A fraude de despesas internas é uma história sem fim, especialmente se a empresa persistir na implementação de processos manuais de gestão de despesas. No entanto, é possível minimizar este problema ao utilizar ferramentas adequadas e ao conhecer quais são os tipos de despesas mais propensos a serem sobrestimados ou mesmo falsificados.
Tabela de conteúdos
1. O que é a fraude interna?
A ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) define fraude interna como “a utilização da própria ocupação ou emprego para enriquecimento pessoal através da utilização ou aplicação indevida deliberada dos recursos ou ativos da organização“. Em suma, referimo-nos à fraude interna quando um funcionário executa um conjunto de ações que lhe permite inflacionar mais ou menos a conta de despesas, conseguindo assim que a empresa lhe pague mais dinheiro do que aquele a que tem direito.
Alguns exemplos de fraude interna seriam o envio de recibos duplicados para a mesma despesa, aumentando o valor da mesma, incluindo gorjetas que não foram deixadas, inflacionando os custos com quilómetros ao fazer desvios durante a viagem, trocando um recibo com um colega, entre outros.
Portanto, se os funcionários preencherem notas de despesas em documentos Excel, colocarem dinheiro do seu bolso que a empresa tem de reembolsar e a companhia continuar a realizar a gestão manual de despesas, é essencial ter mecanismos de controlo e monitorização para detetar tais itens inflacionados ou em excesso. Isso torna-se ainda mais relevante, pois a gestão tradicional manual das despesas dificulta ainda mais a deteção da fraude.
2. Que tipos de fraude interna são os mais frequentes nas empresas?
Como a fraude interna é uma ocorrência comum na grande maioria das empresas, cada vez mais empresas estão a implementar controlos internos para detetar e minimizar o seu impacto.
De acordo com relatórios do Instituto de Auditores Internos, metade das fraudes cometidas nas empresas são detetadas através de auditorias internas, pelo que a existência de sistemas para avaliar e controlar as despesas empresariais pode ajudar a prevenir e reduzir as oportunidades de fraude interna por parte dos funcionários.
Mas quais são os tipos mais comuns de fraude interna?
- Declarar despesas que não coincidam com as datas apresentadas. Este é o tipo mais comum de fraude interna. Baseia-se na declaração de uma despesa que não corresponde à data especificada na nota de despesa, ou seja: uma despesa antiga é passada como uma despesa nova.
- Relatar a mesma despesa mais do que uma vez. Trata-se da apresentação da mesma despesa várias vezes, utilizando o mesmo documento justificativo.
- Manipular o recibo editando as informações apresentadas sobre as despesas.
Ser capaz de prevenir este tipo de fraude interna não só poupa as perdas financeiras da empresa, como também protege a imagem da empresa e a relação laboral entre os funcionários.
3. Como minimizar o risco de fraude interna nas declarações de despesas?
Uma das oportunidades de fraude interna nas empresas é quando é iniciado o processo de pedido de reembolso das despesas empresariais incorridas pelos funcionários. Este pedido é geralmente feito de forma manual através de notas de despesas escritas num documento Excel, o que, além de facilitar a fraude interna, leva a uma grande perda de tempo para os funcionários.
Para reduzir o risco de cometer fraude interna através de notas de despesas, as empresas podem:
- Estipular uma política de despesas da empresa para que os funcionários saibam que tipos de despesas podem efetuar e em que condições.
- Acordar regras de reembolso e comunicá-las a todos os funcionários.
- Solicitar a entrega de comprovativos de pagamento de cada uma das notas de despesa.
- Utilizar cartões empresariais que facilitem o pagamento e o controlo das despesas pela empresa.
4. Em que tipos de despesas é necessário estar mais vigilante para detetar fraudes internas?
Há diferentes tipos de despesas que são responsáveis por perdas consideráveis de dinheiro devido a fraude interna:
4.1 Despesas fictícias
Estas despesas são as relacionadas com falsos recibos de compras que são reportadas, mas realmente nunca foram efetuadas.
4.2 Mais de um reembolso
Esta situação ocorre quando um funcionário tem mais de uma forma de comunicar a documentação, dado que, neste caso, pode ser feita uma tentativa de comunicar o recibo mais de uma vez.
4.3 Despesas pessoais
Como o nome sugere, trata-se de despesas pessoais que o funcionário faz passar como despesas empresariais. Se as entradas forem verificadas cuidadosamente, este é um dos tipos de despesas que podem ser mais fáceis de detetar, mesmo que o funcionário tente relacionar a compra com uma atividade empresarial.
4.4 Despesas sobrestimadas
As fraudes efetuadas por este tipo de despesas ocorrem quando o funcionário inflaciona uma fatura, quer a despesa tenha sido realizada ou não. Por exemplo, este tipo de despesa incluiria uma refeição de negócios por 100 EUR quando o limite é de 70 EUR ou quando é declarado na fatura que foi dada uma gorjeta, mas, na realidade, esta ação não teve lugar.
