Gestiona los gastos operativos de tu empresa

Gestión de gastos operativos: soluciones digitales para optimizarlos

¿Estás familiarizado con el concepto de gastos operativos o gastos de operación y su importancia para el éxito empresarial? La comprensión de por qué estos gastos son esenciales desde el inicio de la actividad empresarial te permitirá administrarlos de manera efectiva. ¡Sigue leyendo!

1. ¿Cuál es la diferencia entre costos y gastos?

Es crucial para una empresa tener claridad entre costos y gastos porque esto le permite una gestión financiera efectiva y una mejor toma de decisiones.

Los costos son los desembolsos necesarios en que incurre una empresa para producir los bienes o servicios que vende. Por lo general se clasifican en:

  • Costos directos: Son aquellos que están directamente relacionados con la producción. Algunos ejemplos de costos directos serían: materia prima, mano de obra a destajo, fletes, alquiler de la planta, maquinaria, equipo de producción y servicios.
  • Costos indirectos: Son aquellos que están relacionados con la administración y el funcionamiento general de la empresa. Pueden variar según el tipo de negocio y la industria en la que se opera. Algunos ejemplos de costos indirectos incluyen alquiler, servicios públicos, suministros de oficina, sueldos de empleados administrativos, servicios profesionales, gastos de viaje y entretenimiento y gastos financieros: intereses de préstamos, cargos bancarios, etc.

1.2. Gastos

Los gastos son los desembolsos que realiza una empresa para mantener y llevar a cabo sus operaciones comerciales, ya sea en la producción de bienes o servicios. Por lo general se clasifican en:

  • Gastos fijos: Son aquellos que no varían en relación con el nivel de producción o ventas de la empresa, como el alquiler del local, los salarios del personal administrativo, entre otros.
  • Gastos variables: Son aquellos que cambian en función del nivel de producción o ventas de la empresa, como los costos de materiales o la mano de obra directa.
  • Gastos operacionales: Son aquellos gastos que están relacionados con la operación diaria de la empresa, como los costos de producción, los gastos de ventas y marketing, el pago de nóminas, entre otros.
  • Gastos no operacionales: Son aquellos que no están directamente relacionados con la operación diaria de la empresa, como los gastos de inversión en activos fijos o el pago de intereses de préstamos bancarios.

Los gastos se distinguen de los costos en que no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios y no se incluyen en el costo del producto o servicio.

La gestión efectiva de los gastos es esencial para la salud financiera de una empresa, ya que un control adecuado de los gastos puede aumentar la rentabilidad y mejorar la capacidad de la empresa para enfrentar desafíos financieros.

2. ¿Qué son los gastos operativos?

Los gastos operativos u operacionales son los desembolsos que realiza una empresa en relación con sus operaciones comerciales diarias, que están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios.

Los gastos operativos son esenciales para el funcionamiento de una empresa, ya que se relacionan con la producción y venta de bienes y servicios, y su control y gestión adecuados son clave para la salud financiera a largo plazo de la empresa.

3. Tipos de gastos operativos

Los tipos de gastos operativos pueden variar según la industria y el tipo de negocio, pero generalmente se pueden clasificar en las siguientes categorías:

3.1. Gastos de ventas

Los gastos de ventas son aquellos recursos que se derivan directamente de la comercialización y venta de los productos o servicios de una empresa, es decir aquellos recursos requeridos para la distribución, entrega y promoción de los productos y/o servicios de la empresa. Están destinados a satisfacer las necesidades de los clientes.

Los gastos de ventas son aquellos recursos que se derivan directamente de la comercialización y venta de los productos o servicios de una empresa, es decir aquellos recursos requeridos para la distribución, entrega y promoción de los productos y/o servicios de la empresa. Están destinados a satisfacer las necesidades de los clientes.

Dentro de los gastos de venta se identifican 4 tipos:

  • Directos: Son los relacionados directamente con la venta de un producto o servicio (embalaje, envíos o transportes de mercancías).
  • Indirectos: Aquellos gastos que se utilizan como parte de una estrategia corporativa para recordar y promocionar la marca (publicidad, marketing y gastos de papelería).
  • Fijos: Son gastos que siempre están presentes, independiente de las ventas (renta, sueldos, servicios públicos e insumos).
  • Variables: Corresponden a los gastos que dependen en su totalidad de las ventas (comisiones, utilidades, etc.).

3.2. Gastos administrativos

Los gastos administrativos son los costos relacionados con la gestión y administración general de una empresa, es decir, aquellos que no están directamente relacionados con la producción o venta de bienes y servicios. Estos gastos se incurren en áreas como la gestión de recursos humanos, la contabilidad y Finanzas, Servicios Generales, entre otros.

