¿Qué políticas y normativas hay que tener en cuenta a la hora de establecer las dietas laborales?

Establecer dietas laborales no es solo una cuestión de política interna: implica cumplir con normativas fiscales, laborales y contables que pueden afectar directamente a la empresa y al trabajador. En este artículo te explicamos qué regulaciones debes tener en cuenta en España, cómo evitar errores comunes y por qué una gestión adecuada de las dietas puede marcar la diferencia en el control de gastos y la transparencia empresarial.

Puntos clave

• Según el Estatuto de los Trabajadores (art. 26.2), las dietas no forman parte del salario. Son cantidades destinadas a compensar gastos ocasionados por la actividad laboral
• El pago de dietas no es automático: debe establecerse en el convenio colectivo, contrato laboral o política interna de empresa. Estos documentos determinan cuándo se abonan, cuánto, y qué gastos se incluyen.
• Para que las dietas sean válidas (y estén exentas), es obligatorio justificar el gasto y la necesidad laboral del desplazamiento.

1. ¿Qué son las dietas laborales?

Las dietas laborales son compensaciones económicas que una empresa paga a sus empleados para cubrir gastos derivados de su actividad profesional fuera del lugar habitual de trabajo. Estos gastos suelen estar relacionados con desplazamientos, manutención (comidas) y alojamiento, y no forman parte del salario base.

Por ejemplo, si un trabajador debe asistir a una reunión en otra ciudad, la empresa puede abonarle una dieta diaria para cubrir el almuerzo, la cena y/o la estancia en un hotel. Estas dietas pueden establecerse mediante convenio colectivo, política interna o acuerdos individuales.

En España, las dietas tienen además un tratamiento fiscal especial: están exentas de tributación en IRPF y de cotización a la Seguridad Social siempre que se respeten los límites establecidos por la normativa y se justifique correctamente que el gasto está vinculado a la actividad laboral.

1.1 ¿Qué dice el Estatuto de los Trabajadores sobre las dietas?

El Estatuto de los Trabajadores en España no regula de forma específica las dietas laborales en cuanto a sus cuantías o condiciones, pero sí reconoce su existencia como parte de las percepciones extrasalariales.

Concretamente, en el artículo 26.2 del Estatuto, se establece que:

«No tendrán la consideración de salario las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social, así como las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos.»

Esto significa que las dietas no forman parte del salario, ya que no retribuyen el trabajo en sí, sino que compensan los gastos que el trabajador asume por razón del servicio (por ejemplo, comidas, transporte o alojamiento durante un desplazamiento).

Por tanto, aunque el Estatuto no fija cantidades ni detalla cómo se deben abonar las dietas, reconoce su naturaleza indemnizatoria y excluye esas cantidades de la base salarial, lo cual tiene implicaciones fiscales y de cotización.

En la práctica, los detalles sobre cuantías, condiciones o límites suelen establecerse en:

• Convenios colectivos

• Contratos laborales individuales

• Políticas internas de empresa

2. ¿Cuándo una empresa está obligada a pagar dietas?

Una empresa está obligada a pagar dietas laborales cuando el trabajador incurre en gastos directamente relacionados con su actividad profesional fuera del centro habitual de trabajo, siempre que así lo establezca el convenio colectivo, el contrato laboral o la política interna de la empresa.

• Desplazamientos por motivos laborales: Si un empleado tiene que viajar por trabajo (por ejemplo, para visitar a un cliente, asistir a una formación o cubrir un servicio en otra ciudad), la empresa debe cubrir los gastos razonables de manutención, alojamiento y transporte, ya sea mediante dietas fijas o mediante reembolso de gastos justificados.
• Obligación recogida en el convenio colectivo o contrato: Muchos convenios colectivos establecen condiciones específicas sobre cuándo se deben abonar dietas, en qué cuantía y cómo se justifican. Si el convenio lo exige, la empresa no puede negarse a pagarlas.
• Compromiso recogido en la política interna de empresa: Aunque no haya un convenio que lo exija, si la empresa tiene una política interna que regula el pago de dietas y un trabajador cumple los requisitos fijados, debe respetarla.
• ¿Y si no hay convenio ni política definida?: En ese caso, no existe una obligación legal genérica, pero si el empleado incurre en gastos necesarios para realizar su trabajo (por ejemplo, comer fuera al estar desplazado), se entiende que la empresa debe reembolsarlos, ya que no se puede exigir al trabajador que asuma costes por cuenta propia derivados del servicio.

La empresa está obligada a pagar dietas cuando el trabajador se desplaza por trabajo y así lo recogen la normativa interna o el convenio, o bien cuando los gastos son imprescindibles para realizar su actividad, incluso si no hay política escrita.

3. Políticas y normativas se deben establecer en las dietas laborales

A la hora de establecer las dietas laborales en España, las empresas deben tener en cuenta un conjunto de políticas internas, convenios colectivos y normativas legales que regulan tanto el reconocimiento del gasto como su tratamiento fiscal y laboral. Aquí te detallo los principales aspectos:

• Estatuto de los Trabajadores: Aunque no regula cuantías específicas, el artículo 26.2 establece que las dietas no forman parte del salario, sino que son indemnizaciones por gastos derivados del trabajo. Por tanto, no cotizan ni tributan siempre que estén justificadas y dentro de los límites fijados por Hacienda.
• Convenios colectivos: Son una fuente clave. Muchos convenios sectoriales o de empresa establecen cuándo se pagan dietas, en qué cuantía, qué conceptos se incluyen (manutención, alojamiento, transporte) y cómo deben justificarse. Si el convenio lo regula, la empresa está obligada a cumplirlo.
• Política interna de empresa: En ausencia de convenio, la empresa puede definir su propia política de gastos y dietas, en la que determine condiciones, límites, procedimientos de solicitud y justificación, así como los métodos de reembolso (importe fijo vs. gastos reales). Esta política debe ser clara y accesible para todos los empleados.
• Normativa fiscal – Agencia Tributaria (AEAT): La Ley del IRPF y el Reglamento del IRPF establecen los límites exentos de tributación para las dietas. Por ejemplo:
  • Dietas por manutención sin pernocta (España): hasta 26,67 €/día
  • Con pernocta (España): hasta 53,34 €/día
  • Con pernocta (extranjero): hasta 91,35 €/día

Si se superan estos límites o no se justifica adecuadamente el gasto, las cantidades pueden considerarse retribución en especie y estar sujetas a IRPF y cotización a la Seguridad Social.

• Control documental y justificación: Es fundamental que la empresa mantenga registros claros y comprobantes (facturas, tickets, justificantes de desplazamiento, partes de trabajo, etc.) que acrediten que las dietas corresponden a actividades laborales reales. Esto protege a la empresa ante posibles inspecciones fiscales o laborales.