10 tipos de fraudes financieros más comunes en Colombia

Si existe un factor que puede decidir el futuro de una empresa, se trata del dinero. Una correcta gestión del capital económico de las compañías es esencial para prevenir los fraudes financieros que tanto amenazan a las empresas. En este artículo veremos los tipos de fraudes financieros más comunes en Colombia y cómo prevenirlos. ¡Sigue leyendo!

1. ¿Cómo afectan los fraudes financieros en las empresas?

Los fraudes financieros afectan gravemente a las empresas que los sufren. Se tratan de uno de los mayores problemas con los que deben luchar las compañías, independientemente de su tamaño.

Desde las empresas más pequeñas, hasta las más colosales, padecen fraudes financieros que, en su respectiva medida, afectan a la economía de las empresas, de manera directa, pero también afecta, indirectamente, a las relaciones profesionales que se generan entre los empleados y los empleadores.

Lo preocupante de esta problemática es el incremento de fraudes financieros relacionados con los gastos corporativos. Se podría creer que este tipo de fraudes se producen cuando se ingresa una cantidad de dinero y no se declara su totalidad, pero la realidad es que los fraudes, cada vez más, están centrándose en el momento de reportar gastos de empresa.

Según la ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), los casos de fraudes financieros se dispararon desde la pandemia provocada por la Covid-19. Pero las expectativas no son muy prometedoras.

La ACFE apunta a un incremento de más del 80% de los fraudes financieros durante el 2020 y la previsión es que sigan aumentando dado el cambio de modelo de trabajo para muchas empresas.

La llegada del teletrabajo ha generado que muchas empresas no estén reportando todos los gastos derivados de este sistema de trabajo. Para muchas empresas, se tratan de nuevos gastos, que jamás habían tenido la necesidad de legalizar, por lo tanto, es muy sencillo cometer errores.

2. Tipos de fraude financiero más frecuentes en Colombia

Hay muchas maneras de cometer fraudes financieros en una compañía. Desde falsificación de documentos o información, sobornos, desviaciones de ingresos o transferencias, o directamente, robar dinero.

A continuación, veremos un listado de los 10 tipos de fraudes financieros más recurrentes en las empresas:

• Fraude en los balances financieros: Este tipo de fraude ocurre cuando, deliberadamente, los empleados o directivos de una empresa aportan información confusa de los diferentes estados financieros de la compañía. Se trata de información oculta sobre ventas, comisiones pagadas o cobradas, etc.

• Malversación de fondos: Se trata del robo del dinero de la empresa. Puede tratarse de dinero en efectivo o de material, equipos, inventarios, etc.

• Fraude por gastos inflados o ficticios: Este tipo de fraude consiste en entregar facturas o cuentas con importes incorrectos o falsos para solicitar un reembolso de dinero que no se ha gastado nunca. Suelen usarse excusas como los viajes, combustibles, viáticos, etc.

• Desviaciones: Uno de los tipos de fraudes financieros más común. Como su propio nombre indica, se trata de desviar el destino del dinero en medio de una transacción.

• Evasión de impuestos: Este fraude, como su propio nombre indica, se trata de no pagar los impuestos pertinentes a los que están obligados las empresas. Para lograrlo, se suelen aportar datos falsos.

• Fraude de desembolso: Muy parecido al fraude por el rol de pagos, pues también se trata de reclamar pagos falsos de empresas casi fantasmas, que se dedican a ofrecer un servicio de forma fraudulenta. Este tipo de compañías se les conoce como “empresas cascarón”. Los fraudes suelen estar relacionados con facturas falsas de salud o cobros de salud, entre muchos otros.

• Conflicto de interés: Otro tipo de fraude recurrente es cuando algún miembro de la empresa ya sea un empleado, un gerente o un directivo, oculta información importante por puro interés, ya sea personal o económico.

• Fraude por rol de pagos: Cuando un trabajador exige el pago de algunas horas extras que nunca ha realizado o solicitar subsidios cuando no se cumplen las condiciones, falsificando estas. Este tipo de fraude consiste en reclamar pagos basados en mentiras.

• Skimming: Este fraude se produce cuando no se reporta un ingreso de una venta en los libros contables. A este fraude también se le conoce como “descremado”.

• Corrupción y sobornos: Por último, uno de los fraudes más comunes. La corrupción y los sobornos se basan en el lucro personal de algunas personas que, a través de un pago de dinero, consiguen favores personales fraudulentos.

