Vantagens da contabilidade digitalizada

A era digital transformou a forma como as empresas e os profissionais gerem as suas finanças, deixando para trás a tediosa papelada e as intermináveis montanhas de pastas. A contabilidade digitalizada não é apenas uma tendência passageira, é o futuro. Mas quais são as verdadeiras vantagens desta mudança? Nós dizemos-lhe neste artigo!

1. O que é a contabilidade digitalizada?

A contabilidade digitalizada refere-se à transformação e adaptação dos processos contabilísticos tradicionais a plataformas e ferramentas digitais. Em vez de registar manualmente as transacções em livros de papel ou utilizar métodos físicos para armazenar e analisar informações financeiras, a contabilidade digitalizada utiliza a tecnologia para automatizar, otimizar e melhorar estes processos. Algumas das principais características e aspectos da contabilidade digitalizada incluem:

1.1 Software e plataformas de contabilidade

O software e as plataformas de contabilidade são ferramentas digitais especificamente concebidas para gerir e processar informações financeiras e contabilísticas para indivíduos, empresas ou organizações. Estas ferramentas facilitam a tarefa de registar, analisar, interpretar e apresentar transacções e dados financeiros. Eis algumas das características e funções que normalmente oferecem:

• Registo de transacções: Permitem a introdução de dados relativos a vendas, compras, despesas, receitas, entre outros, de forma organizada.

• Reconciliação bancária: Automatize ou facilite a tarefa de comparar os registos contabilísticos com os extractos bancários para garantir a sua correspondência.

• Relatórios: Produza relatórios financeiros, tais como balanços, declarações de rendimentos, fluxos de caixa e outros documentos contabilísticos essenciais.

• Gestão de contas a receber e a pagar: Ajude a controlar as dívidas e as contas a receber da empresa.

• Controlo de inventário: Alguns softwares de contabilidade incluem funções para gerir o inventário, controlando entradas, saídas e stocks.

• Integração com outros sistemas: Podem ser conectados a outras ferramentas, como sistemas de ponto de venda, plataformas de pagamento, programas de folha de pagamento, etc.

• Automatização: Muitos processos repetitivos, como a categorização de despesas ou a geração de facturas recorrentes, podem ser automatizados.

• Segurança: Estas plataformas têm normalmente medidas de segurança robustas para proteger a informação financeira.

• Acesso multi-utilizador: Permitem que vários utilizadores acedam ao sistema com diferentes níveis de permissões, facilitando a colaboração entre, por exemplo, contabilistas, gestores e outros funcionários.

• Actualizações e conformidade: O software de contabilidade é frequentemente atualizado com regularidade para se adaptar às alterações da regulamentação contabilística ou fiscal.

A escolha de uma plataforma de contabilidade dependerá das necessidades específicas da empresa ou do profissional, da dimensão da organização, do volume de transacções e de outros factores relevantes.

1.2 Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem refere-se ao armazenamento de dados em servidores remotos em vez de num disco rígido de um computador local ou noutro suporte de armazenamento físico. Estes servidores remotos são geridos por empresas de serviços em nuvem e os dados neles armazenados podem ser acedidos e geridos através da Internet.

Algumas características:

• Acessibilidade: uma das principais vantagens é que pode aceder aos seus ficheiros a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que tenha uma ligação à Internet. Isto é especialmente útil para a colaboração e o trabalho remoto.

• Segurança: muitos fornecedores de serviços na nuvem oferecem medidas de segurança robustas, como a encriptação de dados, a autenticação de dois factores e a proteção contra malware. Além disso, ao armazenar dados na nuvem, os riscos associados a danos físicos, como incêndios ou inundações, são reduzidos.

• Backup e recuperação: A maioria dos serviços de nuvem faz backup automático dos seus dados, facilitando a recuperação em caso de perda ou corrupção de dados.

• Economia de escala: O armazenamento na nuvem pode ser mais económico para muitas empresas, uma vez que elimina a necessidade de investir em hardware dispendioso e na sua manutenção. Além disso, muitos serviços oferecem planos flexíveis em que paga apenas pelo espaço que utiliza.

• Sincronização: Os serviços de armazenamento na nuvem oferecem frequentemente a possibilidade de sincronizar ficheiros em vários dispositivos, garantindo que tem sempre a versão mais recente de um documento, quer esteja a visualizá-lo no seu telemóvel, tablet ou computador.

