No meio do processo de digitalização, cada vez mais empresas estão a optar por simplificar e optimizar os recursos de cada um dos seus departamentos. Graças às novas tecnologias e tarefas automatizadas, as empresas estão a conseguir reduzir o tempo e os recursos investidos nestes ciclos. Ter uma visão completa de ponta a ponta de qualquer processo da empresa é actualmente a melhor forma de conseguir uma gestão eficiente e alcançar os objectivos estabelecidos. Nesta ocasião, vamos concentrar-nos na gestão de despesas de uma empresa e na forma como este modelo ajuda a ter um controlo exaustivo.
Tabela de conteúdos
1. Qual é o modelo de ponta a ponta?
O modelo de ponta a ponta (E2E) modelo permite uma visão global de um processo dentro de uma empresa. Ao ter esta visão de ponta a ponta, torna possível resolver, optimizar, automatizar e reduzir tarefas que requerem tempo e recursos que muitas vezes são mal investidos. Uma das particularidades deste modelo é que, ao contratar uma solução ponta a ponta, o fornecedor é o único participante neste processo, acompanhando o cliente em cada uma das etapas. Desta forma, consegue-se o melhor desempenho possível, eliminando uma multiplicidade de intervenientes, retardando assim as resoluções e o processo de melhoria contínua.
2. Processo E2E na gestão de despesas
Para alcançar o objectivo de manter uma gestão óptima das despesas, é necessário conhecer todo o processo que se segue: desde a necessidade de um produto ou serviço, até à liquidação do pagamento. Para casos como a compra de material de escritório, equipamento electrónico, externalização, assinaturas, etc., o processo de ponta a ponta é simples:
- Surge uma necessidade.
- Analisa que serviços podem ser apropriados.
- É obtida a aprovação da aquisição.
- A compra é feita.
No entanto, há casos de empresas que têm empregados que estão constantemente em movimento. Nestas ocasiões, os custos de subsistência, alojamento e viagem podem levar a complicações que, com um modelo de ponta a ponta, podem ser facilmente resolvidas.
A forma tradicional de lidar com os pagamentos de um empregado em viagem é normalmente:
- Oferecer um adiantamento em dinheiro.
- Oferecer um cartão de visita.
- O empregado paga com o seu próprio dinheiro.
Ao utilizar estas opções, alguns destes problemas podem surgir:
- O adiantamento em dinheiro ou o saldo de um cartão de carteira não é suficiente, forçando o empregado a pagar com o seu próprio dinheiro. Pode não ser conveniente para o empregado pagar um serviço do seu próprio bolso, uma vez que o dinheiro pode ser necessário para outras coisas. Na maioria dos casos, o reembolso é oferecido no final do mês e isto pode ser um inconveniente.
- Ao emitir um cartão de empresa, existe o risco de se incorrer em despesas não autorizadas. Um cartão de empresa é emitido em nome de um empregado de uma empresa e é utilizado para cobrir as despesas que surgem em viagens ou entretenimento. Com este tipo de cartão, pode haver o risco de utilização do cartão empresarial para cobrir um pagamento que não é necessário para a realização do seu trabalho. Estes pagamentos fora das políticas de despesas podem causar derrapagens orçamentais, entre outros problemas.
- O funcionário deve guardar todos os recibos ou facturas para justificar cada despesa, levando a problemas tais como recibos perdidos ou rasgados. O armazenamento destes documentos até ao momento da entrega, juntamente com a nota de despesas, pode ser complicado, tanto para o funcionário como para o departamento administrativo receptor, uma vez que devem passar por todos estes documentos um de cada vez.
3. Problemas de não ter um controlo E2E
Quando confrontados com um problema, quanto mais pessoas envolvidas ao longo do processo, mais tempo leva para se chegar a uma solução. Com um modelo de ponta a ponta, existe apenas um fornecedor. É por isso que a rapidez de resposta é imediata, uma vez que não é necessário contactar diferentes pessoas ou fornecedores.
Outro problema frequentemente encontrado em empresas que não têm modelos de resolução de ponta a ponta é que estão habituadas a fazer processos da forma tradicional e não conhecem uma alternativa. Há tarefas como a revisão de notas de despesas e recibos anexos que requerem tempo e pessoal excessivos. Estas tarefas foram agora automatizadas, eliminando este investimento adicional de recursos.
4. Vantagens dos modelos E2E
Como já poderia adivinhar do ponto anterior, ao implementar uma solução de ponta a ponta, os processos desactualizados são resolvidos:
- Redução de tempo e dinheiro. Com um único prestador de serviços, conseguem-se melhores tempos em todos os tipos de gestão: despesas, dados, aplicações, etc. E não estamos a falar apenas de redução de tempo, mas também dos bens utilizados nestas tarefas, tais como recursos económicos, equipamento e espaços dedicados, pessoal necessário para todas estas tarefas, entre outros.
