Los gastos administrativos optimizados ahorran dinero en las empresas

¿Cómo tener una gestión óptima de los gastos administrativos?

Una gestión óptima de los gastos en una empresa es una de las obligaciones para que esta pueda seguir siendo competitiva dentro de los mercados en los que opera. Para ello, es necesario saber diferenciar los tipos de gastos que existen en cualquier compañía. En este artículo trataremos los gastos administrativos, viendo sus tipologías, características y cómo tener una gestión eficiente. ¡Sigue leyendo!

1. ¿Qué son los gastos administrativos?

Para poder entender en qué consisten los gastos administrativos, es necesario conocer qué tipos de gastos hay en una empresa. Estos se pueden definir en tres tipologías:

  • Gastos financieros.
  • Gastos administrativos.
  • Costos derivados de los productos vendidos, así como de la producción de bienes y servicios.

Tal y como hemos comentado en la introducción, en este artículo nos centraremos en los gastos administrativos, los cuales se pueden definir como aquellos que reflejan los costos de actividades propias de la organización, dirección y gestión de una compañía, sin importar el tamaño o el sector al que se dediquen. En suma, los gastos administrativos son aquellos que se generan por el propio funcionamiento de la empresa.

Para tener una ide más clara de qué es un gasto administrativo, veamos un listado de los tipos de gastos administrativos más comunes en un negocio:

  • Material de oficina.
  • Servicios de limpieza.
  • Servicios de mantenimiento.
  • Servicios telefónicos.
  • Pólizas de seguros.
  • Costos de viajes de empresa.
  • Pagos a terceros.
  • Costos de admisión y captación.

Una característica principal de los gastos administrativos es que se consideran fijos, esto quiere decir que no guardan relación con el flujo de ventas que pueda hacer una compañía, pues son gastos necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Pese a ello, los gastos administrativos sí se ven influidos por la situación financiera de la compañía. Por ejemplo, si una empresa baja su volumen de ventas, este hecho afecta directamente a las ganancias. Este factor afectará a la liquidez de la compañía, por lo que los demás gastos se verán afectados, entre ellos, los gastos administrativos.

En suma, los gastos administrativos no influyen en los ingresos ni en los procesos comerciales de una empresa, pero sí se ven afectados por los resultados de estos.

Es por ello por lo que una gestión óptima de los gastos administrativos es necesaria para evitar situaciones de reducción en las partidas presupuestarias. Si se consigue reducir el monto total destinado a los gastos administrativos, siempre con una visión de optimización y eficiencia, evitando perder servicios o prestaciones, se puede amortiguar el impacto de un posible escenario en el que las ventas y, por consiguiente, los ingresos de la empresa se vean afectados.

2. Características de los gastos administrativos

Mencionábamos, anteriormente, que los gastos administrativos tienen la característica de ser gastos fijos, pese a que sus importes pueden variar. Pero esta no es su única característica, este tipo de gastos cuenta con las siguientes peculiaridades:

  • Son gastos que repercuten en actividades de alta gestión, contabilidad y contratación.
  • Son complejos de medir su rendimiento pues no se relacionan con los procesos de producción ni ventas.
  • Además de ser gastos fijos, son necesarios y permanentes para el funcionamiento de la empresa.
  • Quedan registrados en los estados financieros en el momento en que se crean, sin importar la fecha de liquidez.
  • No entran en el monto total de costos de productos o servicios vendidos.
  • Los datos que aportan sirven para tener en cuenta otros factores como tomar decisiones financieras o deducciones tributarias.
  • Permiten tener una visión de la capacidad financiera de la empresa para realizar nuevas incorporaciones.

El hecho de delegar la administración de este tipo de gastos puede beneficiar a la compañía, dado que las empresas que pasarán a gestionar los diferentes aspectos de los gastos administrativos disponen de las herramientas específicas y el tiempo necesario para ello. Por lo tanto, la compañía que delega estos servicios no tiene que dedicar recursos ni tiempo a la administración de los gastos administrativos.

