Não há empresa sem facturas. Às tradicionais facturas em papel juntaram-se recentemente as facturas electrónicas, cada vez mais utilizadas pelas empresas em todo o mundo. Neste artigo, vamos explorar a dualidade entre a fatura em papel e a fatura eletrónica, quais as suas vantagens e desvantagens e qual a melhor opção?
1. Faturação em papel ou eletrónica?
A revolução digital transformou a forma como as empresas tratam os documentos financeiros. A fatura em papel, protagonista indiscutível durante décadas, começa a perder importância e a ser substituída pela fatura eletrónica devido às suas inúmeras vantagens.
A escolha entre a fatura em papel e a fatura eletrónica depende das suas necessidades e preferências, bem como dos requisitos legais e da regulamentação fiscal do seu país. Outros elementos, como as preferências dos seus clientes, a eficiência operacional e a abordagem à sustentabilidade, também desempenham um papel importante. Muitas vezes, as empresas optam por uma combinação de ambos os formatos, a fim de satisfazer as necessidades de diferentes clientes e manter a conformidade legal.
2. O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento comercial utilizado para registar oficialmente uma transação de compra ou venda de bens ou serviços entre duas partes: o vendedor e o comprador.
Esta transação pode ter lugar entre empresas (B2B), entre empresas e a administração pública (B2G) ou entre uma empresa e um consumidor final (B2C). A fatura é um elemento fundamental na gestão contabilística e financeira de qualquer empresa.
As facturas são documentos legais que suportam a transação e servem de prova de compra ou venda. Além disso, são essenciais para a contabilidade das empresas e para a declaração de impostos. As empresas costumam guardar cópias das suas facturas como parte da sua documentação financeira e devem conservá-las durante um determinado período de tempo, de acordo com a regulamentação fiscal local.
2.1 Detalhes da fatura
Independentemente de se tratar de uma fatura em papel ou eletrónica, este documento deve conter um certo número de dados obrigatórios para ser legalmente válido. Estes dados podem variar consoante a legislação de cada país, mas geralmente incluem as seguintes informações:
- Dados do emitente: os dados do vendedor ou do prestador de serviços, incluindo o nome, o endereço, o número de identificação fiscal (número de IVA) e outros dados de contacto.
- Dados dodestinatário: os dados do comprador ou cliente, incluindo nome, endereço e número de identificação fiscal (se for uma empresa).
- Data de emissãoe de vencimento: a data em que a fatura é emitida e a data em que o pagamento é devido ou a data de vencimento do pagamento.
- Número da fatura: um número único que identifica a fatura, geralmente consecutivo, e que facilita a rastreabilidade e a organização das transacções.
- Descrição dos bens ou serviços: pormenores claros e precisos dos bens ou serviços vendidos, incluindo quantidades, preços unitários e totais.
- Impostos: Os impostos aplicáveis, como o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) ou outros impostos locais, juntamente com os montantes correspondentes.
- Total a pagar: o montante total a pagar pelo comprador, incluindo o custo dos bens ou serviços e os impostos.
- Condições depagamento: as condições de pagamento, incluindo os métodos de pagamento aceites e os prazos acordados.
- Dados bancários: se especificados, os dados bancários do vendedor para que o comprador possa efetuar o pagamento.
2.2 Tipos de facturas
Existem vários tipos de facturas que são regulamentados por lei. A fatura eletrónica é um desses tipos e caracteriza-se pelo facto de ser emitida e recebida em formato digital através de um programa aprovado pela Agência Tributária, seguindo determinados parâmetros.
Os tipos mais comuns são a fatura ordinária, a fatura simplificada, a fatura rectificativa e a fatura proforma. A fatura ordinária ou completa (pode ser em papel ou em formato eletrónico) é a mais utilizada nas transacções de venda ou de prestação de serviços que não estão sujeitas a qualquer requisito legal.
A fatura simplificada é geralmente utilizada em transacções de menor montante ou quando não é necessária uma fatura completa. A fatura rectificativa é um tipo especial de fatura utilizada para corrigir erros ou omissões numa fatura já emitida.
Por último, a fatura pro forma é um documento informativo, sem valor fiscal ou contabilístico, que é utilizado como cotação ou oferta para realizar uma transação comercial.