5. Como evitar a fraude interna na gestão de faturas?
Antes de pagar qualquer fatura da empresa, o departamento de contabilidade e finanças deve validá-las e certificar-se de que todos os dados estão corretos. Para tal, as empresas precisam de estabelecer fluxos e processos bem definidos de aprovação de faturas.
Além disso, tal como muitas empresas educam os seus funcionários sobre esquemas online, tais como phishing ou malware, é importante que também forneçam diretrizes sobre como detetar possíveis fraudes nas faturas, especialmente as que chegam por correio eletrónico.
A melhor e mais eficiente forma de gerir as faturas das empresas e reduzir a fraude é ter uma ferramenta tecnológica e inovadora que seja capaz de automatizar todo o fluxo de gestão de faturas, desde a emissão à cobrança. Além disso, com este tipo de solução, a empresa poderá obter processos de gestão de despesas empresariais eficientes e digitalizados e assim obter um maior controlo e visibilidade sobre as despesas efetuadas pelos funcionários.
6. Quais são as consequências da fraude interna na sua empresa?
Os funcionários que cometem fraude interna nem sempre o fazem de forma intencional, mas muitas vezes trata-se simplesmente de um incumprimento acidental das políticas de despesas da empresa. No entanto, as consequências para a organização são igualmente prejudiciais:
6.1 Perda de eficiência
A fraude interna traduz-se anualmente em grandes perdas financeiras para a empresa, o que afeta os seus investimentos para melhorar o seu desempenho.
6.2 Deterioração da reputação da empresa
Se a fraude interna pode, por si só, conduzir a disputas internas entre funcionários e fomentar um mau ambiente de trabalho, os danos podem ultrapassar a esfera interna, colocando em evidência a reputação da empresa aos olhos dos clientes e concorrentes.
6.3 Diminuição da fiabilidade
Se uma empresa é afetada por uma fraude interna, isto tem um impacto na tomada de decisões da companhia, uma vez que os dados em que baseia as suas escolhas não são 100% fiáveis. Como resultado, as decisões tomadas podem não ser exatamente as mais corretas ou as que melhor se adaptam à organização.
Além disso, é importante salientar que as empresas são obrigadas a tomar medidas contra este tipo de fraude e dedicar parte do seu orçamento a mecanismos, ferramentas e processos de deteção que lhes permitam combatê-la e minimizá-la tanto quanto possível, a fim de ter um menor impacto.
7. O perigo de fraude interna: para além das perdas financeiras
De acordo com um dos últimos inquéritos realizados pelo Instituto de Auditores Internos, 41% das empresas participantes não realizam trabalho de supervisão ou testes automatizados para a deteção de fraude interna, contra 32% que admitem incorporar tarefas dedicadas à sua deteção.
A implementação de processos e técnicas para detetar a fraude interna é essencial para que a organização não continue a perder uma grande parte do seu capital anual para este tipo de fraude. No entanto, muitas empresas ainda não estão cientes de que o perigo de fraude interna vai para além da perda financeira.
Embora perder dinheiro seja aquilo com que uma empresa possa estar mais preocupada em primeira instância, há um ativo que pode ser ainda mais importante: a informação. A fraude interna pode muitas vezes ser cometida com informação da empresa.
Nestes casos, pode haver duas maneiras de agir: pelo próprio funcionário da empresa (e é por isso que ainda nos referiríamos a este caso como “frade interna”, mesmo que não tenha conotações económicas) ou por um ataque de software malicioso que pode extrair dados fundamentais e confidenciais da empresa. Estes furtos de informação podem também resultar no pagamento de um valor monetário, uma vez que é comum que a organização seja chantageada para recuperar a sua informação.
No entanto, uma vez ocorrida uma fuga de informação ou dados essenciais para o desenvolvimento da atividade económica da empresa, não há volta a dar. Por este motivo, é muito importante que as empresas estejam conscientes deste tipo de fraude e invistam em segurança, bem como em formar os colaboradores, sensibilizando-os para a importância da sua responsabilidade e confidencialidade.
8. É possível acabar com a fraude interna?
Embora seja muito complicado eliminar completamente a fraude interna, a empresa permanecerá em risco enquanto continuar a depender de processos de gestão manual de despesas. Portanto, dispor de uma ferramenta que automatize toda esta gestão e permita seguir fielmente as políticas de despesas, pode ajudar a minimizar este tipo de fraude de forma significativa.
A Tickelia é uma solução para a gestão de notas de despesas e viagens da empresa que integra o processo de gestão sem a necessidade de papel, tarefas manuais, perda de tempo e possível fraude. A Tickelia inclui uma funcionalidade de aprovação personalizável que permite à organização estabelecer fluxos de aprovação a vários níveis, com base em variáveis como estrutura organizacional ou conceitos analíticos. Com esta funcionalidade, a empresa pode controlar a sua política de despesas, a comunicação de despesas em feriados com base no horário de trabalho do pessoal e minimizar, desta forma, a fraude em comunicação de despesas duplicadas.
