Toda empresa, en su proceso de realizar su actividad, debe hacer frente a una serie de gastos empresariales, los cuales sirven para cubrir diferentes aspectos. Algunos repercuten directamente en la producción, por lo que su objetivo es conseguir un beneficio, pero hay otros que están destinados a un aspecto más regulatorio y fiscal, por lo que no se aprecian como un gasto con un beneficio recíproco. Si quieres saber cuáles son los principales gastos empresariales y cómo gestionarlos, ¡sigue leyendo!
Tabla de contenidos
1. ¿Qué gastos tiene una empresa?
Los gastos empresariales son todos los costos que una empresa incurre para operar, desarrollar y promover su negocio. Cada uno tiene una finalidad diferente y para entender la importancia de los gastos empresariales, es necesario saber clasificarlos.
En los siguientes apartados, entraremos en más detalle en cada tipo de gastos y de cómo se pueden categorizar, pero como anticipo, podemos diferenciar los gastos empresariales según su periodicidad, en fijos o variables, o según su función en la producción, en directos o indirectos.
A continuación, veremos qué gastos se imputan en cada categoría.
2. Tipos de gastos
Como hemos visto en el punto anterior, los gastos empresariales pueden categorizarse en dos grandes grupos, fijos y variables, y directos o indirectos. Cabe destacar que un gasto puede ser fijo o variable y, a su vez, ser directo o indirecto. Por lo que, técnicamente, se habla de dos métodos de diferencias los gastos empresariales.
2.1 Gastos fijos y variables
Este método sirve para clasificar los gastos empresariales según su periodicidad. Con esto, se indica que hay gastos que se deberán pagar para poder realizar la actividad empresarial y otros que, según el proceso o el contexto, puede ser que se paguen o no.
2.1.1 Gastos fijos
Los gastos empresariales fijos son aquellos que se generan con una periodicidad determinada (mensual, anual, trimestral, etc.), sin importar el volumen de producción o ventas, por lo que estos gastos no se modifican con el cambio de cantidad de producción o ventas.
Este tipo de gastos son necesarios para mantener el negocio en marcha, ya que son los gastos de operación básicos y se pueden clasificar según su tipología como gastos de administración, gastos de digitalización y gastos comerciales.
- Gastos de administración: Este tipo de gastos fijos sirven para que la empresa pueda funcionar ya que son gastos relacionados con el personal, como los salarios y nóminas, seguros, cotización de los empleados, alquileres de oficinas, gastos de transportes o suministros para la empresa, como por ejemplo la luz y el agua.
- Gastos de digitalización: Estos son un tipo de gastos que, cada vez, están adquiriendo más importancia en las empresas. Dentro de los gastos de digitalización podemos encontrar todo lo relacionado con el ámbito digital de la empresa como la compra o el alquiler de servidores web, servicios y herramientas cloud o aspectos de ciberseguridad.
- Gastos comerciales: Por último, este tipo de gastos se podrían considerar como variables, pues no todas las empresas pueden pensar que no realizan ninguna acción comercial. Sin embargo, en el momento en que una compañía realiza una campaña, ya sea de difusión para captar a nuevos clientes o para fidelizar a los ya existentes, o redactar artículos en un blog, todos estos conceptos son acciones comerciales. El gasto comercial debe ser un gasto fijo en cualquier empresa, ya que sirve para mejorar el posicionamiento dentro del mercado en el que ejerza su actividad.
Los gastos empresariales fijos representan una gran parte de los gastos de operación de la empresa, por lo tanto, es importante controlarlos para mantener los costos bajos.
Cabe destacar que los gastos empresariales fijos, pese a que deben abonarse siempre y que su importe no suele cambiar, algunos de estos pueden variar según la temporada, el mes, el consumo que se haga, etc.
2.1.2 Gastos variables
Los gastos variables son aquellos gastos empresariales que cambian en proporción directa con la cantidad de bienes y servicios que se producen y venden, por lo tanto, están directamente relacionados con la producción de la compañía, así como la venta y el mantenimiento de los bienes y servicios que ofrece la empresa.
Su importancia dentro de una empresa es alta, ya que este tipo de gastos son los que permiten a las empresas ajustar los costos a la cantidad de bienes y servicios que se producen y venden. Esto permite a las empresas tener un mayor control sobre los recursos de los que dispone y poder optimizarlos para generar más, gastando menos.
Cabe destacar que, aunque puedan parecer fijos, ya que van relacionados a la producción y lo que busca toda empresa es producir constantemente para poder seguir vendiendo, este tipo de gastos empresariales son gastos que no tienen porqué estar siempre, ni tener una periodicidad fijada. Del mismo modo, su cuantía también puede variar.
Los gastos empresariales variables más comunes en las empresas se pueden clasificar en gastos fiscales, gastos de finanzas y gastos de imprevistos.
- Gastos fiscales: Este tipo de gastos variables dependerá de cada empresa, ya que son gastos empresariales relacionados a la actividad de la compañía, el tamaño de esta, el lugar en el que realice la actividad y las normativas fiscales que se apliquen en esa zona, entre otros aspectos.
