Integración de ERP con tu solución de gastos: ¿cómo se hace y qué ventajas tiene?

La integración de ERP con tu sistema de gestión de gastos es una forma efectiva de optimizar tus operaciones financieras y tomar decisiones más informadas en tu empresa. En nuestro último artículo, exploraremos en profundidad los beneficios de esta sinergia empresarial que está transformando la gestión financiera. Desde una mayor eficiencia hasta un control más preciso, descubre cómo esta integración puede impulsar tu éxito empresarial.

1. ¿Qué es un ERP?

Hagamos las cosas bien: empecemos por el principio. ¿Qué se esconde tras las siglas ERP? El término ERP (Enterprise Resource Planning) se refiere a un sistema de planificación de recursos empresariales. Un ERP es un software integral que se utiliza en las organizaciones para gestionar y automatizar una amplia variedad de procesos comerciales y actividades internas.

Los ERPs se utilizan para integrar y gestionar datos y procesos en diferentes departamentos de una empresa, como finanzas, recursos humanos, inventario, compras, ventas, producción y más. Estos sistemas permiten la recopilación, el almacenamiento y la gestión centralizada de datos empresariales, lo que facilita la toma de decisiones y la supervisión de las operaciones comerciales en tiempo real.

Algunas de las funciones típicas de un sistema ERP incluyen la contabilidad, la gestión de inventarios, la gestión de recursos humanos, la gestión de relaciones con clientes (CRM), la gestión de proyectos y la gestión de la cadena de suministro. Al proporcionar una visión unificada de los datos y los procesos comerciales, los ERPs ayudan a mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar la productividad de una empresa.

1.1 Diferencia entre ERP y CRM

En el contexto empresarial la implementación de sistemas que mejoren el rendimiento de trabajo y la productividad es fundamental. Por ello, además de ERP también nos encontramos con otras herramientas como el CRM, que pese a su similitud en siglas, guardan diferencias entre ambos conceptos. El CRM (Customer Relationship Management) se centra en la gestión de la relación con los clientes gracias a la recopilación, organización y análisis de la información que permite mejorar la satisfacción del cliente, impulsar ventas y ofrecer una atención personalizada.

La diferencia reside, por tanto, en diversos puntos:

• Enfoque: el ERP está destinado a procesos internos y operativos, mientras que el CRM se centra en la relación con clientes.
• Objetivos: el ERP busca optimizar costes y procesos, mientras que el CRM busca aumentar ventas y mejorar la satisfacción del cliente.
• Departamentos: el ERP es utilizado por el departamento financiero mayormente, mientras que el CRM es utilizado por el de ventas y servicio al cliente.

2. Tipología de ERP

Debido a su indispensabilidad en el entorno empresarial, los sistemas ERP han diversificado su tipología para alcanzar públicos y necesidades distintas de negocio. Algunas de los tipos de ERP que encontramos actualmente son:

• ERP vertical: están diseñados para sectores o industrias específicas.
• ERP horizontal: son sistemas genéricos que se adaptan a múltiples industrias y, por ello, incluyen diversos módulos como finanzas, recursos humanos, inventario o compras.
• ERP a medida: estos sistemas se personalizan según las necesidades específicas de una empresa y, por ello, requieren más tiempo y recursos para desarrollar y mantener.
• ERP Cloud (SaaS): no requieren infraestructura local ni grandes inversiones iniciales ya que se basan en la nube y se ofrecen como servicio.
• ERP Open Source: debido a que son sistemas de código abierto que permiten personalización y adaptación, están destinados a empresas con recursos técnicos para mantenerlos.
• ERP Modulares: se componen de módulos independientes que pueden implementarse por separado y gradualmente.
• ERP integrados con CRM: combina funciones de gestión empresarial con herramientas de gestión de las ventas y la relación con clientes.

La elección de un ERP depende de las necesidades específicas de la empresa en términos de tamaño, industria, funcionalidades requeridas y preferencias en cuanto a la implementación (en la nube o local). Es importante realizar una evaluación exhaustiva antes de seleccionar la solución ERP adecuada. Porque, más allá de la tipología, también existen multitud de marcas, como Marino ERP.

3. ¿Cómo escoger un ERP para tu empresa?

En el proceso de elegir un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para tu empresa, es crucial tomar decisiones informadas que se alineen con las necesidades específicas y objetivos a largo plazo de tu organización. Aquí encontrarás una guía detallada para ayudarte a seleccionar el ERP adecuado que impulse el crecimiento y la eficiencia de tu negocio:

