Quais são os tipos de facturas?

Quer necessite de conhecer as melhores práticas de faturação, realizar as suas operações comerciais ou cumprir as suas obrigações fiscais, conhecer os tipos de facturas existentes é uma parte fundamental da evolução de qualquer empresa

1. O que são as facturas e os seus tipos?

Como sabe, uma fatura é um documento que certifica uma transação de venda ou de prestação de serviços entre duas partes. Este documento comercial é a chave para registar todas as transacções comerciais da sua empresa.

No entanto, existem determinadas condições que justificam a existência de diferentes tipos de facturas, que podem incluir um ou outro tipo de informação detalhada sobre os bens ou serviços adquiridos. Para cumprir as obrigações fiscais e contabilísticas da sua empresa, bem como para melhorar a sua gestão, é aconselhável efetuar as transacções comerciais da forma mais eficiente possível.

2. Contexto dos tipos de facturas

Todas as empresas devem estar atentas às diferentes mudanças que estão a ocorrer em matéria fiscal e legislativa, o que também tem repercussões em algo tão quotidiano como os tipos de facturas que emitimos.

À semelhança do que acontece em Espanha desde 2021, as empresas da administração pública portuguesa são obrigadas a emitir as suas faturas em formato eletrónico. Em termos de faturação eletrónica, a partir de 2022, a Autoridade Tributária Portuguesa decretou a obrigatoriedade de incluir o código de documento único ATCUD (Código de Validação Numérica Sequencial) e o código de barras bidimensional (código QR) em todas as facturas e documentação fiscal relevante, de forma a simplificar a comunicação das facturas, controlar as operações efectuadas pelos contribuintes e combater a fraude.

Além disso, uma outra regra da legislação nacional é que as facturas, tanto em papel como electrónicas, devem ser conservadas durante um período de tempo especificado por lei em formato eletrónico e estar disponíveis para inspeção pelas autoridades fiscais.

A regulamentação e as regras em vigor em matéria de faturação em Portugal estão essencialmente previstas no Código do IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) e no Regulamento da Faturação, que é periodicamente atualizado para se adaptar às directivas da União Europeia e às alterações da legislação nacional.

Como pode ver, este ecossistema tem um ritmo variável, ao contrário do que poderíamos prever. Diferentes acontecimentos mundiais ou meros avanços tecnológicos (que estabelecem padrões diferentes) podem mudar a forma como as coisas são feitas, e mesmo que tenha uma agência para tratar disso, é sempre aconselhável manter-se atualizado.

3. Tipos de facturas em Portugal

Sem mais demoras, eis os diferentes tipos de facturas utilizados em Portugal, de acordo com a Autoridade Tributária e Audianeira (AT):

• Fatura eletrónica: é emitida e recebida em formato eletrónico e tem a mesma validade jurídica que uma fatura em papel.
• Fatura ordinária ou completa: é utilizada para as operações de venda ou de prestação de serviços que não estão sujeitas a qualquer requisito legal.
• Fatura proforma: Utilizada como cotação ou oferta para a realização de uma transação comercial.
• Fatura rectificativa: Trata-se de um tipo especial de fatura utilizado para corrigir erros ou omissões numa fatura já emitida.
• Fatura simplificada: É utilizada para transacções de menor dimensão ou quando não é obrigatória a emissão de uma fatura completa.

Cada tipo de fatura é explicado mais detalhadamente a seguir:

3.1 Facturas electrónicas

Como já dissemos, estas facturas têm a mesma validade que as facturas em papel, uma vez que devem conter as mesmas informações. Concretamente, estas consistem nos dados de identificação do emissor e do destinatário, na data de emissão, no número da fatura, na descrição detalhada dos bens ou serviços, no preço, nos impostos aplicáveis e no modo de pagamento.