• Colaboração: Muitos serviços em nuvem permitem-lhe partilhar ficheiros e colaborar em tempo real com outros utilizadores, facilitando o trabalho em equipa.

• Escalabilidade: à medida que as suas necessidades de armazenamento aumentam, pode facilmente adquirir mais espaço na nuvem sem ter de se preocupar com limitações físicas.

É importante referir que, embora o armazenamento na nuvem ofereça muitas vantagens, é também essencial ter em conta as questões de privacidade e garantir que escolhe fornecedores fiáveis que ofereçam garantias de segurança e proteção de dados.

1.3 Automatização de processos

A automatização de processos na contabilidade digitalizada refere-se à utilização da tecnologia para realizar tarefas contabilísticas de forma automática ou semi-automática, reduzindo a intervenção humana e, consequentemente, a margem de erro e o tempo despendido nessas tarefas. Esta automatização pode ir de simples cálculos a processos mais complexos, como reconciliações bancárias e geração de relatórios.

Características:

• Melhoria da eficiência: A automatização acelera muitas tarefas que, manualmente, poderiam demorar horas ou mesmo dias. Por exemplo, a reconciliação de contas, que envolve a comparação de registos contabilísticos com extractos bancários, pode ser feita em minutos.

• Redução de erros: Ao minimizar a intervenção humana, o risco de erros manuais é reduzido, o que pode levar a decisões financeiras mais precisas e fiáveis.

• Poupança de custos: Menos tempo gasto em tarefas repetitivas significa menos horas de trabalho remunerado e, por conseguinte, poupanças nos custos laborais.

• Integração com outros sistemas: A automatização anda muitas vezes de mãos dadas com a integração. Por exemplo, o software de contabilidade pode ser integrado com um sistema de ponto de venda para registar automaticamente as vendas do dia.

• Consistência: A automatização de processos garante que os mesmos passos e critérios são sempre seguidos, conduzindo a resultados consistentes.

• Acesso a informações em tempo real: Muitos processos automatizados podem fornecer resultados em tempo real, permitindo que as empresas tenham uma visão actualizada da sua situação financeira em qualquer altura.

• Conformidade melhorada: Alguns softwares de contabilidade actualizam automaticamente os regulamentos fiscais e contabilísticos, garantindo que os processos e cálculos são efectuados de acordo com os regulamentos actuais.

Exemplos de tarefas que podem ser automatizadas na contabilidade digitalizada incluem:

• Categorização e registo de transacções.
• Reconciliação bancária.
• Geração de facturas recorrentes.
• Cálculos de depreciação de activos.
• Relatórios financeiros.
• Processamento de salários.
• Cálculos de impostos e preenchimento de declarações fiscais.

A automatização da contabilidade digitalizada não só melhora a eficiência e a precisão, como também permite que os contabilistas e os profissionais financeiros se concentrem em tarefas de maior valor acrescentado, como a análise financeira e o planeamento estratégico.

1.4 Integração com outros sistemas

A integração com outros sistemas na contabilidade digitalizada refere-se à capacidade do software de contabilidade para se ligar, comunicar e trabalhar em conjunto com outras aplicações ou plataformas digitais. Esta integração permite que a informação flua automaticamente entre sistemas, eliminando a necessidade de introdução manual de dados e facilitando uma visão mais coerente e unificada da informação empresarial.

Algumas características e vantagens da integração com outros sistemas na contabilidade digitalizada:

• Fluxo automático de informação: Quando os sistemas estão integrados, as transacções ou eventos registados num sistema (por exemplo, uma venda num sistema de ponto de venda) são automaticamente reflectidos no software de contabilidade.

• Redução de erros: Ao minimizar a introdução manual de dados, o risco de erro humano, como duplicações ou omissões, é reduzido.

• Poupança de tempo: A integração elimina a necessidade de introduzir a mesma informação em vários sistemas, poupando tempo e esforço.

• Informação actualizada: Como os dados são sincronizados em tempo real ou em intervalos regulares entre sistemas, a informação no software de contabilidade está sempre actualizada.

• Decisões mais informadas: Ao ter uma visão mais completa e actualizada da situação financeira e operacional, os empresários e contabilistas podem tomar decisões mais informadas.

• Otimização de processos: A integração pode levar à automatização de certos processos, como a faturação, a gestão de inventário ou o processamento de salários.

