Como ter um melhor controlo da gestão das despesas comerciais?

Ter um controlo exaustivo das despesas comerciais é essencial para qualquer empresa que queira ser eficiente, caso contrário, a empresa pode ter problemas de rentabilidade. A fim de realizar uma gestão correcta das despesas comerciais, é essencial conhecer os diferentes tipos de despesas, uma vez que, dependendo da sua classificação, as despesas devem ser tratadas de uma forma ou de outra.

1. O que são despesas comerciais?

As despesas comerciais são definidas como o conjunto de saídas de caixa que têm origem na actividade comercial e têm um impacto directo no orçamento. O volume destas despesas pode variar em função do sector e da dimensão da empresa, pelo que podem ser de maior ou menor montante. Em seguida, entraremos em detalhes e analisaremos cada um deles.

1.1 Porquê classificar as despesas comerciais?

É importante ter em conta todas as despesas incorridas numa empresa, e para isso é necessário classificá-las de acordo com a sua tipologia. Saber diferenciar e catalogar cada uma das despesas é essencial para a administração do negócio porque:

• É indispensável para uma gestão contabilística adequada.
• Fornece uma visão detalhada dos custos da empresa.
• Facilita a elaboração de orçamentos.
• Ajuda a identificar quais as despesas que podem ser deduzidas.

2. Tipos de despesas comerciais

Existem diferentes tipos de despesas comerciais, que são agrupadas de acordo com a sua origem e função. As principais categorias de despesas são:

2.1 Despesas gerais

Elas surgem para que a empresa funcione. Ou seja, todas as organizações as têm, independentemente do serviço oferecido ou da produção. São necessários para que uma empresa continue a funcionar. Alguns exemplos são:

• O aluguer do local de trabalho.
• Despesas de viagem.
• Taxas de serviço.
• Manutenção e reparações.
• Logística e transporte.
• Compra de material de escritório.
• Marketing, publicidade e design gráfico.
• Despesas administrativas e financeiras.
• Segurança social, salários e ordenados.

2.2 Despesas directas

Ao contrário dos anteriores, os que são abrangidos por este ponto provêm da elaboração do produto, serviço ou projecto. Servem para dar continuidade ao negócio e incluem matérias-primas ou recursos humanos utilizados na produção. Uma vez que este tipo de despesas está relacionado com a criação, são exemplos claros destas despesas:

• Pagamento dos trabalhadores.
• Dinheiro destinado ao controlo de qualidade.
• Procura de matérias-primas para a produção de produtos.

2.3 Custos indirectos

Estes tipos de despesas não estão directamente relacionados com a actividade produtiva da empresa, mas permitem que a empresa continue a funcionar normalmente. Exemplos disso são:

• Custos de mobiliário.
• Equipamento tecnológico.
• Material de escritório.
• Materiais de limpeza, etc.
• Vigilância.
• Custos de administração, gestão e organização.
• Ferramentas ou materiais.

Os custos indirectos são os custos mais básicos. Sem eles, a empresa não seria capaz de levar a cabo a sua actividade produtiva.

2.4 Custos fixos

Encontramos nesta categoria as despesas que nunca mudam, independentemente da forma como uma empresa está a funcionar. As despesas fixas são regidas pela data em que são devidas, tais como a renda mensal de um escritório. São inamovíveis e não podem ser evitados. Uma coisa que facilita o controlo destes gastos é que eles são previsíveis. Alguns exemplos de despesas fixas são:

• Electricidade.
• Aluguer.
• Pagamento de seguros.
• Pagamento de taxas ou impostos.
• Serviços de especialistas no seu sector tais como advogados, economistas, consultores, arquitectos, entre outros.
• Custos administrativos.

2.5 Custos variáveis

Os custos variáveis mudam de acordo com a actividade da organização na altura, ou seja, se houver um aumento ou diminuição da produtividade, o montante destes custos variáveis também mudará.

• Pagamento pela quantidade de matérias-primas: produtos acabados ou semi-acabados, dependendo de quanto é produzido.
• Subcontratação a empresas especializadas em programação, design gráfico, criação de conteúdos audiovisuais, etc.
• Embalagem: O material utilizado na embalagem do produto também muda de acordo com a quantidade de produção e venda.
• Taxas: tais como as cobradas pelo banco pela utilização do dataphone nas empresas.

