Control de viáticos: qué debes saber para mejorar su gestión

El control de viáticos es una labor fundamental en cualquier empresa que requiera que sus empleados se movilicen por asuntos laborales fuera de su lugar habitual de trabajo. En esta guía, hablaremos todo lo relacionado a los viáticos y daremos consejos prácticos para mejorar su gestión.

1. ¿Qué son los viáticos?

Según el Ministerio de Trabajo de Colombia, los viáticos son un tipo de compensación en dinero que un empleador reconoce y facilita a un trabajador o empleado para cubrir los gastos necesarios en que incurre durante el cumplimiento de sus obligaciones  laborales durante un viaje o en una tarea temporal fuera de su lugar habitual de trabajo. 

Los viáticos generalmente incluyen una cantidad fija de dinero para cubrir los gastos de alojamiento, alimentación y otros gastos conexos durante el tiempo que el trabajador está fuera de su lugar de trabajo habitual. 

Los viáticos pueden variar según la empresa y el tipo de trabajo, y suelen estar sujetos a las políticas y procedimientos internos de la empresa. También pueden estar sujetos a regulaciones fiscales y legales específicas según la jurisdicción.

Pero sobre todo, es importante diferenciar los viáticos de los gastos de representación.

2. ¿Cómo se clasifican los viáticos?

Los viáticos se clasifican de acuerdo con la frecuencia y el tipo de contrato establecidos entre la empresa y el trabajador. Si existe un contrato laboral los viáticos se clasifican en:

• Viáticos permanentes: se otorgan a los empleados que tienen la obligación de realizar viajes frecuentes o regulares como parte de sus actividades laborales. Por ejemplo, los trabajadores que necesitan desplazarse a diferentes lugares para realizar ventas o servicios, o los trabajadores que se encargan de la supervisión de proyectos en diferentes ubicaciones.

• Viáticos ocasionales o accidentales: se otorgan en situaciones excepcionales o accidentales, como cuando un empleado debe viajar para atender una emergencia o para asistir a una reunión de última hora. Estos viáticos no son habituales y se otorgan de manera ocasional o por una sola vez.

Si por el contrario no existe ningún tipo de contrato laboral, los viáticos se originan de otra forma.

3. ¿Qué no es un viático?

Se considera no viático a todo valor a cargo del empleador sin que este sea percibido por el empleado. Es decir, todo lo que la empresa paga desde sus propias arcas sin que pase por el bolsillo del trabajador.

Algunos ejemplos de lo que no se considera como viático:

• Transportes adquiridos por la empresa directamente.
• Alojamiento reservado directamente por la compañía.
• Bonos o vales de tanqueo de combustible.
• Bonos o vales de alimento.
• Gastos de rodamiento cuando el trabajador utiliza su medio de transporte propio.

Todos estos son considerados gastos de viaje que, a modo contable, también van registrados en cuentas distintas a las de nóminas, por ende, no van a tener ninguna repercusión.

4. ¿Qué normas jurídicas se usan en Colombia para el manejo y control de los viáticos?

Existen distintos mecanismos legales para el manejo, control y regulación de uso de los viáticos en Colombia. El artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo; la Jurisprudencia de la Corte Constitucional y Corte Suprema de Justicia, el contrato de trabajo y el reglamento interno de trabajo.

4.1 El artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo

La finalidad primordial del Código Sustantivo del Trabajo es lograr la justicia en las relaciones que surgen entre empleadores y trabajadores, dentro de un espíritu de coordinación económica y equilibrio social. 

El Artículo 130 hace mención a las condiciones y lineamientos en que los viáticos constituyen salario o no para el trabajador.

4.2 El Decreto 460 de 2022

Mediante el Decreto 460 del 29 de marzo 2022 del Departamento Administrativo de la Función Pública se fijan los lineamientos y escala de viáticos definida por el Gobierno Nacional para los empleados públicos, oficiales, los miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza Pública.

Mediante tablas se fija la escala de viáticos para aquellos que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o en el exterior del país:

• Los empleados públicos de la Rama Ejecutiva Nacional, cualquiera que sea su sector, denominación o régimen jurídico. 
• Los empleados del Congreso Nacional.
• La Rama Judicial. 
• El Ministerio Público.
• La Fiscalía General de la Nación. 
• La Organización Electoral. 
• La Contraloría General de la República. 
• Los miembros del Congreso Nacional. 
• Los miembros de la Fuerza Pública.