Exemplos de sistemas que se integram frequentemente com o software de contabilidade incluem:

• Sistemas de ponto de venda (POS): para registar automaticamente as vendas e as receitas no software de contabilidade.

• Sistemas de gestão da relação com o cliente (CRM): para sincronizar informações sobre clientes e vendas.

• Plataformas de comércio eletrónico: para refletir as vendas em linha e gerir inventários.

• Sistemas de processamentode salários: Para processar salários, deduções e outros aspectos da remuneração dos empregados.

• Sistemas de gestão de inventário: Para manter um registo atualizado do inventário e dos custos associados.

• Plataformas de pagamento: para registar automaticamente as transacções e os movimentos bancários.

A integração com outros sistemas é uma caraterística essencial da contabilidade digitalizada moderna, uma vez que permite que as empresas funcionem de forma mais coesa e eficiente e garante que a informação contabilística é exacta e actualizada.

1.5 Segurança reforçada

A segurança reforçada na contabilidade digitalizada refere-se ao conjunto de medidas, protocolos e ferramentas tecnológicas implementadas para proteger a informação financeira e contabilística contra ameaças, acesso não autorizado, perda de dados e outros riscos associados ao tratamento digital da informação. Uma vez que a contabilidade digitalizada envolve o armazenamento e a gestão de dados sensíveis em plataformas digitais, são essenciais sistemas de segurança robustos.

Algumas das principais características e aspectos da segurança reforçada na contabilidade digitalizada:

• Encriptação: A encriptação converte a informação num código para impedir o acesso não autorizado. Os dados, quer estejam em trânsito ou em repouso, são encriptados para garantir que apenas as pessoas com a chave certa os podem desencriptar.

• Autenticação de dois factores (2FA): Trata-se de uma camada adicional de segurança que exige que os utilizadores forneçam duas formas de identificação antes de acederem ao sistema. Normalmente, envolve algo que o utilizador sabe (uma palavra-passe) e algo que o utilizador tem (um código enviado para o seu telemóvel, por exemplo).

• Cópias de segurança automáticas: Os sistemas de contabilidade digital normalmente efectuam cópias de segurança automáticas e regulares dos dados, permitindo uma recuperação rápida em caso de perda ou corrupção de dados.

• Proteção contra malware e vírus: Os bons fornecedores de software de contabilidade implementam medidas de proteção contra software malicioso que pode comprometer a integridade ou a privacidade dos dados.

• Controlo de acesso: Os sistemas permitem a definição de diferentes níveis de permissões, garantindo que apenas o pessoal autorizado pode aceder a determinadas informações ou realizar determinadas acções.

• Actualizações de segurança: Os fornecedores de software de contabilidade lançam frequentemente actualizações regulares para resolver vulnerabilidades e reforçar a segurança do sistema.

• Monitorização e alertas: Alguns sistemas avançados monitorizam constantemente a atividade e enviam alertas em caso de comportamento invulgar ou suspeito, como tentativas de acesso a partir de locais desconhecidos.

• Infraestrutura segura: Ao utilizar o armazenamento na nuvem, os fornecedores dispõem frequentemente de centros de dados com medidas de segurança física, como vigilância 24 horas por dia, 7 dias por semana, controlos de acesso biométricos e sistemas de incêndio.

• Planos de resposta a incidentes: Na eventualidade de uma violação ou incidente de segurança, é essencial ter um plano pré-estabelecido para resolver o problema, notificar as partes afectadas e tomar medidas correctivas.

O reforço da segurança na contabilidade digitalizada não só protege as informações financeiras, como também garante a confiança e a tranquilidade das empresas e das suas partes interessadas. É essencial escolher software e fornecedores de serviços na nuvem que tenham um compromisso comprovado com a segurança e ofereçam as ferramentas e protocolos necessários para proteger dados sensíveis.

2. Qual é a importância da contabilidade digitalizada?

A contabilidade digitalizada transformou a forma como as empresas e os profissionais gerem e analisam as suas informações financeiras. A sua importância reside numa série de benefícios e vantagens em relação aos métodos contabilísticos tradicionais. Eis algumas das principais razões pelas quais a contabilidade digitalizada é essencial no mundo atual:

• Eficiência Operacional: A automatização de tarefas repetitivas e a integração com outros sistemas reduzem o tempo necessário para realizar os processos contabilísticos, permitindo às empresas serem mais ágeis e reactivas.

