Num cenário de crescente digitalização, cada vez mais empresas estão a optar por simplificar e otimizar os recursos de seus diversos departamentos. Graças às novas tecnologias e automatização de tarefas, as empresas estão conseguindo reduzir tanto o tempo quanto os recursos investidos nesses ciclos. Atualmente, ter uma visão completa de ponta a ponta de qualquer processo empresarial emerge como a melhor forma de conseguir uma gestão eficiente e atingir os objetivos estabelecidos. Nesta ocasião, concentraremos nossa atenção na gestão de despesas corporativas e em como este modelo ajuda a ter um controlo exaustivo.
Tabela de conteúdos
1. Qual é o modelo de ponta a ponta?
O modelo de ponta a ponta (E2E) oferece uma visão abrangente de um processo dentro de uma empresa. Esta visão integral possibilita a resolução, otimização, automatização e redução de tarefas que frequentemente consomem tempo e recursos de forma inadequada. Uma característica distintiva deste modelo é que, ao adotar uma solução ponta a ponta, o fornecedor torna-se o único participante no processo, guiando o cliente por cada etapa. Esta abordagem visa alcançar o melhor desempenho possível, eliminando a multiplicidade de intervenientes que podem atrasar resoluções e melhorias contínuas.
2. Processo E2E na gestão de despesas
Para atingir o objetivo de manter uma gestão óptima das despesas, é necessário compreender todo o processo que se segue: desde a identificação da necessidade de um produto ou serviço, até à liquidação do pagamento. Em casos como a compra de material de escritório, equipamento electrónico, externalização, assinaturas, etc., o processo de ponta a ponta (E2E) é simplificado da seguinte forma:
- Identificação da necessidade.
- Análise de serviços ou produtos apropriados para satisfazer a necessidade.
- Aprovação da aquisição.
- Compra.
No entanto, em empresas onde os trabalhadores estão constantemente em movimento, como viagens de negócios, os custos associados a alojamento, refeições e transporte podem complicar o processo. A abordagem tradicional para lidar com as despesas de um empregado em viagem geralmente envolve opções:
- Oferecer um adiantamento em dinheiro.
- Oferecer um cartão corporativo.
- O empregado paga com o seu próprio dinheiro.
Ao utilizar estas opções, alguns destes problemas podem surgir:
- O adiantamento em dinheiro ou o saldo de um cartão corporativo não é suficiente, forçando o empregado a pagar com o seu próprio dinheiro. Pode não ser conveniente para o empregado pagar um serviço do seu próprio bolso, uma vez que o dinheiro pode ser necessário para outras coisas. Na maioria dos casos, o reembolso é oferecido no final do mês e isto pode ser um inconveniente.
- Ao emitir um cartão de empresa, existe o risco de se incorrer em despesas não autorizadas. Um cartão de empresa é emitido em nome de um empregado de uma empresa e é utilizado para cobrir as despesas que surgem em viagens ou entretenimento. Com este tipo de cartão, pode haver o risco de utilização do cartão empresarial para cobrir um pagamento que não é necessário para a realização do seu trabalho. Estes pagamentos fora das políticas de despesas podem causar desajustes orçamentais, entre outros problemas.
- O funcionário deve guardar todos os recibos ou facturas para justificar cada despesa, levando a problemas tais como recibos perdidos ou rasgados. O armazenamento destes documentos até ao momento da entrega, juntamente com a nota de despesas, pode ser complicado, tanto para o trabalhador como para o departamento administrativo receptor, uma vez que devem passar por todos estes documentos um de cada vez.
3. Problemas de não ter um controlo E2E
Ao enfrentar um problema, quanto mais pessoas estiverem envolvidas ao longo do processo, mais tempo será necessário para chegar a uma solução. Com um modelo de ponta a ponta, há apenas um fornecedor. É por isso que a rapidez de resposta é imediata, uma vez que não é necessário contatar diferentes pessoas ou fornecedores.
Outro problema frequentemente encontrado em empresas que não têm modelos de resolução de ponta a ponta é que estão habituadas a fazer processos da forma tradicional e não conhecem uma alternativa. Há tarefas como a revisão de notas de despesas e recibos anexos que requerem tempo e pessoal excessivos. Estas tarefas foram agora automatizadas, eliminando este investimento adicional de recursos.
4. Vantagens dos modelos E2E
Como antecipado no ponto anterior, ao adotar uma solução de ponta a ponta, os processos desactualizados são superados, proporcionando diversos benefícios:
- Redução de tempo e custos. Ao contar com um único prestador de serviços, conseguem-se melhores tempos em todos os tipos de gestão: despesas, dados, aplicações, etc. E não estamos a falar apenas de redução de tempo, mas também dos bens utilizados nestas tarefas, tais como recursos económicos, equipamento e espaços dedicados, pessoal necessário para todas estas tarefas, entre outros.
