Fatura em papel ou fatura eletrónica: o que é melhor?

Não há empresa sem faturas. Às tradicionais faturas em papel juntaram-se recentemente as faturas eletrónicas, cada vez mais utilizadas pelas empresas em todo o mundo. Neste artigo, vamos explorar a dualidade entre a fatura em papel e a fatura eletrónica, quais as suas vantagens e desvantagens e qual a melhor opção?

1. Faturação em papel ou eletrónica?

A revolução digital transformou a forma como as empresas tratam os documentos financeiros. A fatura em papel, protagonista indiscutível durante décadas, começa a perder importância e a ser substituída pela fatura eletrónica devido às suas inúmeras vantagens.

A escolha entre a fatura em papel e a fatura eletrónica depende das suas necessidades e preferências, bem como dos requisitos legais e da regulamentação fiscal do seu país. Outros elementos, como as preferências dos seus clientes, a eficiência operacional e a abordagem à sustentabilidade, também desempenham um papel importante. Muitas vezes, as empresas optam por uma combinação de ambos os formatos, a fim de satisfazer as necessidades de diferentes clientes e manter a conformidade legal.

2. O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento comercial obrigatório que formaliza legalmente a transação de compra ou venda de bens ou serviços entre um vendedor e um comprador (B2B, B2C ou B2G). É essencial para fins de contabilidade, controlo financeiro e cumprimento fiscal.

2.1 Detalhes obrigatórios da fatura

Para ter validade legal em Portugal, uma fatura, seja em papel ou digital, deve incluir:

• Dados do emitente: nome, endereço, número de identificação fiscal (NIF/IVA), contactos.
• Dados do destinatário: nome, endereço, número de identificação fiscal (quando aplicável).
• Data de emissão e, se aplicável, de vencimento.
• Número único e sequencial para identificar a fatura.
• Descrição detalhada dos bens ou serviços, com quantidades e preços.
• Discriminação dos impostos aplicáveis, como IVA, com valor por rubrica.
• Total a pagar (valor base + impostos).

2.2 Tipos de faturas

• Fatura simples — comum em operações B2B ou B2C com todas as informações fiscais.
• Fatura-recibo — inclui recibo de pagamento; necessária quando a fatura serve como prova de pagamento.
• Fatura eletrónica (e-fatura) — em formato digital com os mesmos requisitos legais, incluindo autenticidade e integridade.

3. Facturas electrónicas

Uma fatura eletrónica é uma fatura emitida e recebida em formato eletrónico que cumpre determinados regulamentos e requisitos legais. Uma fatura eletrónica pode ser uma fatura simplificada ou completa, mas é apresentada em formato digital e não em papel.

3.1 Vantagens da faturação eletrónica

A digitalização das facturas oferece uma série de vantagens que a tornam a opção mais atractiva para muitas empresas atualmente. A adoção da faturação eletrónica melhora significativamente a gestão financeira e contribui para um ambiente empresarial mais eficiente e sustentável.

Eis as principais vantagens da utilização da faturação eletrónica:

• Eficiência e rapidez: As faturas digitais podem ser geradas, enviadas e recebidas instantaneamente, acelerando o processo de faturação e reduzindo os prazos de pagamento. Isto melhora a liquidez da empresa e ajuda a evitar atrasos nos pagamentos.

• Poupança de custos: A faturação digital elimina a necessidade de imprimir, enviar e arquivar documentos em papel. Isto reduz os custos associados à impressão, papel, portes de correio e armazenamento físico das faturas.

• Sustentabilidade: Ao eliminar a utilização de papel e a necessidade de transporte físico, as faturas digitais são uma opção amiga do ambiente. Ajudam a reduzir o consumo de papel e a pegada de carbono associada ao transporte de documentos.

• Redução de erros: As facturas digitais são muitas vezes geradas automaticamente a partir dos dados da transação, o que reduz consideravelmente a possibilidade de erro humano nos cálculos ou na digitação. Este facto pode ajudar a evitar litígios e atrasos nos pagamentos.

• Facilidade de armazenamento e acesso: As faturas digitais podem ser armazenadas de forma organizada em sistemas eletrónicos, tornando-as fáceis de pesquisar e recuperar no futuro. Isto é particularmente útil em caso de auditorias ou de cumprimento das obrigações fiscais.

• Segurança: As faturas digitais estão normalmente equipadas com medidas de segurança avançadas, tais como assinaturas electrónicas, para garantir a sua autenticidade e integridade. Além disso, podem ser efetuadas cópias de segurança em vários locais para evitar a perda de dados.

• Facilita a reconciliação: As empresas podem integrar sistemas de gestão financeira com a faturação eletrónica para uma reconciliação de contas mais eficiente e uma visão em tempo real da situação financeira.

• Acesso remoto: as faturas digitais podem ser acedidas a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet, permitindo uma gestão financeira mais flexível e eficiente, mesmo quando trabalha à distância ou viaja.

• Conformidade regulamentar: Em muitos países, a adoção da faturação eletrónica cumpre os requisitos legais e fiscais. Pode facilitar a conformidade regulamentar e simplificar os relatórios fiscais.

• Melhoria das relações com os clientes: A rapidez e a eficiência do envio de faturas podem melhorar a satisfação do cliente, o que, por sua vez, pode aumentar a fidelidade e a repetição de negócios.