Los lineamientos entre otros establecen que las entidades y organismos establecerán el valor de acuerdo a la remuneración mensual del empleado comisionado, a la naturaleza de los asuntos confiados y a las condiciones de la comisión, teniendo presente el costo de vida del sitio donde se llevará a cabo la labor.  Más detalles de la norma podrá ser consultada en la página web de la función pública. 

4.3 El artículo 30 de la ley 1393 de 2010

Mediante este artículo de la Ley 1393 de 2010 se establece el porcentaje máximo de pagos laborales por remuneración no constitutivos de salario de los trabajadores particulares

“Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración”

5. ¿Los viáticos hacen parte del salario del trabajador?

Si los viáticos se entregan de forma permanente, sí. El artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo indica que los viáticos permanentes pueden ser considerados como parte del salario del trabajador, siempre y cuando se utilicen para cubrir los gastos de manutención y alojamiento. Sin embargo, si los viáticos tienen como único propósito cubrir los gastos de transporte o de representación, no se considerarán como parte del salario del trabajador. De otra parte, también se estipula que deben ser relacionados los conceptos y cuantías por las cuales se están otorgando. Dicho de este modo los viáticos permanentes deben ser declarados, ya que se consideran como un ingreso que puede aumentar el patrimonio del trabajador.

Esto se debe a que el salario abarca todo lo que el trabajador necesita para satisfacer sus necesidades, incluyendo los costos de alimentación y alojamiento, que son necesidades básicas

5.1 ¿Cuándo se puede considerar un viático como no salarial?

Los viáticos se pueden considerar como no salariales cuando se registran correctamente en la nómina como viáticos para transporte y/o gastos de representación, y cuando se logra demostrar que el viático es efectivamente accidental, es decir que no estaba programado y que realmente el traslado del trabajador se dio por una situación extraordinaria de la compañía.

5.1.1 ¿Cuál es el valor a pagar por viáticos no salariales?

El artículo 30 de la ley 1393 de 2010 establece que los pagos que no son considerados como salario no pueden superar el 40% del total de la remuneración, con el fin de calcular los aportes a seguridad social. Por lo tanto, es recomendable no exceder este límite para cumplir con la normativa correspondiente

6. ¿Cuáles son las consecuencias de la inclusión de los viáticos en el ámbito laboral?

Cuando los viáticos se consideran parte del salario de un empleado, su inclusión tiene un impacto directo en aspectos como las prestaciones sociales, la seguridad social y los aportes parafiscales. Estos conceptos se liquidan sobre la base salarial, y los viáticos incluidos aumentan la cantidad total que se tiene en cuenta para estos cálculos. Por esta razón, la UGPP (Unidad de Gestión pensional y Parafiscales) puede investigar a los empleadores que pagan grandes sumas por viáticos para verificar si están cumpliendo con las regulaciones aplicables

7. ¿Cuáles son los errores y fallas más comunes en el proceso de control de viáticos?

Algunos de los errores y fallas más comunes en el proceso de control de viáticos incluyen:

• Formularios mal diligenciados: Algunas empresas por la falta de procesos automatizados cometen errores al momento del registro de la información. Esto puede ocasionar falta de transparencia y dificultades para su control y gestión. 

• Demoras en la autorización de viáticos: puede generar problemas para los trabajadores que los requieren para realizar su trabajo de manera eficiente y efectiva, así como generar problemas en la gestión financiera de la empresa, ya que puede generar retrasos en el proceso de reembolso de los gastos y afectar la liquidez de la empresa.

• Falta de políticas y procedimientos claros: Si no hay políticas eficientes que permitan minimizar los costos y procedimientos claros en cuanto al manejo de viáticos, puede ser difícil para los empleados determinar qué se puede o no se puede incluir en los gastos de viáticos y así incurrir en gastos exagerados. Esto puede llevar a errores en el informe de gastos y a malentendidos entre los empleados y los gerentes, lo que ocasiona mayores costos de gestión. 

