Existen otros métodos para hacer la gestión de gastos más eficientes que con excel

Dizer adeus à gestão de despesas Excel

As notas de despesas são uma fonte de grande valor para uma empresa se forem analisadas correctamente, mas também podem ser um sinal de improdutividade devido ao tempo que um trabalhador gasta nesta tarefa. É por isso que, actualmente, existem empresas que apostam em ferramentas que lhes permitem automatizar este tedioso processo.

1. O que é uma nota de despesa?

Uma nota de despesas é um documento em que o funcionário regista as suas despesas incorridas em relação à sua actividade profissional. Por exemplo, um empregado terá de preencher uma nota de despesas se tiver uma viagem de negócios; esta nota de despesas terá de registar alojamento, subsídios e despesas de viagem.

Em muitos casos, são os empregados que têm de pagar todas estas despesas do seu próprio bolso e, uma vez preenchida a nota de despesas e verificada pelo departamento administrativo, a empresa procede ao reembolso do montante incorrido pelo empregado.

Ao comunicar as despesas desta forma, o funcionário deve guardar e apresentar cada um dos recibos correspondentes para que os seus colegas administrativos possam verificar as despesas efectuadas. Sem esta prova, a empresa não poderá reembolsar o funcionário que viaja.

Para além disso, o processo de comunicação apresentado acima pode levar a um aumento da fraude interna por parte dos empregados, uma vez que estes podem, intencionalmente ou não, inflacionar a nota de despesas e fazer com que a empresa lhes reembolse mais dinheiro do que aquele que colocaram.

Tradicionalmente, as notas de despesas eram feitas à mão ou utilizando um documento Excel. Contudo, há empresas que já estão a optar por ferramentas tecnológicas inovadoras que são capazes de digitalizar todo o processo: desde o relatório de despesas até à contabilidade.

1.1 Como fazer uma nota de despesa?

As notas de despesas são geralmente geridas pelo departamento de contabilidade, que define frequentemente o formato, o processo e a informação necessária a ser incluída em cada uma delas para justificar as despesas reportadas.


Até agora, a prática mais comum nas empresas era que os empregados que queriam reportar uma despesa passassem mais de 20 minutos a preencher manualmente um documento Excel. Esta prática, além de consumir uma grande parte do dia de trabalho do empregado, pode também desencadear uma série de erros resultantes da introdução manual de dados, tais como digitar o montante incorrectamente ou introduzi-lo em duplicado, encorajando assim a fraude interna dentro da empresa.

 Além disso, embora o preenchimento de uma nota de despesas em Excel seja considerado digital, a realidade é que os funcionários devem ainda manter recibos e facturas em papel e submetê-los ao departamento de contabilidade para controlo, pelo que não é realmente assim tão simples.

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1.2 Que informações deve conter uma nota de despesas?

Quando o empregado preenche uma nota de despesas, é essencial que inclua as seguintes informações:

  • Conceito de despesa.
  • Nome do fornecedor.
  • Montante total realizado.
  • Data da transacção.
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Como regra geral, estes são os detalhes essenciais que devem ser incluídos numa nota de despesas, mas cada empresa, dependendo da sua política de despesas, pode exigir que sejam acrescentadas informações adicionais, a fim de obter um melhor controlo das despesas ao verificá-las e reembolsá-las.

1.3 Quais são as despesas mais frequentes?

Uma nota de despesas deve conter as despesas incorridas pelo empregado como resultado da sua actividade profissional. A lista pode parecer longa, mas basicamente as despesas de negócios mais comuns são geralmente as efectuadas para viagens de negócios, tais como alojamento, transferências, estacionamento, gasolina, refeições e bilhetes ou acreditação para eventos.

2. Notas de despesas em Excel: Dizer adeus ao método tradicional

A gestão das despesas empresariais utilizando o método tradicional numa nota de despesas Excel leva a erros importantes para as empresas, tanto na preparação do relatório como na revisão subsequente. O futuro das notas de despesa não está no documento Excel, mas sim num processo totalmente automatizado.

O documento Excel é sem dúvida a ferramenta mais amplamente utilizada pelas organizações para gerir as despesas empresariais. Este método tradicional trouxe vantagens às empresas, mas também desvantagens. Algumas das desvantagens mais importantes são a falta de flexibilidade do documento, uma vez que os montantes e descrições têm de ser introduzidos manualmente, e o facto de este tipo de nota de despesas não integrar o sistema contabilístico da empresa.

Embora este tipo de documento seja digital, não é um processo automático; o funcionário deve introduzir os dados manualmente para poder gerir as despesas. Além disso, o funcionário deve entregar os recibos originais ao supervisor para os verificar um a um, o que frequentemente conduz a erros. Portanto, a automatização deste processo moroso é a solução para aumentar a produtividade das empresas em termos de gestão de despesas.

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2.1 Quanto tempo leva um trabalhador a preencher os pedidos de reembolso de despesas?

Após o regresso de uma viagem de negócios, os empregados demoram, em média, cerca de 20 minutos a preencher manualmente os relatórios de despesas. Não só têm de gastar o seu tempo de trabalho neste processo, como também envolve outros empregados que revêem todo o processo e finalmente assinam o mesmo.

