A gestão de despesas de um trabalhador é um assunto delicado. Se elevarmos esse processo para o nível empresarial, podemos deparar-nos com um verdadeiro enigma. Especialmente se todos os passos dessa gestão forem realizados manualmente. Utilizar um programa de automatização da gestão de despesas, traz grandes benefícios para a empresa, ao mesmo tempo que capacita os trabalhadores com uma distribuição de tarefas mais eficiente.
Tabela de conteúdos
1. Para que serve a automatização da gestão de despesas?
A automatização da gestão de despesas faz parte do processo de transformação digital no qual quase todos os negócios estão envolvidos atualmente. Ao aplicar os avanços das novas tecnologias, as empresas podem aliviar parte da carga de seus trabalhores, permitindo que direcionem seus talentos para outras tarefas que agregam mais valor ao fluxo de trabalho. Em outras palavras, a automatização serve para economizar tempo e esforço.
Especificamente, a automatização na gestão de despesas abrange um conjunto de tarefas que não estão diretamente relacionadas com a atividade principal da empresa, mas que são fundamentais para alcançar seus objetivos. Por exemplo, com a Tickelia, um trabalhador pode submeter uma despesa feita durante uma viagem de negócios tirando uma foto do recibo com seu smartphone. Por sua vez, seus supervisores ou o travel manager da empresa, recebem as notas de despesas de forma automática, aprovando ou rejeitando o gasto realizado conforme às políticas da companhia.
Um sistema de gestão de despesas inteligente permite que as empresas automatizem tarefas repetitivas, permitindo que os funcionários se dediquem a atividades que realmente importam. Além disso, é mais fácil controlar políticas de despesas e manter uma contabilidade mais transparente, entre outras coisas.
2. 10 benefícios da automatização nos processos de gestão de despesas
Implementar um sistema de gestão e aprovação automática de despesas na sua empresa traz inúmeras vantagens. Os principais benefícios são os seguintes:
- Economia de custos.
- Otimização do trabalho dos funcionários.
- Aumento da produtividade.
- Redução de erros.
- Automatização de avisos.
- Conformidade com as políticas de viagem da empresa.
- Controle da saúde financeira.
- Simplificação dos processos contábeis.
- Facilitação do trabalho remoto e compras em viagens de negócios.
- Aumento da satisfação dos trabalhadores.
Existem soluções que incluem funcionalidades adicionais que trazem ainda mais benefícios. No caso da Tickelia, a plataforma possui fluxos de aprovação multinível, solicitação de recursos em mobilidade, gestão de adiantamentos e até mesmo um cartão Visa Tickelia com requisitos e limites totalmente personalizáveis para garantir o cumprimento da política de despesas da empresa, entre muitas outras vantagens.
3. Como a automatização na gestão de despesas pode beneficiar a sua empresa?
Com a utilização de um software para automatização da gestão de despesas, os processos e as rotinas da empresa mudam de forma significativa. Mas, como afeta cada departamento da empresa?
3.1 Benefícios da automatização na gestão de despesas para o Diretor Financeiro
O Diretor Financeiro ou CFO é responsável pela administração eficaz dos recursos da empresa. Suas tarefas envolvem todo tipo de gestão financeira, como controle contábil, tesouraria e análise de despesas e receitas.
O trabalho do CFO torna-se um pouco mais fácil com um programa de gestão de despesas corporativas. Com a Tickelia, o CFO pode criar relatórios de despesas em minutos, sincronizar os dados diretamente com o ERP da empresa e reduzir em 75% o tempo dedicado à gestão de despesas e viagens corporativas. Certamente, a automatização ajuda a eliminar os erros comuns da gestão manual e a ter um controle total das transações financeiras dentro da empresa, detectando automaticamente casos de fraude interna.
3.2 Benefícios da automatização na gestão de despesas para o gerente de viagens
O gerente de viagens (ou travel manager) é a pessoa encarregada de organizar viagens de negócios, negociar com fornecedores, revisar políticas de despesas em viagens, fazer reservas, controlar a gestão de despesas e orientar os funcionários antes das viagens. É uma figura essencial em empresas com projeção nacional e internacional.
A Tickelia é uma ferramenta crucial para o gerente de viagens, que atende todas as suas necessidades e facilita o seu dia-a-dia. Por meio da solução, é possível simplificar inúmeras tarefas como configurar um fluxo de aprovação multinível para gerenciar apenas despesas e/ou solicitações de recursos aprovadas pelos responsáveis, analisar o custo total de cada viagem, conceder adiantamentos para despesas de viagem ou lidar com imprevistos e cancelamentos.
3.3 Benefícios da automatização na gestão de despesas para o Dpto de Contabilidade
A responsabilidade principal do contador é registrar todas as operações financeiras realizadas na empresa. Ou seja, contabilizar despesas e receitas, controlar a legalidade, preparar auditorias, etc. Realizar manualmente todas essas funções é praticamente impossível e, com frequência, resulta em erros ou descuidos.
Contar com a ajuda de programas específicos para a gestão de despesas, como a Tickelia, reduz consideravelmente a carga administrativa do departamento de contabilidade. Além disso, com a Tickelia, os dados são incorporados diretamente no ERP da empresa, sem que seja necessário inseri-los manualmente. Além disso, a automatização também permite uma reconciliação muito mais ágil, simples e eficaz das contas de despesas.
3.4 Benefícios da automatização na gestão de despesas para funcionários em mobilidade
O dia-a-dia dos trabalhadores em mobilidade da empresa também melhora com os benefícios proporcionados por uma solução de automatização na gestão de despesas. Em primeiro lugar, podem abandonar as tarefas mais tediosas e repetitivas, como submeter dados de recibos usando uma planilha de Excel. Declarar despesas torna-se mais fácil do que nunca: basta tirar uma foto ao recibo ou à fatura com o telemóvel para que o programa faça tudo de forma automática.
O cálculo de quilómetros rodados e das ajudas de custo também fica mais fácil. A Tickelia disponibiliza ainda cartões corporativos que podem ser utilizados durante as viagens para realizar pagamentos. Dessa forma, o trabalhador não deverá adiantar dinheiro do próprio bolso.
4. Por que integrar uma solução de automatização de despesas na sua empresa?
Em conclusão, um software que permite automatizar a gestão de despesas e processos relacionados dentro duma empresa serve para transformar completamente as regras do jogo. Assim, a empresa ganha eficiência e tira o máximo proveito dos recursos, libertando os colaboradores para realizar tarefas que gerem mais valor para a companhia.
Além disso, a Tickelia alivia a carga de trabalho em 90% dos departamentos da empresa, uma vez que quase todas as áreas estão envolvidas na gestão de despesas e, muitos trabalhadores, precisam submeter despesas diariamente que devem ser revisadas, autorizadas e processadas.
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