• Evalúa las necesidades de tu empresa: antes de comenzar la búsqueda de un ERP, realiza un análisis exhaustivo de los procesos comerciales y las áreas que requieren mejoras. Identifica los desafíos y las metas que deseas alcanzar con la implementación del sistema.
• Define tus objetivos: establece objetivos claros y medibles que deseas lograr con la implementación del ERP. ¿Buscas mejorar la eficiencia operativa, optimizar la gestión de inventarios o aumentar la satisfacción del cliente? Definir estos objetivos te ayudará a orientar tu búsqueda y evaluar las soluciones disponibles.
• Considera la escalabilidad: elige un ERP que pueda crecer junto con tu empresa. Asegúrate de que el sistema sea lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en tu organización y soportar su crecimiento futuro sin dificultades.
• Investiga las características y funcionalidades: analiza detalladamente las características y funcionalidades ofrecidas por cada ERP. Prioriza aquellas que se alineen con tus necesidades comerciales específicas, como contabilidad, gestión de inventarios, CRM, gestión de proyectos, entre otros.
• Compatibilidad e integración: verifica la compatibilidad del ERP con los sistemas y aplicaciones existentes en tu empresa. Busca una solución que se integre sin problemas con otras herramientas de software utilizadas en tu organización para garantizar una colaboración eficiente entre los diferentes departamentos.
• Examina la facilidad de uso y la capacitación: elige un ERP que sea intuitivo y fácil de usar para tus empleados. Además, asegúrate de que el proveedor ofrezca capacitación adecuada y soporte técnico para garantizar una implementación exitosa y una adopción sin problemas del sistema.
• Evalúa la seguridad y la fiabilidad: la seguridad de los datos es una preocupación fundamental. Investiga las medidas de seguridad implementadas por el proveedor del ERP y asegúrate de que el sistema garantice la protección de la información confidencial de tu empresa.
• Costes y retorno de la inversión (ROI): considera los costes totales de propiedad, incluidas las tarifas de licencia, implementación, mantenimiento y soporte técnico. Evalúa el ROI esperado y el tiempo estimado para recuperar la inversión realizada en el ERP.
• Solicita demostraciones y referencias: antes de tomar una decisión final, solicita demostraciones del ERP y obtén referencias de otros clientes que hayan implementado el sistema. Escuchar las experiencias de otros usuarios te proporcionará información valiosa sobre la idoneidad y el rendimiento del ERP.
• Toma una decisión informada: después de completar una evaluación exhaustiva y comparativa de las diferentes opciones de ERP, toma una decisión informada que se alinee con las necesidades y objetivos específicos de tu empresa.

Al seguir estos consejos y realizar una investigación cuidadosa, podrás seleccionar el ERP adecuado que impulsará el éxito y la eficiencia de tu empresa a largo plazo.

4. Tendencias de los sistemas ERP

En un mundo empresarial en constante evolución, los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) también experimentan cambios significativos para adaptarse a las nuevas necesidades y desafíos de las empresas. A continuación, exploramos las tendencias emergentes y las perspectivas futuras que están dando forma al futuro de los sistemas ERP:

• Movimiento hacia la nube: la adopción de soluciones ERP basadas en la nube está en aumento. La movilidad, la accesibilidad remota y la escalabilidad que ofrecen los sistemas en la nube están impulsando esta tendencia. Las empresas están optando por soluciones de ERP en la nube para reducir costos de infraestructura, mejorar la flexibilidad y la agilidad operativa.
• Enfoque en la experiencia del usuario (UX): la experiencia del usuario está ganando importancia en el diseño y desarrollo de sistemas ERP. Las empresas buscan interfaces intuitivas y fáciles de usar que mejoren la productividad y la adopción del sistema por parte de los usuarios. Se espera que los proveedores de ERP inviertan en mejorar la UX y la usabilidad de sus plataformas.
• Integración de inteligencia artificial (IA) y análisis de datos: la IA y el análisis de datos están transformando los sistemas ERP al proporcionar insights predictivos y prescriptivos para la toma de decisiones. Las empresas están aprovechando estas tecnologías para optimizar procesos, identificar tendencias comerciales y mejorar la eficiencia operativa. Se espera que la integración de IA y análisis de datos continúe siendo una tendencia importante en el futuro de los sistemas ERP.
• Personalización y modularidad: las empresas buscan soluciones de ERP que se adapten a sus necesidades específicas y procesos comerciales únicos. La tendencia hacia la personalización y la modularidad permite a las empresas seleccionar e integrar módulos específicos de ERP según sus requisitos, lo que les permite construir soluciones a medida que se ajusten a sus necesidades cambiantes.
• Enfoque en la seguridad cibernética: con el aumento de las amenazas cibernéticas, la seguridad de los datos es una preocupación creciente para las empresas que utilizan sistemas ERP. Se espera que los proveedores de ERP refuercen las medidas de seguridad y ofrezcan soluciones más robustas para proteger la información confidencial de las empresas contra ciberataques y violaciones de datos.
• Automatización y optimización de procesos: la automatización de procesos empresariales está ganando terreno en el mundo de los sistemas ERP. Las empresas están adoptando soluciones de automatización para agilizar operaciones, reducir errores y liberar recursos para tareas más estratégicas. Se espera que la automatización y la optimización de procesos continúen siendo áreas clave de desarrollo en los sistemas ERP.

5. ¿Por qué hacer la integración de ERP con la gestión de gastos?

La integración de ERP con la gestión de gastos ofrece una serie de beneficios que van, desde la mejora de la eficiencia y el control hasta el ahorro de costes y la capacidad de tomar decisiones más informadas basadas en datos actualizados y precisos. Esto ayuda a impulsar la eficiencia operativa y la rentabilidad de la empresa.