• No presentar los soportes de pago a tiempo: Si los empleados no presentan sus informes de gastos y soportes de pago de viáticos a tiempo, puede ser difícil para la empresa rastrear y controlar los gastos. Esto también puede causar retrasos en el reembolso de los gastos.

• No revisar los informes de gastos de viáticos: Si los gerentes no revisan los informes de gastos de viáticos cuidadosamente, pueden pasar errores y fraudes. Es importante que los gerentes revisen los informes de gastos de viáticos para garantizar que los gastos sean legítimos y cumplan con las políticas de la empresa.

• Probabilidad alta de fraude: En algunos casos, los empleados pueden presentar informes de gastos de viáticos con cifras erradas o fraudulentas, incluyendo gastos que no se han incurrido en realidad o presentar facturas falsas o duplicadas, entre otros. La empresa debe tener mecanismos de control para detectar y prevenir el fraude en los informes de gastos de viáticos.

Ausencia de herramientas tecnológicas: La falta de adopción de herramientas tecnológicas adecuadas puede dificultar la gestión eficiente de los gastos de viáticos, lo que puede generar ineficiencias en el proceso.”

8. Recomendaciones para pautar la legalización de gastos de viaje

Las empresas que requieren que sus empleados viajen con frecuencia deben establecer políticas y procedimientos claros para la legalización de los gastos de viaje. Esto no solo ayuda a asegurar que los empleados cumplan con las políticas y limitaciones de gastos, sino que también ayuda a evitar el mal uso o el abuso de los recursos financieros de la empresa. A continuación, se presentan algunas recomendaciones para pautar la legalización de gastos de viaje de manera eficiente y efectiva:

8.1 Planificación previa

Antes de que un empleado emprenda un viaje de negocios, se debe establecer una planificación previa para el mismo. Esto incluye la identificación del propósito del viaje, la determinación de la duración y el destino del mismo, y la identificación de las necesidades específicas del viaje (como alojamiento, transporte, comidas, entre otros). Una planificación previa adecuada puede ayudar a garantizar que se asignen recursos suficientes para cubrir los gastos necesarios y evitar gastos innecesarios o imprevistos durante el viaje.

8.2 Establecimiento de políticas de gastos y presupuestos para viajes corporativos

Es importante que las empresas establezcan políticas claras y detalladas sobre los gastos que se pueden realizar durante los viajes corporativos. Esto incluye la definición de los tipos de gastos que se permiten, los límites máximos de gastos y cualquier otro requisito que se deba cumplir para legalizar un gasto. Además, las empresas deben establecer presupuestos para los viajes corporativos, lo que ayuda a controlar los costos y garantizar que se utilicen los recursos de manera efectiva.

8.3 Verificación de presupuestos con proveedores

Antes de contratar cualquier servicio relacionado con el viaje, como el alojamiento, el transporte o las comidas, se debe verificar que los presupuestos sean acordes a las políticas y presupuestos establecidos por la empresa. Es importante que se negocien tarifas y descuentos especiales con proveedores de confianza y se mantenga una comunicación clara y abierta para evitar malentendidos o desacuerdos.

8.4 Comprobación y actualización de fechas y presupuesto

Durante el viaje, es importante que se mantenga un registro detallado de los gastos y se actualice regularmente el presupuesto disponible. Esto ayuda a garantizar que los gastos se mantengan dentro de los límites establecidos y que se cuente con suficientes recursos para cubrir los gastos necesarios hasta el final del viaje. Además, se recomienda que se realice una revisión exhaustiva de los gastos al finalizar el viaje para identificar cualquier irregularidad o desviación de las políticas y presupuestos establecidos.

8.5 Uso de un software adecuado de control de viáticos

El uso de un software de control de viáticos es sumamente importante para el manejo adecuado de los viáticos y los gastos de viajes corporativos. Soluciones cloud como el software de Tickelia para la legalización de viáticos y gastos de viaje, ayudan a automatizar los procesos y a reducir los tiempos de gestión.

Permiten monitorear y actualizar los gastos en tiempo real, y mantener un registro detallado de los mismos. Además, que muchos de estos han sido implementados con tecnologías de punta como OCR+ICR que permiten capturar más fácilmente la información de recibos y facturas con tan solo una foto; permitiendo a las personas encargadas de su supervisión gestionar los gastos de manera inmediata aceptando o rechazando los gastos desde la aplicación o el Back Office.