A faturação eletrónica é regulada pela Lei 37/2020 e de acordo com as disposições da Lei Geral Tributária (Lei 114/2017), que aprovam o Regulamento das obrigações de faturação. Como referimos no contexto, foi objeto de várias alterações legislativas recentes, pelo que lhe sugerimos que se verifique a existência de legislação actualizada.

3.2 Facturas ordinárias ou completas

Entre os tipos de facturas, esta é a mais comum e é regulada pela Autoridade Tributária e Audianeira. É a que se utiliza sempre em qualquer venda ou compra ou prestação de serviços entre duas partes. As facturas ordinárias devem incluir as mesmas variáveis que as facturas electrónicas.

3.3 Facturas pró-forma

A fatura pró-forma é uma fatura provisória que é utilizada como estimativa ou orçamento antes de uma operação comercial. Ao contrário da fatura ordinária, não tem efeitos contabilísticos ou fiscais, uma vez que não é aplicada em operações reais, mas como um instrumento de negociação. Com esta fatura, o potencial cliente é informado das condições da transação, mas não existe qualquer obrigação de pagamento.

A emissão deste tipo de fatura não é obrigatória, mas é uma prática bastante generalizada e é especialmente útil nas operações comerciais entre países diferentes. A fatura proforma não tem valor comercial, não é declarada nem liquidada. A sua função é meramente informativa, contendo os pormenores de uma futura compra de bens ou prestação de serviços.

Este tipo de documento deve indicar claramente no título que se trata de uma “fatura proforma” e conter os mesmos dados que uma fatura convencional, detalhando

• Data
• Dados de identificação do vendedor
• Dados do cliente a quem a fatura proforma é enviada: nome ou razão social, número de IVA e endereço fiscal
• Descrição da operação, com indicação dos bens ou serviços a que se destina
• Total da fatura: preço total líquido, IVA e montante bruto
• Condições de pagamento

Embora não seja obrigatório que contenham um número de série (elemento indispensável noutros tipos de facturas), é aconselhável para facilitar a sua localização pelo emitente. As facturas pró-forma devem ser elaboradas de forma minuciosa e cuidadosa, uma vez que, apesar de serem um documento informativo sem valor fiscal ou contabilístico, têm validade jurídica e podem ser utilizadas para esse fim em caso de litígio.

A partir do momento em que o cliente aceita uma fatura pró-forma, o vendedor pode emitir a fatura final para cobrar e entregar o produto ou a mercadoria contratada.

3.4 Facturas rectificativas

Uma fatura rectificativa é um documento utilizado para alterar uma fatura normal ou completa que já tenha sido emitida e enviada, a fim de corrigir erros ou atualizar informações.

Deve conter o motivo da retificação, os dados da fatura rectificada, bem como a nova informação a incluir. Tenha em conta que este tipo de fatura tem efeitos fiscais e contabilísticos. Por isso, deve ser emitida no prazo de um mês após a deteção do erro ou da necessidade de retificação e deve seguir os mesmos requisitos que a fatura normal ou completa.

3.5 Facturas simplificadas

As facturas simplificadas são utilizadas nas transacções comerciais com um montante máximo de 400 euros ou em determinados casos especiais que permitem a sua emissão, como é o caso das vendas a retalho. São mais frequentemente utilizadas em estabelecimentos comerciais, como lojas, supermercados, bares e restaurantes.

No entanto, este tipo de facturas tem uma validade fiscal limitada, não podendo ser utilizadas para deduzir o IVA pago nas operações efectuadas.

No entanto, a Tickelia tem a solução para que as empresas possam converter as suas facturas simplificadas em facturas normais, e assim poderem deduzir o IVA. Graças a este serviço interno, a Tickelia encarrega-se de todo o processo de recuperação do IVA. Sem dúvida, uma vantagem para as empresas, com impacto direto na tesouraria e no EBITDA.

Além disso, tem a taxa de sucesso mais elevada do mercado e pode ser integrada no seu ERP para contabilizar todas as facturas de reembolso do IVA obtidas.

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