Integrando la gestión automática de gastos con el ERP y sistemas financieros, consultar y entender los datos es mucho más fácil ya que toda la información se encuentra interrelacionada y en un único lugar. Esto ofrece una visión más completa y ayuda a los trabajadores a entender y aplicar la política de gastos de la empresa.

Utilice la analítica y la tecnología inteligente para detectar patrones en los gastos, identificando áreas de interés y oportunidades para mejorar al eliminar errores y desperdicio.

6. Ventajas de la integración de ERP con la gestión de gastos

Como hemos visto, integrar ambos sistemas conlleva mejores evidentes para el funcionamiento de cualquier empresa. Los procesos se vuelven más ágiles, se reduce la burocracia y el volumen de documentos en papel procesados y se gana en flexibilidad y eficiencia operativa.

Repasamos algunas de las ventajas principales de integrar su sistema de gestión de gastos con su ERP:

• Eficiencia: Integrar la gestión de gastos en el ERP elimina la necesidad de duplicar esfuerzos al ingresar datos de gastos manualmente. Los empleados pueden cargar recibos y detalles de gastos directamente en el sistema Además, los datos de gastos se actualizan automáticamente en el ERP, lo que garantiza que siempre se trabaje con información actualizada.

• Reducción de errores: La automatización de la gestión minimiza el trabajo manual y, por tanto, los errores involuntarios, generando datos más precisos.

• Acceso a datos en tiempo real: La integración permite el acceso a datos de gastos en tiempo real. Esto es fundamental para la toma de decisiones ágil. Los gerentes y líderes pueden consultar informes de gastos actualizados instantáneamente, lo que les permite ajustar presupuestos y estrategias de gastos de manera oportuna.

• Control: Al integrar la gestión de gastos en el ERP, se pueden establecer políticas de gastos y reglas que se aplican de manera automática durante todo el proceso. Por ejemplo, se pueden definir límites de gastos y aprobadores necesarios. Esto asegura un mayor control sobre cómo se gastan los recursos y garantiza el cumplimiento de las políticas internas.

• Cumplimiento normativo: La integración permite aplicar políticas de gastos y cumplir con regulaciones y normativas internas y externas. Cada transacción de gastos queda registrada en detalle, lo que facilita las auditorías y demuestra el cumplimiento normativo.

• Ahorro de costes: La automatización de procesos de gastos reduce los costes asociados con la gestión manual. Se reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas, como la entrada de datos, la revisión manual y la corrección de errores. Esto se traduce en ahorro de tiempo y recursos financieros. El tiempo economizado en tareas administrativas puede ser empleado para labores más estratégicas e importantes.

• Mayor visibilidad: La integración brinda una visión completa de los gastos en toda la organización. Los gerentes pueden ver en tiempo real cómo se gastan los recursos y dónde se pueden realizar mejoras para aumentar la eficiencia y reducir gastos innecesarios.

• Informes y análisis avanzados: Con datos de gastos centralizados en el ERP, es más fácil generar informes y análisis detallados. Los informes personalizables permiten a las empresas identificar tendencias y patrones de gasto, lo que es valioso para la planificación financiera y estratégica.

• Mejor experiencia del usuario: La integración simplifica el proceso de presentación de notas de gastos para los empleados. Estos pueden reportar recibos de gastos de manera más sencilla, lo que mejora la satisfacción del usuario. Esto también reduce la resistencia al cumplimiento de políticas de gastos.

• Integración de datos: Los datos de gastos se integran perfectamente con otros datos financieros y operativos en el ERP. Esto proporciona una visión completa de la salud financiera de la empresa y permite una toma de decisiones más informada en todos los aspectos de la gestión empresarial.

En resumen, la agilidad que proporciona la integración de la gestión de gastos en el ERP es esencial para una operación empresarial eficiente y efectiva. Permite respuestas rápidas a los cambios, una mejor planificación y una mayor capacidad para aprovechar oportunidades emergentes. Además, al reducir la carga de trabajo administrativo, los empleados pueden centrarse en tareas más estratégicas y de valor añadido.

7. ¿Cómo se realiza la integración de Tickelia con su ERP?

Tickelia ofrece la capacidad de integrarse de manera bidireccional con el sistema ERP de tu empresa. El proceso de integración es sencillo y se adapta totalmente a las necesidades de cada compañía.

Para asegurar que la integración sea perfecta, en Tickelia se asigna un responsable que acompañará en todo momento a la empresa durante el proceso. Este seguimiento permite que, en base a las consultas y necesidades empresariales, Tickelia se adapte a los requisitos.

Además de integrarse con sistemas ERP, Tickelia permite integrar una amplia gama de soluciones como software de nóminas, tarjetas bancarias, agencias de viajes, seguridad o Business Intelligence.

Mediante las integraciones habilitadas por Tickelia, podrás consolidar todos los datos de la empresa en un solo lugar y acceder a ellos de forma instantánea. Esto te proporcionará las herramientas necesarias para potenciar la toma de decisiones y fortalecer el enfoque estratégico de la empresa. Solicita más información haciendo clic en el banner.