2.6 Despesas extraordinárias

Inclui despesas que não podem ser previstas, pois são infrequentes e surgem inesperadamente. As que se enquadram nesta categoria são:

• Multas.
• Sanções.
• Incêndios.
• Inundações.

O que estes quatro casos têm em comum é que quando uma empresa enfrenta este tipo de situação, a sua actividade produtiva é afectada durante um período de tempo, razão pela qual a sua consideração a nível orçamental é útil para evitar grandes perdas monetárias.

3. Outros tipos de despesas

Há pouco falámos das mais habituais, mas dentro das despesas variáveis há outras muito mais específicas que também são importantes de mencionar para se ter um controlo correcto sobre as despesas. Encontramos aqui o seguinte:

• As despesas de representação são as utilizadas para criar e manter relações com clientes e fornecedores novos e existentes.
• Despesas de subsistência e de viagem: estas são para alojamento e refeições para o pessoal que desempenha as suas funções fora do seu local normal de trabalho.
• Despesas de quilometragem: estas são incorridas quando um membro do pessoal tem de utilizar o seu próprio veículo para viajar por razões profissionais.
• Despesas de lazer, entretenimento e bem-estar: convites para conferências, eventos culturais e desportivos e espectáculos para empregados.

4. O que são notas de despesa?

Uma nota de despesas é um documento em que cada empregado entra com as suas despesas comerciais, por exemplo, despesas de viagem, ajudas de custo, despesas de representação, etc. São utilizados para obter o reembolso do que gastaram desde que esteja relacionado com a sua actividade profissional.

4.1 Fluxo de gestão manual

Quando as despesas comerciais são geridas manualmente, há uma cadeia de passos a seguir para garantir que são feitas correctamente. Apesar da existência de ferramentas tecnológicas que podem automatizar e digitalizar completamente todo este processo, ainda existem empresas que optam pelo método tradicional:

• O empregado preenche um formulário Excel (nota de despesas) especificando as despesas.
• Anexar os recibos em papel à nota de despesas.
• O funcionário assina a nota de despesas e esta é revista pela pessoa responsável.
• As despesas são contabilizadas.
• Os recibos são arquivados, assim como as notas de despesas.
• O empregado é reembolsado (se não tiver pago por adiantamento ou cartão de empresa).

Vemos que este é um processo longo e fastidioso com muita informação para a frente e para trás. É, portanto, um método ineficiente de controlo de custos.

4.2 Desvantagens da gestão manual das notas de despesa

Se estava a pensar nas desvantagens de manter notas de despesas em papel, explicamo-las um pouco mais:

• Perda de tempo: especialmente para os funcionários do departamento de contabilidade, tempo que poderia ser gasto noutras responsabilidades. Não é um processo fácil ou particularmente rápido.
• O risco de fraude interna relacionada com notas de despesa é comum e envolve ainda mais tempo e trabalho a ser resolvido.
• Dificuldade na organização e classificação de cada bilhete.
• Arquivamento físico: sendo este um processo não digitalizado, o acesso aos documentos é limitado pela localização e o dinheiro é também gasto na manutenção destes arquivos com recibos.
• Há perdas de recibos e cupões: Não digitalizar o processo de gestão de despesas não é de todo favorável ao cenário actual, quando falamos de teletrabalho ou da possibilidade de trabalhar à distância, porque se o cupão tiver de ser guardado, é provável que seja perdido, manchado ou manchado.

5. 10 Dicas para manter os custos comerciais sob controlo

Manter o controlo das despesas comerciais é de importância vital, uma vez que as organizações dependem das receitas e lucros que geram através dos seus serviços ou produtos. Para evitar confusão com lucro e perda, é essencial saber diferenciar e gerir cada tipo de despesa. Aqui está uma lista de dicas sobre como melhorar o controlo das despesas comerciais.

5.1 Criar uma política de despesas

Estabelecer regras gerais e partilhá-las com o pessoal significa que todos estão cientes delas quando querem comprar algo necessário para a empresa. Além disso, este sistema ajuda a definir prioridades de acordo com a importância e urgência de cada item, tendo em conta o orçamento já acordado.

A boa comunicação desta política é essencial, para que seja conhecida por todos os empregados que incorrem em despesas e para evitar confusões e mal-entendidos que podem tornar o ambiente de trabalho muito difícil. Um empregado que não é compensado por uma despesa que avançou por não ter compreendido a política de despesas da organização é um empregado que, em certa medida, pode sentir-se enganado pela empresa, mesmo que tal não seja o caso.

