Factura en papel o electrónica: ¿cuál es la mejor opción?

No hay empresa sin facturas. A las tradicionales facturas en papel se han unido recientemente las facturas electrónicas, cada vez más utilizadas por empresas de todo el mundo. En este artículo exploraremos la dualidad entre las facturas en papel y las electrónicas. ¿Cuáles son sus ventajas e inconvenientes? ¿Cuál es la mejor opción?

1. ¿Factura en papel o electrónica?

La revolución digital ha transformado la forma en que las empresas manejan los documentos financieros. La factura en papel, protagonista indiscutible durante décadas, está empezando a perder importancia y está siendo sustituida por la factura electrónica debido a sus numerosas ventajas.

La elección entre facturas en papel y electrónicas depende de sus necesidades y preferencias, así como de los requisitos legales y la normativa fiscal de su país. Otros elementos, como las preferencias de sus clientes, la eficacia operativa y el enfoque hacia la sostenibilidad, también desempeñan un papel importante. A menudo, las empresas optan por una combinación de ambos formatos para satisfacer las necesidades de los distintos clientes y seguir cumpliendo la normativa legal.

En España, por ejemplo, las empresas de la administración pública están obligadas a partir de 2021 a emitir todas sus facturas en formato electrónico. La Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, hace obligatoria la facturación electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en una fecha aún por definir.

2. ¿Qué es una factura?

Una factura es un documento comercial utilizado para registrar oficialmente una transacción de compra o venta de bienes o servicios entre dos partes: el vendedor y el comprador.

Esta transacción puede tener lugar entre empresas (B2B), entre empresas y la administración pública (B2G) o entre una empresa y un consumidor final (B2C). La factura es un elemento clave en la gestión contable y financiera de cualquier empresa.

Las facturas son documentos legales que respaldan la transacción y sirven como prueba de compra o venta. Además, son esenciales para la contabilidad empresarial y los informes fiscales. Las empresas suelen guardar copias de sus facturas como parte de su documentación financiera y deben conservarlas durante un periodo de tiempo determinado, de acuerdo con la normativa fiscal local.

2.1 Detalles de la factura

Independientemente de si se trata de una factura en papel o electrónica, este documento debe contener una serie de datos obligatorios para tener validez legal. Estos datos pueden variar en función de la legislación de cada país, pero suelen incluir la siguiente información:

• Datos del emisor: los datos del vendedor o proveedor de servicios, incluyendo nombre, dirección, número de identificación fiscal (NIF o CIF) y otros datos de contacto.

• Datosdel consignatario: los datos del comprador o cliente, incluidos el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal (si se trata de una empresa).

• Fecha deemisión y vencimiento: la fecha en la que se emite la factura y la fecha en la que vence el pago o la fecha de vencimiento del pago.

• Número de factura: un número único que identifica la factura, que suele ser consecutivo y facilita la trazabilidad y la organización de las transacciones.

• Descripción de los bienes o servicios: detalles claros y precisos de los bienes o servicios vendidos, incluidas las cantidades, los precios unitarios y los totales.

• Impuestos: Los impuestos aplicables, como el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) u otros impuestos locales, junto con los importes correspondientes.

• Total a pagar: el importe total a pagar por el comprador, incluido el coste de los bienes o servicios y los impuestos.

• Condiciones depago: las condiciones de pago, incluidos los métodos de pago aceptados y los plazos acordados.

• Datos bancarios: si se especifican, los datos bancarios del vendedor para que el comprador pueda efectuar el pago.

2.2 Tipos de factura

Existen varios tipos de factura que están regulados por la ley. La factura electrónica es uno de estos tipos y se caracteriza porque se emite y recibe en formato digital a través de un programa aprobado por la Agencia Tributaria, siguiendo unos parámetros determinados.

Los tipos más comunes son la factura ordinaria, la factura simplificada, la factura rectificativa y la factura proforma. La factura ordinaria o completa (puede ser en papel o electrónica) es la más utilizada en las operaciones de venta o de servicios que no están sujetas a ningún requisito legal.

La factura simplificada suele utilizarse en transacciones de menor importe o cuando no se requiere una factura completa. La factura rectificativa es un tipo especial de factura que se utiliza para corregir errores u omisiones en una factura ya emitida.

Por último, la factura pro forma es un documento informativo, sin valor fiscal ni contable, que se utiliza como presupuesto u oferta para realizar una transacción comercial.

