¿Quiénes son los No Obligados a Facturar?

En el ámbito de la facturación en Colombia, las leyes fiscales contemplan ciertas excepciones a ciertos contribuyentes de la obligación de emitir facturas. Estos son los llamados ‘no obligados a facturar’, te explicamos en este artículo quiénes son y por qué debes tener en cuenta el documento soporte al momento de adquirir un servicio o producto con ellos.

1. Los No Obligados a Facturar

Los “no obligados a facturar” en Colombia son aquellos contribuyentes que, según las disposiciones fiscales, no están obligados a emitir facturas para respaldar sus transacciones comerciales. Estas excepciones están claramente definidas en el Artículo 1.6.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario en materia tributaria 1625 de octubre 11 de 2016, el cual fue modificado posteriormente por el Decreto 358 de marzo 5 de 2020.

Según las normativas los no obligados a facturar son:

• Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.

• Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.

• Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.

• Los prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

1.1 Tipos de personas naturales No Obligados a Facturar

En Colombia, las personas naturales que están exentas de la obligación de facturar son aquellas que no están obligadas a llevar contabilidad formal de acuerdo con los criterios establecidos por la DIAN. Estas personas naturales son no obligados a facturar, pero deben expedir documentos equivalentes que respalden sus transacciones comerciales. De las categorías de personas naturales que pueden estar exentas de la obligación de facturar son:

• Personas naturales que no están inscritas como comerciantes en la Cámara de Comercio y no tienen una actividad económica formal registrada.

• Trabajadores independientes que no están sujetos al régimen simplificado y cuyos ingresos no superan los límites establecidos por la ley.

• Las personas naturales que según los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, dice que:
  • En el año anterior o en el año en curso hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a 3.500 UVT (el UVT de 2023 está en 42.412 $).
  • Que no tengan más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.
  • Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
  • Que no sean usuarios aduaneros.
  • Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a 3.500 UVT.
  • Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas – IVA, no supere la suma de 3.500 UVT.
• Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario. Siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
  • Responsables del régimen simplificado del Impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares, indicando que a este régimen pertenecen las personas naturales que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad inferiores a cuatro mil (4.000) UVT.
• Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas- IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades Valor Tributario – UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.

2. ¿Quiénes son los responsables del Régimen Simplificado?

Son un grupo de contribuyentes que se benefician de un régimen tributario simplificado, diseñado para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales para pequeños comerciantes, profesionales independientes y prestadores de servicios con ingresos anuales limitados.

Los Responsables del Régimen Simplificado se caracterizan por tener ingresos inferiores a un umbral establecido por la ley, el cual puede variar según el año fiscal. Estos contribuyentes están exentos de llevar contabilidad formal y tienen ciertas simplificaciones en sus obligaciones tributarias. Algunas de las características clave de los Responsables del Régimen Simplificado en Colombia son:

• Facturación simplificada: A diferencia de los responsables del régimen común, los Responsables del Régimen Simplificado no están obligados a emitir facturas, sino que deben expedir documentos equivalentes que respalden sus operaciones comerciales, como facturas de venta simplificadas o tickets de máquina registradora.

• Impuesto unificado: En lugar de presentar declaraciones de impuestos periódicas, los Responsables del Régimen Simplificado deben realizar un único pago mensual o trimestral, conocido como impuesto unificado, que cubre sus obligaciones tributarias.

• No tienen derecho a descontar el IVA: A diferencia de los responsables del régimen común, los Responsables del Régimen Simplificado no pueden descontar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) pagado en sus compras o gastos relacionados con su actividad económica.

3. ¿Pueden los No Obligados a Facturar hacerlo de forma voluntaria?

Sí, los contribuyentes que están clasificados como “no obligados a facturar” en Colombia pueden optar por emitir facturas de forma voluntaria, incluso si no están legalmente obligados a hacerlo. Aunque no están obligados por ley, algunos contribuyentes eligen emitir facturas por diversas razones, como mejorar la transparencia en sus transacciones comerciales, fortalecer la relación con sus clientes o facilitar la comprobación de sus operaciones.

Emitir facturas voluntariamente puede tener beneficios adicionales para estos contribuyentes, como:

• Mejor control contable: Al emitir facturas, los contribuyentes pueden mantener un registro más preciso y detallado de sus ventas, ingresos y gastos, lo cual puede facilitar el seguimiento de sus operaciones y el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

• Mejor imagen empresarial: La emisión de facturas puede transmitir una imagen más profesional y confiable a los clientes y socios comerciales. Esto puede generar mayor confianza y credibilidad en las transacciones comerciales.

• Facilitar la presentación de pruebas: En situaciones legales o de auditoría, contar con facturas puede servir como evidencia válida y respaldo documental de las operaciones realizadas, lo cual puede ser ventajoso para demostrar la legalidad y transparencia de las transacciones.

Sin embargo, es importante destacar que la emisión voluntaria de facturas no exime a los contribuyentes de cumplir con otras obligaciones fiscales y contables, como la declaración y el pago de impuestos correspondientes a sus actividades económicas. También es necesario asegurarse de que las facturas emitidas cumplan con los requisitos y regulaciones establecidos por la DIAN para ser válidas y legales.