- Integração total, personalização e melhoria contínua. O fornecedor acompanha o cliente ao longo de todo o processo. Isto significa que o fornecedor oferece a implementação, configuração, personalização e monitorização do funcionamento da solução escolhida.
- Visão geral da gestão de despesas. Para facilitar a visão de ponta a ponta das despesas empresariais, a partir de um único local pode controlar relatórios de pagamento, digitalizar documentos e recibos, gerir ou criar cartões ligados à empresa, aprovar despesas de forma personalizada, controlar a gestão financeira, organizar viagens à empresa, processar pedidos de adiantamentos e muitas outras opções.
Com tudo isto, consegue-se um nível mais elevado de optimização de meios e processos, mesmo em departamentos diferentes, mesmo que hoje em dia nos concentremos na gestão de custos.
Num mercado em constante evolução, as soluções ponta-a-ponta ajudam a adaptar-se rápida e eficazmente a possíveis mudanças no mercado, infra-estruturas ou aplicações de recursos.
5. Que tipo de soluções existem e como são utilizadas?
Normalmente, este serviço é oferecido em suporte de software a partir de uma App ou de um website, com o qual se pode gerir toda a gestão de despesas. Está disponível em computadores de secretária e dispositivos móveis, tais como smartphones ou tablets.
Graças a este software, qualquer parâmetro relacionado com a gestão de despesas pode ser gerido a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, alcançando flexibilidade e monitorização 24/7 como nunca antes.
5.1 Como é implementado?
Se uma empresa tiver identificado problemas na gestão de despesas, digitalização de documentos ou outras questões acima mencionadas, poderá ter considerado a implementação de uma solução de ponta a ponta.
Tickelia é uma solução abrangente para a gestão de despesas comerciais que permite o máximo controlo deste tipo de despesas. Por exemplo, com esta solução é possível criar alertas para despesas que excedam os orçamentos, reduzindo assim a fraude. A Tickelia foi concebida para ser 100% integrada em qualquer sistema ou empresa. As empresas conseguem a gestão de despesas desejada de forma bidireccional, maximizando a automatização dos processos através da troca de ficheiros ou com o próprio repouso API da Tickelia. Esta solução pode ser integrada com:
- Software de gestão ERP & CRM.
- Folha de pagamento e software de RH.
- Directório empresarial activo.
- Agências de viagens.
6. Qual é o método E2E da Tickelia?
A Tickelia oferece uma enorme quantidade de recursos para a gestão de despesas comerciais. Sabe de ponta a ponta como funcionam os processos envolvidos no trabalho contabilístico de uma empresa. Com uma visão global e detalhada, a capacidade de cumprir os objectivos estabelecidos torna-se uma tarefa simples.
No caso de Tickelia, o processo de gestão de despesas de ponta a ponta para os empregados que se deslocam ou em viagem é o seguinte:
- O pagamento, a etapa inicial deste processo, é feito pelo empregado da empresa que contrata o serviço. Este pagamento pode ser feito em dinheiro, cartão empresarial, pagamento antecipado ou cartão Visa Tickelia.
- O relatório de despesas consiste em justificar os pagamentos que foram feitos pelo empregado utilizando, se desejado, o cartão Visa Tickelia. No caso do empregado, pode registar os pagamentos efectuados, tirando uma fotografia dos recibos ou facturas, eliminando o armazenamento físico de todos estes papéis. O aplicativo também permite reenviar facturas que chegam em formato digital. Do lado da empresa, se for criada uma despesa que não seja suportada por um recibo, o cartão Tickelia VISA utilizado pode ser imediatamente bloqueado, impedindo assim a fraude. Também se pode rejeitar uma despesa não autorizada ou eliminar recibos duplicados. Além disso, ao estabelecer limites máximos de despesa por mês e dia, por fuso horário, por tipo de estabelecimento e outras opções, os limites permitidos são automatizados.
- A aprovação manual bilhete por bilhete é uma tarefa demorada e entediante. O que se obtém com Tickelia, porém, é um fluxo de trabalho natural e simples. Pode aprovar as despesas de uma forma hierárquica e personalizada para cada empregado. Tantos utilizadores quantos forem necessários podem ser formados para autorizar a validação das despesas. Ao estabelecer a conformidade das despesas, o processo é automatizado e permite que se concentre nos pagamentos que não cumprem a política de despesas da empresa.