3.2 Desvantagens da faturação eletrónica

Apesar das muitas vantagens da faturação eletrónica, esta também pode ter algumas limitações que é importante ter em conta:

• Requisitos tecnológicos: a implementação de sistemas e software de faturação eletrónica pode exigir um investimento inicial em tecnologia. As empresas mais pequenas podem considerar este investimento dispendioso.

• Ligação à Internet: o envio e a receção de facturas electrónicas requerem acesso à Internet. Embora este problema esteja a diminuir, algumas zonas com fraca conectividade podem ter dificuldade em implementar a faturação eletrónica.

• Segurança informática: a faturação eletrónica está sujeita a riscos de segurança informática. No entanto, as empresas que oferecem este serviço devem tomar medidas para proteger os seus dados e sistemas, de modo a serem acreditadas como uma solução segura.

• Formação do pessoal: A implementação de sistemas de faturação eletrónica pode exigir a formação do pessoal para que este saiba como utilizá-los corretamente. Isto pode exigir tempo e recursos.

• Dependência tecnológica: em caso de problemas técnicos ou interrupções de serviço, a capacidade de emitir ou receber facturas electrónicas pode ficar comprometida, afectando as operações comerciais.

• Adaptação dos clientes: Alguns clientes podem preferir facturas em papel ou podem não estar preparados para receber facturas electrónicas. Convencer os clientes a adotar a faturação eletrónica pode ser um desafio em alguns casos.

Apesar destas limitações, a faturação eletrónica continua a ser uma opção muito atractiva para muitas empresas devido às suas muitas vantagens em termos de eficiência, sustentabilidade e agilidade. Em última análise, a escolha entre faturação eletrónica e faturação em papel dependerá das necessidades e circunstâncias específicas de cada empresa, bem como dos requisitos legais em vigor.

4. Faturação em papel

A emissão de faturas em papel continua a ser uma prática comum em muitos negócios, mas a fatura eletrónica tem ganho cada vez mais destaque, especialmente no contexto da digitalização e da simplificação fiscal em Portugal.

4.1 Vantagens da faturação em papel

Embora as faturas digitais sejam hoje a opção preferida, as facturas em papel continuam a ter os seus defensores. Eis algumas razões pelas quais algumas empresas se agarram às facturas tradicionais:

• Compatibilidade: algumas empresas ainda não implementaram sistemas digitais, pelo que as facturas em papel são mais compatíveis com os processos existentes.

• Requisitos legais: em alguns locais, a regulamentação pode exigir a utilização de facturas em papel para determinadas transacções.

4.2 Desvantagens das facturas em papel

Em comparação com a faturação eletrónica, a versão em papel apresenta algumas desvantagens, o que explica o facto de muitas empresas optarem pela digitalização dos processos contabilísticos. Algumas das desvantagens mais significativas da fatura em papel são as seguintes

• Custos mais elevados: A produção de faturas em papel implica despesas adicionais, como a compra de papel, tinta de impressora, portes de correio e custos de armazenamento físico. Isto pode levar a custos operacionais mais elevados para as empresas.

• Pouca agilidade: Criar, imprimir e enviar facturas em papel pode ser moroso, o que pode atrasar o processo de faturação e o fluxo de caixa. Em contrapartida, as faturas digitais podem ser enviadas instantaneamente.

• Risco de perda ou dano: As faturas em papel são vulneráveis a perdas ou danos físicos, como incêndios, inundações ou deterioração devido às condições climatéricas. Isto pode resultar na perda de informações financeiras importantes.

• Dificuldades de gestão e de organização: Armazenar e recuperar faturas em papel pode ser complicado e moroso, especialmente para as empresas que gerem grandes volumes de documentos. Em contrapartida, as faturas digitais podem ser facilmente armazenadas e recuperadas em sistemas electrónicos.

• Menos respeitadoras do ambiente: A produção e a eliminação do papel podem ter um impacto ambiental negativo. As faturas em papel contribuem para o consumo de recursos naturais e para o abate de árvores.

• Limitações de acessibilidade: As faturas em papel não podem ser acedidas remotamente, o que pode dificultar a gestão financeira das empresas com funcionários que trabalham à distância ou em vários locais.

• Maior suscetibilidade a erros humanos: as faturas em papel podem conter erros tipográficos, erros de cálculo ou informações em falta devido à intervenção humana no processo de criação e gestão.

• Segurança reduzida: as faturas em papel podem ser mais vulneráveis ao acesso não autorizado ou ao roubo, em comparação com as faturas digitais que podem ser protegidas com medidas de segurança eletrónica, como a encriptação.

• Falta de rastreabilidade: o acompanhamento e a monitorização das transacções podem ser mais complicados com as faturas em papel, uma vez que estas não fornecem um registo eletrónico da atividade, como acontece com as facturas digitais.

5. Vantagens da automatização da gestão de faturas na sua empresa

Se ainda utiliza faturas em papel, é uma boa altura para considerar a transição gradual para um sistema digitalizado. A modernização da faturação não só permite ganhos evidentes de eficiência e segurança, mas também prepara a sua empresa para os requisitos fiscais futuros, como a assinatura eletrónica qualificada que será obrigatória em 2026.

A automatização da gestão de faturas é, hoje mais do que nunca, um passo estratégico rumo à eficiência e à conformidade fiscal.