3. Facturas electrónicas
Uma fatura eletrónica é uma fatura emitida e recebida em formato eletrónico que cumpre determinados regulamentos e requisitos legais. Uma fatura eletrónica pode ser uma fatura simplificada ou completa, mas é apresentada em formato digital e não em papel.
3.1 Vantagens da faturação eletrónica
A digitalização das facturas oferece uma série de vantagens que a tornam a opção mais atractiva para muitas empresas atualmente. A adoção da faturação eletrónica melhora significativamente a gestão financeira e contribui para um ambiente empresarial mais eficiente e sustentável.
Eis as principais vantagens da utilização da faturação eletrónica:
- Eficiência e rapidez: as facturas digitais podem ser geradas, enviadas e recebidas instantaneamente, acelerando o processo de faturação e reduzindo os prazos de pagamento. Isto melhora a liquidez da empresa e ajuda a evitar atrasos nos pagamentos.
- Poupança de custos: a faturação digital elimina a necessidade de imprimir, enviar e arquivar documentos em papel. Isto reduz os custos associados à impressão, papel, portes de correio e armazenamento físico das facturas.
- Sustentabilidade: Ao eliminar a utilização de papel e a necessidade de transporte físico, as facturas digitais são uma opção amiga do ambiente. Ajudam a reduzir o consumo de papel e a pegada de carbono associada ao transporte de documentos.
- Redução de erros: As facturas digitais são muitas vezes geradas automaticamente a partir dos dados da transação, o que reduz consideravelmente a possibilidade de erro humano nos cálculos ou na digitação. Este facto pode ajudar a evitar litígios e atrasos nos pagamentos.
- Facilidade de armazenamento e acesso: As facturas digitais podem ser armazenadas de forma organizada em sistemas electrónicos, tornando-as fáceis de pesquisar e recuperar no futuro. Isto é particularmente útil em caso de auditorias ou de cumprimento das obrigações fiscais.
- Segurança: as facturas digitais estão normalmente equipadas com medidas de segurança avançadas, tais como assinaturas electrónicas, para garantir a sua autenticidade e integridade. Além disso, podem ser efectuadas cópias de segurança em vários locais para evitar a perda de dados.
- Facilita a reconciliação: as empresas podem integrar sistemas de gestão financeira com a faturação eletrónica para uma reconciliação de contas mais eficiente e uma visão em tempo real da situação financeira.
- Acesso remoto: as facturas digitais podem ser acedidas a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet, permitindo uma gestão financeira mais flexível e eficiente, mesmo quando trabalha à distância ou viaja.
- Conformidade regulamentar: em muitos países, a adoção da faturação eletrónica cumpre os requisitos legais e fiscais. Pode facilitar a conformidade regulamentar e simplificar os relatórios fiscais.
- Melhoria das relações com os clientes: A rapidez e a eficiência do envio de facturas podem melhorar a satisfação do cliente, o que, por sua vez, pode aumentar a fidelidade e a repetição de negócios.
3.2 Desvantagens da faturação eletrónica
Apesar das muitas vantagens da faturação eletrónica, esta também pode ter algumas limitações que é importante ter em conta:
- Requisitos tecnológicos: a implementação de sistemas e software de faturação eletrónica pode exigir um investimento inicial em tecnologia. As empresas mais pequenas podem considerar este investimento dispendioso.
- Ligação à Internet: o envio e a receção de facturas electrónicas requerem acesso à Internet. Embora este problema esteja a diminuir, algumas zonas com fraca conetividade podem ter dificuldade em implementar a faturação eletrónica.
- Segurança informática: a faturação eletrónica está sujeita a riscos de segurança informática. No entanto, as empresas que oferecem este serviço devem tomar medidas para proteger os seus dados e sistemas, de modo a serem acreditadas como uma solução segura.
- Formação do pessoal: A implementação de sistemas de faturação eletrónica pode exigir a formação do pessoal para que este saiba como utilizá-los corretamente. Isto pode exigir tempo e recursos.
- Dependência tecnológica: em caso de problemas técnicos ou interrupções de serviço, a capacidade de emitir ou receber facturas electrónicas pode ficar comprometida, afectando as operações comerciais.
- Adaptação dos clientes: Alguns clientes podem preferir facturas em papel ou podem não estar preparados para receber facturas electrónicas. Convencer os clientes a adotar a faturação eletrónica pode ser um desafio em alguns casos.
