Quando falamos da gestão de despesas de viagens da empresa, é comum pensarmos que este tipo de gastos são despesas extras para as empresas, mas a realidade é que as viagens de negócios são muito necessárias em alguns setores, e uma grande quantidade de receitas anuais depende disso. Neste artigo, analisaremos alguns aspetos essenciais para uma gestão eficiente e optimizadas das despesas das viagens.
Tabela de conteúdos
1. Como otimizar a gestão de gastos de viagens das empresas?
Para um crescimento económico empresarial adequado, é necessário gerir corretamente as despesas porque, por mais estáveis que sejam as receitas, uma má gestão pode causar surpresas desagradáveis a longo prazo. É importante concentrar-se não só nas despesas de compras corporativas, mas também noutras despesas, tais como as que proveem das viagens de negócios.
Alguns aspetos a ter em conta para uma boa otimização na gestão de despesas de viagens da empresa são os seguintes:
- Detalhe um orçamento com antecedência: Se o objetivo é reduzir custos desnecessários de uma viagem de negócios, um orçamento detalhado pode ser a chave. É importante não só ter uma ideia geral das despesas que são incorridas, mas também avaliar ações, decisões e analisar os resultados.
- Implemente uma política de despesas: Juntamente com o orçamento, esta medida pode salvar tanto o viajante como a empresa de imprevistos que podem levar a mais um gasto extra desnecessário. Por esta razão, é importante manter a política de despesas estabelecida pela mesma e assegurar que esta seja devidamente aplicada.
- Avalie as despesas: Após elaborar um orçamento detalhado com todos os gastos que a viagem de negócios implicará, é essencial revê-lo e compreender a origem e função de cada despesa, para verificar se tudo o que consta no orçamento é essencial. Caso contrário, a empresa pode estar a incorrer em gastos que poderia evitar.
- Digitalização de documentos e processos: Para poupar tempo tanto à empresa como aos funcionários, são necessárias ferramentas que permitam automatizar e simplificar o processo de gestão de gastos com viagens de negócios. Em média, os funcionários levam 20 minutos a preencher manualmente as folhas de despesas, para não mencionar os entediantes processos enfrentados pelo departamento de contabilidade e finanças.
2. Como gerir corretamente os gastos das viagens de negócios?
Todas as empresas devem ter um plano de viagens bem desenvolvido. Mas como é que as despesas de viagens de negócios podem ser geridas eficientemente? O plano deve especificar o tipo de viagem a efetuar, bem como uma aproximação dos custos de cada uma delas. As empresas tendem a distinguir entre as que viajam a nível interno e as que viajam para o estrangeiro, pelo que as abordagens às viagens serão diferentes.
2.1 Elementos-chave da gestão de gastos das viagens da empresa
Um dos pontos mais importantes a ter em conta na gestão dos gastos de viagens de negócios é o tipo de pessoal que irá viajar.
De forma geral, os funcionários que estão mais diretamente envolvidos com a empresa serão os que mais viajarão e, ocasionalmente, poderão ser acompanhados por algum funcionário para prestar apoio. No entanto, é importante evitar viajar com mais pessoas do que as que não são essenciais.
Outro ponto não menos importante são as despesas relacionadas com a viagem, uma vez que as despesas que a empresa está disposta a assumir devem ser claramente especificadas e comunicadas de uma forma clara e direta aos seus funcionários. Isto evita mal-entendidos e interpretações erradas.
Por outro lado, e este ponto será discutido em pormenor mais adiante, é prudente que a empresa tenha um plano de contingência no caso do funcionário se encontrar em situações imprevistas e não poder consultar imediatamente o seu supervisor sobre o processo a seguir na sua gestão das despesas de viagem de negócios. Além disso, os funcionários em viagem devem estar tão informados quanto possível sobre a ação que a empresa espera deles em qualquer momento.