- Integração total, personalização e melhoria contínua. O fornecedor não apenas disponibiliza a solução, mas também acompanha o cliente em todo o processo, incluindo implementação, configuração, personalização e monitorização contínua.
- Visão global da gestão de despesas. Para facilitar a visão de ponta a ponta das despesas empresariais, a partir de um único local pode controlar relatórios de pagamento, digitalizar documentos e recibos, gerir ou criar cartões ligados à empresa, aprovar despesas de forma personalizada, controlar a gestão financeira, organizar viagens à empresa, processar pedidos de adiantamentos e muitas outras opções.
Em resumo, a implementação de uma solução de ponta a ponta não apenas moderniza os processos, mas também resulta em eficiência operacional, redução de custos e capacidade de adaptação contínua a mudanças no ambiente empresarial.
Num mercado em constante evolução, as soluções ponta-a-ponta ajudam a adaptar-se rápida e eficazmente a possíveis mudanças no mercado, infra-estruturas ou aplicações de recursos.
5. Que tipo de soluções existem e como são utilizadas?
Normalmente, este serviço é oferecido por meio de software, acessível através de uma App ou de um website. Estas plataformas oferecem uma gestão abrangente das despesas e são acessíveis tanto em computadores de secretária quanto em dispositivos móveis, como smartphones ou tablets.
Através deste software, é possível gerir todos os parâmetros relacionados com a gestão de despesas de foram remota, proporcionando flexibilidade e monitorização 24/7 como nunca antes. Os utilizadores podem aceder à plataforma e efetuar tarefas relacionadas com a gestão de despesas indepentemente do local ou do momento.
5.1 Como é implementado?
Se uma empresa enfrenta desafios na gestão de despesas, na digitalização de documentos ou em outras áreas mencionadas anteriormente, pode considerar a implementação de uma solução de ponta a ponta como Tickelia.
Tickelia é uma solução abrangente para a gestão de despesas comerciais, proporcionando controlo máximo sobre este tipo de custos. Esta solução oferece funcionalidades como a criação de alertas para despesas que excedem orçamentos, contribuindo assim para a redução dea fraude. A Tickelia foi projetada para integrar-se totalenmte com qualquer sistema ou empresa. As empresas podem alcançar a gestão de despesas desejada de forma bidireccional, maximizando a automatização dos processos por meio da troca de ficheiros ou do próprio API da Tickelia. Além disso, a solução pode ser integrada com:
- Software de gestão ERP & CRM.
- Software de folha de pagamento e de RH.
- Directório empresarial activo.
- Agências de viagens.
6. Qual é o método E2E da Tickelia?
A Tickelia oferece uma ampla gama de recursos para a gestão de despesas comerciais, compreendendo de forma integral os processos contabilísticos de uma empresa. Com uma visão global e detalhada, alcançar os obejtivos estabelecidos torna-se uma tarefa simples.
No caso de Tickelia, o processo de gestão de despesas de ponta a ponta para os empregados que se deslocam ou em viagem é o seguinte:
- O pagamento, a etapa inicial deste processo, é feito pelo empregado da empresa que contrata o serviço. Este pagamento pode ser feito em dinheiro, cartão corporativo, pagamento antecipado ou cartão Visa Tickelia.
- O relatório de despesas justifica os pagamentos feitos pelo empregado utilizando, se desejado, o cartão Visa Tickelia. O trabalhador pode registar pagamentos tirando uma fotografia dos recibos ou facturas, eliminando a necessidade de armazenamento físico de todos estes papéis. O aplicativo também permite reenviar facturas que chegam em formato digital. Do lado da empresa, se for criada uma despesa que não seja suportada por um recibo, o cartão Tickelia VISA utilizado pode ser imediatamente bloqueado, impedindo assim a fraude. Também se pode rejeitar uma despesa não autorizada ou eliminar recibos duplicados. Limites máximos de despesa por mês e dia, por fuso horário, por tipo de estabelecimento e outras opções, são automatizados.
- A aprovação manual bilhete por bilhete é uma tarefa demorada e entediante. Tickelia agiliza este processo num fluxo de trabalho natural e simples. Pode aprovar as despesas de uma forma hierárquica e personalizada para cada empregado. Múltiplos utilizadores podem ser desginados para autorizar a validação das despesas. Ao estabelecer a conformidade das despesas, o processo é automatizado, permitindo que o foco seja direcionado para os pagamentos que não cumprem a política de despesas da empresa.