Apesar destas limitações, a faturação eletrónica continua a ser uma opção muito atractiva para muitas empresas devido às suas muitas vantagens em termos de eficiência, sustentabilidade e agilidade. Em última análise, a escolha entre faturação eletrónica e faturação em papel dependerá das necessidades e circunstâncias específicas de cada empresa, bem como dos requisitos legais em vigor.
4. Faturação em papel
4.1 Vantagens da faturação em papel
Embora as facturas digitais sejam hoje a opção preferida, as facturas em papel continuam a ter os seus defensores. Eis algumas razões pelas quais algumas empresas se agarram às facturas tradicionais:
- Compatibilidade: algumas empresas ainda não implementaram sistemas digitais, pelo que as facturas em papel são mais compatíveis com os processos existentes.
- Requisitos legais: em alguns locais, a regulamentação pode exigir a utilização de facturas em papel para determinadas transacções.
4.2 Desvantagens das facturas em papel
Em comparação com a faturação eletrónica, a versão em papel apresenta algumas desvantagens, o que explica o facto de muitas empresas optarem pela digitalização dos processos contabilísticos. Algumas das desvantagens mais significativas da fatura em papel são as seguintes
- Custos mais elevados: a produção de facturas em papel implica despesas adicionais, como a compra de papel, tinta de impressora, portes de correio e custos de armazenamento físico. Isto pode levar a custos operacionais mais elevados para as empresas.
- Pouca agilidade: criar, imprimir e enviar facturas em papel pode ser moroso, o que pode atrasar o processo de faturação e o fluxo de caixa. Em contrapartida, as facturas digitais podem ser enviadas instantaneamente.
- Risco de perda ou dano: As facturas em papel são vulneráveis a perdas ou danos físicos, como incêndios, inundações ou deterioração devido às condições climatéricas. Isto pode resultar na perda de informações financeiras importantes.
- Dificuldades de gestão e de organização: armazenar e recuperar facturas em papel pode ser complicado e moroso, especialmente para as empresas que gerem grandes volumes de documentos. Em contrapartida, as facturas digitais podem ser facilmente armazenadas e recuperadas em sistemas electrónicos.
- Menos respeitadoras do ambiente: A produção e a eliminação do papel podem ter um impacto ambiental negativo. As facturas em papel contribuem para o consumo de recursos naturais e para o abate de árvores.
- Limitações de acessibilidade: As facturas em papel não podem ser acedidas remotamente, o que pode dificultar a gestão financeira das empresas com funcionários que trabalham à distância ou em vários locais.
- Maior suscetibilidade a erros humanos: as facturas em papel podem conter erros tipográficos, erros de cálculo ou informações em falta devido à intervenção humana no processo de criação e gestão.
- Segurança reduzida: as facturas em papel podem ser mais vulneráveis ao acesso não autorizado ou ao roubo, em comparação com as facturas digitais que podem ser protegidas com medidas de segurança eletrónica, como a encriptação.
- Falta de rastreabilidade: o acompanhamento e a monitorização das transacções podem ser mais complicados com as facturas em papel, uma vez que estas não fornecem um registo eletrónico da atividade, como acontece com as facturas digitais.
5. Vantagens da automatização da gestão de facturas na sua empresa
A utilização de um software de gestão de despesas como o Tickelia melhora substancialmente a gestão de facturas de uma empresa, automatizando e simplificando muitos aspectos do processo. Com o Tickelia, todos os funcionários podem comunicar as suas despesas de uma forma muito simples. Basta fotografar qualquer recibo com um telemóvel e o sistema OCR/ICR/QR lê todos os campos necessários e gera o registo. Este documento digital cumpre os requisitos do Internal Revenue Service e é totalmente válido, pelo que o recibo em papel pode ser eliminado.
O Tickelia arquiva e armazena de forma segura toda a documentação de despesas comerciais, que pode ser rapidamente consultada, reconciliada e liquidada. Além disso, a solução permite a utilização de métodos de pagamento inteligentes, como os cartões Tickelia Visa, que ajudam a melhorar o controlo das despesas da empresa. A utilização destes cartões virtuais pode ser personalizada com restrições e limites para garantir o cumprimento da política de despesas da empresa.
Em suma, um software de gestão de despesas como o Tickelia simplifica e optimiza o processo de gestão de facturas de uma empresa, resultando numa maior eficiência, precisão e controlo na gestão financeira. Isto é especialmente vantajoso para as empresas que gerem regularmente um grande volume de facturas e despesas.
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