Recibo e fatura não são o mesmo. Entender as diferenças entre um recibo, uma fatura, uma fatura simplificada e uma fatura-recibo é essencial para o bom funcionamento duma empresa. Neste artigo, vamos esclarecer quais são as características que definem cada um destes documentos e quando devem ser emitidos, em conformidade com a legislação de Portugal.
Tabela de conteúdos
1. Recibo e Fatura: diferenças
Recibo e fatura são documentos contabilísticos parecidos, derivados das transações comerciais. Ambos contêm algumas informações semelhantes, mas são conceitos diferentes. Para uma gestão financeira correta, é fundamental saber em que consiste cada um deles, de modo a saber diferenciá-los.
Um recibo é o documento que serve para comprovar o pagamento (total ou parcial) dos produtos ou serviços adquiridos por parte do cliente. Por sua vez, uma fatura é um documento descritivo que detalha uma transação comercial, listando os bens ou serviços fornecidos e o valor a ser pago, mas não garante que o pagamento foi realizado.
A sequência correta numa transação comercial é a seguinte: a fatura é emitida pelo comerciante para o cliente, detalhando os itens ou serviços fornecidos, os preços e os termos de pagamento. Em seguida, o cliente efetua o pagamento e recebe o recibo do fornecedor, que atesta o recebimento do pagamento.
2. Que elementos deve conter um recibo?
Em Portugal, um recibo é um comprovativo de pagamento que tem validade fiscal. O documento serve de prova em várias situações, desde que contenha as informações adequadas. Um recibo deve conter as seguintes informações:
- Identificação completa do comerciante: Nome ou denominação social, morada e Número de Identificação Fiscal (NIF).
- Identificação completa do cliente: Nome ou denominação social e NIF (facultativo).
- ATCUD e QR Code.
- Data da emissão do recibo.
- Descrição dos bens fornecidos ou serviços prestados: quantidade, preço sem imposto, IVA e valor total.
3. Que elementos deve conter uma fatura?
A emissão da fatura é obrigatória em Portugal sempre que se adquire um bem ou serviço. O vendedor/prestador, deve emitir a fatura sempre, mesmo nos casos em que o consumidor não a solicite.
Todas as faturas emitidas por pessoas singulares ou coletivas que realizam operações sujeitas a IVA devem ser comunicadas à Autoridade Tributária (AT).
Para ter validade legal em Portugal, uma fatura deve conter as informações que seguem:
- Data de emissão.
- Número da fatura, seguindo uma numeração sequencial.
- Informação completa do fornecedor do produto/prestador do serviço: nome ou denominação social e NIF.
- Informação completa do cliente do produto/serviço: nome ou denominação social e NIF.
- ATCUD (Código Único de Documento) e QR COde.
- Descrição e quantidade dos produtos ou serviços.
- Valor.
- Taxas aplicáveis.
- Montante de IVA liquidado.
- Se aplicável, motivo que justifique a não aplicação do imposto.
3.1 Fatura proforma, fatura simplificada e Fatura-Recibo
A fatura proforma é um documento sem validade fiscal. Normalmente, é emitido antes da troca de produtos ou serviços e tem um carácter simplesmente informativo.
Já a fatura simplificada e a Fatura-Recibo são documentos de venda auto pago, isto é, são emitidos e liquidados ao mesmo tempo, a pronto pagamento. Podem emitir este tipo de faturas retalhistas e vendedores ambulantes para transações cujo valor total não exceda 100 euros, incluindo o IVA, ou 1.000 euros quando o adquirente seja um particular não residente em Portugal. Para as outras atividades, é permitida a emissão de faturas simplificadas para operações que não superem os 100 €. Caso o valor supere os limites estabelecidos, o comerciante pode emitir uma Fatura-Recibo.
As normas para emitir uma fatura simplificada em Portugal estão definidas no Decreto-Lei nº 28/2019, que regula a faturação no país. Este decreto determina que o código único de documento (ATCUD) deve constar em todos os documentos fiscalmente relevantes emitidos, independentemente da sua designação, tais como faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas, notas de débito e de crédito.
Algumas das principais regras para a emissão de faturas simplificadas são as seguintes:
- Informações obrigatórias: A fatura simplificada deve conter informações essenciais, como o nome e número de identificação fiscal do fornecedor, a data de emissão da fatura, a descrição dos bens ou serviços fornecidos, o valor total a pagar (incluindo o IVA) e a taxa de IVA aplicável.
- Identificação do documento: A fatura simplificada deve ser claramente identificada como tal, utilizando a designação “Fatura Simplificada”.
- Registo fiscal: As faturas simplificadas devem ser registadas e mantidas em formato eletrónico ou em papel durante um período mínimo de 10 anos, de acordo com as normas fiscais em vigor.
- Limitações e exceções: Existem algumas limitações e exceções para a utilização de faturas simplificadas em certas atividades ou setores específicos. Por exemplo, em algumas situações, como a venda de bens em segunda mão ou serviços isentos de IVA, pode ser necessário emitir uma fatura completa em vez duma fatura simplificada.
4. Digitalização de recibos e faturas
A faturação eletrónica veio para ficar. Segundo os dados publicados pela AT, o número de faturas emitidas e comunicadas de Janeiro a Fevereiro de 2022 foi de 826,2 milhões, um volume muito superior ao período homólogo em 2021, com 603,2 milhões.
A aposta dos governos europeus na digitalização e a transformação digital das empresas, está a agilizar os processos contabilísticos. Neste sentido, utilizar um software de gestão de despesas ajuda no processamento de faturas e recibos, trazendo uma série de benefícios e simplificações para as empresas.
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