A fatura proforma é um documento muitas vezes mal compreendido, mas com um papel importante no processo de compra e venda. Ao contrário da fatura tradicional, não tem valor contabilístico nem fiscal, mas funciona como um compromisso entre vendedor e comprador. Neste artigo, vamos explorar o conceito de fatura proforma, a sua utilidade, quando deve ser usada e como difere de outros documentos. Além disso, iremos aplicar o enquadramento à legislação portuguesa e destacar boas práticas para as empresas.
Pontos Chave
- É um documento sem valor fiscal, usado para simular uma venda ou serviço antes da emissão da fatura oficial.
- É útil para orçamentos formais, negociações comerciais e processos de importação/exportação, sobretudo em transações internacionais.
- A legislação portuguesa permite o uso da fatura proforma, desde que esteja claramente identificada e não seja usada como documento contabilístico.
- Confundir a fatura proforma com documentos oficiais pode gerar erros de comunicação e riscos fiscais para a empresa.
Tabela de conteúdos
1. O que é?
A fatura proforma é um documento preliminar ou provisório que simula uma fatura final. O seu objetivo é informar o cliente sobre os detalhes da venda, como preços, quantidades, condições e prazos, antes da emissão da fatura oficial.
Trata-se de uma declaração de intenção, não de uma obrigação de pagamento.
1.1 Não é uma fatura oficial
Ao contrário das faturas comuns, não tem validade fiscal ou legal perante a Autoridade Tributária. Ou seja, não serve para efeitos de IVA, IRC, IRS ou lançamento contabilístico.
É muitas vezes confundida com uma fatura simplificada ou recibo, mas tem um propósito distinto: negociação ou formalização prévia da venda.
1.2 Elementos que compõem a fatura proforma
Apesar de não ser uma fatura oficial, a proforma deve conter as seguintes informações para ser clara e útil:
- Identificação do emitente e do cliente
- Data de emissão
- Descrição dos bens ou serviços
- Quantidade e preço unitário
- Valor total estimado
- Condições de pagamento
- Prazo de validade da proposta
- Indicação clara de que se trata de uma “FATURA PROFORMA”
2. Para que serve?
A fatura proforma pode ser usada em diversas situações que envolvem negociações comerciais, cotações ou orçamentos formais, sem gerar obrigações fiscais.
- Apoio em orçamentos e propostas: É particularmente útil em ambientes empresariais, como compras de equipamentos, exportações, projetos de engenharia ou serviços sob medida. Serve como base para análise antes de concretizar a compra.
- Importações e exportações: No comércio internacional, é muitas vezes exigida pelas autoridades aduaneiras para fins de despacho aduaneiro. Permite antecipar valores estimados de taxas e impostos, especialmente em transações fora da UE.
3. A fatura proforma na legislação portuguesa
Apesar de ser um documento amplamente aceite nas práticas comerciais, a fatura proforma não está diretamente regulamentada no Código do IVA ou no Código Comercial português. No entanto, é legalmente válida como documento informativo e contratual, desde que claramente identificada como “Proforma”.
3.1 Cuidados legais
É fundamental que a fatura proforma:
- Não seja numerada no mesmo sistema das faturas oficiais
- Não seja lançada na contabilidade
- Não sirva como substituto de uma fatura válida para efeitos de dedução de IVA ou registo de receita
A omissão da designação “proforma” pode levar a confusões fiscais e eventuais penalizações em inspeções tributárias.
4. Diferença entre fatura proforma e outros documentos
Embora a fatura proforma tenha um formato semelhante ao de outros documentos comerciais, como a fatura final ou o orçamento, é essencial compreender as suas diferenças para evitar equívocos fiscais ou legais.
4.1 Fatura proforma vs fatura
| Critério | Fatura Proforma | Fatura |
|---|---|---|
| Valor fiscal | Não | Sim |
| Obrigação de pagamento | Não | Sim |
| Registo contabilístico | Não | Sim |
| Comunicação ao e-Fatura | Não | Sim |
4.2 Fatura proforma vs orçamento
A proforma tem um formato mais formal do que o orçamento e já antecipa condições semelhantes às da fatura final. É usada quando se pretende reforçar a seriedade da proposta.
5. Quando deve emitir uma fatura proforma?
- Ao enviar uma proposta formal com valores detalhados
- Antes de realizar uma exportação
- Quando o cliente solicita uma simulação realista antes da encomenda
- Para auxiliar no processo de aprovação interna de compras por parte do cliente
5.1 Boas práticas
- Use software de faturação com opção de proforma (sem enviar ao SAF-T)
- Especifique claramente o prazo de validade da proposta
- Mantenha o design distinto das faturas reais
- Guarde cópias para referência, mas nunca contabilize
6. Um documento essencial, mas sem valor fiscal
A fatura proforma é uma ferramenta poderosa de comunicação comercial, especialmente útil em contextos de venda complexa ou internacional. Apesar de não ter efeitos fiscais, ajuda a garantir transparência, clareza e confiança entre vendedor e comprador.
Para empresas que desejam profissionalizar os seus processos de vendas, a utilização correta da fatura proforma pode ser um diferencial competitivo.