La reducción de los gastos administrativos

3. Diferencias entre gastos administrativos y gastos financieros

Como comentábamos en el inicio de este artículo, las empresas deben ser conocedoras de todos los gastos que se realizan, para garantizar una buena salud financiera. Este conocimiento no solo sirve para tener una visión global, sino para poder realizar una toma de decisiones según los resultados y objetivos que se hayan definido.

Dos de las tipologías de gastos que generan más dudas son los gastos administrativos y los gastos financieros. Para explicar las diferencias entre ambos, es necesario definir en qué consisten los gastos financieros.

  ¿Qué tipos de gastos empresariales existen y cómo se gestionan?

Esta tipología de gastos son los que sirven para mantener un soporte financiero vital para el funcionamiento de la empresa. Tiene sentido que un negocio, cuyo propósito sea adquirir un beneficio económico, dependa de las finanzas. Es en este punto donde entran este tipo de gastos.

Muchas empresas, para poder iniciar su actividad, deben buscar una financiación previa. Esta puede ser interna o externa. En el caso de la externa, lo más común es recurrir a entidades bancarias o fondos de inversión, con el objetivo de obtener un capital prestado, el cual se debe ir devolviendo, casi siempre, con intereses. Este es un ejemplo de gasto financiero, el pago de intereses por préstamos.

Otros tipos de gastos financieros son el pago de comisiones por operaciones bancarias u otros servicios bancarios que deriven de la gestión de las finanzas de la compañía, como por ejemplo el pago de divisas. Cuando una empresa opera en el extranjero y lo hace con otra moneda, se debe tener en cuenta que el valor de esta puede variar.

En suma, los gastos financieros actúan directamente en las finanzas de la empresa. Se podrían considerar como gastos que gestionan, en el sentido más puro, las finanzas de una compañía en el mercado en el que operan.

La diferencia con los gastos administrativos es que estos no dependen de mercados o del capital de terceros y su función es permitir una buena gestión empresarial.

4. ¿Cómo controlar los gastos administrativos?

Hasta ahora, hemos visto la importancia que tiene una buena gestión de los gastos de una empresa, no solo los administrativos, sino el cómputo general. Cada tipo de gasto sirve para que determinados procesos se puedan realizar sin poner en peligro la salud financiera general de la empresa.

Sin embargo, algunos gastos pueden variar e incluso aparecer y desaparecer. En el caso de los gastos administrativos, esta cualidad no suele ser muy común. Algunos gastos administrativos son de obligada necesidad y tan solo permiten variar en su costo, pero no en su presencia dentro de una compañía. Si bien es cierto que, durante la vida de una empresa, van a apareciendo nuevos gastos administrativos y, en contadas excepciones, algunos desaparecen, este tipo de gastos suelen estar desde el momento en que se inicia una actividad empresarial hasta el final de esta.

La gestión de los gastos administrativos, como la gran mayoría de procesos dentro de una compañía, han seguido la evolución de lo manual a lo digitalizado. De pasar de apuntar cada gasto con papel y bolígrafo a utilizar herramientas que digitalizan y automatizan estos procesos.

La gestión de los gastos administrativos ha sufrido un avance tecnológico importante. Pese a ello, son muchas las empresas que siguen utilizando los sistemas manuales, los cuales son más ineficientes, generando un gasto de recursos y tiempo más elevado para la compañía.

Las nuevas tecnologías han introducido soluciones específicas para la gestión de los diferentes gastos, ayudando con la digitalización y la automatización de los procesos. Este factor ha permitido que cualquier negocio, sin importar su tamaño, pueda mantener un control en la gestión de los gastos administrativos, los cuales suelen ser propensos a generar perdidas si no se gestionan de manera correcta.

Eso sí, las empresas deben contar en su plantilla con empleados capacitados para llevar la gestión de los gastos administrativos, así como las herramientas y los planes necesarios para una implantación del sistema de gestión y su mantenimiento. En caso de no disponer de estos recursos, la solución es delegar en otras compañías que se dediquen a esta gestión, tal y como hemos comentado anteriormente.

A continuación, veremos algunos consejos para llevar una óptima gestión de los gastos administrativos.

4.1 Mantener un control periódico de los gastos administrativos

Para poder tener una información veraz, es necesario que se hagan controles y análisis de manera periódica y frecuente. Solo así, se puede tener una visión realista, y sobre todo, actualizada de la situación en la compañía en referencia a esta tipología de gastos.

