Facturación en Colombia: Entendiendo la Importancia y Características de una Factura

La factura no es solo un simple papel o documento digital: es el soporte de una transacción, un instrumento legal y una herramienta esencial para la contabilidad y la fiscalidad. Conoce más de este mundo de la facturación colombiana, descubriendo qué hace que una factura sea válida y por qué es crucial para negocios y consumidores por igual.

1. ¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que respalda una transacción comercial y tiene validez legal. Es una prueba de la venta de bienes o la prestación de servicios entre un vendedor y un comprador. La factura sirve tanto para el control fiscal del Estado como para que las empresas y personas naturales tengan un registro contable de sus operaciones.

Las facturas en Colombia deben cumplir con ciertos requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para ser consideradas válidas. Algunos de estos requisitos son:

• Información del vendedor: Incluye datos como el nombre o razón social, NIT (Número de Identificación Tributaria), dirección y otros datos de contacto.

• Información del comprador: Nombre o razón social, NIT o documento de identidad, dirección, entre otros.

• Consecutivo de facturación: Cada factura debe tener un número consecutivo único que permita su identificación y control.

• Descripción de los productos o servicios: Detalles de lo que se está vendiendo o el servicio que se está prestando.

• Valores: Deben especificarse los valores unitarios, totales, descuentos (si los hay), impuestos (como el IVA) y el valor total a pagar.

• Fecha de emisión: La fecha en que se realiza la venta o se presta el servicio.

• Régimen aplicable: Si el vendedor pertenece al régimen simplificado o común, entre otros detalles.

Desde el 2019, Colombia ha estado implementando la factura electrónica, que es una versión digital de la factura tradicional. La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero se genera, transmite y conserva en formato electrónico. La implementación de la factura electrónica busca modernizar y agilizar los procesos de facturación, así como mejorar el control fiscal.

Es importante que las empresas y personas naturales que realicen actividades comerciales en Colombia estén al tanto de las regulaciones y requisitos relacionados con la facturación para asegurarse de cumplir con todas las obligaciones legales y tributarias.

2. ¿Para qué sirve una factura?

En Colombia, una factura cumple con múltiples propósitos tanto para el vendedor como para el comprador, así como para el Estado. A continuación, se detallan algunas de las principales funciones y utilidades de una factura en Colombia:

• Comprobante de Venta: La factura certifica que se ha realizado una transacción comercial, ya sea la venta de un bien o la prestación de un servicio.

• Registro Contable: Para las empresas y comerciantes, la factura es un documento esencial para llevar un registro adecuado de sus ingresos y gastos. Es fundamental para la contabilidad y para determinar la rentabilidad del negocio.

• Base para el Impuesto: La factura es el documento que respalda la base imponible para el cálculo de impuestos como el IVA (Impuesto al Valor Agregado) y el impuesto de renta. A través de las facturas, la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) puede verificar que se estén declarando y pagando los impuestos correctamente.

• Garantía para el Consumidor: Una factura sirve como prueba de compra, lo que es esencial si el consumidor necesita hacer una devolución, cambio o reclamar la garantía de un producto.

• Información Detallada: La factura proporciona un desglose detallado de los productos o servicios adquiridos, incluyendo precios, descuentos, impuestos y otros cargos. Esto permite al comprador entender claramente por qué y cuánto está pagando.

• Control Fiscal: Para el Estado, las facturas permiten ejercer un control sobre las actividades comerciales, asegurando que las empresas y comerciantes cumplan con sus obligaciones tributarias.

• Historial de Transacciones: Las facturas sirven como un registro histórico de las transacciones comerciales realizadas, lo que puede ser útil para análisis financieros, proyecciones y toma de decisiones en el negocio.

• Legalidad: En caso de disputas comerciales o legales, la factura sirve como un documento que puede presentarse como evidencia de una transacción realizada.