- Em termos de liquidação, num processo manual, a contabilidade é confrontada com um conjunto significativo de notas de despesa, já aprovadas, mas pendentes de liquidação. Com a simplificação deste processo, após a aprovação das despesas, o processo de liquidação é simplificado. Os dados são calculados, e uma ordem de liquidação automática é gerada, tornando o processso mais rápido, simples e eficiente.
6.1 Simplificar a declaração de despesas
As várias opções multiplataforma oferecidas por Tickelia permitem que as despesas sejam comunicadas de maneira flexível, adaptando-se aos diferentes formatos de facturação. A digitalização é muito simples, permitindo o armazenamento na nuvem através de uma fotografia tirada com smartphone ou tablet. Além disso, a Tickelia oferece a possibilidade de reencaminhar e-mails com facturas diretamente para as plataformas, muito útil nos casos em que não há um recibo físico disponível.
6.2 Aprovação personalizável
Tickelia permite estabelecer fluxos de aprovação a vários níveis. Dependendo da estrutura organizacional da empresa ou dos conceitos analíticos, configura os parâmetros necessários para cada necessidade. A plataforma permite a criação de alertas personalizados para despesas não autorizadas, como aquelas que fogem à tipologia estabelecida ou ocorrem em dias feriados. Esta funcionalidade contrbui para uma gestão mais eficaz e em conformidade com as políticas internas da empresa.
6.3 Digitalização e OCR+ICR
Graças à homologação pela Autoridade Tributária de muitos países, ao digitalizar uma fatura ou recibo, o documento digitalizado tem a mesma validade que o original em papel. Isto elimina problemas derivados de documentos físicos, tais como perda ou descoloração ao longo do tempo (especialmente no caso de recibos).
A tecnologia OCR+ICR+QR Code da Tickelia desempenha um papel fundamental na eficiência operacional. Esta tecnologia permite o reconhecimento autmático de dados em recibos e faturas, inclusive em documentos manuscritos. Este processo é feito por meio de uma fotografia, eliminando a necessidade de introduzir manualmente todos os dados numa folha de Excel. A App Tickelia é capaz de reconhecer até 18 campos da despesa com a maior confiabilidade do mercado, independentemente do idioma do recibo, país de origem e moeda utilizada.
6.4 Cartão Visa Tickelia
Optimizar as despesas comerciais com métodos de pagamento inteligentes. Com o cartão Visa Tickelia é possível melhorar o controlo das despesas graças à configuração personalizada do serviço. Permite-lhe estabelecer limites diários e mensais, bem como limites diários e de tempo. Pode mesmo limitar a utilização das despesas por tipo, evitando compras não autorizadas. Em caso de detecção de um pagamento fora da política de despesas da empresa, a função Smart Autoblock permite o bloqueio imediato do cartão, evitando fraudes ou abusos.
7. Como melhorar a gestão financeira com uma solução de ponta a ponta como a Tickelia
O objectivo principal da Tickelia é otimizar a gestão financeira simplificando as tarefas do departamento financeiro. A plataforma oferece uma série de benefícios que contribuem para maior eficiência e controlo nas operações financeiras da empresa. Automatizando a liquidação e a contabilidade, racionalizando a reconciliação bancária e pagando aos funcionários que tenham adiantado dinheiro através de SEPA.
Desta forma, Tickelia facilita a vida ao trabalhador em viagen de negócios, bem como a da pessoa responsável por estas equipas e ao departamento financeiro, resultando numa ajuda global para a empresa. Algumas das vantagens mais notáveis são:
- A pessoa que acumula recibos diariamente digitaliza despesas por meio de uma simples fotografia. Acabou o pesadelo de introduzir despesas manualmente e guardar os documentos em papel.
- O responsável tem um local para gerir todos os pedidos da sua equipa de forma centralizada, controlando todos os detalhes das despesas. Além disso, através da criação de alertas para monitorizar qualquer possível falta de controlo, a fraude é reduzida.
- O departamento financeiro economiza uma enorme quantidade de tempo ao automatizar muitas das suas tarefas. Esse tempo pode ser direcionado para atividades mais importantes. A solução permite consultar análises de custos e de orçamento para melhorar os investimentos.
- A digitalização de documentos permite o armazenamento na nuvem, eliminando os milhares de documentos físicos que uma empresa pode acumular ao longo dos anos de actividade.
Em resumo, a abordagem ponta a ponta da tickelia oferece uma visão global e detalhada da gestão de despesas empresariais. Com um controlo meticuloso e constante, a empresa pode atingir seus objetivos de forma mais eficaz e ser mais competitiva em qualquer setor. A flexibilidade de acesso proporcionada por um sistema multiplataforma, permite a gestão conveniente e rápida de qualquer nota de despesas e viagens de negócios.