- Em termos de liquidação, num processo manual, o pessoal da contabilidade é confrontado com um conjunto, e dependendo da dimensão da empresa, uma enorme quantidade de notas de despesa, já aprovadas, mas pendentes de liquidação. Com a simplificação deste processo, uma vez aprovadas as despesas, é simplesmente uma questão de calcular quanto foi gerado por dinheiro, quanto foi gerado por pagamentos com cartão e quanto foi gerado por adiantamentos. Ao automatizar este processo, os dados são exibidos e é dada uma ordem de liquidação automática. Rápido e simples.
6.1 Simplificar a declaração de despesas
As várias opções multiplataforma permitem que as despesas sejam comunicadas de uma forma que se adapte ao formato de facturação. A digitalização é muito simples, pois uma fotografia de um smartphone ou tablet armazena-a na nuvem. Há também a possibilidade de reencaminhar e-mails com facturas para a Tickelia, para os casos em que não haja recibo físico.
6.2 Aprovação personalizável
O Tickelia permite estabelecer fluxos de aprovação a vários níveis. Dependendo da estrutura organizacional da empresa ou dos conceitos analíticos, configura os parâmetros necessários para cada necessidade. Podem ser criados alertas personalizados para despesas não autorizadas, tais como uma despesa fora da tipologia estabelecida ou durante um feriado público.
6.3 Digitalização e OCR+ICR
Graças à homologação pela Agência Fiscal de muitos países, quando se digitaliza uma factura ou recibo, este documento digitalizado tem a mesma validade que o original em papel. Os problemas derivados de documentos físicos, tais como perda ou descoloração ao longo do tempo (especialmente no caso de recibos), não serão um problema.
A tecnologia OCR+ICR da Tickelia permite-lhe reconhecer os dados no recibo ou factura e introduzi-los automaticamente, mesmo recibos manuscritos. Este processo é feito por meio de uma fotografia, eliminando a necessidade de introduzir todos os dados à mão numa folha de cálculo excelente. O App reconhece até 18 campos da despesa com a maior fiabilidade no mercado, independentemente da língua do recibo ou do país de onde provém e da moeda utilizada.
6.4 Cartão Visa Tickelia
Optimizar as despesas comerciais com métodos de pagamento inteligentes. Com o cartão Visa Tickelia é possível melhorar o controlo das despesas graças à configuração personalizada do serviço. Permite-lhe estabelecer limites diários e mensais, bem como limites diários e de tempo. Pode mesmo limitar a utilização das despesas por tipo, evitando compras não autorizadas. Em caso de detecção de um pagamento fora da política de despesas da empresa, a função Smart Autoblock permite o bloqueio imediato do cartão, evitando fraudes ou abusos.
7. Como melhorar a gestão financeira com uma solução de ponta a ponta como a Tickelia
O objectivo é tornar a gestão financeira tão eficiente quanto possível. Ajuda o departamento financeiro, simplificando as suas tarefas. Automatizando a liquidação e a contabilidade, racionalizando a reconciliação bancária e pagando aos funcionários que tenham adiantado dinheiro através da SEPA.
Desta forma, a Tickelia facilita a vida ao viajante ou funcionário móvel que se desloca constantemente, bem como à pessoa responsável por estas equipas de pessoas, e ao departamento financeiro, resultando numa ajuda global para a empresa. Algumas das vantagens mais notáveis são:
- A pessoa que acumula recibos diariamente despede-se de os guardar, digitalizando estes documentos com uma simples fotografia, sem introduzir dados à mão.
- O responsável tem um lugar para gerir todos os pedidos da sua equipa, controlando todos os detalhes das despesas. Além disso, através da criação de alertas para monitorizar qualquer possível falta de controlo, a fraude é reduzida.
- O departamento financeiro poupa uma enorme quantidade de tempo ao automatizar muitas das suas tarefas, permitindo-lhe gastar esse tempo em tarefas mais importantes. Também lhe permite consultar análises de custos e de orçamento para melhorar os seus investimentos.
- Com a digitalização de documentos, é possível ter um armazém na nuvem, eliminando os milhares de documentos que uma empresa pode acumular ao longo dos anos de actividade.
Como podemos ver, com todas estas opções e ferramentas, a visão proporcionada pelo método end-to-end de gestão de despesas empresariais é global e detalhada. Com um controlo milimétrico e constante, é mais fácil atingir objectivos e ser mais competitivo em qualquer sector. Além disso, com a flexibilidade de acesso proporcionada por um sistema multiplataforma, pode gerir qualquer nota de despesas e viagens de negócios de forma conveniente e rápida.
