Tanto las normativas contables colombianas como los estándares internacionales exigen que las empresas elaboren una serie de estados financieros básicos con carácter anual. Pero además de ser obligatorios, el análisis de la información que proporcionan estos informes te ayudará a diagnosticar la salud económica de tu negocio.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son los estados financieros básicos de la empresa?
Los estados financieros básicos, también llamados cuentas anuales, son una serie de informes que muestran los resultados económicos y el estado patrimonial de las empresas a lo largo de un ejercicio determinado.
Estos documentos permiten realizar el análisis de la situación económica de la compañía y, en última instancia, ayudar a la toma de decisiones. Paralelamente, son también uno de los instrumentos básicos que utilizan los inversores para evaluar la rentabilidad de una empresa y renovar, incrementar o reducir sus inversiones en ella.
En términos coloquiales, los estados financieros básicos serían el equivalente al informe médico tras la revisión anual.
2. ¿Quién decide cuáles son los estados financieros básicos?
En función de cada país, estos estados financieros básicos pueden variar, aunque también existen unos estándares internacionales que en algunos países se aplican obligatoriamente.
En Colombia, las normas sobre los estados financieros básicos están reguladas por los principios contables de la COLGAAP, mediante el Decreto 2649 de 1993.
En cuanto a la definición de los estados financieros básicos según los estándares internacionales, estos están definidos por el NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), también conocido por sus siglas en inglés: IFRS (International Financial Reporting Standards).
3. ¿Cuáles son los estados financieros básicos?
Según el Artículo 22 del decreto mencionado anteriormente, los 5 estados financieros básicos son los siguientes:
- El balance general.
- El estado de resultados.
- El estado de cambios en el patrimonio.
- El estado de flujos de efectivo.
- El estado de cambios en la situación financiera.
La única diferencia respecto a los estándares internacionales del NIIF es que, para este organismo, los cambios en la situación financiera no forman parte de los estados financieros básicos.
Pero siguiendo con los 5 estados financieros básicos, a continuación entraremos en detalle para explicar en qué consiste cada uno de ellos.
3.1 Balance general
El balance de situación o balance general es uno de los estados financieros básicos de más importancia, ya que es como una radiografía de la situación económica general de la empresa.
Las tres variables que se deben evaluar a la hora de elaborar el informe son las siguientes:
- Activo: incluyendo el activo corriente y no corriente. El primero hace referencia al patrimonio de la compañía en un periodo de un año; el cash flow, el stock y otros bienes. Por su parte el activo no corriente hace referencia a los activos que poseerá la empresa en el plazo de doce meses o más. Por ejemplo: inversiones a largo plazo, maquinaria o alquileres.
- Pasivo: se trata de las deudas que ha contraído la empresa con bancos y proveedores. De nuevo, el pasivo corriente se refiere a las deudas a corto plazo, mientras que el pasivo no corriente corresponde a las deudas a largo plazo.
- Patrimonio neto: incluye los beneficios, fondos, subvenciones y aportaciones de los inversores.
El análisis y comparación entre activo, pasivo y patrimonio neto tiene como resultado uno de los estados financieros básicos más importantes de la empresa: el diagnóstico sobre la situación económica actual.
3.2 Estado de resultados
El estado financiero básico llamado estado de resultados o estado de ganancias y pérdidas analiza las operaciones que ha llevado a cabo la empresa durante el último ejercicio, comparando los ingresos frente a los costos totales.
Para comparar ingresos y gastos debe conocerse qué conceptos se incluyen en cada una de estas categorías:
- Ingresos: facturas de ventas de bienes o servicios, así como ventas patrimoniales y cualquier otro ingreso económico que aumente el patrimonio de la empresa.
- Gastos: incluye las compras a proveedores, costes fijos inherentes a la actividad empresarial, pago de deudas, gastos derivados de la actividad comercial del negocio y cualquier otro pago que provoque la disminución del activo.
Si, al restar los gastos de los ingresos, el resultado es positivo, esto significa que la empresa ha obtenido beneficios durante el último año. Si, de lo contrario, los gastos son mayores que los ingresos es que ha tenido pérdidas.
3.3 Estado de cambios en el patrimonio
Este estado financiero básico muestra los ingresos y salidas de las operaciones a lo largo del año, así como los cambios en el patrimonio que han supuesto.
Esto incluye las distribuciones de utilidades y dividendos decretados durante el período, así como los movimientos de utilidades, reservas, primas, cuentas y la revalorización del patrimonio.