Los gastos administrativos suelen ser costos fijos, ya que no varían en relación al nivel de ventas de la empresa y siempre existirán mientras la empresa esté operando. Sin embargo, muchos de estos costos pueden ser reducidos o eliminados sin afectar la capacidad de la empresa para operar.

Entre los gastos administrativos en que incurre una empresa, podemos encontrar:

  • Salarios y beneficios de los empleados administrativos.
  • Alquiler de oficinas y otros gastos asociados con el espacio de trabajo, como servicios públicos y mantenimiento.
  • Suministros de oficina.
  • Tecnología y equipos de oficina.
  • Servicios profesionales externos.
  • Gastos de publicidad y promoción de la empresa.
  • Capacitación y desarrollo de los empleados.
  • Servicios de telecomunicaciones.
  • Seguros.
  • Gastos legales.
  • Viajes y gastos de representación.
  • Servicios de consultoría.
  • Gastos de mantenimiento y reparación de equipos y maquinaria.
  • Depreciación de los activos fijos de la empresa, como edificios, maquinaria y equipos.
  • Costos de seguridad.

3.3. Gastos financieros

Son los costos relacionados con el financiamiento que requiere una empresa para la realización de sus operaciones y proyectos y la gestión de la deuda. Estos gastos se incurren por el uso de dinero prestado, como intereses y cargos por el préstamo, así como otros costos relacionados con la gestión de la deuda.

Estos gastos pueden afectar significativamente la rentabilidad de una empresa y, por lo tanto, es importante que los gerentes financieros los monitoreen cuidadosamente y tomen medidas para minimizarlos cuando sea posible.

Podemos resumir los gastos financieros de una empresa en los siguientes términos dentro de la contabilidad:

  • Comisiones bancarias: Son los costos que cobra un banco por prestar servicios financieros, como la apertura y el mantenimiento de cuentas, la emisión de cheques, el procesamiento de transacciones y otros servicios bancarios.
  • Intereses por préstamos o créditos: Son los costos asociados con el dinero prestado, como los intereses que se pagan sobre préstamos bancarios, líneas de crédito y otras formas de financiamiento.
  • Ajustes por el cambio monetario: Son los cambios en el valor de las monedas extranjeras en relación con la moneda local. Si tu empresa tiene operaciones en el extranjero, es posible que debas ajustar los valores contables de tus activos y pasivos para reflejar los cambios en los tipos de cambio.
  • Operaciones multidivisa: Son aquellas transacciones que involucran el uso de más de una moneda. Estas transacciones pueden generar costos adicionales, como tarifas de conversión de divisas.
  • Pago de dividendos: Son los pagos realizados a los accionistas de la empresa como una forma de distribuir las ganancias. Estos pagos pueden generar costos adicionales, como comisiones por transferencia de fondos y otros gastos administrativos.
  • Primas de seguros: Son los costos asociados con la compra de seguros para proteger los activos de la empresa. Estos costos pueden incluir primas de seguros, deducibles y otros gastos relacionados.
  • Gastos por actualización de provisiones: Son los costos relacionados con la creación y actualización de provisiones para cubrir posibles pérdidas en el futuro. Estas provisiones pueden incluir gastos por incobrables, deterioro de activos y otros riesgos.
  • Gastos generados por pérdida de valor del activo: Son los costos asociados con la disminución del valor de los activos de la empresa. Estos gastos pueden incluir deterioro de activos, obsolescencia y otros riesgos similares.

3.4. Gastos de fabricación

Los gastos de fabricación son los costos en los que una empresa incurre para transformar los materiales en productos terminados. Estos costos pueden incluir gastos directos, como la materia prima y la mano de obra directa, así como costos indirectos, como la electricidad, el combustible y la depreciación de la maquinaria utilizada en el proceso de fabricación.

Los gastos de fabricación se dividen generalmente en tres categorías principales:

  • Materiales directos: Son los materiales necesarios para fabricar el producto, como la madera, el metal o el plástico. Estos costos son fáciles de rastrear y asignar directamente al costo del producto.
  • Mano de obra directa: Son los costos asociados con la mano de obra necesaria para producir el producto. Estos costos también son fáciles de rastrear y asignar directamente al costo del producto.
  • Costos indirectos de fabricación: Son los costos que no pueden ser directamente asignados a un producto específico. Estos costos incluyen la electricidad, el combustible, la depreciación de la maquinaria y otros costos generales de producción.

Los gastos de fabricación son importantes para la rentabilidad de una empresa porque representan una parte significativa del costo total de producción.

Gestiona los gastos operativos con la digitalización

4. ¿Cómo reducir los gastos operativos?