3. Las pérdidas que generan los fraudes financieros en las empresas

Después de haber comprobado los tipos de fraudes financieros más comunes, veamos qué repercusión, a nivel económico, tienen en las compañías.

Varios estudios apuntan que los fraudes pueden elevarse hasta el 8% de los gastos anuales de las compañías, una cifra a tener en cuenta ya sea una PYME o una gran empresa.

Aunque existen muchos tipos de fraudes, los que más se atribuyen a este porcentaje son los que se realizan con los gastos por parte de los trabajadores y por los errores que se cometen cuando no se tiene un sistema de gestión de gastos bien definido. De ahí, la necesidad de tener una política de gastos competente y actualizada, que no deje margen para la duda.

Algunos problemas por los que se provocan los fraudes financieros son el mal uso que se hace del dinero en efectivo de las empresas, lo que se conoce como el fondo de las cajas chicas. Además, si no se dispone de un buen sistema de control de fraudes, estos pueden tardar demasiado tiempo en ser detectados. Estamos hablando de entre uno y dos años.

4.  ¿Cómo minimizar el riesgo de cometer fraude interno en los reportes de gasto?

La prevención del fraude interno en los reportes de gastos empresariales requiere de controles internos efectivos, cultura organizacional ética y herramientas tecnológicas adecuadas. Aquí hay algunas recomendaciones para minimizar este riesgo:

• Política clara de gastos: Establece políticas claras y estrictas sobre qué gastos son reembolsables, cómo deben ser reportados y cuál es el proceso de aprobación. Todo empleado debe conocer y entender estas políticas.

• Capacitación y educación: Asegúrate de que todos los empleados, especialmente los nuevos, reciban capacitación sobre las políticas de gastos y las consecuencias del fraude.

• Herramientas tecnológicas: Utiliza sistemas de gestión de gastos que requieran pruebas digitales, como recibos o facturas. Estos sistemas a menudo tienen características que detectan gastos inusuales o fuera de política automáticamente.

• Revisión aleatoria: Implementa revisiones aleatorias de los informes de gastos. El solo hecho de saber que existe una posibilidad de revisión puede desincentivar el fraude.

• Segregación de funciones: Divide las responsabilidades entre diferentes empleados para que no haya una sola persona encargada de todo el proceso de gastos, desde la presentación hasta la aprobación.

• Línea de denuncia: Establece una línea anónima o un sistema para que los empleados puedan denunciar sospechas o conocimiento de fraude sin temor a represalias.

• Consecuencias claras: Es esencial que la empresa tenga consecuencias claramente definidas para aquellos que cometan fraude y que estas se apliquen de manera consistente.

• Reconciliación periódica: Realiza reconciliaciones periódicas de las cuentas para identificar y resolver discrepancias.

• Auditorías regulares: Realiza auditorías internas o externas con regularidad para asegurarte de que las políticas se están siguiendo y para identificar posibles áreas de mejora.

• Cultura organizacional: Promueve una cultura de integridad y ética en la empresa. Cuando los empleados sienten que la empresa valora la honestidad y la integridad, es menos probable que intenten defraudar.

• Limitar el acceso: Restringe el acceso a sistemas financieros solo a aquellos que realmente necesitan acceder a ellos para sus funciones laborales.

• Monitoreo constante: Con la ayuda de la tecnología, es posible monitorear constantemente los patrones de gasto y alertar sobre cualquier actividad sospechosa.

Al abordar el fraude interno de manera proactiva y tener en cuenta estos consejos, se puede minimizar significativamente el riesgo en tu organización. Es importante recordar que la prevención del fraude es una tarea continua y requiere del compromiso tanto de la dirección como de los empleados.

5. ¿En qué tipos de gastos hay que estar más alerta para detectar el fraude interno?

Detectar el fraude interno requiere una vigilancia especial en ciertos tipos de gastos que a menudo se utilizan para cometer irregularidades. Algunos de estos gastos susceptibles a fraudes incluyen:

• Viajes y entretenimiento: Estos son de los más comunes. Un empleado puede inflar el costo de un tiquete de avión, presentar comidas o entretenimiento que nunca ocurrieron o añadir gastos personales a su informe de gastos.

• Kilometraje y gastos de transporte: Es posible que se exagere la cantidad de millas o kilómetros recorridos o se reclamen gastos de transporte que nunca se realizaron.