É importante lembrar que o processo manual de declaração de despesas de viagem de negócios não consiste apenas em solicitar e guardar facturas, mas também envolve o departamento de contabilidade da empresa, que terá de rever e verificar as despesas e introduzir manualmente todos os itens no sistema antes de reembolsar o dinheiro.

Tickelia - Dizer adeus à gestão de despesas Excel

3. Os benefícios da gestão das despesas digitalizadas

A gestão manual das despesas comerciais pode ser demorada tanto para o funcionário móvel como para o departamento administrativo. Por esta razão, vejamos as vantagens da gestão automatizada das despesas:

  • Conformidade com a política de despesas: Ter uma ferramenta tecnológica que automatize totalmente o processo de gestão de despesas empresariais permite a adopção de mecanismos para detectar rapidamente se o funcionário está a cumprir a política de despesas estipulada.

  • Simplificação do processo de aprovação: A gestão manual das despesas significa que os gestores têm de validar manualmente as despesas efectuadas pelo funcionário, gastando uma grande parte do seu dia de trabalho com esta questão. Com um processo automatizado, a aprovação das despesas é simplificada e é capaz de detectar rápida e rapidamente despesas indevidas ou duplicadas.

  • Maior controlo: Uma ferramenta que digitaliza totalmente a gestão das despesas comerciais dá à empresa visibilidade e controlo sobre as despesas incorridas pelos seus empregados em tempo real.

  • Vantagem competitiva: Uma empresa com um processo de gestão digitalizado e dados em tempo real pode melhorar a sua tomada de decisões, o que é muito mais difícil para as empresas que seguem uma abordagem manual.

  • Melhoria da produtividade: Não se perde mais tempo a preencher relatórios de despesas à mão! Com um sistema digitalizado de gestão de despesas empresariais, os empregados podem passar os seus dias de trabalho no seu trabalho real e em tarefas que acrescentam valor à empresa.

  • Informação mais protegida e segura: A automatização da gestão de despesas implica também a digitalização de facturas, pelo que a empresa deixará de ter de dedicar espaço físico ao arquivo de documentos que, com o tempo, estão destinados a deteriorar-se ou a perder-se.
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Além disso, é aconselhável que as informações ou dados contabilísticos mais relevantes sejam digitalizados e acessíveis para que, quando o departamento de contabilidade precisar, não tenha de perder tempo em gabinetes de arquivo tradicionais. Com a informação na nuvem, é essencial que a empresa disponha de um bom sistema de segurança para lhe dar paz de espírito de que a sua documentação é segura.

  • Adeus ao papel: Digitalizar o processo de gestão de despesas significa finalmente ficar sem papel. Os empregados já não terão de guardar recibos e facturas, desde que a ferramenta tecnológica escolhida pela empresa seja aprovada pela Agência Fiscal.

  • Acesso remoto: Uma das grandes vantagens de automatizar a gestão das despesas comerciais é que não é necessário estar no escritório para levar a cabo o processo. Além disso, existem soluções inovadoras que têm uma aplicação móvel para que a gestão possa ser acedida a partir de qualquer lugar.
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4. Como realizar uma gestão automatizada das notas de despesa?

Portanto, temos de nos despedir das notas de despesa baseadas em Excel e saudar as novas notas de despesa automatizadas. Mas o que nos trazem estas novas notas de despesas?

Em primeiro lugar, as reclamações de despesas automatizadas são mais flexíveis, uma vez que se adaptam às necessidades das empresas e dos seus empregados.

Em segundo lugar, o processo será digital e automático. Desde a captura do recibo com o smartphone, até à preparação dos relatórios, incluindo a revisão, validação, liquidação e integração no sistema contabilístico da organização através de qualquer ERP. Da mesma forma, se a plataforma que automatiza o processo for certificada pela Agência Fiscal, os recibos em papel serão descartados.

Soluções como a Tickelia automatizam a gestão das despesas de viagem e estadia de uma forma ágil e dinâmica com apenas algumas fotografias e alguns cliques, e a partir de uma plataforma única que está ligada ao sistema de gestão empresarial ou ERP da empresa.

É importante notar que com um software de notas de despesa como o Tickelia, para além de poder manter o controlo total das despesas de viagem, uma vez que é feito digitalmente, dispensa papel e tarefas manuais.

Desta forma, trabalhar com uma solução flexível e intuitiva que automatiza totalmente o processo de gestão de despesas empresariais poupa tempo e dinheiro às empresas.

Tudo isto, com a tranquilidade de saber que é aprovado pela Agência Fiscal de vários países, de modo a que as despesas declaradas tenham a mesma validade legal que o original em papel.

Além disso, a Tickelia também oferece o seu próprio método de pagamento inteligente: cartões Visa Tickelia. Com estes cartões, o processo de gestão de despesas torna-se ainda mais fácil. Uma vez efectuado o pagamento com os nossos cartões, o funcionário recebe uma notificação push através da aplicação para comunicar imediatamente a despesa. Desta forma, o relatório é registado assim que o pagamento é efectuado, tornando o processo de gestão para o departamento financeiro mais rápido e simples.

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Bea Naveros
Redatora de conteúdo na Inology. Licenciada em Publicidade e Relações Públicas pela Universitat Autònoma de Barcelona.
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