Los beneficios de mantener este control son, entre muchos otros:

  • Tener una visión real de la salud financiera de la compañía.
  • Actualización de los gastos susceptibles de reducción.
  • Anticiparse a la variación de los gastos en un futuro cercano.
  • Tomar decisiones acordes a la realidad empresarial.

Así pues, realizar una gestión de los gastos administrativos de manera regular, permite anticiparse a situaciones que puede generar desequilibrios en las finanzas de la empresa.

4.2. Listar todos los gastos

Un aspecto esencial para poder tener el control absoluto del que hablábamos en el punto anterior es tener en consideración todos los gastos. Puede parecer una tarea un tanto difícil, pero la realidad es que, gracias a las soluciones tecnológicas, todo es mucho más eficiente.

Es imprescindible tener listados todos los gastos, con el objetivo de poder realizar modificaciones en los montos totales, para poder equilibrar y, sobre todo, optimizar cada gasto al máximo.

4.3 Fomentar una cultura de control de gastos administrativos

Anteriormente, comentábamos que los gastos administrativos son aquellos que permiten llevar a cabo una gestión empresarial, por lo tanto, podemos deducir que algunos de estos gastos se producen por las propias tareas de los empleados.

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Es por ello, por lo que fomentar una cultura responsable en el ámbito de los gastos es un valor añadido para la empresa muy importante. Si los diferentes departamentos, con sus correspondientes equipos, son capaces de reducir los costes de los gastos administrativos, esto se verá reflejado en las finanzas globales de la compañía y demostrará que existe un compromiso por parte de toda la plantilla en pro de la empresa.

Para poder implantar esta cultura del control de los gastos administrativos, os dejamos algunos consejos:

  • Definir un presupuesto y ceñirse al máximo a este.
  • Dar información y herramientas para que los empleados puedan entender la importancia de mantener un control de los gastos y de intentar reducirlos.
  • Crear un programa de incentivos o bonificaciones para los trabajadores.
  • Mantener actualizados los contratos con los proveedores y estar pendiente de las ofertas que hay en el mercado.

4.4 Formar a los trabajadores en materia de control de gastos

Las medidas y las políticas para concienciar a los empleados de la necesidad de recortar los gastos no sirven de nada si estos no tienen los conocimientos y no están capacitados para llevarlo a cabo.

La formación de los trabajadores debe ir acompañada de las herramientas que van a utilizar en la gestión de gastos administrativos. Se suele considerar que una vez se ha instaurado una solución para la gestión de gastos de manera digital, cualquier empleado debe poder hacer uso de ella, pero la realidad es que ese trabajador deberá tener los conocimientos necesarios y deberá contar con el soporte de profesionales capacitados.

En suma, la tecnología sin trabajadores no es productiva ni eficiente, y viceversa. Por lo tanto, es necesario crear esa vinculación a nivel de conocimientos y capacidades entre los empleados de una compañía y las herramientas que van a usar, y todo ello pasa por una formación constante y actualizada.

Planilla Excel legalizacion gastos

5. Consejos para reducir los gastos administrativos de manera óptima

Llegados a este punto, la pregunta es ¿cómo se pueden disminuir los gastos administrativos sin que afecte a la empresa de manera negativa?

Esta pregunta es compleja, pues depende de varios factores. Pese a ello, existen muchos beneficios, los cuales veremos más adelante. El principal es poder ofrecer a la compañía una mayor capacidad financiera para realizar más proyectos. Contando que el sistema financiero de cualquier empresa se basa en gastos e ingresos, si los ingresos no aumentan, dado que es un aspecto que no depende al 100% de la empresa, la otra vía con la que conseguir más capacidad económica es a través de reducir costos.

Los gastos administrativos son los costos que permiten una mayor flexibilidad y optimización ya que suelen ser aquellos que ofrecen una mayor competencia, en comparación con los gastos financieros, los cuales suelen estar fijados por las entidades bancarias, por ejemplo, en el caso de las comisiones o los intereses.

En cambio, los gastos administrativos, como, por ejemplo, el material de oficina, los diferentes servicios contratados o los costos de viajes, son gastos que permiten modificaciones en pro de la empresa.

