La caja menor de las empresas en Colombia

¿Qué es y para qué sirve la caja menor en Colombia?

Para que las empresas tengan un absoluto control de las finanzas es preciso que dispongan de un sistema para legalizar cada gasto que se realiza. Aunque pueda parecer que todos los gastos de una empresa están calculados al detalle, existen algunos imprevistos que requieren de otros sistemas de pago más flexibles y ágiles. En este artículo hablaremos de la caja menor de las empresas y para qué tipo de gastos se usa.

1. ¿Qué es la caja menor?

La caja menor consiste en un fondo que las empresas reservan para los gastos imprevistos o de menor cuantía, cuyo pago es más cómodo efectuarlo en efectivo, evitando cheques o transferencias electrónicas. El objetivo de la caja menor es dotar a la empresa de un dinero disponible de fácil uso.

Más adelante, veremos con detalle cuáles son los gastos más comunes para ser abonados con el dinero de la caja menor, pero para hacernos una idea, los gastos de almuerzos, las compras en negocios pequeños, materiales de oficina o estacionamiento de vehículos son algunos ejemplos de los gastos que puede cubrir la caja menor.

Aunque la caja menor sirva para pagar gastos imprevistos, es necesario mantener un control del dinero que hay. Es por eso por lo que se aconseja definir un monto para que la fiscalización de la caja menor sea eficaz y se evite la posible aparición del fraude empresarial.

A su vez, para que la legalización de la caja menor sea efectiva, los empleados deberán aportar los recibos de cada gasto. No se debería sacar dinero de la caja menor sin antes tener el justificante del gasto, pues se podrían producir desajustes. Lo más recomendado es sustituir el dinero de la caja menor por los recibos y facturas que entregan los empleados, así la fiscalización y el arqueo es, prácticamente, automático.

En resumen, la caja menor es, literalmente, una caja en la que hay depositado dinero en efectivo, cuyo objetivo es pagar pequeños gastos imprevistos o que no precisan de una aprobación presupuestaria. Eso sí, debe tener destinada una persona responsable de su mantenimiento y legalización.

2. ¿Cómo se usa la caja menor?

Para explicar el uso de la caja menor, pongamos un ejemplo práctico.

Un empleado de una compañía recibe la llamada de un potencial cliente. Este le pregunta si sería posible reunirse con el empleado ese mismo día, para almorzar y hablar sobre un posible negocio. El empleado asiste a la reunión y esta termina con una venta. Para mostrar su gratitud, el empleado se presta a pagar el almuerzo. Una vez han abandonado el lugar de la reunión, el empleado procede a pagar el estacionamiento de su automóvil y regresar a la oficina.

Estos dos gastos que ha tenido que abonar el empleado, al considerarse gastos imprevistos, podrían ser reintegrados con el dinero de la caja menor de la empresa, pues no precisan de una aprobación previa. Eso sí, el empleado deberá justificar los gastos del almuerzo y del estacionamiento aportando los justificantes correspondientes.

3. ¿Qué se puede pagar con la caja menor?

El anterior ejemplo sirve para ver dos tipos de gastos que se pueden abonar con los fondos de la caja menor, pero veamos, con más detalle, con qué otros gastos menores se puede hacer uso de la caja menor.

  • Viajes y comidas: Tal y como hemos visto en el ejemplo anterior, los almuerzos y viajes que los empleados precisen realizar para cumplir sus labores dentro de la compañía.
  • Material de oficina: Este es un tipo de gasto muy común que se puede cubrir con los fondos de la caja menor, pues dentro de una compañía siempre surgen compras imprevistas de material como hojas, bolígrafos, etc.
  • Reparaciones: El gasto imprevisto por excelencia son las reparaciones. Es muy difícil prevenir cuándo algo va a fallar. Vehículos, aparatos electrónicos o instalaciones son algunas de las reparaciones más comunes que se podrían abonar con el fondo de la caja menor.
  • Emergencia sanitaria: Si un empleado sufre un accidente y se precisa de la compra urgente de alguna medicación o material de primeros auxilios, estos gastos se pueden cubrir con este fondo.
  • Emergencias puntuales: otro tipo de emergencias, como podría ser la compra de productos de limpieza en concreto para algún accidente, sería un ejemplo de gasto que el fondo de la caja menor podría cubrir.

Cabe destacar que todos estos gastos deben producirse de manera imprevista, pues si un viaje, la compra de material, una reparación o cualquiera de los gastos listados anteriormente, se pueden presupuestar o no son de carácter urgente, no sería adecuado utilizar este fondo.

Es importante recordar que la caja menor debe tener un responsable, encargado de rendir cuentas al departamento contable de la empresa. Por lo tanto, este responsable deberá llevar un registro de todos los movimientos de la caja menor. Es por ello por lo que se recomienda establecer una fiscalización o arqueo de la caja menor de manera periódica. De la misma manera, se recomienda que dicha fiscalización se realice aleatoriamente, para evitar el posible fraude empresarial.