Reducir los gastos operativos es una estrategia importante para mejorar la rentabilidad y sostenibilidad financiera de una empresa. A continuación, te presentamos algunas sugerencias para reducir los costos operacionales:

4.1 Identifica los costos innecesarios

Analiza tus gastos operativos para detectar aquellos costos que no son esenciales para el funcionamiento de tu empresa. Recuerda que cada gasto, por muy pequeño que sea, puede sumar a largo plazo y afectar significativamente la rentabilidad y la sostenibilidad financiera de tu empresa.

4.2 Negocia los precios y las condiciones de pago

Una manera de establecer una adecuada sinergia con tus proveedores es ofrecerles algo a cambio, como, por ejemplo, espacio en tu local para exhibir sus productos o publicidad en tus redes sociales o sitio web, a cambio de descuentos en sus productos o servicios, así como también Negociar los precios para obtener mejores tarifas y descuentos por compras por volumen.

Otra opción interesante es utilizar la estrategia de “2×1”, ofreciendo un producto de obsequio por la compra de otro producto. Esto puede aumentar la rotación del producto con un margen menor de ganancia, y tu proveedor puede compensarte con un descuento por las ventas del producto promocionado.

4.3 Automatiza los procesos

Introduce y aplica nuevas tecnologías en los procesos y operaciones de tu empresa para mejorar su eficiencia, productividad, calidad y competitividad en el mercado. Las herramientas tecnológicas te permitan automatizar procesos y reducir el tiempo y costo de las tareas repetitivas. Utiliza software para el control de gastos como el ofrecido por Tickelia, que te permiten digitalizar la legalización y gestión de viáticos y gastos de viaje de empresa.

4.4 Adopta medidas de ahorro energético y sostenibilidad

Algunas estrategias que pueden implementarse incluyen la compra de insumos ecológicos, como papel reciclado, el uso de plataformas de transformación digital para tener los documentos en formato electrónico, la utilización de bombillas eficientes de bajo consumo energético, la instalación de sistemas inteligentes en los aires acondicionados y la calefacción ecológica.

Se estima que las empresas destinan alrededor del 30% de sus recursos económicos al pago de energía y papelería. Por lo tanto, adoptar políticas de eficiencia energética puede reducir los costos, mejorando el flujo de caja del negocio.

4.5 Revisa tus contratos

Revisa los contratos con los proveedores y los contratos de arrendamiento para asegurarte de que estás pagando precios justos y razonables. Comienza por identificar los contratos que tienen un mayor impacto en los gastos operativos de tu empresa. Revisa cuidadosamente los términos del contrato para asegurarte de que estás pagando precios justos y razonables por los servicios que se te están proporcionando. Si encuentras que los términos del contrato no son favorables para tu empresa, negocia con el proveedor o contratista para obtener mejores condiciones de pago, plazos de entrega, precios y otros términos que puedan reducir tus costos operativos. Una vez que hayas revisado tus contratos, es importante revisarlos periódicamente para asegurarte de que los términos sigan siendo favorables para tu empresa.

4.6 Considera el trabajo remoto

El trabajo remoto se ha convertido en una estrategia cada vez más popular para reducir los gastos operativos de una empresa. La pandemia de COVID-19 ha sido un catalizador para que muchas empresas adopten el trabajo remoto como una forma de mantener sus operaciones en funcionamiento, mientras protegen la salud y seguridad de sus empleados. A medida que las empresas se han adaptado al trabajo remoto, han descubierto que esta estrategia puede reducir significativamente los costos asociados con el alquiler de oficinas, el transporte de los empleados y otros costos operacionales.

4.7 Implementa indicadores de gestión

La implementación de indicadores de gestión es una estrategia importante para reducir los gastos operativos de una empresa. Los indicadores de gestión son herramientas que permiten medir y evaluar el desempeño de una empresa en relación con sus objetivos y metas. Al implementar indicadores de gestión, una empresa puede identificar áreas donde se están generando costos innecesarios o donde se pueden hacer mejoras para reducir los costos.

4.8 Aumenta la rotación de inventarios

Cuando un negocio tiene un alto nivel de inventario, se requiere un mayor espacio de almacenamiento, lo que conduce a costos adicionales. Además, el costo de mantener y proteger los productos almacenados puede ser significativo. Por otro lado, si se logra aumentar la rotación de inventarios, los productos se venden más rápido, lo que reduce el espacio de almacenamiento requerido y disminuye los costos asociados con la protección y mantenimiento de los productos almacenados y se mejora la rentabilidad.