Según el parágrafo primero del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016 modificado por el decreto 380 de 2020 del Estatuto Tributario, si un apersona decide emitir facturas de forma voluntaria debe cumplir con estos requisitos:

• Estar denominada expresamente como factura de venta.
• Incluir apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Fecha de su expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Y de igual forma debe, solicitar a la DIAN la respectiva resolución de facturación.

4. ¿Los No Obligados a Facturar están exentos de hacerlo electrónicamente?

Desde el 2013 es obligatorio en Colombia, la expedición de facturas electrónicas es obligatoria para la mayoría de los contribuyentes. La DIAN estableció la implementación del sistema de facturación electrónica como parte de su estrategia para modernizar y agilizar los procesos fiscales.

La Resolución 000042 de 2020 de la DIAN establece que los contribuyentes que cumplen con ciertos criterios deben emitir facturas electrónicas. Estos criterios incluyen, entre otros:

Ser considerado como responsable del IVA en el régimen común.

Estar inscrito en el RUT (Registro Único Tributario) como gran contribuyente, agente de retención o responsable del IVA.

Realizar operaciones con terceros obligados a utilizar facturación electrónica.

En general, la mayoría de las empresas y contribuyentes que cumplen con los requisitos mencionados están obligados a emitir facturas electrónicas. Esto se aplica tanto a empresas grandes como a pequeñas y medianas empresas.

La facturación electrónica tiene como objetivo mejorar la eficiencia, la seguridad y el control fiscal en las transacciones comerciales. Permite la generación, emisión, envío y almacenamiento de facturas de manera electrónica, utilizando un formato estandarizado y cumpliendo con los requisitos y protocolos técnicos establecidos por la DIAN.

Sumado a eso, la resolución 1092 de 2022 DIAN, dice que desde el 1 de junio los pequeños negocios tendrán que expedir factura electrónica por ventas mayores a los $212.000 o cinco unidades de valor tributario UVT que equivalen a $42.412 pesos.

En el caso que un grupo de no obligados a facturar decida facturar de forma voluntaria, debe facturar electrónicamente como cualquier contribuyente, esto porque queda sujeto a las reglas generales de facturación, lo que implica emitir la factura electrónica con validación previa.

5. ¿Quiénes son los Obligados a Facturar?

Según la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) de Colombia, los obligados a facturar son los contribuyentes que realizan actividades comerciales o prestan servicios en el país y están sujetos a la obligación de emitir facturas para respaldar sus transacciones.

Los principales grupos de contribuyentes que son considerados como obligados a facturar en Colombia son:

5.1 Responsables del Régimen Común

Son aquellos contribuyentes que están inscritos en el RUT (Registro Único Tributario) y están sujetos al régimen general de impuestos. Esto incluye empresas, sociedades, personas jurídicas y otros contribuyentes que superan los umbrales establecidos por la ley y están sujetos al régimen común de impuestos. Estos contribuyentes están obligados a emitir facturas de venta y a cumplir con los requisitos y regulaciones establecidos por la DIAN.

Algunos ejemplos de los Responsables del Régimen Común son:

• Personas jurídicas: Organizaciones legales, como fundaciones, asociaciones, cooperativas y otras entidades que tienen una personalidad jurídica independiente. Incluye tanto empresas grandes como pequeñas y medianas empresas (Pymes) que operan en diversos sectores económicos.

• Personas naturales: Individuos que realizan actividades económicas por cuenta propia o en asociación con otros, como profesionales independientes, comerciantes, prestadores de servicios, entre otros.

Los Responsables del Régimen Común están sujetos a la obligación de emitir facturas para respaldar sus transacciones comerciales y cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN en términos de facturación, declaraciones de impuestos y cumplimiento fiscal en general. Es importante destacar que, como Responsables del Régimen Común, estos contribuyentes deben llevar registros contables adecuados, presentar declaraciones de impuestos periódicas y cumplir con las regulaciones tributarias establecidas por la DIAN.

5.2 Grandes Contribuyentes

En Colombia, los Grandes Contribuyentes son aquellos contribuyentes que han sido designados como tal por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Este grupo está compuesto por empresas y personas jurídicas que cumplen con ciertos criterios establecidos por la normativa tributaria colombiana.

Algunas características y criterios para ser considerado un Gran Contribuyente en Colombia son:

• Volumen de operaciones: Los Grandes Contribuyentes son aquellos que tienen un alto volumen de operaciones y transacciones económicas, lo cual se evalúa en función de los ingresos brutos, activos, patrimonio o indicadores financieros establecidos por la DIAN.

• Importancia económica: Se considera la relevancia económica de la empresa o entidad en su sector de actividad, ya sea por su participación en el mercado, su capacidad de generar empleo o su impacto en la economía nacional.

• Cumplimiento fiscal: Los Grandes Contribuyentes deben tener un historial de cumplimiento fiscal satisfactorio, es decir, cumplir con sus obligaciones tributarias de manera adecuada y oportuna.