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4. ¿Cómo organizar la caja menor?

Una buena organización precisa de un control al detalle, pues con estos fondos se suelen cubrir gastos cuyas cuantías son pequeñas.

El responsable de la caja menor, comúnmente conocido como “el cajero”, deberá ser el intermediario entre los empleados que solicitan el dinero de estos fondos y el departamento de contabilidad de la compañía. Por ello, el responsable deberá ser inflexible y no debería abonar ninguna cuantía, por pequeña que sea, sin un justificante del gasto.

Además, es muy importante que se lleve un registro completo de todos los movimientos que se han realizado con los fondos de la caja menor. Cada gasto es importante tenerlo anotado y se recomienda hacer este control cada día, para saber cuánto dinero se ha gastado y en qué se ha gastado, así como saber cuál era el monto inicial de la caja menor y con cuánto dinero se ha cerrado el día.

4.1 Riesgos de no controlar la caja menor correctamente

Si no se cumplen los factores, vistos anteriormente, para un buen control de la caja menor es posible que se cometan algunos errores que pueden provocar desequilibrios en esta cuenta. Algunos de los principales errores son los siguientes:

  • Mal seguimiento: La falta de seguimiento constante en los gastos que se realizan con el monto de la caja menor puede derivar en una problemática mayor en el cierre de cada periodo. No disponer de una información actualizada hace que la tarea de rendir cada gasto se realice de manera ineficiente.
  • Malgasto de tiempo: Si se trabaja con un sistema poco eficiente y nada optimizado, el tiempo para el proceso de rendición de los gastos de la caja menor se multiplica por cada empleado que se vea involucrado en el proceso. A parte del manager encargado del control de estos gastos, los empleados también perderán un tiempo valioso, el cual se podría dedicar a tareas más productivas para la empresa.
  • Malgasto de recursos: En relación con el punto anterior, la pérdida de tiempo conlleva a una mala gestión de los recursos de la empresa, tanto humanos como financieros. No mantener un buen control de los gastos que se efectúan desde el monto de la caja menor puede hacer que estos imputen una suma más elevada de lo necesario.
  • Fraude: En suma, si la gestión de los gastos de la caja menor no se ha realizado correctamente desde un inicio, todo el proceso puede confluir en fraude por parte de los trabajadores. Ya sea de manera inconsciente o malintencionada, cuando un gasto no está respaldado de un comprobante válido, es difícil rastrearlo y saber si es correcto o no. Otro factor es la duplicación de pagos, la cual es más común que suceda si se utiliza un sistema de rendición de gastos manual.

5. Ventajas de la caja menor

Pese a que pueda parecer una preocupación más, el disponer de este fondo de fácil acceso proporciona ventajas que pueden solventar pequeños problemas del día a día de las compañías. Algunas de estas ventajas son:

  • Poder hacer frente a gastos imprevistos y que precisan de una actuación de carácter urgente.
  • Poder disponer de dinero efectivo para ciertos gastos en los que los cheques o las transferencias electrónicas no son eficientes.
  • Tener un control del dinero en efectivo de la compañía.
  • Al tratarse, en muchos casos, de cuantías pequeñas, crea un sistema de legalización de los gastos al detalle.
La caja chica sirve para el pago con dinero en efectivo

6. Diferencias entre caja menor y fondo fijo

Dentro de una compañía existen muchos métodos de pagos diferentes. En este artículo estamos analizando el sistema de la caja menor, pero hay otro sistema muy parecido y que puede producir confusión entre ambos conceptos. Uno de ellos es el fondo fijo.

Explicado de manera muy breve, un fondo fijo, como su propio nombre indica es un fondo de dinero, cuya cuantía es fija. Estos fondos también se usan para pagar gastos pequeños y una compañía puede disponer de tantos fondos fijos como considere oportuno.

Otra similitud que se puede encontrar entre estos dos métodos de pago es que, al poder cubrir gastos pequeños, estos pagos se pueden hacer en efectivo, sin necesidad de recurrir a cheques o métodos de pagos electrónicos.

Veamos ahora las diferencias que hay entre los fondos fijos y la caja menor.

6.1 Objetivo final

Tal y como hemos visto anteriormente, la caja menor sirve para aquellos gastos imprevistos y que, en la mayoría de los casos, son de carácter urgente.

En cambio, los fondos fijos son montos de dinero que la empresa ya ha destinado para cubrir un gasto, por lo que pierden la condición de imprevisto y de urgencia.

Por lo tanto, el objetivo final de cada método de pago es diferente.

