeiros, a visualização e compreensão dos dados é muito mais fácil, uma vez que toda a informação está interligada e num único local. Isto proporciona uma visão mais completa e ajuda os funcionários a compreender e aplicar a política de despesas da empresa.
Utilize a análise e a tecnologia inteligente para detetar padrões nas despesas, identificando áreas de preocupação e oportunidades de melhoria através da eliminação de erros e desperdícios.
4. Benefícios da integração do ERP com a gestão de despesas
Como vimos, a integração dos dois sistemas traz melhorias óbvias para o funcionamento de qualquer negócio. Os processos tornam-se mais ágeis, reduz-se a burocracia e o volume de documentos em papel processados e ganha-se flexibilidade e eficiência operacional.
Aqui estão alguns dos principais benefícios da integração do seu sistema de gestão de despesas com o seu ERP:
- Eficiência: A integração da gestão de despesas no ERP elimina a necessidade de duplicar esforços através da introdução manual de dados de despesas. Os empregados podem carregar recibos e detalhes de despesas diretamente no sistema. Além disso, os dados das despesas são automaticamente actualizados no ERP, garantindo que está sempre a trabalhar com informações actualizadas.
- Redução de erros: A gestão automatizada minimiza o trabalho manual e, consequentemente, os erros não intencionais, resultando em dados mais exactos.
- Acesso a dados em tempo real: A integração permite o acesso a dados de despesas em tempo real. Isto é fundamental para uma tomada de decisão ágil. Os gestores e líderes podem visualizar instantaneamente relatórios de despesas actualizados, o que lhes permite ajustar os orçamentos e as estratégias de despesas em tempo útil.
- Controlo: ao integrar a gestão de despesas no ERP, pode estabelecer políticas e regras de despesas e aplicá-las automaticamente ao longo do processo. Por exemplo, pode definir limites de despesas e aprovadores necessários. Isto assegura um maior controlo sobre a forma como os recursos são gastos e garante a conformidade com as políticas internas.
- Conformidade regulamentar: A integração permite-lhe aplicar políticas de despesas e cumprir regulamentos e normas internas e externas. Todas as transacções de despesas são registadas em pormenor, facilitando as auditorias e demonstrando a conformidade.
- Poupança de custos: A automatização dos processos de despesas reduz os custos associados à gestão manual. O tempo gasto em tarefas administrativas como a introdução de dados, a revisão manual e a correção de erros é reduzido. Isto traduz-se numa poupança de tempo e de recursos financeiros. O tempo poupado em tarefas administrativas pode ser utilizado para trabalhos mais estratégicos e importantes.
- Maior visibilidade: A integração proporciona uma visão completa das despesas em toda a organização. Os gestores podem ver em tempo real como os recursos estão a ser gastos e onde podem ser feitas melhorias para aumentar a eficiência e reduzir despesas desnecessárias.
- Relatórios e análises avançados: com os dados de despesas centralizados no ERP, é mais fácil gerar relatórios e análises detalhados. Os relatórios personalizáveis permitem às empresas identificar tendências e padrões de despesas, o que é valioso para o planeamento financeiro e estratégico.
- Melhoria da experiência do utilizador: A integração simplifica o processo de apresentação de notas de despesas aos empregados. Os funcionários podem comunicar mais facilmente os recibos de despesas, o que melhora a satisfação dos utilizadores. Isto também reduz a resistência ao cumprimento da política de despesas.
- Integração de dados: Os dados de despesas integram-se perfeitamente com outros dados financeiros e operacionais no ERP. Isto proporciona uma visão completa da saúde financeira da empresa e permite uma tomada de decisão mais informada em todos os aspectos da gestão empresarial.
Em suma, a agilidade proporcionada pela integração da gestão de despesas no ERP é essencial para uma operação empresarial eficiente e eficaz. Permite uma resposta rápida à mudança, um melhor planeamento e uma maior capacidade de aproveitar as oportunidades emergentes. Além disso, ao reduzir a carga de trabalho administrativo, os funcionários podem concentrar-se em tarefas mais estratégicas e de valor acrescentado.
5. Como é que o Tickelia se integra com o seu ERP?
O Tickelia oferece a possibilidade de integração bidirecional com o sistema ERP da sua empresa. O processo de integração é simples e totalmente adaptável às necessidades de cada empresa.
Para garantir que a integração seja perfeita, Tickelia designa um responsável que acompanhará a empresa em todos os momentos do processo.
Para além da integração com sistemas ERP, o Tickelia permite a integração de uma vasta gama de soluções, tais como software de processamento de salários, cartões bancários, agências de viagens, segurança ou Business Intelligence.
Através das integrações permitidas pelo Tickelia, poderá consolidar todos os dados da empresa num único local e aceder-lhes instantaneamente. Desta forma, terá as ferramentas necessárias para potenciar a tomada de decisões e reforçar a orientação estratégica da sua empresa. Solicite mais informações clicando no banner.