Por conseguinte, é vital comunicar por escrito e de forma compreensível quais são os critérios, limites e restrições para a liquidação de despesas, especialmente no caso de:

• Per diems.
• Quilometragem.
• Alojamento.
• Despesas de representação.

Além disso, a empresa deve estar envolvida na redução e optimização de custos. Incentivar o pessoal com algum tipo de recompensa por fazer poupanças também ajuda a tornar eficaz a sensibilização do pessoal.

Por outro lado, se a empresa tiver uma solução abrangente de gestão de despesas como a Tickelia, a política de despesas pode ser integrada na ferramenta de gestão, graças à configuração de limites e restrições.

5.2 Estabelecer um orçamento

Quando a empresa cria um orçamento, assegura-se de que sabe onde o dinheiro ganho está a ser gasto e quanto está a ser gasto. Se tivermos em conta as despesas acima mencionadas, a determinação do montante necessário facilita o controlo e a regulação. A fim de fazer um orçamento rigoroso, é necessário:

• Previsão de receitas e despesas: estimar cuidadosamente as receitas de vendas e despesas.
• Ter um plano estratégico: implementar objectivos financeiros para a empresa de uma forma mensurável e realista. A avaliação comparativa, análise de estudos anteriores, etc., pode ser feita. Ao calcular os objectivos de forma fiável, evitamos entrar às cegas.
• Revisões de seguimento: o orçamento é normalmente anual, mas a sua revisão periódica ajuda a ver se alguma área ou departamento requer um orçamento maior ou onde os aspectos financeiros podem ser melhorados.
• Considerar cada área: Em relação ao ponto anterior, é importante criar o orçamento considerando todas as partes operacionais da empresa, a fim de poder manter o controlo e o acompanhamento.

O orçamento anual global da empresa deve estar ligado aos orçamentos individuais de cada projecto comercial, para que as despesas possam ser atribuídas a um projecto e os custos possam ser melhor controlados.

5.3 Controlar a fraude interna

A fraude interna em relação à declaração de despesas é mais generalizada do que se possa pensar. Estas são geralmente pequenas fraudes, mas ao longo de um ano podem causar grandes danos ao negócio. Exemplos incluem a passagem de uma nota de despesa pessoal como despesa de negócios, ou a inflacionar a quilometragem de viagem.

Para além de ter uma política de tolerância zero em relação a estas irregularidades, a automatização da gestão de despesas impede eficazmente a fraude por parte dos próprios empregados da empresa.

5.4 Negociar com os fornecedores

Os fornecedores são uma parte fundamental da gestão de custos empresariais, pelo que é importante rever os contratos que foram estabelecidos e avaliar a possibilidade de os melhorar. Alguns pontos a ter em conta quando pretendemos manter e melhorar estes laços profissionais são:

• Desenvolver o vínculo: Para estabelecer uma boa comunicação, é necessário passar tempo com eles e desenvolver a relação comercial da melhor maneira. Desta forma, as relações profissionais são estabelecidas com confiança suficiente para negociar e implementar alterações aos contratos.
• Inovação e gestão: certificando-se de que dispõe de software que o ajuda a gerir os seus fornecedores de acordo com o objectivo e o sector da sua empresa mantém tudo em ordem e que a informação necessária é registada de forma eficiente.
• Oportunidade de pagamento: manter o momento certo dos pagamentos aos fornecedores é também importante para manter esta parceria.

Relativamente a este último ponto, é também altamente recomendável analisar o período médio de pagamento do fornecedor e estabelecer as estratégias apropriadas para melhorar o ROI e a estabilidade orçamental da empresa.

5.5 Integrar o Business Intelligence

A análise sistemática de custos é uma tarefa que hoje em dia pode ser executada em tempo real por gestores ou controladores financeiros, graças à automatização de processos que envolvem a utilização de tecnologia na contabilidade e gestão financeira.

As ferramentas tecnológicas acumulam uma multiplicidade de dados que podem ser convertidos em informação útil para a tomada de decisões empresariais, graças à utilização da Business Intelligence.

A elaboração regular de relatórios sobre custos empresariais, comparando as variáveis mais relevantes, é essencial para detectar desvios orçamentais e manter os custos variáveis sob controlo.