9. Estrategias para un manejo fiscal correcto de los viáticos y gastos de viaje

Es necesario considerar varios aspectos para un manejo fiscal adecuado de los  viáticos y gastos de viaje y por ende mejorar los procesos contables y tributarios. Los  puntos que las empresas podrían considerar según los expertos son:

• Realizar un estudio de las áreas de la empresa identificando los cargos que normalmente se movilizan con frecuencia.
• Identificar los empleados que por sus funciones laborales son posibles candidatos a serles otorgados viáticos accidentales.
• Considerar las alternativas que tiene la empresa para solventar todo aquello que no se considere como viático. Esto para reducir el impacto de los viáticos en aspectos como las prestaciones sociales, la seguridad social y los aportes parafiscales. 
• Tener de ser posible una cuenta bancaria de la empresa con varias tarjetas débito o crédito con un cupo limitado que se entregue a los trabajadores para manejar los gastos de la empresa como viáticos, gastos de caja menor, entre otros. 
• Asumir como empresa los gastos de compra de tiquetes, convenios con hoteles o lugares de alojamiento, servicios de transporte con el fin de que a determinado tiempo se facturen los servicios.
• Adquirir medios de transporte como motos o vehículos en Leasing con opción de compra al trabajador.
• Evitar hacer los pagos mencionados anteriormente a las cuentas del trabajador, salvo que en realidad sea algo que de verdad sea algo que aumente el patrimonio del trabajador.
• Buscar siempre estrategias de planeación tributaria. 

En resumen, en cuanto al aspecto contable la recomendación es no llevar estos pagos como anticipos al trabajador. En cuanto a lo laboral no olvide que se le puede volver un problema laboral si el empleador llega a realizar una demanda y en cuanto a lo tributario recuerde que no es deducible ningún gasto que no se tenga soportado en factura electrónica como por ejemplo los de caja menor.

10. La importancia de la automatización de la gestión de viáticos

La automatización del control de viáticos puede proporcionar muchos beneficios a las empresas, entre ellos:

• Reducción de errores: La automatización del proceso de control de viáticos puede reducir significativamente la probabilidad de errores en el proceso. Al automatizar el proceso, se eliminan las tareas manuales que pueden dar lugar a errores de entrada de datos, cálculos y reportes.

• Ahorro de tiempo: La automatización del proceso de control de viáticos puede ahorrar tiempo a los empleados y gerentes, ya que elimina tareas manuales y repetitivas. Además, la automatización permite a los empleados y gerentes acceder a la información de los gastos de viáticos en tiempo real.

• Mayor transparencia: La automatización del proceso de control de viáticos puede proporcionar una mayor transparencia en los gastos de viáticos, ya que toda la información se almacena en una sola base de datos centralizada. Los gerentes pueden acceder fácilmente a los informes de gastos y hacer un seguimiento de los gastos de los empleados.

• Control de costos: La automatización del proceso de control de viáticos puede ayudar a las empresas a controlar los costos de viáticos. Los gerentes pueden establecer límites de gastos y recibir alertas cuando se exceden estos límites. Además, la automatización permite un seguimiento en tiempo real de los gastos de viáticos, lo que puede ayudar a prevenir gastos innecesarios.

• Cumplimiento normativo: La automatización del proceso de control de viáticos puede ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos normativos y legales. La automatización puede generar informes precisos y detallados que pueden ser requeridos para la presentación de informes a las autoridades reguladoras.

En conclusión, el control adecuado de los viáticos es esencial para cualquier empresa. Una buena gestión de los viáticos no solo puede ahorrar dinero y tiempo, sino que también puede mejorar la satisfacción de los empleados y aumentar su productividad.

Al seguir los consejos y las mejores prácticas que te hemos presentado, podrás mejorar significativamente la gestión de los viáticos en tu empresa. Recuerda siempre mantener una comunicación clara y transparente con tus empleados y utilizar herramientas tecnológicas como la que ofrece Tickelia para facilitar el proceso de gestión de viáticos.

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