En resumen, en Colombia, una factura es mucho más que un simple papel o archivo digital. Es una herramienta multifuncional que respalda transacciones, garantiza derechos, asegura el cumplimiento fiscal y contribuye al orden y transparencia en el ámbito comercial.

3. ¿Qué tipos de facturas existen?

En Colombia, existen diferentes tipos de facturas que se adaptan a las diversas situaciones comerciales y requisitos fiscales. A continuación, se describen algunos de los tipos más comunes:

3.1 Factura de venta

La factura de venta es un documento comercial que certifica la transacción de una venta de bienes o servicios entre un vendedor y un comprador. En Colombia, la factura de venta tiene una importancia legal y fiscal significativa. A continuación, se describen algunas de sus características y funciones principales:

• Comprobante de Venta: La factura de venta sirve como prueba de que se ha realizado una transacción comercial. Detalla los bienes o servicios que se han vendido, así como las condiciones de dicha venta.

• Detalle de la Transacción: Una factura de venta típicamente incluye información detallada sobre los productos o servicios vendidos, como descripciones, cantidades, precios unitarios, descuentos aplicados, impuestos y el total a pagar.

• Información del Vendedor y Comprador: La factura debe contener datos del vendedor, como nombre o razón social, NIT (Número de Identificación Tributaria) y dirección. También debe incluir información del comprador, como nombre o razón social, identificación y dirección.

• Requisito Fiscal: En el contexto fiscal, la factura de venta es esencial para determinar obligaciones tributarias, como el IVA (Impuesto al Valor Agregado). Permite a las autoridades fiscales, como la DIAN en Colombia, verificar que las empresas y comerciantes estén declarando y pagando los impuestos correctamente.

• Registro Contable: Para las empresas, la factura de venta es un documento crucial para la contabilidad. Ayuda a llevar un registro adecuado de los ingresos y es fundamental para determinar la rentabilidad y el rendimiento financiero del negocio.

• Garantía y Derechos del Consumidor: La factura de venta sirve como prueba de compra, lo que es vital si el consumidor necesita hacer una devolución, cambio o reclamar la garantía de un producto.

• Legalidad: En caso de disputas comerciales, la factura de venta puede presentarse como evidencia de una transacción realizada.

En resumen, la factura de venta es un documento esencial en el ámbito comercial y fiscal que respalda y detalla las transacciones de venta de bienes o servicios. Es fundamental para garantizar la transparencia, la legalidad y el cumplimiento de las obligaciones tributarias en el proceso de venta.

3.2 Factura Electrónica

La factura electrónica es una versión digital de la factura tradicional en papel. Es un documento que, al igual que su contraparte física, respalda una transacción comercial, pero se genera, transmite, recibe y almacena de manera electrónica. La factura electrónica tiene la misma validez legal y fiscal que una factura en papel, siempre y cuando cumpla con los requisitos y estándares establecidos por las autoridades competentes.

Desde el 26 de marzo de 2019, en Colombia, la Resolución 020 dicta que la factura electrónica es obligatoria por directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta norma establece que todos los comerciantes, profesionales liberales, aquellos que ofrezcan servicios vinculados a estas áreas y quienes vendan bienes derivados de actividades agrícolas o ganaderas deben emitir una factura o un documento de similar naturaleza.

Aquí hay algunas características y beneficios de la factura electrónica:

• Estandarización: La factura electrónica suele seguir un formato estándar que facilita su generación, transmisión, recepción y procesamiento automático.

• Seguridad: Las facturas electrónicas suelen estar acompañadas de firmas digitales o electrónicas que garantizan la autenticidad del emisor y la integridad del contenido.

• Eficiencia: La facturación electrónica agiliza y simplifica los procesos administrativos y contables, reduciendo la necesidad de papel, almacenamiento físico y tareas manuales.

• Ahorro: Al reducir la dependencia del papel y los procesos manuales, las empresas pueden ahorrar en costos de impresión, envío y almacenamiento.