4.9 Paga oportunamente a los proveedores

Cuando una empresa paga a sus proveedores a tiempo, puede negociar mejores condiciones de pago, tales como descuentos por pronto pago, lo que se traduce en un ahorro significativo de dinero a largo plazo. Además, pagar a los proveedores a tiempo ayuda a mantener una buena relación comercial y a generar confianza, lo que puede llevar a mejores términos de negociación en el futuro.

4.10 Busca buenas fuentes de inversión

Al buscar inversiones que generen altos rendimientos, una empresa puede obtener ingresos adicionales que pueden ser utilizados para cubrir sus gastos operativos y reducir su carga financiera. Además, una inversión bien seleccionada puede tener un impacto positivo en la rentabilidad de una empresa a largo plazo, lo que le permite reinvertir en su negocio y reducir aún más sus costos operativos.

Planilla Excel legalizacion gastos

5. Importancia de llevar buen control de los gastos operativos

Es importante que los gerentes de la empresa realicen un análisis cuidadoso de los gastos operativos y determinen cuáles pueden ser reducidos o eliminados sin afectar la calidad o eficiencia del negocio.

Llevar un buen control de los gastos de operación es esencial para el éxito y la rentabilidad de cualquier empresa. Un control adecuado de los gastos operativos permite a una empresa monitorear y analizar sus costos y gastos, lo que le permite identificar áreas de oportunidad para reducir costos y mejorar la eficiencia en sus operaciones. Además, un buen control de los costos operacionales ayuda a una empresa a tomar decisiones informadas sobre el uso de sus recursos y a establecer presupuestos realistas y alcanzables. Además, llevar un control adecuado de los gastos de operación es una práctica importante para mantener la estabilidad financiera y evitar problemas de liquidez en el futuro.

6. Ventajas del control de gastos operativos

El control adecuado de los gastos operativos ofrece varias ventajas para una empresa, entre las cuales se incluyen:

6.1 Reducción de costos

El control sobre los gastos operativos permite identificar áreas donde se pueden reducir costos y optimizar el uso de los recursos, lo que puede mejorar la rentabilidad de la empresa. Al reducir los costos y aumentar la eficiencia en la gestión de los recursos disponibles, se puede liberar capital que puede ser reinvertido en la empresa, generando así un efecto positivo en su flujo de caja. Por ejemplo, una empresa que logra reducir sus costos de producción a través del control de gastos, puede aumentar su margen de beneficio y tener más fondos disponibles para cubrir los costos operativos diarios, como el pago de nóminas o el abastecimiento de materiales y suministros, entre otros.

6.2 Optimización de la eficiencia

La mejora de la eficiencia es una ventaja clave del control de gastos operativos en cualquier empresa. Al implementar medidas de control de gastos efectivas, se pueden identificar áreas de ineficiencia y tomar medidas para mejorar la gestión de los recursos disponibles. Por ejemplo, una empresa puede adoptar nuevas tecnologías o procesos que reduzcan los costos de producción, aumenten la productividad o mejoren la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

6.3 Mejora en la toma de decisiones

La mejora en la toma de decisiones es otra ventaja clave del control de gastos operativos en una empresa. Al tener una visibilidad clara y precisa de los gastos y los ingresos de la empresa, los líderes pueden tomar decisiones informadas sobre cómo asignar los recursos disponibles y ajustar su estrategia empresarial en consecuencia. Por ejemplo, si la empresa identifica que está gastando demasiado en publicidad, puede tomar la decisión de reducir esos gastos y centrarse en otras estrategias de marketing más efectivas.

6.4 Establecimiento de presupuestos realistas

El control sobre los gastos operativos permite establecer presupuestos realistas y alcanzables que son fundamentales para el éxito financiero de una empresa.

6.5 Mantenimiento de la estabilidad financiera

El control sobre los gastos operativos ayuda a la empresa a evitar problemas de liquidez en el futuro y a mantener la estabilidad financiera de la empresa. Al controlar los gastos y asegurarse de que estén en línea con los ingresos, la empresa puede evitar situaciones de flujo de caja negativo y mantener una posición financiera estable. Además, el control de gastos también puede ayudar a la empresa a establecer metas financieras a largo plazo, como alcanzar ciertos niveles de rentabilidad o acumular reservas de efectivo para situaciones de emergencia.

En conclusión, la gestión de gastos operativos es un aspecto clave de la administración financiera de cualquier empresa, y la implementación de las medidas antes señaladas puede ayudar a optimizar el uso de los recursos disponibles y a mantener un adecuado control sobre los costos asociados a las operaciones, mejorando la rentabilidad y la competitividad de la empresa en el mercado.

Automatiza la gestión de la legalización de viáticos y gastos de viaje de empresa
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Laura Sierra
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Comunicación Social y Periodismo por la Universidad de La Sabana.
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