E finalmente, deve haver um processo eficiente e ágil para gerir as despesas de viagem. As famosas folhas de cálculo Excel deram lugar a outras ferramentas com tecnologia que facilita todos estes procedimentos, reduzindo tempo, processos, eliminando papel e gerindo tudo a partir de uma única plataforma.
3. Como melhorar a comunicação nas políticas de viagens das empresas?
O objetivo principal das empresas é melhorar a eficiência dos seus processos de gestão das despesas de viagem. Devido à recessão económica, as empresas estão à procura de novos recursos para tornar os processos mais rentáveis e poupar custos de forma direta.
As viagens empresariais aumentaram para a procura de novos negócios, e é por isso que as organizações precisam de melhorar as políticas de viagens empresariais.
Para otimizar a eficiência, o desempenho e a produtividade empresarial, as tarefas manuais, baseadas em papel, são substituídas por tarefas digitais e automação, poupando tempo e dinheiro.
A automatização proporciona grandes benefícios à empresa, reduzindo tempo e custos. Mas as vantagens deste processo não só beneficiam a transformação do papel em ficheiros digitais, como também ajudam a implementar políticas eficazes de despesas de viagem na empresa e a tornar-se um canal de comunicação útil e prático para a empresa.
As políticas de gastos de viagens devem ser definidas para evitar o desequilíbrio do orçamento na gestão das despesas de viagem. Os limites máximos de subsídios de estadia, despesas não reembolsáveis ou formas de justificação de despesas, entre outros aspetos, devem ser tidos em conta.
4. Como evitar o desequilíbrio dos orçamentos das empresas na gestão das despesas de viagem?
Um sintoma positivo para as empresas é terem os seus funcionários em movimento, pois significa que estão em sintonia com uma economia cada vez mais dinâmica e globalizada, onde é essencial procurar novos mercados para criar novos negócios. Por esta razão, as empresas devem ter um sistema de gestão de despesas de viagem cuidadosamente calculado, porque se não o fizerem bem, pode desequilibrar o orçamento da organização e pode acabar por se arruinar.
As despesas de viagem das empresas podem ser controladas eficientemente para se obter a sua máxima rentabilidade. Em primeiro lugar, para ser benéfico, é necessário elaborar e definir políticas de despesas de viagem de empresas. Estas são as diretrizes da empresa para lidar com as despesas dos seus funcionários quando estes se deslocam. Estas políticas devem ser rigorosas e exaustivas, tendo em conta diferentes questões e detalhando-as de forma sintetizada. É necessário especificar como recolher recibos ou comprovativos, os itens pelos quais a empresa é responsável e os que não o são, os limites máximos de despesas para cada item, a política de quilometragem e determinar as despesas de apresentação.
Uma vez definidas as políticas de viagem, cada funcionário está ciente das regras. Contudo, seja por descuido ou intencionalmente, ocorrem fraudes internas nas despesas de viagem que são prejudiciais para a organização. Conseguinte, é essencial controlar todo o tipo de situações, uma vez que isto pode levar a perdas significativas para a organização e pode também gerar um mau ambiente de trabalho devido à desconfiança entre o funcionário e a empresa.
Na próxima secção, analisaremos como lidar com a fraude interna na gestão das despesas de viagem das empresas, mas, como uma antecipação, a fraude pode ser eficazmente combatida através de políticas de despesas especificamente detalhadas. Os funcionários devem estar sempre devidamente informados, e os funcionários devem ser monitorizados e controlados numa base contínua.
Outro aspeto que pode evitar um desequilíbrio orçamental na gestão dos gastos de viagem é a recuperação do IVA nas viagens de negócios.
Tal como no caso da fraude, este aspeto será discutido mais adiante, mas é de salientar que o fator económico é importante, uma vez que é o fator mais direto e quantificável. O IVA incorrido em atividades empresariais pode ser deduzido do IVA cobrado pela empresa, resultando num montante inferior a ser pago às autoridades fiscais.