3.4 Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo realiza un diagnóstico acerca del dinero que ha obtenido la empresa a lo largo del último año, examinando las cantidades, orígenes y el uso del efectivo.
Este estado financiero básico proporciona una valiosa información acerca de la capacidad de la empresa para disponer del efectivo necesario ante situaciones concretas, así como de los requisitos de liquidez y solvencia.
Generalmente, este estado financiero se analiza en función de los distintos grupos de actividades. Estas son:
- Actividades de explotación.
- Actividades de inversión.
- Actividades de financiación.
3.5 Estado de cambios en la situación financiera
Este estado es el que se añade en Colombia a los estados financieros básicos según los estándares internacionales. Debe divulgar el monto acumulado de todos los recursos provistos a lo largo del período y cómo se han utilizado, independientemente de si el efectivo y otros componentes del capital de trabajo están directamente afectados.
Asimismo, debe ofrecer información acerca de:
- El capital de trabajo proporcionado o usado durante el ejercicio, incluyendo el efecto de las partidas extraordinarias. También debe reflejar los cambios en cada elemento del capital de trabajo.
- Las erogaciones por compra de subordinadas consolidadas, agrupadas por activos adquiridos y deudas contraídas.
- Las adquisiciones de activos no corrientes.
- La conversión de pasivos a largo plazo en aportes.
- La contratación, redención o pago de deudas a largo plazo.
- Las emisiones o compras de aportes.
- La declaración de dividendos, participaciones o excedentes en efectivo.
4. Otros documentos financieros
Además de los estados financieros básicos que acabamos de detallar, existen otros documentos adicionales de las cuentas anuales que también forman parte del diagnóstico financiero.
Aunque a veces no se tiene en cuenta como uno de los estados financieros, la memoria financiera anual resulta imprescindible para sintetizar, comparar y ampliar la información contenida en el resto de estados financieros. Al mismo tiempo actúa como resumen o síntesis, que puede ser útil ante la demanda de información por parte de los bancos o la administración tributaria.
5. Objetivos de los estados financieros básicos
Los estados financieros básicos constituyen una herramienta imprescindible para la gestión económica de los negocios.
Algunas de las utilidades más importantes de los estados financieros básicos son los siguientes:
- Conocer el grado de saneamiento de la empresa, incluyendo su liquidez, solvencia y endeudamiento.
- Detectar desajustes y desequilibrios en las cuentas del negocio.
- Determinar la idoneidad de los presupuestos diseñados.
- Aumentar la transparencia de la gestión financiera.
- Comprobar la evolución de las finanzas de la empresa a lo largo del tiempo, para detectar tendencias macro y anticiparse a problemas futuros.
- Realizar comprobaciones con las finanzas y los estados financieros básicos de las empresas competidoras.
- Solicitar financiación a las entidades financieras, las cuales van a pedir los estados financieros básicos a la empresa.
- Responder ante cualquier solicitud de información financiera por parte de la administración tributaria.
- Tener una visión de 360º del negocio para mejorar la toma de decisiones.
6. El uso de la tecnología: clave para optimizar la obtención de los estados financieros básicos
Procesar todos los datos de fuentes diversas para confeccionar los estados financieros básicos puede convertirse en una larga y tediosa tarea si se realiza de forma manual.
Además, la obtención manual de datos es una fuente de errores humanos que debe evitarse si se quiere conseguir información precisa, fiable y actualizada.
La automatización de los procesos de gestión que han acometido muchas compañías en los últimos años ha facilitado enormemente la obtención de los estados financieros básicos.
Esto se debe, en primer lugar, a que los ERP de las empresas han unificado la información que generan los distintos departamentos del negocio bajo una sola base de datos, capaz de interconectar los flujos de información con unos pocos clics. La tecnología permite asimismo diseñar informes personalizados de forma prácticamente automática, incluyendo los estados financieros básicos.
Además, existen herramientas tecnológicas específicas que pueden integrarse en el ERP para optimizar las distintas tareas dentro de los departamentos de contabilidad y finanzas. Algunos de ellos son los siguientes:
- Gestores de facturación.
- Programas de nóminas para el departamento de RR.HH.
- Soluciones para la gestión de gastos.
Esta última herramienta merece un capítulo aparte, porque es la clave para optimizar un proceso particularmente ineficiente cuando se realiza de forma manual, y porque el uso de la tecnología es la forma más rápida para controlar los gastos de empresa.
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En algunas empresas, los beneficios económicos al final de cada ejercicio se ven mermados por los excesivos costos que comportan los gastos indirectos como, por ejemplo, los gastos en viáticos y viajes de los empleados con movilidad.
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