¿Cómo podemos elaborar elaborar el Documento soporte expedido por sujetos no obligados a facturar? Conoce la herramienta que permite agrupar diferentes gastos para emitir el Documento soporte ante la DIAN. Descubre cómo funciona este tipo de documento y sus características y requisitos en el siguiente artículo.
Puntos clave
- ¿Qué es el Documento Soporte? Conoce su función y por qué es clave en compras a proveedores que no facturan.
- Requisitos obligatorios Descubre qué información debe incluir para ser válido ante la DIAN.
- Proceso de validación electrónica Aprende cómo y cuándo enviarlo para cumplir con la normativa.
Tabla de contenidos
1. ¿En qué consiste el Documento soporte?
Cuando hablamos de facturas, en Colombia disponemos de varios mecanismos para su legalización y rendición ante las autoridades fiscales. Para ello, debemos hacer la diferenciación, en primer lugar, de los sujetos que emiten las facturas. En Colombia existen dos sujetos, los obligados a expedir factura y los no obligados. Al tratar el Documento soporte, nos centraremos en el segundo caso.
El Documento soporte estaría dentro de la lista de documentos equivalentes. La diferencia es que la mayoría de estos documentos los emiten los sujetos obligados a expedir factura, el Documento soporte no.
El Documento soporte sirve para soportar la compra de un bien o producto, o para la prestación de un servicio, siempre que estos sean ofrecidos por un sujeto no obligado a expedir factura.
Por otro lado, el Documento soporte sirve para soportar las compras, de nuevo, de bienes o servicios con proveedores que no sea responsables de aplicar IVA, Impuesto Nacional al Consumo y que vendan menos de 3.500 UVT, pero ¿qué son las UVT?
Las UVT son las Unidades de Valor Tributario y según el artículo 868 del Estatuto Tributario:
“La UVT es la medida de valor que permite ajustar los valores contenidos en las disposiciones relativas a los impuestos y obligaciones administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).”
El valor de las UVT se regula anualmente en sintonía con la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC). Para el próximo año 2023, la DIAN ha fijado el valor de la UVT en $ 42.412.
Retomando el tema central del Documento soporte, este debe ser realizado por el comprador. Es un requisito indispensable para poder soportar costos y gastos, así como el IVA descontable y debe estar generado y tramitado electrónicamente a la DIAN. En caso de utilizarse para servicios extranjeros, también se puede tramitar siguiendo las indicaciones estipuladas por la DIAN, como incluir la autorretención del IVA local y el número ID del país en cuestión, no sirve el código genérico 444444.
2. Marco normativo del Documento soporte
El Documento soporte se rige bajo un marco normativo estipulado en cuatro resoluciones, que se muestran a continuación:
- Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020:Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.
- Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021:Por la cual se modifican y adicionan unos artículos a la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 y se establecen otras disposiciones.
- Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021:Por la cual se implementa y desarrolla en el Sistema de Facturación Electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.
- Resolución 000488 del 29 de abril de 2022:Por la cual se modifica el artículo 6 de la Resolución 000167 de 30 de diciembre de 2021.
3. Requisitos para generar el Documento soporte
A continuación, veremos los requisitos necesarios para generar el Documento soporte, tal y como se indica en la resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021.
Para poder generar un Documento soporte se debe cumplir lo siguiente:
- Estar denominado expresamente como “Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
- Indicar fecha de la operación, la cual debe coincidir con la fecha de generación del documento.
- Debe contener los datos del vendedor o prestador de servicios: nombre y apellidos o razón social, Número de Identificación Tributaria (NIT). Tal y como hemos visto anteriormente, si la operación se realiza con un vendedor extranjero, en NIT se sustituirá por la identificación fiscal oficial de cada país en cuestión.
- Debe contener los datos del comprador o adquiriente: nombre y apellidos o razón social y NIT.
- Descripción detallada del bien o servicio adquirido.
- Valor total de la operación.
- Debe incluir la firma del emisor del Documento soporte en el momento de la generación, según el procedimiento establecido por la DIAN.
- Se debe hacer uso del formato electrónico par la generación del Documento soporte, establecido por la DIAN, indicando el Código Único de Documento soporte (CUDS).
3.1 Transmisión para la validación de la DIAN
Para la correcta transmisión del Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, se debe proceder según los tiempos estipulados por la DIAN:
- En el preciso momento en que se realizan las operaciones a través de sujetos no obligados a expedir factura.
- Se otorga un período de una semana para realizar la transmisión del Documento soporte a la DIAN, fijando el último día hábil de la semana en que se realizó la operación, como fecha límite. Este proceso se debe realizar a través de un facturador electrónico autorizado por la DIAN.
3.2 Errores de registro del Documento soporte
Uno de los errores que más se realiza en el momento del registro del Documento soporte es hacerlo a nombre de un trabajador. Esto no está permitido, dado que los gastos de la caja menor, los gastos de transporte público de los mensajeros, los gastos de operación de los empleados y los pagos de gasolina, entre muchos otros, son gastos que rinde la empresa, por lo que no genera un beneficio o un incremento en el patrimonio de los empleados.
Esto queda respaldado por la sentencia SL5146 de 2020 de la Corte Suprema de Justicia, en la que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) y la DIAN remarcan que no se pueden girar gastos de viáticos, gasolina o manutención, entre otros, directamente a la cuenta bancaria del trabajador. A su vez, no se puede contabilizar estos gastos como un anticipo de nómina, ni realizar el Documento soporte a nombre del trabajador, pues se tratan de gastos de la empresa.
4. Las ventajas del Documento soporte
Tal y como hemos visto durante este artículo, el Documento soporte sirven como una manera más de poder rendir gastos sin la necesidad de presentar factura a la DIAN. Aunque este factor se verá afectado en el primer semestre del 2023, debido a la aprobación del Proyecto de Resolución 000000 de 19-08-2022 en el que la DIAN modifica la forma de expedición de los documentos equivalentes, dando prioridad a su formato electrónico.
Sin embargo, las ventajas del Documento soporte seguirán siendo las mismas, solo se modificará su forma, pero no su contenido.
- Declarar en la renta el costo o la deducción de los gastos agrupados en el Documento soporte.
- Desmaterializar de los comprobantes fiscales.
- Mantener la información de los costos, deducciones e impuestos descontables, que hayan sido reportados a la DIAN, actualizada.
- Acceso a nuevos servicios electrónicos como devolucionesautomáticas o declaraciones sugeridas.
5. Soluciones para la gestión del Documento soporte
Uno de los procedimientos que más errores puede generar es saber cómo realizar el Documento soporte. Son muchas las empresas que siguen generando este tipo de documento manualmente. Esta manera de trabajar aumenta el riesgo de cometer fallos. Es por ello por lo que se recomienda la implantación de soluciones tecnológicas que digitalizan y automatizan este tipo de procesos.
Soluciones como Tickelia permiten una legalización de los gastos de empresa de manera ágil y eficiente. Gracias a la generación automática de archivos financieros, es posible crear Documentos soporte fácilmente para su posterior transmisión a la DIAN.
Además, Tickelia cuenta con la tecnología OCR+ICR, capaz de capturar hasta 18 campos de los gastos que aparecen en las facturas y los documentos equivalentes, por lo que se ahorra tiempo al no tener que teclear manualmente la información de los gastos.
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