Nas empresas onde as viagens de negócios dos funcionários são constantes, o montante da redução fiscal é muito importante, pois ajuda a equilibrar orçamentos e a ganhar mais rentabilidade empresarial.
5. Como evitar a fraude nas viagens de negócios?
Como vimos anteriormente, quando se trabalha numa empresa onde os funcionários têm de se deslocar regularmente, é bem possível que surjam situações em que o dinheiro é gasto de forma inadequada.
Para evitar este tipo de situação, deve haver uma pessoa responsável que controla, supervisiona e aprova as despesas que são geradas. Além disso, esta tarefa é absolutamente necessária em qualquer gestão de despesas de viagem e para despesas em geral, mas, no entanto, é um processo complexo, fastidioso e pesado.
Para tornar este processo fácil e eficaz, damos-lhe 4 dicas para gerir e organizar estas despesas:
- Criar uma política de despesas da empresa simples e adequada a todos os funcionários. Esta política de despesas, como vimos nos pontos anteriores, deve ser enviada a todo o pessoal da empresa por correio eletrónico, por exemplo, ou afixada algures no escritório que seja acessível a todos os funcionários.
- Rever cuidadosamente as notas de despesas. A pessoa responsável deve rever devidamente todas as despesas incorridas, não ignorando quaisquer despesas incorretas, porque, se algum funcionário notar isto, provavelmente relaxará e não cumprirá as políticas de despesas da empresa.
- Utilizar ferramentas apropriadas para gerir as despesas de viagem. Todo o processo discutido nos pontos anteriores pode ser facilitado através da utilização de ferramentas para racionalizar a gestão das despesas. A automatização deste processo aumenta a eficácia e a produtividade.
6. Existem benefícios na recuperação do IVA nas viagens de negócios?
Nas seções anteriores, vimos alguns métodos de controlo para a gestão das despesas de viagem. Um deles é a recuperação do IVA em tais viagens.
Existem vários benefícios e vantagens nos processos de retificação para a recuperação do IVA em viagens de negócios. Estes não só têm um impacto económico, como também permitem manter um controlo operacional dos funcionários, melhorar os processos organizacionais ou identificar erros no funcionamento das ações.
O benefício económico da recuperação do IVA é um fator importante, uma vez que é o mais direto e quantificável. O IVA suportado nas atividades empresariais pode ser deduzido do IVA suportado pela empresa, resultando num montante inferior a ser pago às autoridades fiscais. Nas empresas onde as viagens de negócios dos seus funcionários são constantes, o montante que é deduzido graças à recuperação do IVA é muito importante, uma vez que ajuda a equilibrar orçamentos e a ganhar mais rentabilidade empresarial.
Ao utilizar a Tickelia, uma aplicação móvel para controlar e gerir automaticamente as despesas empresariais, as empresas recuperam 100% do IVA sobre as despesas da empresa e podem poupar mais de 400 € por empregado por ano.
O controlo das atividades e ações dos funcionários não é tão evidente como o benefício económico, uma vez que é mais fácil de detetar, mas se for posto em prática um processo estruturado e sério de reembolso do IVA, pode permitir confirmar as atividades dos funcionários e em que conceitos, concretamente, cada despesa é produzida. Isto permite analisar se os recursos financeiros da empresa estão a ser utilizados corretamente.
Os processos devem ser ágeis e eficientes para uma empresa. A análise das atividades acima referidas, a dos funcionários, verificando as suas despesas gerais, pode ajudar a empresa a identificar novas oportunidades e melhorar ou retificar possíveis erros nestes processos.
Qualquer controlo de despesas numa empresa é também uma oportunidade para detetar possíveis fraudes por parte dos funcionários. Algumas delas são muito frequentes por parte dos funcionários, tais como o aumento do montante dos seus relatórios de despesas em 10 a 15%. É importante verificar exaustivamente estas possíveis fraudes econômicas e evitá-las.