• Accesibilidad: Las facturas electrónicas pueden ser accedidas y revisadas desde cualquier lugar con una conexión a internet, facilitando la gestión y revisión de documentos.

• Sostenibilidad: Al reducir el uso de papel, la facturación electrónica es una opción más ecológica y sostenible.

• Cumplimiento: En muchos países, la adopción de la factura electrónica ha sido impulsada por regulaciones gubernamentales que buscan mejorar la eficiencia, transparencia y control fiscal. La factura electrónica facilita el cumplimiento de estas regulaciones y permite un mejor seguimiento y auditoría por parte de las autoridades fiscales.

3.3 Factura POS

La Factura POS se refiere a la factura generada a través de un sistema POS (Point Of Sale o Punto de Venta). Estos sistemas son dispositivos electrónicos utilizados en establecimientos comerciales para gestionar y registrar las ventas directas al público. La Factura POS tiene características particulares:

• Generación Automática: La Factura POS se genera automáticamente al concluir una transacción en el sistema de punto de venta. Por lo general, se imprime de inmediato para entregarse al cliente.

• Detalle de la Transacción: Al igual que otras facturas, la Factura POS incluye detalles como descripción del producto o servicio, cantidad, precio unitario, impuestos aplicables (como el IVA), descuentos y el total a pagar.

• Rapidez: Los sistemas POS están diseñados para agilizar el proceso de venta, por lo que la generación e impresión de la factura es rápida, lo que es especialmente útil en entornos con alto volumen de transacciones, como supermercados o tiendas de retail.

• Integración con Otros Sistemas: Muchos sistemas POS están integrados con sistemas contables o de inventario, lo que permite una actualización en tiempo real de la información financiera y de stock.

• Cumplimiento Normativo: La Factura POS, al igual que cualquier otra factura en Colombia, debe cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN para ser considerada válida. Esto incluye información del vendedor, del comprador (si es relevante), detalles de la transacción y otros datos requeridos.

• Versión Electrónica: Con la implementación de la factura electrónica en Colombia, muchos sistemas POS han sido actualizados o adaptados para generar facturas electrónicas directamente desde el punto de venta, facilitando aún más la gestión y el cumplimiento normativo.

En resumen, la Factura POS en Colombia es el comprobante de venta generado directamente desde un sistema de punto de venta, y es esencial para respaldar las transacciones comerciales realizadas en establecimientos que atienden al público de manera directa.

Algo a tener en cuenta es que la reciente regulación 1092 de 2022 indica que las facturas POS seguirán siendo utilizadas, pero solo se podrán emitir si las ventas no superan los 212.000 pesos o si no exceden las cinco unidades de valor tributario UVT, que corresponden a $42.412 pesos cada una este año 2023.

4. Obligados a facturar

En Colombia, la obligación de facturar está regulada principalmente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Los obligados a facturar en Colombia incluyen:

• Responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA): Todas las personas o entidades que sean responsables de este impuesto deben emitir factura por las ventas o servicios que realicen.

• Responsables del Impuesto Nacional al Consumo: Deben facturar por las ventas o prestación de servicios sujetos a este impuesto.

• Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, independientemente de si son responsables o no del IVA o del Impuesto Nacional al Consumo.

• Quienes vendan bienes provenientes de la actividad agrícola o ganadera, aunque no sean responsables del IVA.

• Entidades públicas: Estas también están obligadas a facturar por las ventas de bienes o servicios que realicen, a menos que estén expresamente exentas.

• Grandes contribuyentes: Designados por la DIAN, estos sujetos tienen obligaciones especiales en materia tributaria y también están obligados a facturar.

Es importante mencionar que, con la implementación de la factura electrónica, la DIAN ha establecido plazos y requisitos específicos para que ciertos grupos de obligados migren a este sistema de facturación. Además, hay excepciones y situaciones particulares que pueden afectar la obligación de facturar, por lo que es recomendable consultar la normativa vigente.