• Hospedaje: Puede haber casos donde se presenten facturas de hoteles de estancias que no se relacionan con viajes de negocios o se elijan opciones de alojamiento mucho más caras sin justificación.

• Comidas: A veces, los empleados pueden agregar comidas personales o exagerar el costo de una comida de negocios.

• Suministros y material de oficina: Es posible que los empleados compren suministros en exceso y luego los utilicen para uso personal o los revendan.

• Gastos diversos: Estos pueden ser una categoría peligrosa porque es fácil incluir gastos que no están relacionados con el negocio.

• Gastos no respaldados por recibos: Aunque a veces es legítimo, es un área susceptible de abuso si no se vigila adecuadamente.

• Gastos reembolsados por otras partes: Por ejemplo, un empleado podría asistir a una conferencia y obtener un reembolso tanto de la empresa como de la organización que organiza la conferencia.

• Cuentas de teléfono y comunicaciones: Llamadas personales, compras de aplicaciones o servicios que no son necesarios para el trabajo, pero que se cargan a la empresa.

• Gastos de capacitación o educación: A veces, los cursos o materiales no están relacionados con el trabajo o no son necesarios, pero se cargan como gasto de la empresa.

• Contrataciones y servicios externos: Puede haber casos en que se contrate a un “proveedor” que es en realidad un amigo o familiar, y se le pague por servicios que nunca se realizaron o se inflan los costos.

• Pequeñas compras en efectivo: Aunque individualmente puedan ser de pequeño valor, en conjunto y con el tiempo pueden sumar una cantidad significativa.

Para detectar y prevenir fraudes en estas áreas, es esencial contar con sistemas robustos de control interno, auditorías periódicas, capacitación continua para los empleados y una cultura organizacional fuerte que promueva la integridad y la ética en todos los niveles.

6. ¿Cómo evitar el fraude interno en la gestión de facturas?

Evitar el fraude interno en la gestión de facturas es crucial para la salud financiera de cualquier organización. Implementar controles internos efectivos y promover una cultura de integridad pueden ayudar a minimizar este tipo de riesgo. Aquí te presento algunas estrategias para evitar el fraude en la gestión de facturas:

• Segregación de funciones: Asegúrate de que no haya una sola persona encargada de todo el proceso de facturación. Divide las responsabilidades entre diferentes empleados, de modo que quien genere una factura no sea la misma persona que la apruebe o la pague.

• Verificación de proveedores: Establece un proceso de registro y validación de nuevos proveedores. Verifica que sean entidades legítimas y no empresas ficticias creadas para emitir facturas falsas.

• Reconciliación periódica: Realiza reconciliaciones regulares de cuentas por pagar con el libro mayor y con las facturas recibidas.

• Revisiones y aprobaciones: Implementa un sistema de revisión y aprobación para todas las facturas, donde al menos dos personas deben revisar y aprobar cualquier pago.

• Herramientas tecnológicas: Usa sistemas de gestión de facturas que ofrezcan controles internos y auditoría. Muchos de estos sistemas también pueden detectar facturas duplicadas o inusuales.

• Límite en montos: Establece límites en los montos que pueden ser aprobados por diferentes niveles dentro de la organización.

• Auditorías internas y externas: Realiza auditorías regulares para revisar el proceso de facturación e identificar cualquier irregularidad o área de mejora.

• Capacitación y concienciación: Asegúrate de que el personal involucrado en la gestión de facturas esté adecuadamente capacitado y sea consciente de las políticas y procedimientos, así como de las consecuencias del fraude.

• Línea de denuncia: Proporciona una forma anónima para que los empleados denuncien sospechas o conocimiento de actividad fraudulenta.

• Verificación de cambios: Si se modifican detalles bancarios de un proveedor o se realizan cambios sustanciales en una factura, verifica estos cambios directamente con una fuente confiable en la empresa proveedora.

• Controles físicos y digitales: Mantén facturas y datos financieros en lugares seguros, ya sea en archivos físicos bajo llave o en sistemas digitales protegidos por contraseñas y protocolos de seguridad.

• Revisión de facturas no asociadas a órdenes de compra: Establece un proceso específico para revisar y aprobar facturas que no estén asociadas a una orden de compra preexistente.

• Cultura organizacional: Fomenta una cultura de integridad y responsabilidad. Cuando los empleados sienten que la organización valora la ética y la transparencia, es menos probable que intenten cometer fraudes.