7. 3 Aspetos a ter em conta na gestão de viagens de negócios
Depois de analisar tudo relacionado com a gestão das despesas de viagem, gostaríamos de fazer um pequeno parêntese para discutir algumas questões que, apesar de estarem mais relacionadas com a pura gestão das despesas de viagem, podem afetar a gestão dessas despesas.
É por isso que consideramos conveniente considerar os aspetos dos imprevistos, a segurança e o aproveitamento dos tempos mortos.
7.1. Como gerir os imprevistos nas viagens de negócios?
O planeamento de viagens de negócios é comum em todas as empresas, embora haja sempre a possibilidade de haver circunstâncias diferentes não previstas no plano inicial, apanhando alguns funcionários de surpresa.
De seguida, analisaremos algumas das medidas para gerir eventos imprevistos em viagens de negócios.
7.1.1 Seguros
Uma prática bastante difundida em todas as empresas, de uma forma geral, é a subscrição de diferentes tipos de seguros, não só para o cancelamento da viagem, mas também para outras circunstâncias que possam surgir, tais como o extravio de bagagem, assistência médica, etc.
Da mesma forma que na esfera pessoal, receamos que, durante as nossas viagens de lazer, possamos sofrer alguns percalços como os acima descritos, os funcionários que efetuam viagens de negócios devem ter a certeza de que o material com que viajam, que normalmente é propriedade da empresa, está assegurado em caso de roubo, extravio ou qualquer outro fator.
7.1.2 Ligação à Internet
Encontrar uma falta de conetividade no destino pode ser outro acontecimento imprevisto. Uma ideia comum em muitas viagens de negócios é pensar no destino como uma extensão da sua própria casa e assumir que terá a mesma ligação à Internet que teria em sua casa.
Embora hoje em dia existam cada vez mais alternativas de acesso à Internet a partir de quase qualquer parte do mundo, a qualidade da ligação nem sempre é a melhor. Alguns dispositivos como os routers sem fios, que funcionam via satélite, ou tarifas de dados ilimitadas, que lhe permitem partilhar a Internet no seu dispositivo móvel com outros dispositivos como computadores portáteis ou tablets, permitem uma ligação mínima à Internet.
Ainda assim, é bastante aconselhável assegurar-se das condições que iremos encontrar para evitar surpresas.
7.1.3 Documentação necessária
É muito comum esquecer a documentação necessária para realizar o trabalho e, em certos momentos de viagens de negócios, podemos descobrir que é necessário viajar com a documentação. É conveniente não só transportar mais do que um exemplar em compartimentos separados, mas também ter em mente todas as diferentes situações que possam surgir.
Um método eficaz e cada vez mais comum para todos os tipos de viagens é transportar documentação em formato digital. Isto facilita a sua recuperação em caso de perda.
7.1.4 Espaços de trabalho
E, finalmente, outro aspeto importante a ter em conta nas viagens de negócios é termos a certeza de quais os espaços de trabalho com que podemos contar durante a nossa viagem. Se estivermos em lugares silenciosos ou ruidosos, quantas horas poderemos ficar, etc.
7.2 A segurança nas viajes de negócios, uma das preocupações do Business Travel
A segurança nas viagens de negócios é uma questão importante e crescente tanto a nível profissional como pessoal. Este aspeto é uma das preocupações do Business Travel, uma vez que estes se preocupam com a sua segurança no seu destino empresarial. Por esta razão, o Travel Manager da empresa deve dar prioridade à segurança do viajante de negócios.
7.2.1 Quais as preocupações do Business Travel que deve gerir o Travel Manager?
Em primeiro lugar, localizar o destino no mapa. Saiba para onde vai viajar e conheça a zona. Pesquise os pontos fortes e fracos em termos de segurança.
Em segundo lugar, para além da mala e objetos pessoais, os viajantes de negócios viajam sempre com a sua tecnologia de trabalho, portátil, tablet ou telemóvel, e em caso de roubo ou perda destes, o que mais preocupa o Business Travel são os dados nelas armazenados. Por este motivo, o Travel Manager e o Business Travel devem ter uma comunicação direta, a fim de encerrar adequadamente os problemas de segurança para que este viaje tranquilamente e com a máxima segurança possível.