3. Facturas electrónicas

Una factura electrónica es una factura emitida y recibida en formato electrónico que cumple con determinadas normativas y requisitos legales. Una factura electrónica puede ser una factura simplificada o completa, pero se presenta en formato digital y no en papel. En España, la facturación electrónica es ampliamente utilizada y está regulada por laAgencia Tributaria.

3.1 Ventajas de la facturación electrónica

La digitalización de las facturas ofrece una serie de ventajas que la convierten en la opción más atractiva para muchas empresas en la actualidad. La adopción de la facturación electrónica mejora significativamente la gestión financiera y contribuye a un entorno empresarial más eficiente y sostenible.

He aquí las principales ventajas de utilizar la facturación electrónica:

• Eficacia y rapidez: las facturas digitales pueden generarse, enviarse y recibirse al instante, lo que acelera el proceso de facturación y reduce los plazos de pago. Esto mejora la liquidez de la empresa y ayuda a evitar la morosidad.

• Ahorro de costes: la facturación digital elimina la necesidad de imprimir, enviar y archivar documentos en papel. Esto reduce los costes asociados a la impresión, el papel, el franqueo y el almacenamiento físico de las facturas.

• Sostenibilidad: al eliminar el uso de papel y la necesidad de transporte físico, las facturas digitales son una opción respetuosa con el medio ambiente. Ayudan a reducir el consumo de papel y la huella de carbono asociada al transporte de documentos.

• Reducción de errores: las facturas digitales suelen generarse automáticamente a partir de los datos de las transacciones, lo que reduce enormemente la posibilidad de que se produzcan errores humanos en los cálculos o en la mecanografía. Esto puede ayudar a evitar disputas y retrasos en los pagos.

• Facilidad de almacenamiento y acceso: las facturas digitales pueden almacenarse de forma organizada en sistemas electrónicos, lo que facilita su búsqueda y recuperación en el futuro. Esto resulta especialmente útil para las auditorías o el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

• Seguridad: las facturas digitales suelen estar equipadas con medidas de seguridad avanzadas, como la firma electrónica, para garantizar su autenticidad e integridad. Además, se pueden realizar copias de seguridad en varias ubicaciones para evitar la pérdida de datos.

• Facilita la conciliación: las empresas pueden integrar los sistemas de gestión financiera con la facturación electrónica para lograr una conciliación de cuentas más eficaz y una visión en tiempo real de la situación financiera.

• Acceso remoto: se puede acceder a las facturas digitales desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que permite una gestión financiera más flexible y eficaz, incluso cuando se trabaja a distancia o de viaje.

• Cumplimiento normativo: en muchos países, la adopción de la facturación electrónica cumple los requisitos legales y fiscales. Puede facilitar el cumplimiento de la normativa y simplificar los informes fiscales.

• Mejora de las relaciones con los clientes: La rapidez y la eficacia en el envío de facturas pueden mejorar la satisfacción del cliente, lo que a su vez puede aumentar la fidelidad y la repetición del negocio.

3.2 Desventajas de la facturación electrónica

A pesar de las numerosas ventajas de la facturación electrónica, también puede presentar algunas limitaciones que es importante tener en cuenta:

• Requisitos tecnológicos: la implantación de sistemas y programas de facturación electrónica puede requerir una inversión inicial en tecnología. Las empresas más pequeñas pueden considerar cara esta inversión.

• Conexión a Internet: para enviar y recibir facturas electrónicas se necesita acceso a Internet. Aunque se trata de un problema cada vez menor, algunas zonas con una conectividad deficiente pueden tener dificultades para implantar la facturación electrónica.

• Seguridad informática: la facturación electrónica está sujeta a riesgos de seguridad informática. Sin embargo, las empresas que ofrecen este servicio deben ofrecer medidas para proteger sus datos y sistemas con el fin de recibir la acreditación como solución segura.

• Formación del personal: la implantación de sistemas de facturación electrónica puede requerir la formación del personal para que entienda cómo utilizarlos correctamente. Esto puede requerir tiempo y recursos.

• Dependencia de la tecnología: en caso de problemas técnicos o interrupciones del servicio, la capacidad de emitir o recibir facturas electrónicas puede verse comprometida, afectando a las operaciones comerciales.

• Adaptación del cliente: Algunos clientes pueden preferir las facturas en papel o no estar preparados para recibir facturas electrónicas. Convencer a los clientes para que adopten la facturación electrónica puede ser un reto en algunos casos.