• Redução de erros: A intervenção manual na contabilidade tradicional pode levar a erros. A contabilidade digitalizada, ao automatizar muitos processos, minimiza esses erros, garantindo uma maior precisão dos registos.

• Acesso em tempo real: A contabilidade digitalizada permite que as empresas acedam às suas informações financeiras em tempo real, facilitando a tomada de decisões rápidas com base em dados actualizados.

• Poupança de custos: Ao reduzir a necessidade de recursos físicos (como papel e espaço de armazenamento) e ao otimizar o tempo do pessoal, as empresas podem obter poupanças significativas.

• Segurança melhorada: As soluções de contabilidade digitalizada oferecem normalmente medidas de segurança avançadas, como encriptação, autenticação de dois factores e cópias de segurança automáticas, protegendo a informação contra perda ou acesso não autorizado.

• Facilita a conformidade: O software de contabilidade é atualizado regularmente para se adaptar às alterações nos regulamentos fiscais e contabilísticos, ajudando as empresas a manterem-se em conformidade.

• Mobilidade e flexibilidade: Com a contabilidade na nuvem, os profissionais podem aceder aos dados a partir de qualquer local e dispositivo com ligação à Internet, o que é especialmente útil num mundo cada vez mais globalizado e com uma tendência crescente para o trabalho remoto.

• Colaboração melhorada: As plataformas digitais facilitam a colaboração entre equipas, departamentos e até entre a empresa e os seus consultores externos, como contabilistas ou auditores.

• Análise e projecções: Muitos sistemas de contabilidade digital oferecem ferramentas analíticas que permitem às empresas obter informações valiosas sobre o seu desempenho financeiro e fazer projecções futuras com base em dados históricos.

• Sustentabilidade: Ao reduzir a dependência do papel e de outros recursos físicos, a contabilidade digitalizada é mais amiga do ambiente.

Em suma, a contabilidade digitalizada não só moderniza e racionaliza os processos contabilísticos, como também capacita as empresas com ferramentas e dados que podem ser cruciais para o seu sucesso e crescimento num mercado competitivo. Num mundo cada vez mais digital, a adaptação a estas tecnologias não é apenas uma vantagem, mas uma necessidade.

3. Tickelia: A sua ponte para a digitalização na gestão de despesas das empresas

Na era da digitalização, as empresas estão constantemente à procura de ferramentas que lhes permitam otimizar as suas operações, reduzir os erros e melhorar a eficiência. Uma dessas ferramentas é o Tickelia, uma solução completa concebida para gerir as despesas das empresas de uma forma eficiente e moderna.

3.1 Porque é que o Tickelia é essencial para digitalizar a gestão das despesas da empresa?

• Reduzir o tempo administrativo: O Tickelia minimiza as tarefas manuais, propensas a erros e aborrecidas de gestão das despesas da empresa. O Tickelia digitaliza os recibos e os suportes de pagamento com a sua tecnologia OCR ICR, o que permite um maior controlo graças à digitalização.

• Automatização da Reconciliação Bancária: Uma das tarefas mais complexas da contabilidade é a reconciliação bancária. O Tickelia simplifica este processo, assegurando que os registos contabilísticos correspondem aos extractos bancários, sem necessidade de rever manualmente cada transação.

• Liquidação e Contabilidade Eficientes: Com o Tickelia, o processo de liquidação de despesas e o seu lançamento tornam-se mais fluidos. Além disso, facilita a transferência contabilística para o ERP e permite pagamentos SEPA, optimizando ainda mais a gestão financeira.

• Fluxos de aprovação multinível: O Tickelia não só trata da gestão das despesas, como também lhe permite criar fluxos de aprovação multinível. Desta forma, garante que cada despesa passa pelas revisões e aprovações necessárias, proporcionando maior controlo e transparência.

• Integração com outros softwares: Uma das grandes vantagens do Tickelia é a sua capacidade de integração com outros sistemas de gestão, sejam eles ERPs, CRMs, sistemas de processamento de salários, ferramentas de RH ou agências de viagens. Seja através de troca de ficheiros ou API Rest, o Tickelia comunica bidireccionalmente com estes sistemas, maximizando a automatização e garantindo a sincronização e atualização da informação em todas as plataformas.