6.2 Método de aplicación

Otra diferencia importante entre la caja menor y los fondos fijos es la forma en cómo se usan cada uno. Mientras que la caja menor ofrece muchas facilidades para su uso, los fondos fijos están sujetos a aprobación por parte de la gerencia o administración de la compañía. Esta diferencia es clave para entender la diferencia entre caja menor y fondos fijos.

Podemos entender los fondos fijos como partidas presupuestarias, cuya cuantía y finalidad están definidas desde un inicio, mientras que la caja menor sirve para cubrir imprevisto de manera inmediata.

6.3 Planificación

En relación con el punto anterior, la última y gran diferencia entre los fondos fijos y la caja menor es la planificación de cada uno.

Mientras que la caja menor no dispone de una planificación en los presupuestos, más allá de la cuantía de dinero efectivo de la que se va a disponer en un inicio, los fondos fijos sí que se contemplan en los presupuestos. Los fondos fijos, tal y como hemos visto anteriormente, deben tener una finalidad y una cuantía determinadas. Esto no quiere decir que no se puedan modificar, pero no tienen la flexibilidad de la que dispone la caja menor.

7. ¿Qué es el recibo de caja menor?

El recibo de caja menor es un documento contable que se utiliza para registrar y controlar los pequeños gastos operativos o pagos menores que se realizan dentro de una empresa u organización. Este sistema se emplea para manejar desembolsos que, por su bajo monto, no justifican la emisión de cheques o el uso de procedimientos de pago más formales.

7.1 Características y Funcionamiento del Recibo de Caja Menor

  • Fondo fijo:  La caja menor opera bajo el concepto de fondo fijo, lo que significa que se asigna una cantidad específica de dinero para cubrir estos pequeños gastos. Una vez que el fondo se agota o llega a un mínimo establecido, se reembolsa el monto gastado, presentando los recibos de caja menor como justificantes de los pagos realizados.
  • Control y registro: Cada recibo de caja menor debe incluir información detallada sobre el gasto realizado, como la fecha, el monto, la persona que recibió el dinero, la firma de quien autoriza el gasto, y una breve descripción de este. Esto permite un seguimiento detallado y transparente de los pequeños desembolsos.
  • Tipos de gastos: Los gastos cubiertos con la caja menor suelen incluir, pero no se limitan a, materiales de oficina, gastos de correo, pequeñas reparaciones, transporte local y otros gastos menores de operación que requieren pagos inmediatos.
  • Políticas de uso: Las empresas establecen políticas específicas para la administración de la caja menor, incluyendo los límites de gasto por operación, los procedimientos para el reembolso del fondo, y las responsabilidades de los empleados encargados de la gestión de la caja menor.
  • Auditoria y revisión: Los recibos de caja menor son importantes para la auditoría interna y la revisión de gastos, ya que proporcionan evidencia documental de los desembolsos realizados.

En resumen, el recibo de caja menor es una herramienta esencial para la gestión eficiente de los gastos menores dentro de una organización, asegurando un control adecuado y la rendición de cuentas en el manejo de fondos.

8. Tickelia para la legalización de la caja menor

Para que una empresa alcance una rentabilidad superior es necesario un sistema eficiente de legalización de gastos. Esto es importante, pues si una compañía genera muchos ingresos, pero no tiene estipulada una correcta política de gastos, pueden producirse situaciones de desajustes económicos y de pérdidas innecesarias.

En esta política de gastos, deberían quedar definidos todos los conceptos, tanto para los gastos en general como para el uso de la caja menor. Algunos de los puntos a definir son los siguientes:

  • Los gastos que se aceptarán y se abonarán con los fondos de la caja menor.
  • Los límites de gastos que cubrirá la caja menor.
  • El proceso para solicitar el reintegro de un gasto y los requisitos (comprobantes de los gastos).
  • La persona responsable del control de la caja menor.
  • El monto destinado para la caja menor.
  • El calendario de los períodos de fiscalización o arqueo.

Al tratarse de un proceso en el que el control debe ser minucioso, es muy recomendable optar por herramientas tecnológicas que faciliten el trabajo tanto a los empleados, como a los responsables del control de gastos.

Soluciones como Tickelia ayudan a automatizar y digitalizar los procesos de legalización de gastos. Gracias a su App y a su software, los empleados y los responsables trabajarán de manera colaborativa.

Tickelia ofrece un sistema muy intuitivo y eficaz para la solicitud de gastos, por parte de los trabajadores, y la aprobación por parte de los responsables. Los empleados podrán realizar una fotografía de los recibos y, a través de la propia App, el gasto quedará reportado, gracias a la tecnología OCR+ICR que reconoce hasta 18 campos de los recibos y facturas. De este modo, se generará un reporte del gasto automáticamente y el responsable podrá aceptarlo de manera inmediata.

Con Tickelia es muy fácil mantener un control de los gastos, con las ventajas de la digitalización y automatización, para evitar errores humanos.

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Gemma Mondéjar
Marketing junior en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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