Si existe un factor que puede decidir el futuro de una empresa, se trata del dinero. Una correcta gestión del capital económico de las compañías es esencial para prevenir los fraudes financieros que tanto amenazan a las empresas. En este artículo veremos los tipos de fraudes financieros más comunes en Colombia y cómo prevenirlos. ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
1. ¿Cómo afectan los fraudes financieros en las empresas?
Los fraudes financieros afectan gravemente a las empresas que los sufren. Se tratan de uno de los mayores problemas con los que deben luchar las compañías, independientemente de su tamaño.
Desde las empresas más pequeñas, hasta las más colosales, padecen fraudes financieros que, en su respectiva medida, afectan a la economía de las empresas, de manera directa, pero también afecta, indirectamente, a las relaciones profesionales que se generan entre los empleados y los empleadores.
Lo preocupante de esta problemática es el incremento de fraudes financieros relacionados con los gastos corporativos. Se podría creer que este tipo de fraudes se producen cuando se ingresa una cantidad de dinero y no se declara su totalidad, pero la realidad es que los fraudes, cada vez más, están centrándose en el momento de reportar gastos de empresa.
Según la ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), los casos de fraudes financieros se dispararon desde la pandemia provocada por la Covid-19. Pero las expectativas no son muy prometedoras.
La ACFE apunta a un incremento de más del 80% de los fraudes financieros durante el 2020 y la previsión es que sigan aumentando dado el cambio de modelo de trabajo para muchas empresas.
La llegada del teletrabajo ha generado que muchas empresas no estén reportando todos los gastos derivados de este sistema de trabajo. Para muchas empresas, se tratan de nuevos gastos, que jamás habían tenido la necesidad de legalizar, por lo tanto, es muy sencillo cometer errores.
2. Tipos de fraude financiero más frecuentes en Colombia
Hay muchas maneras de cometer fraudes financieros en una compañía. Desde falsificación de documentos o información, sobornos, desviaciones de ingresos o transferencias, o directamente, robar dinero.
A continuación, veremos un listado de los 10 tipos de fraudes financieros más recurrentes en las empresas:
- Fraude en los balances financieros: Este tipo de fraude ocurre cuando, deliberadamente, los empleados o directivos de una empresa aportan información confusa de los diferentes estados financieros de la compañía. Se trata de información oculta sobre ventas, comisiones pagadas o cobradas, etc.
- Malversación de fondos: Se trata del robo del dinero de la empresa. Puede tratarse de dinero en efectivo o de material, equipos, inventarios, etc.
- Fraude por gastos inflados o ficticios: Este tipo de fraude consiste en entregar facturas o cuentas con importes incorrectos o falsos para solicitar un reembolso de dinero que no se ha gastado nunca. Suelen usarse excusas como los viajes, combustibles, viáticos, etc.
- Desviaciones: Uno de los tipos de fraudes financieros más común. Como su propio nombre indica, se trata de desviar el destino del dinero en medio de una transacción.
- Evasión de impuestos: Este fraude, como su propio nombre indica, se trata de no pagar los impuestos pertinentes a los que están obligados las empresas. Para lograrlo, se suelen aportar datos falsos.
- Fraude de desembolso: Muy parecido al fraude por el rol de pagos, pues también se trata de reclamar pagos falsos de empresas casi fantasmas, que se dedican a ofrecer un servicio de forma fraudulenta. Este tipo de compañías se les conoce como “empresas cascarón”. Los fraudes suelen estar relacionados con facturas falsas de salud o cobros de salud, entre muchos otros.
- Conflicto de interés: Otro tipo de fraude recurrente es cuando algún miembro de la empresa ya sea un empleado, un gerente o un directivo, oculta información importante por puro interés, ya sea personal o económico.
- Fraude por rol de pagos: Cuando un trabajador exige el pago de algunas horas extras que nunca ha realizado o solicitar subsidios cuando no se cumplen las condiciones, falsificando estas. Este tipo de fraude consiste en reclamar pagos basados en mentiras.