5. No obligados a facturar

En Colombia, existen ciertos contribuyentes que, de acuerdo con la normativa fiscal, no tienen la necesidad de emitir facturas para validar sus operaciones comerciales. Estas especificaciones se encuentran detalladas en el Artículo 1.6.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario en materia tributaria 1625 del 11 de octubre de 2016, que posteriormente fue actualizado por el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020.

De acuerdo con estas regulaciones, están exentos de facturar:

• Entidades bancarias, corporaciones financieras y firmas de financiamiento.
• Entidades como cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de alto nivel, auxiliares cooperativos, cooperativas multiactivas e integrales, y fondos de empleados, pero solo en cuanto a sus operaciones financieras.
• Compañías, ya sean individuos o entidades legales, que ofrezcan servicios de transporte público de pasajeros a nivel urbano o metropolitano, específicamente en relación con dichos servicios.
• Proveedores extranjeros sin residencia fiscal en Colombia que ofrezcan servicios electrónicos o digitales.

6. ¿Qué es facturación?

La facturación en Colombia se refiere al proceso de documentar y registrar una transacción comercial entre dos partes, en el que se detalla la venta de productos o la prestación de servicios. Este proceso resulta en la emisión de un documento conocido como factura, que sirve como prueba de la transacción y es esencial tanto para el vendedor como para el comprador por varias razones:

• Legalidad: La factura es un documento legal que demuestra la realización de una transacción comercial. En Colombia, la facturación electrónica ha sido implementada y regulada por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para mejorar la eficiencia, controlar el fraude fiscal y simplificar los procesos tributarios.
• Tributación: Las facturas son fundamentales para el cálculo de impuestos, tanto para el IVA (Impuesto al Valor Agregado) como para el impuesto sobre la renta. Permiten a las empresas y a los profesionales independientes declarar sus ingresos y gastos de manera precisa.
• Contabilidad: Sirven como registro contable, permitiendo a las empresas mantener un control detallado de sus ventas, ingresos, y gastos. La facturación adecuada es crucial para la gestión financiera y el análisis de la rentabilidad de una empresa.
• Garantía y Soporte: Las facturas también funcionan como un comprobante para garantías y soporte posventa. Proporcionan una base para reclamaciones o devoluciones en caso de que los productos o servicios no cumplan con lo acordado.

En Colombia, la factura electrónica ha sido adoptada como el estándar principal para la facturación. Este sistema electrónico no solo cumple con las regulaciones fiscales sino que también facilita el proceso de facturación, haciéndolo más rápido, seguro y amigable con el medio ambiente. La facturación electrónica permite la verificación en tiempo real de las transacciones por parte de la DIAN, aumentando la transparencia y ayudando a prevenir la evasión fiscal.

7. Cómo cumplir con la normativa fiscal de la mano de la tecnología

La facturación en Colombia no solo es esencial para respaldar transacciones comerciales, sino también para cumplir con las obligaciones tributarias. Es crucial tener en cuenta que, según los artículos 651 y 652 del Estatuto Tributario, las empresas que no presenten información tributaria, incluyendo el Documento Soporte electrónicamente para trámites con los no obligados a facturar, pueden enfrentar sanciones que ascienden hasta los 600 millones de pesos.

En este contexto, herramientas como Tickelia se presentan como soluciones indispensables para las empresas. Tickelia no solo permite digitalizar y automatizar la gestión de gastos y viáticos, sino que facilita la carga de facturas electrónicas en formato XML.

Para aquellos trámites relacionados con los no obligados a facturar, Tickelia utiliza tecnología OCR para extraer automáticamente la información necesaria, permitiendo generar el documento soporte de manera eficiente. Por otro lado, en el caso de los obligados a facturar, Tickelia se encarga de conciliar las facturas electrónicas con el tiquete POS digitalizado, garantizando un control automatizado y la correcta aplicación de reglas de negocio. En resumen, la correcta gestión de facturas, ya sean electrónicas o tradicionales, es esencial para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento tributario en Colombia.