5.6 Utilizar métodos de pagamento inteligentes

Algumas soluções de gestão de despesas apresentam métodos de pagamento inteligentes, tais como cartões Visa Tickelia, que lhe permitem estabelecer limites e restrições com base na sua política de despesas e eliminar preocupações e tarefas manuais, tais como rastreio e reconciliação bancária. Além disso, estes cartões têm uma função Smart AutoBlock, que permite o bloqueio do cartão em caso de utilização indevida.

Além disso, para compras indirectas da empresa, a Tickelia oferece cartões virtuais para pagamentos em linha, que permitem a autorização prévia de despesas pelo gestor e aumentam a segurança dos pagamentos em linha. No caso de assinaturas, os cartões virtuais recorrentes cumprem a mesma função, como veremos na próxima dica.

5.7 Gerir correctamente as subscrições

As assinaturas de empresas estão a tornar-se cada vez mais numerosas: ferramentas como o Zoom, equipas Microsoft, publicidade online, alojamento de blogs, utilitários SEO… Todos estes são, para além do tradicional software e actualizações de antivírus. O modelo de compra de assinaturas é, sem dúvida, uma tendência crescente.

Uma gestão adequada das subscrições tem a vantagem de evitar o caos que pode ocorrer quando os cartões corporativos são partilhados para pagar as subscrições em múltiplos departamentos. É também importante manter um registo de quais as ferramentas e serviços que estão a ser pagos, uma vez que os pagamentos são frequentemente efectuados por subscrições esquecidas que já não são utilizadas.

Mais uma vez, a utilização da tecnologia proporciona uma visibilidade de 360º sobre todas as subscrições, dando autonomia aos funcionários sem que o gestor perca o controlo. Soluções como a Tickelia gerem subscrições gerando um cartão virtual para cada assinatura mensal ou anual aprovada. Com esta ferramenta pode fazer uma pausa ou cancelar uma assinatura com um único clique e controlar estas despesas através de limites e restrições de utilização.

5.8 Automatizar os pagamentos de salários

A fim de realizar uma digitalização completa do processo de gestão de despesas empresariais, é também aconselhável ter uma automatização completa do departamento de RH. Neste caso, a implementação de uma solução abrangente de salários e RH como a Epsilon HR do Grupo Castilla e a sua integração com soluções especializadas de gestão de despesas como a Tickelia, permite às empresas automatizar todo o processo de gestão, desde a elaboração de relatórios até à contabilidade destes montantes, bem como a sua posterior liquidação na folha de pagamentos dos empregados.

5.9 Digitalizar as facturas

A digitalização certificada das facturas permite a conversão de facturas impressas num formato electrónico utilizando software aprovado. Os documentos digitalizados desta forma são aceites pela Agência Fiscal, tornando desnecessária a introdução manual de dados ou a manutenção do original em papel.

O que nos leva ao último e principal conselho:

5.10 Automatizar os processos de gestão de despesas

Depois de termos utilizado ferramentas inteligentes para o pagamento de despesas e digitalizado a documentação, a automatização dos processos de gestão é o próximo passo lógico.

A automatização de todo o processo que abrange o pagamento, aprovação, relatórios, lançamento, reconciliação e dedução de despesas empresariais aumenta significativamente o controlo de custos e proporciona poupanças de até 75% no tempo gasto na gestão de despesas.

Tickelia é a solução para a digitalização e gestão abrangente das despesas comerciais, tornando o processo rápido, fácil e eficiente:

• Relatório de despesas: com Tickelia é fácil relatar despesas sem ter de se preocupar com recibos em papel; basta tirar uma fotografia das mesmas no Smartphone App e o sistema encarrega-se de digitalizá-las. A Tickelia facilita a comunicação de despesas de diferentes tipos e com vários formatos, permitindo o envio de recibos recebidos por correio electrónico ou a comunicação de ajudas de custo por acordo, entre outros.
• Digitalização e tecnologia OCR: graças a esta solução podemos esquecer de manter recibos em papel, como com a sua tecnologia OCR + ICR a Tickelia pode capturar até 18 campos do recibo, bem como ser aprovada pela Agência Fiscal em muitos países.
• Gestão financeira: com a Tickelia a empresa pode ter um controlo orçamental detalhado e uma análise de custos, graças a uma liquidação e contabilidade automáticas.  

A tickelia permite assim uma gestão e controlo de custos de 360°, um aumento da produtividade e uma redução da fraude interna através da detecção de anomalias nas despesas comunicadas.