A pesar de estas limitaciones, la facturación electrónica sigue siendo una opción muy atractiva para muchas empresas debido a sus numerosas ventajas en términos de eficacia, sostenibilidad y agilidad. En última instancia, la elección entre la facturación electrónica y la facturación en papel dependerá de las necesidades y circunstancias específicas de cada empresa, así como de los requisitos legales vigentes.

4. Facturación en papel

4.1 Ventajas de la facturación en papel

Aunque las facturas digitales son la opción preferida hoy en día, las facturas en papel siguen teniendo sus defensores. He aquí algunas razones por las que algunas empresas se aferran a las facturas tradicionales:

• Compatibilidad: algunas empresas aún no han implantado sistemas digitales, por lo que las facturas en papel son más compatibles con los procesos existentes.

• Requisitos legales: en algunos lugares, la normativa puede exigir el uso de facturas en papel para determinadas transacciones.

4.2 Desventajas de las facturas en papel

En comparación con la factura electrónica, la versión en papel tiene algunas desventajas, lo que explica por qué muchas empresas están optando por la digitalización de los procesos contables. Algunas de las desventajas más significativas de las facturas en papel son las siguientes:

• Costes más elevados: la producción de facturas en papel implica gastos adicionales, como la compra de papel, la tinta de la impresora, el franqueo y los costes de almacenamiento físico. Esto puede suponer unos costes operativos más elevados para las empresas.

• Poca agilidad: crear, imprimir y enviar facturas en papel puede llevar mucho tiempo, lo que puede ralentizar el proceso de facturación y el flujo de caja. En cambio, las facturas digitales pueden enviarse al instante.

• Riesgo de pérdida o deterioro: las facturas en papel son vulnerables a pérdidas o daños físicos, como incendios, inundaciones o deterioro por las condiciones meteorológicas. Esto puede provocar la pérdida de información financiera importante.

• Dificultades de gestión y organización: almacenar y recuperar las facturas en papel puede ser complicado y llevar mucho tiempo, especialmente para las empresas que gestionan grandes volúmenes de documentos. En cambio, las facturas digitales pueden almacenarse y recuperarse fácilmente en sistemas electrónicos.

• Menos respetuosas con el medio ambiente: La producción y eliminación de papel puede tener un impacto medioambiental negativo. Las facturas en papel contribuyen al consumo de recursos naturales y a la tala de árboles.

• Limitaciones de accesibilidad: No se puede acceder a las facturas en papel a distancia, lo que puede dificultar la gestión financiera de las empresas con empleados que trabajan a distancia o desde múltiples ubicaciones.

• Mayor susceptibilidad a los errores humanos: las facturas en papel pueden contener errores tipográficos, errores de cálculo o falta de información debido a la intervención humana en el proceso de creación y gestión.

• Menor seguridad: las facturas en papel pueden ser más vulnerables al acceso no autorizado o al robo, en comparación con las facturas digitales que pueden protegerse con medidas de seguridad electrónicas como la encriptación.

• Falta de trazabilidad: el seguimiento y control de las transacciones puede resultar más complicado con las facturas en papel, ya que no proporcionan un registro electrónico de la actividad, como sí hacen las facturas digitales.

5. Ventajas de automatizar la gestión de facturas en su empresa

El uso de un software de gestión de gastos como Tickelia aporta una mejora sustancial a la gestión de facturas de una empresa al automatizar y simplificar muchos aspectos del proceso. Con Tickelia, todos los empleados pueden informar de sus gastos de forma muy sencilla. Basta con fotografiar cualquier recibo con el teléfono móvil y el sistema OCR/ICR/QR lee todos los campos necesarios y genera el registro. Este documento digital cumple los requisitos del Servicio de Impuestos Internos y es totalmente válido, por lo que el recibo en papel puede eliminarse.

Tickelia archiva y almacena de forma segura toda la documentación de gastos empresariales, que puede consultarse, conciliarse y compensarse rápidamente. Además, la solución permite el uso de métodos de pago inteligentes, como las tarjetas Tickelia Visa, que ayudan a mejorar el control de los gastos empresariales. El uso de estas tarjetas virtuales puede personalizarse con restricciones y límites para garantizar el cumplimiento de la política de gastos de la empresa.

En resumen, un software de gestión de gastos como Tickelia simplifica y optimiza el proceso de gestión de facturas de una empresa, lo que se traduce en una mayor eficacia, precisión y control en la gestión financiera. Esto es especialmente beneficioso para las empresas que gestionan regularmente un gran volumen de facturas y gastos.

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