Recibo e Fatura: diferenças

Recibo e Fatura: o que são e para que servem?

Recibo e fatura não são o mesmo. Entender as diferenças entre um recibo, uma fatura, uma fatura simplificada e uma fatura-recibo é essencial para o bom funcionamento duma empresa. Neste artigo, vamos esclarecer quais são as características que definem cada um destes documentos e quando devem ser emitidos, em conformidade com a legislação de Portugal.

1. Recibo e Fatura: diferenças

Recibo e fatura são documentos contabilísticos parecidos, derivados das transações comerciais. Ambos contêm algumas informações semelhantes, mas são conceitos diferentes. Para uma gestão financeira correta, é fundamental saber em que consiste cada um deles, de modo a saber diferenciá-los.

Um recibo é o documento que serve para comprovar o pagamento (total ou parcial) dos produtos ou serviços adquiridos por parte do cliente. Por sua vez, uma fatura é um documento descritivo que detalha uma transação comercial, listando os bens ou serviços fornecidos e o valor a ser pago, mas não garante que o pagamento foi realizado.

A sequência correta numa transação comercial é a seguinte: a fatura é emitida pelo comerciante para o cliente, detalhando os itens ou serviços fornecidos, os preços e os termos de pagamento. Em seguida, o cliente efetua o pagamento e recebe o recibo do fornecedor, que atesta o recebimento do pagamento.

2. Que elementos deve conter um recibo?

Em Portugal, um recibo é um comprovativo de pagamento que tem validade fiscal. O documento serve de prova em várias situações, desde que contenha as informações adequadas. Um recibo deve conter as seguintes informações:

  • Identificação completa do comerciante: Nome ou denominação social, morada e Número de Identificação Fiscal (NIF).
  • Identificação completa do cliente: Nome ou denominação social e NIF (facultativo).
  • ATCUD e QR Code.
  • Data da emissão do recibo.
  • Descrição dos bens fornecidos ou serviços prestados: quantidade, preço sem imposto, IVA e valor total.

3. Que elementos deve conter uma fatura?

A emissão da fatura é obrigatória em Portugal sempre que se adquire um bem ou serviço. O vendedor/prestador, deve emitir a fatura sempre, mesmo nos casos em que o consumidor não a solicite.

Todas as faturas emitidas por pessoas singulares ou coletivas que realizam operações sujeitas a IVA devem ser comunicadas à Autoridade Tributária (AT).

Para ter validade legal em Portugal, uma fatura deve conter as informações que seguem:

  • Data de emissão.
  • Número da fatura, seguindo uma numeração sequencial.
  • Informação completa do fornecedor do produto/prestador do serviço: nome ou denominação social e NIF.
  • Informação completa do cliente do produto/serviço: nome ou denominação social e NIF.
  • ATCUD (Código Único de Documento) e QR COde.
  • Descrição e quantidade dos produtos ou serviços.
  • Valor.
  • Taxas aplicáveis.
  • Montante de IVA liquidado.
  • Se aplicável, motivo que justifique a não aplicação do imposto.
Recibo e Fatura

3.1 Fatura proforma, fatura simplificada e Fatura-Recibo

A fatura proforma é um documento sem validade fiscal. Normalmente, é emitido antes da troca de produtos ou serviços e tem um carácter simplesmente informativo.

Já a fatura simplificada e a Fatura-Recibo são documentos de venda auto pago, isto é, são emitidos e liquidados ao mesmo tempo, a pronto pagamento. Podem emitir este tipo de faturas retalhistas e vendedores ambulantes para transações cujo valor total não exceda 100 euros, incluindo o IVA, ou 1.000 euros quando o adquirente seja um particular não residente em Portugal. Para as outras atividades, é permitida a emissão de faturas simplificadas para operações que não superem os 100 €. Caso o valor supere os limites estabelecidos, o comerciante pode emitir uma Fatura-Recibo.

As normas para emitir uma fatura simplificada em Portugal estão definidas no Decreto-Lei nº 28/2019, que regula a faturação no país. Este decreto determina que o código único de documento (ATCUD) deve constar em todos os documentos fiscalmente relevantes emitidos, independentemente da sua designação, tais como faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas, notas de débito e de crédito.

Algumas das principais regras para a emissão de faturas simplificadas são as seguintes:

  • Informações obrigatórias: A fatura simplificada deve conter informações essenciais, como o nome e número de identificação fiscal do fornecedor, a data de emissão da fatura, a descrição dos bens ou serviços fornecidos, o valor total a pagar (incluindo o IVA) e a taxa de IVA aplicável.

  • Identificação do documento: A fatura simplificada deve ser claramente identificada como tal, utilizando a designação “Fatura Simplificada”.

  • Registo fiscal: As faturas simplificadas devem ser registadas e mantidas em formato eletrónico ou em papel durante um período mínimo de 10 anos, de acordo com as normas fiscais em vigor.

  • Limitações e exceções: Existem algumas limitações e exceções para a utilização de faturas simplificadas em certas atividades ou setores específicos. Por exemplo, em algumas situações, como a venda de bens em segunda mão ou serviços isentos de IVA, pode ser necessário emitir uma fatura completa em vez duma fatura simplificada.

4. Digitalização de recibos e faturas

A faturação eletrónica veio para ficar. Segundo os dados publicados pela AT, o número de faturas emitidas e comunicadas de Janeiro a Fevereiro de 2022 foi de 826,2 milhões, um volume muito superior ao período homólogo em 2021, com 603,2 milhões.

A aposta dos governos europeus na digitalização e a transformação digital das empresas, está a agilizar os processos contabilísticos. Neste sentido, utilizar um software de gestão de despesas ajuda no processamento de faturas e recibos, trazendo uma série de benefícios e simplificações para as empresas.

A Tickelia é uma ferramenta valiosa para promover uma maior eficiência operacional e automatizar o processo de captura e guardado de dados. Basta tirar uma fotografia dum recibo ou fatura com o telemóvel e a solução extrai e processa todos os dados relevantes por meio da tecnologia OCR. Os documentos são digitalizados em conformidade com os requisitos da AT e podem ser consultados sempre.

A plataforma permite rastrear o histórico das faturas e recibos, mantendo um registo detalhado das transações realizadas, melhorando o controle financeiro e oferecendo uma visão global  e em tempo real da situação financeira da empresa.

A Tickelia ainda podem ser integrada a outros sistemas de gestão da empresa, permitindo uma transferência fácil e precisa de dados e evitando a necessidade de duplicação de informações.

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Raquel Ibañez
Chefe do Departamento de Marketing da Inology. Licenciado em jornalismo pela Universitat de Vic.
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