El objetivo es tener múltiples niveles de control para detectar y prevenir el fraude en cada etapa del proceso de facturación. Con un enfoque proactivo y una combinación de controles manuales y tecnológicos, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de fraude interno en la gestión de facturas.

7. Fraudes financieros en Colombia

Los fraudes financieros en Colombia son una preocupación constante para las autoridades y los ciudadanos. La falta de educación financiera y el desconocimiento de los mecanismos de protección hacen que las personas sean más vulnerables a este tipo de delitos. Los estafadores utilizan diversas estrategias para llevar a cabo sus engaños, aprovechándose de la confianza de las personas y su falta de conocimiento en temas financieros.

Uno de los fraudes más comunes en Colombia es el phishing. A través de correos electrónicos falsos o sitios web fraudulentos, los estafadores obtienen información confidencial de las personas, como contraseñas y números de tarjeta de crédito. Es importante estar alerta y nunca proporcionar información personal o financiera a través de correos o enlaces sospechosos.

Otro tipo de fraude financiero común es el fraude de inversiones. Los estafadores prometen altos rendimientos en inversiones ficticias o fraudulentas, engañando a las personas para que inviertan su dinero. Es importante investigar y verificar la legitimidad de cualquier oportunidad de inversión antes de realizar cualquier transacción.

El fraude con tarjetas de crédito también es muy frecuente en Colombia. Los estafadores clonan tarjetas o utilizan los datos robados para realizar compras fraudulentas. Es importante revisar periódicamente los estados de cuenta y reportar cualquier transacción sospechosa de inmediato.

Por último, el fraude de identidad es una preocupación creciente en Colombia. Los estafadores roban la identidad de las personas y la utilizan para obtener créditos o realizar transacciones fraudulentas. Es importante proteger la información personal y estar atento a cualquier actividad sospechosa en las cuentas financieras.

8. ¿Cómo prevenir los fraudes financieros con Tickelia?

Tal y como se ha comentado anteriormente, es necesario la implantación de un sistema de control de fraudes. Para ello, es muy importante realizar una gestión de los gastos de empresa exhaustiva y precisa.

Esta gestión debe ser, ante todo, útil, pues de nada sirve tener un control antifraude si este no va a reducir el número de fraudes cometidos, o no va a ser de ayuda para imponer las sanciones pertinentes.

Lo esencial en el control de fraudes financieros, como en muchos aspectos de la vida, es la prevención. Un sistema eficiente debe ser capaz de anticiparse a la consumación de los fraudes. Sin olvidar, obviamente, los protocolos de actuación cuando estos ya se han cometido.

Algunos consejos para prevenir que se cometan fraudes financieros son los siguientes:

• Uso de las tecnologías: hoy en día, es de obligada recomendación hacer uso de las nuevas tecnologías que permiten un total control de las operaciones financieras que se llevan a cabo en una empresa.

• Implementación de políticas antifraudes: de la misma manera que las tecnologías ayudan a la prevención y al control, las empresas deben implementar políticas para combatir los fraudes financieros. Estas políticas deben ser contundentes y los directivos deben asegurarse de que los trabajadores las entienden y saben interpretarlas.

• Cultura de responsabilidad empresarial: enlazado con el punto anterior, de nada sirve crear políticas o usar programas para luchar contra los fraudes financieros, si los propios miembros de una empresa no tienen una cultura de responsabilidad con su propia compañía. Desde directivos hasta trabajadores deben tener consciencia de equipo, deben velar por la buena salud financiera de la empresa.

Soluciones como Tickelia permiten un completo control de los gastos de empresa. Es una herramienta muy beneficiosa para combatir los fraudes financieros, pues permite crear automatizaciones y digitalizar procesos, como la legalización de viáticos y gastos de viaje de empresa.

Con Tickelia, los empleados son una pieza clave en el proceso de gestión de gastos, pues son ellos mismos los que reportan los gastos. Todo a través de una App muy intuitiva para smartphone y de un programa para la computadora. Tanto empleado como responsable podrán manejar ambas herramientas y simplificar así su parte del proceso. Además, permite aprobar o denegar gastos o crear avisos y alertas, entre muchas otras funcionalidades.

Por último, Tickelia permite una completa integración con el ERP de cada empresa, permitiendo un intercambio de información constante e instantáneo.

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