Que critérios utilizam as empresas para fixar as taxas de quilometragem para as viagens de negócios?

Quando falamos de viagens de negócios, pensamos normalmente num executivo de fato e pasta num avião. No entanto, muitos empregados fazem as suas viagens de negócios no seu próprio carro. Nestes casos, em vez de pagarem o custo do bilhete, as empresas têm de pagar ao empregado a quilometragem das viagens de negócios. Mas como é que as empresas determinam a taxa de quilometragem?

1. O que é a quilometragem?

Em termos simples, a quilometragem é uma distância em quilómetros. Se nos limitarmos às viagens de negócios, a quilometragem (ou melhor, a taxa de quilometragem) é uma taxa que as empresas pagam aos trabalhadores que têm de realizar uma viagem de negócios no seu automóvel particular.

Por conseguinte, a taxa de quilometragem é uma compensação paga pela empresa pelos custos decorrentes da utilização de um automóvel. Por outras palavras, não cobre apenas o combustível, mas tem de incluir também impostos, desgaste, seguro, etc.

Para fixar a taxa de quilometragem, devem ser tidos em conta vários fatores: a política laboral da empresa, a convenção coletiva de trabalho aplicável e a legislação. Além disso, são também tidas em conta outras circunstâncias, como a antiguidade do trabalhador ou o sector de atividade.

Basicamente, para fixar a taxa de quilometragem, é necessário calcular o custo de cada quilómetro percorrido com o veículo do trabalhador. Mas, como é óbvio, nem sempre é fácil, sobretudo tendo em conta o cenário de inflação galopante e de aumento do custo dos combustíveis que temos vindo a viver nos últimos anos.

2. Que despesas são cobertas pelas despesas de quilometragem em deslocações profissionais?

As despesas relacionadas com a quilometragem têm de cobrir o desgaste e o consumo do veículo durante a deslocação profissional efetuada pelo trabalhador. Estas despesas incluem o seguinte:

• Combustível: A despesa mais elevada do preço da quilometragem, que pode chegar a 60% do montante.
• Desgaste e avarias do veículo: Inclui os pneus, o óleo, a deterioração das peças, etc.
• Seguro automóvel: Inclui a parte proporcional da apólice de seguro do veículo.
• Impostos: Inclui a parte proporcional dos impostos pagos pelo proprietário do veículo, como o imposto de circulação e o imposto de registo.

2.1 Que despesas não são cobertas pela quilometragem?

No entanto, nem todas as despesas relacionadas com as deslocações profissionais estão incluídas na taxa de quilometragem. Obviamente, se o trabalhador cometer uma infração e for multado, terá de a pagar do seu próprio bolso.

Outras despesas que não são cobertas pela taxa de quilometragem são as portagens e os custos de estacionamento. Isto não significa que a entidade patronal não tenha de as compensar, mas são outros elementos que o trabalhador tem de acrescentar à sua declaração de despesas. A este respeito, a maioria das empresas exige que o trabalhador apresente documentos comprovativos ou faturas.

2.2 Diferença entre despesas de quilometragem e subsídios de transporte

Como já vimos, as despesas de quilometragem são as relacionadas com uma deslocação profissional efetuada pelo trabalhador no seu veículo particular. Mas não devem ser confundidas com os subsídios de transporte, embora a diferença possa por vezes parecer ténue.

Os subsídios de transporte são um tipo de incentivo económico que a empresa concede aos trabalhadores pelas despesas decorrentes das deslocações entre o domicílio e o local de trabalho. O montante é determinado na convenção coletiva (desde que a empresa aprove o incentivo).

3. Como definir as taxas de quilometragem para as viagens de negócios em 2023

Em Portugal, existem tabelas de ajudas de custo, no setor público, que são usadas como referência por todas as entidades profissionais. Os quantitativos dos subsídios de transporte a que se refere o artigo 38.º do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, estabelecidos pela Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, são os seguintes:

a) Transporte em automóvel próprio – (euro) 0,40 por quilómetro;

b) Transporte em veículos adstritos a carreiras de serviço público – (euro) 0,12 por quilómetro;

c) Transporte em automóvel de aluguer:

i) Um trabalhador – (euro) 0,38 por quilómetro;

ii) Trabalhadores transportados em comum:

1) Dois trabalhadores – (euro) 0,16 cada um por quilómetro;

2) Três ou mais trabalhadores – (euro) 0,12 cada um por quilómetro.

d) Transporte em veículo motorizado não automóvel * – (euro) 0,16 por quilómetro.

No entanto, as políticas da empresa não devem apenas definir os montantes a pagar. É igualmente necessário especificar a forma como são justificados, os limites da despesa e as condições de reembolso.

4. Como gerir eficazmente as despesas de quilometragem

Independentemente do montante que decida cobrar pela quilometragem na sua empresa, é essencial um controlo preciso e eficiente das despesas. Um programa de gestão de despesas é a solução ideal.

E se este também tiver funções especialmente concebidas para as viagens de negócios, melhor ainda. Tickelia é um programa de gestão de relatórios de despesas e viagens de negócios que automatiza e digitaliza todo o processo através de funcionalidades específicas, como por exemplo

• Configuração de trajetos pré-definidos.
• Cálculo automático dos quilómetros percorridos.
• Integração com o Google Maps na App para indicar o ponto de origem e de destino no trajeto.

Através do software da Tickelia, a gestão é simplificada tanto para a própria empresa como para os colaboradores, que também podem fazer um pedido antecipado de despesas de deslocação através da aplicação móvel (disponível para iOS e Android). Gerir as despesas de deslocações profissionais nunca foi tão fácil. Solicite hoje mesmo a sua demonstração e descubra todas as vantagens que a Tickelia coloca ao seu alcance.