- Gastos de finanzas: este tipo de gastos, pese a determinarse así, se relacionan a los gastos que realiza una empresa en conceptos de préstamos, inversiones, gastos con proveedores, etc. También se podría incluir en este tipo de gastos aquellos que derivan del capital de la empresa, como los intereses.
- Gastos de imprevistos: Este tipo de gastos es por definición, los gastos más variables con los que se pueden encontrar las empresas, pues se tratan de gastos empresariales los cuales no estaban previstos y que, por ende, son completamente variables. Algún ejemplo de gastos de imprevistos sería el realizar una reforma
2.2 Gastos directos e indirectos
Tal y como hemos comentado anteriormente, existen varios métodos de clasificación para los gastos empresariales. En el punto anterior, hemos visto la clasificación según si los gastos son fijos o variables. Ahora veremos otra clasificación según si los gastos son directos o indirectos en relación a la producción de bienes o servicios de la empresa.
2.2.1 Gastos directos
Los gastos empresariales directos son aquellos que se asocian directamente con la producción de bienes o servicios. Estos gastos se relacionan directamente con los costos para producir un producto o servicio y pueden ser fácilmente identificables y se pueden asignar directamente a un producto o servicio.
Los gastos directos incluyen conceptos como mano de obra, materiales, servicios externos, equipos y herramientas, transporte, seguros, impuestos, intereses. Estos gastos, generalmente, son los primeros en ser considerados en la contabilidad y se utilizan para calcular los precios de venta de los productos o servicios de la empresa.
2.2.2 Gastos indirectos
Por el contrario, los gastos empresariales indirectos son aquellos que no se pueden asociar directamente con la producción de un producto o servicio, pero se requieren para que la empresa pueda ejercer su actividad.
Por el contrario, los gastos empresariales indirectos son aquellos que no se pueden asociar directamente con la producción de un producto o servicio, pero se requieren para que la empresa pueda ejercer su actividad.
Pese a que son gastos necesarios, no deberían influir en el precio final de venta del producto o servicio que ofrezca la empresa. Los gastos indirectos se deberían cubrir con los beneficios generales de la empresa, ya que se consideran parte de los gastos generales de la compañía y deben estar presente en el presupuesto anual de la empresa.
Algunos de los gastos empresariales que se pueden categorizar como indirectos son:
- Seguros.
- Alquileres.
- Impuestos.
- Suministros energéticos.
- Mantenimiento de infraestructuras y herramientas.
- Transporte.
- Comunicación.
3. ¿Cómo tener un control de los gastos empresariales?
Una vez hemos podido comprobar cuales son algunos de los gastos más importantes y presentes en la mayoría de empresas y cómo se pueden clasificar, es necesario saber hacer un buen uso de estos, para evitar desperdiciar los recursos de la compañía.
Algunos consejos para poder llevar un control detallado de los gastos pasan por implantar las siguientes medidas:
- Comprobar los gastos: Antes de realizar un pago, es necesario verificar que el monto que se va a pagar es correcto. Es muy frecuente que un proveedor, ya sea por error o de manera malintencionada, emita una factura cuyo monto no sea el pactado previamente. En consecuencia, es muy recomendable solicitar siempre presupuestos para cualquier compra, cuya cuantía sea relativamente elevada.
- Uso de presupuestos: En relación con el punto anterior, es necesario trabajar con presupuestos, tanto para emitir pagos como para realizar ventas de bienes o servicios. Los presupuestos permiten que, pese a no ser importes fijos, sino que se pueden variar antes de recibir o emitir la factura final, sirven para tener una estimación aproximada del monto total.
- Establecer protocolos para realizar gastos: Como medida de control, es importante que todos los empleados sepan cuál es el flujo a seguir antes de realizar una compra y que las directrices queden bien definidas para evitar un mal uso de los recursos económicos de la empresa.
- Mantener un control de las cuentas de la empresa: A su vez, es muy importante establecer una cierta periodicidad para el control de las diferentes cuentas bancarias de la empresa, así como del dinero efectivo que se pueda disponer en las propias oficinas. El control de la caja menor es igual de importante que el control bancario.
- Búsqueda de subvenciones: Por último, un aspecto muy importante para obtener una mayor capacidad financiera en las empresas consiste en estar actualizado en el ámbito de las subvenciones. Muchas empresas no son conscientes de las ayudas económicas o subvenciones que se ofrecen desde diferentes administraciones y de las cuales podrían beneficiarse si cumplen con los requisitos.
4. Digitalizar la gestión de gastos empresariales
A lo largo de este artículo hemos podido ver como de importante es tener un conocimiento de los tipos de gastos que repercuten en una empresa y cómo se pueden gestionar de manera eficiente, con el objetivo de poder optimizar los recursos económicos de la compañía, pero surge una cuestión y es la siguiente: ¿Cómo podemos realizar una buena gestión de los gastos empresariales?
Son muchas las empresas las que todavía utilizan un sistema completamente desfasado para la gestión financiera de los gastos empresariales. De hecho, hay muchos departamentos contables que todavía trabajan de manera manual y que la máxima tecnología que utilizan son programas informáticos como las hojas de cálculo de Excel. Este sistema, pese a ofrecer cierto grado de digitalización, no deja de ser un método en el que los responsables de realizar la gestión financiera deben introducir los datos de manera manual.
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