- Skimming: Este fraude se produce cuando no se reporta un ingreso de una venta en los libros contables. A este fraude también se le conoce como “descremado”.
- Corrupción y sobornos: Por último, uno de los fraudes más comunes. La corrupción y los sobornos se basan en el lucro personal de algunas personas que, a través de un pago de dinero, consiguen favores personales fraudulentos.
3. Las pérdidas que generan los fraudes financieros en las empresas
Después de haber comprobado los tipos de fraudes financieros más comunes, veamos qué repercusión, a nivel económico, tienen en las compañías.
Varios estudios apuntan que los fraudes pueden elevarse hasta el 8% de los gastos anuales de las compañías, una cifra a tener en cuenta ya sea una PYME o una gran empresa.
Aunque existen muchos tipos de fraudes, los que más se atribuyen a este porcentaje son los que se realizan con los gastos por parte de los trabajadores y por los errores que se cometen cuando no se tiene un sistema de gestión de gastos bien definido. De ahí, la necesidad de tener una política de gastos competente y actualizada, que no deje margen para la duda.
Algunos problemas por los que se provocan los fraudes financieros son el mal uso que se hace del dinero en efectivo de las empresas, lo que se conoce como el fondo de las cajas chicas. Además, si no se dispone de un buen sistema de control de fraudes, estos pueden tardar demasiado tiempo en ser detectados. Estamos hablando de entre uno y dos años.
4. ¿Cómo prevenir los fraudes financieros con Tickelia?
Tal y como se ha comentado anteriormente, es necesario la implantación de un sistema de control de fraudes. Para ello, es muy importante realizar una gestión de los gastos de empresa exhaustiva y precisa.
Esta gestión debe ser, ante todo, útil, pues de nada sirve tener un control antifraude si este no va a reducir el número de fraudes cometidos, o no va a ser de ayuda para imponer las sanciones pertinentes.
Lo esencial en el control de fraudes financieros, como en muchos aspectos de la vida, es la prevención. Un sistema eficiente debe ser capaz de anticiparse a la consumación de los fraudes. Sin olvidar, obviamente, los protocolos de actuación cuando estos ya se han cometido.
Algunos consejos para prevenir que se cometan fraudes financieros son los siguientes:
- Uso de las tecnologías: hoy en día, es de obligada recomendación hacer uso de las nuevas tecnologías que permiten un total control de las operaciones financieras que se llevan a cabo en una empresa.
- Implementación de políticas antifraudes: de la misma manera que las tecnologías ayudan a la prevención y al control, las empresas deben implementar políticas para combatir los fraudes financieros. Estas políticas deben ser contundentes y los directivos deben asegurarse de que los trabajadores las entienden y saben interpretarlas.
- Cultura de responsabilidad empresarial: enlazado con el punto anterior, de nada sirve crear políticas o usar programas para luchar contra los fraudes financieros, si los propios miembros de una empresa no tienen una cultura de responsabilidad con su propia compañía. Desde directivos hasta trabajadores deben tener consciencia de equipo, deben velar por la buena salud financiera de la empresa.
Soluciones como Tickelia permiten un completo control de los gastos de empresa. Es una herramienta muy beneficiosa para combatir los fraudes financieros, pues permite crear automatizaciones y digitalizar procesos, como la legalización de viáticos y gastos de viaje de empresa.
Con Tickelia, los empleados son una pieza clave en el proceso de gestión de gastos, pues son ellos mismos los que reportan los gastos. Todo a través de una App muy intuitiva para smartphone y de un programa para la computadora. Tanto empleado como responsable podrán manejar ambas herramientas y simplificar así su parte del proceso. Además, permite aprobar o denegar gastos o crear avisos y alertas, entre muchas otras funcionalidades.
Por último, Tickelia permite una completa integración con el ERP de cada empresa, permitiendo un intercambio de información constante e instantáneo.
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