Con la reducción de los gastos administrativos y el posterior beneficio económico que esto aporta a la compañía, esta puede mantener unos precios competitivos dentro del mercado, con las ventajas que este factor conlleva, como lograr una mayor fidelización de los clientes.

Existen diferentes métodos para conseguir reducir los gastos administrativos, siempre con el objetivo de optimizarlos y no perder beneficios para la empresa.

A continuación, veremos algunos de estos métodos de reducción de gastos administrativos.

5.1 Estado actual de la empresa

El primer paso para aplicar una reducción de los gastos administrativos es conocer bien de qué salud financiera goza la compañía. Para ello, se debe tener conocimiento de todas las cuentas, para comprobar la viabilidad de implantar una reducción de gastos y de qué partidas sería posible.

5.2 Planificar el presupuesto de los gastos administrativos

Todo proceso de modificación financiera debe tener como punto de partida la elaboración de un presupuesto previo. En el caso de los gastos administrativos, dicho presupuesto es aún más importante, pues sirve para comprobar de cuanta capacidad financiera dispone la empresa para este tipo de gastos.

Con el presupuesto de gastos administrativos se pueden comprobar qué gastos son necesarios, en cuales se puede aplicar una reducción, en definitiva, cuanto puede abarcar la empresa. Para ello es importante contar con toda la información y, si a más, esta está actualizada en tiempo real, será mucho más eficiente el proceso.

5.3 Proceso de reducción paulatino

De nada sirve intentar reducir todos los gastos administrativos a la vez. De la misma forma, tampoco es eficiente intentar reducir aquellos gastos cuyo monto sea muy elevado, porque implica que habrá muchas variables a tener en cuenta.

Lo ideal es comenzar por una disminución de los gastos menores, como por ejemplo el material de oficina, los productos de limpieza, los servicios de telefonía o el consumo eléctrico, así como las suscripciones o los servicios bajo demanda.

Este tipo de gastos administrativos son susceptibles de reducciones óptimas, pues no depende de grandes cambios y consiste en implantar políticas de reducción de gastos fáciles de aplicar por los empleados.

En este proceso de reducción, es conveniente analizar si algunos gastos pueden unificarse en un mismo proveedor de servicios o si realmente son necesarios.

  Gestión de gastos operativos: soluciones digitales para optimizarlos

5.4 Control de gastos comerciales

Uno de los gastos administrativos que suelen generar más desequilibrios son los gastos comerciales, vitales para la compañía, pero que deben ser controlados. Los principales gastos que derivan de la actividad comercial son:

  • Transporte: en esta categoría de gastos se incluyen los desplazamientos, como, por ejemplo, viajes de avión o en coche. Para analizar si es posible reducir el costo en este tipo de gastos, es necesario mantener una actualización de tarifas y buscar alternativas más económicas y eficientes.
  • Eventos: La participación en eventos es una gran oportunidad para las empresas de dar a conocer sus bienes y servicios, pero a su vez, los eventos corporativos suelen ser costosos. Centrarse en aquellos cuya rentabilidad apunta a ser alta es un método para reducir el monto total destinado a la participación en eventos.
  • Comunicación y marketing: Dos conceptos que suelen ir de la mano. Actualmente, la visibilidad sigue siendo esencial para que una compañía pueda consolidarse en el mercado. Pese a que los canales de comunicación y las técnicas de marketing siguen el curso de la evolución tecnológica, es necesario saber identificar qué métodos permiten conseguir mayor rentabilidad por menos precio.
Digitalizar el proceso de gestión de gastos administrativos

6. Beneficios de la digitalización de los gastos administrativos

Tal y como hemos visto a lo largo de este artículo, combinar una reducción de los gastos administrativos con el uso de las herramientas tecnológicas son de gran ayuda para la gestión de diferentes procesos, y más si nos centramos en la gestión de los diferentes gastos o procesos financieros de una compañía.

Este tipo de soluciones aportan varios beneficios con el objetivo de poder optimizar los procesos que se llevan a cabo en una empresa.

A continuación, veremos algunos de los beneficios relacionados, directamente, con la gestión de los gastos administrativos.