Em terceiro e último lugar, a escolha do alojamento certo. O Travel Manager deve escolher um bom alojamento e o viajante profissional deve comprovar a reputação do alojamento e a sua localização na cidade de destino.
7.3 Como aproveitar os tempos mortos nas viagens empresariais?
Quando viajamos por negócios, precisamos de saber como melhorar o desempenho a fim de otimizar ao máximo o tempo que investimos. É verdade que os tempos mortos são inevitáveis quando viajamos, mas devemos saber aproveitá-los ao máximo.
7.3.1 Conselhos para realizar as suas viagens empresariais mais eficientes
Em muitas ocasiões, quando vamos em viagens de negócios e estamos no aeroporto ou estação de comboios, sentimos que estamos a perder tempo e que não estamos a ser produtivos. Mas este tempo morto em viagens de negócios pode ser uma grande oportunidade para refletir sobre questões, projetos ou tarefas que precisam de ser feitas ou também pode ser um tempo para descontrair e relaxar.
Portanto, longas esperas podem ser o momento certo para nos concentrarmos num determinado projeto, rever notas de uma apresentação ou gerir os últimos detalhes de qualquer projeto. Devemos ter em mente que teremos dificuldades de ligação à Internet, pelo que devemos levar connosco material que nos permita trabalhar offline.
Como mencionado anteriormente, as viagens de negócios também podem servir para combater o stress diário. Por isso, é importante encontrar momentos de relaxamento e isolamento. A utilização de auscultadores pode ser um grande aliado para descansar no comboio ou no avião. Além disso, se gostarmos de desporto, muitos hotéis têm um ginásio onde podemos libertar a tensão após um dia difícil ou começar um dia de trabalho relaxados e revigorados.
Outro ponto importante é aproveitar o tempo que decorre entre as marcações profissionais durante a viagem de negócios. Assim, poderá conhecer a cidade do seu destino ou mesmo ficar alguns dias para fazer turismo e tirar partido do mesmo. Portanto, antes de viajar, poderia obter informações e reservar algum tipo de atividade para se desconectar.
8. Ferramentas para a gestão de gastos de viagens
A melhoria de todos os processos de gestão de despesas de viagem e a gestão das ajudas de custo e das despesas de quilometragem conduzem a grandes poupanças para a empresa. A transformação de todos os processos através de uma ferramenta específica traz várias vantagens.
Aplicar manualmente as despesas de viagem é uma tarefa dispendiosa e demorada. Portanto, a utilização de uma ferramenta automática como a Tickelia poupa tempo e dinheiro, uma vez que o funcionário pode dedicar todo o seu período a tarefas de trabalho.
A supervisão das despesas é outra área de poupança graças à Tickelia. Os revisores recebem as notas de despesas de cada funcionário automaticamente e previamente processadas pela aplicação. A despesa de cada funcionário, antes de chegar ao revisor, passou por uma verificação exaustiva e automática graças à tecnologia OCR+ICR, capaz de detetar até 18 campos de informação de recibos e faturas. O tempo do processo de gestão das despesas de viagem é reduzido em 75%.
Graças à Tickelia, a fraude laboral é reduzida, uma vez que todas as despesas são automaticamente controladas, o que reduz a percentagem de fraude por parte dos funcionários nas despesas de viagem. Por outro lado, o material e as infraestruturas, para a gestão destes processos são consideravelmente reduzidos, uma vez que é utilizado menos papel e, além disso, a digitalização poupa espaço dentro da empresa, uma vez que não há necessidade de armazenar ficheiros físicos.
Além disso, a Tickelia é 100% integrável com outras soluções de gestão empresarial, tais como software de gestão ERP & CRM, software de gestão de salários e RH ou agências de viagens, entre muitas outras.
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