6.1 Información centralizada

Una de las ventajas más importantes para las empresas que cuentan con herramientas tecnológicas para la gestión de los gastos administrativos es poder disponer de toda la información de manera eficiente. Esto es posible gracias a sistemas de almacenaje centralizados, como, por ejemplo, el sistema cloud, en el que la información queda almacenada en un servidor al que se puede tener acceso desde diferentes dispositivos.

Además, el hecho de poder tener la información centralizada permite que esta esté actualizada, prácticamente, en tiempo real. Este factor permite ejercer una toma de decisiones más optimizada.

6.2 Toma de decisiones optimizada

Tal y como comentábamos en el punto anterior, la información instantánea permite una mejor toma de decisiones. Esto permite que la empresa pueda gestionar los gastos administrativos de manera continuada, manteniéndose actualizados en todo momento.

Gracias a poder tener esta agilidad en la toma de decisiones se puede prevenir desbordes en los presupuestos de los gastos administrativos.

6.3 Reducción de riesgos

Siguiendo con lo explicado en los puntos anteriores, las soluciones tecnológicas para la gestión de gastos administrativos permiten trabajar bajo unos parámetros de perfección y disminuye considerablemente los riesgos.

Todo ello es gracias a la información con la que cuenta una empresa, la cual está gestionada, en gran parte, de manera automática, por lo que estas herramientas pueden analizar grandes cantidades de información y ofrecer diferentes alternativas para tomar la decisión más beneficiosa para la compañía.

Este factor también afecta directamente a uno de los problemas más importantes en la gestión de gastos administrativos y es el factor humano. Cuando el proceso se realiza de manera manual, es muy común, y muy fácil, cometer errores, ya sea por falta de información o, simplemente, por un tecleado erróneo. Con los programas informáticos y las herramientas digitales en general, es más difícil cometer este tipo de errores, más cuando se cuenta con soluciones que automatizan procesos.

6.4 Información contrastada y fiable

Como último punto, la gran ventaja de contar con un sistema digitalizado para la gestión de los gastos administrativos es el hecho de poder contar con información contrastada, fiable y, sobre todo, actualizada.

El hecho de poder generar informes completos, casi de manera automática, es uno de los principales beneficios que ofrecen las soluciones tecnológicas, ya que no solo ofrecen esa información que comentábamos anteriormente, sino que permiten un ahorro tanto en tiempo como en recursos.

En suma, las herramientas tecnológicas son el gran aliado de la gestión de gastos administrativos, aportando eficiencia en este tipo de procesos, ahorrando tiempo de los empleados encargados de realizar estas tareas, por consiguiente, ahorra en recursos tanto económicos, materiales y humanos. Además, ofrece una información actualizada a tiempo real, la cual permite una visión global de la situación financiera de la empresa.

7. Herramientas tecnológicas para la gestión de gastos administrativos

Llegamos al último apartado de este artículo y tras ver la importancia que tiene la reducción de los gastos administrativos en el cómputo financiero global de las empresas, así como la necesidad de utilizar herramientas tecnológicas para su gestión, es importante conocer qué características debe tener una buena solución tecnológica para la gestión de los gastos administrativos.

Estas deben disponer de un alto grado de digitalización y automatización, para poder reducir tanto en tiempo como en recursos los procesos de gestión de gastos administrativos.

Soluciones como Tickelia aportan esta optimización, consiguiendo reducir el tiempo en la gestión de gastos administrativos en un 75%.

En el aspecto de los gastos que generan los propios empleados, Tickelia trabaja con un sistema colaborativo entre empleado y mánager. Son los propios trabajadores quienes pueden legalizar los gastos que realizan. A través de una fotografía del tiquete, tomada con el smartphone, el gasto queda legalizado de manera automática.

Gracias a la tecnología OCR+ICR, capaz de detectar hasta 18 capos de información en las facturas y tiquetes, el proceso de introducción de información de manera manual se reduce, evitando errores y posibles fraudes.

Tickelia es la solución 100% integrable con otras plataformas de gestión empresarial como herramientas de gestión ERP & CRM, gestión de nóminas y RR.HH, entre muchas otras.

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Gemma Mondéjar
Marketing junior en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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