La designación como Gran Contribuyente implica una mayor supervisión y control por parte de la DIAN. Estos contribuyentes tienen obligaciones fiscales adicionales y deben cumplir con requisitos específicos, como la presentación de declaraciones de impuestos más frecuentes, el cumplimiento de regulaciones contables especiales y la implementación de sistemas de información y control más robustos.

La categoría de Gran Contribuyente es asignada por la DIAN de acuerdo con sus propios criterios y evaluaciones. Es importante destacar que esta designación puede ser revisada y actualizada periódicamente según los cambios en las condiciones económicas y tributarias de los contribuyentes.

Si una empresa o entidad es clasificada como Gran Contribuyente, debe cumplir con las obligaciones y requisitos específicos establecidos por la DIAN en relación con su categoría, incluida la emisión de facturas, declaraciones de impuestos, reportes financieros y otras disposiciones tributarias.

6. Obligados a expedir facturas

Según el Art 615 del Estatuto Tributario todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, según la normativa, las personas que ejercen profesiones liberales, prestan servicios relacionados con ellas, o venden bienes provenientes de la actividad agrícola o ganadera, están obligadas a emitir facturas o documentos equivalentes por cada una de las operaciones que realicen. Además, deben conservar una copia de dicha factura o documento para efectos de registro y cumplimiento fiscal.

• Personas naturales o jurídicas responsables del Impuesto sobre las ventas IVA.
• Personas naturales o jurídicas responsables del impuesto al consumo.
• Personas naturales, con las actividades económicas.
• Personas naturales que superen los montos establecidos y personas jurídicas obligados a facturar por bienes o servicios excluidos de IVA.
• Personas naturales o jurídicas voluntarios u obligados por modalidad electrónica.
• Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – SIMPLE.

6.1 Personas naturales

• Con más de un establecimiento de comercio.
• Desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
• Sean usuarios aduaneros.
• Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas – IVA, no supere la suma de 3.500 UVT.

7. ¿Por qué se debe tener en cuenta el documento soporte al momento de adquirir un servicio o producto con los no obligados a facturar?

Según la DIAN, mediante la resolución 488 se debe establecer el documento soporte de forma electrónica para todas las adquisiciones que se hagan con los no obligados a facturar, esto para poder tener la deducción, el impuesto descontable y llevarlo en su declaración de venta e IVA a la DIAN.

Este documento es un registro o comprobante utilizado para respaldar una transacción comercial o financiera. Sirve como evidencia de la operación realizada y es utilizado tanto por los contribuyentes como por las autoridades fiscales para el control y verificación de las operaciones económicas.

El documento soporte cumple diversas funciones y propósitos:

• Cumplimiento fiscal: El documento soporte es utilizado para respaldar las operaciones comerciales y el registro de ingresos y gastos de los contribuyentes. Es necesario para cumplir con las obligaciones fiscales, como la declaración de impuestos, y para demostrar la veracidad y legalidad de las transacciones ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) y otras autoridades competentes.

• Control y fiscalización: Las autoridades fiscales utilizan los documentos soporte como base para realizar auditorías, verificar la exactitud de las declaraciones tributarias y asegurarse de que las operaciones comerciales se realicen de acuerdo con las normas y regulaciones establecidas.

• Respaldar derechos y obligaciones: El documento soporte es una prueba legal que respalda los derechos y obligaciones de las partes involucradas en una transacción. Puede ser utilizado en disputas o litigios comerciales para demostrar la existencia y los términos de un contrato o acuerdo.

• Registro contable: El documento soporte forma parte del registro contable de una empresa, permitiendo llevar un control adecuado de las transacciones y asegurando la integridad de los estados financieros.

7.1 ¿Quién debe emitir el documento soporte?

El comprador del bien o del servicio, y están obligados los adquirientes y/o compradores de bienes y servicios que requieran soportar costos, deducciones e impuestos descontables en las declaraciones de renta y complementarios.

7.2 Requisitos para hacer el documento soporte

Según lo indicado en la Resolución 000167 de 2021 los requisitos para el documento son:

• Debe estar expresamente denominado como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.

• La fecha del documento debe coincidir con la fecha en que se generó.

• Debe incluir los apellidos, nombre o razón social, y NIT del vendedor o proveedor del servicio. En el caso de contratos con no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el RUT, se considera cumplido este requisito si se incluye la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

• Debe contener los apellidos, nombre o razón social, y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.

• Debe llevar un número único y consecutivo asignado por la DIAN, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados.

• Debe describir de manera específica el bien o servicio prestado.

• Debe detallar el valor total de la operación.

• Debe incluir la firma del emisor del documento de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN.

• Debe utilizar el formato electrónico de generación establecido por la DIAN.

• Debe contar con el Código Único de Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS).

Estos requisitos son necesarios para que el documento sea válido como respaldo de las adquisiciones realizadas a no obligados a facturar y para cumplir con las regulaciones fiscales establecidas por la DIAN.

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente debe ser transmitido para su validación ante la DIAN en el momento de cada operación realizada con proveedores no obligados a facturar, y a más tardar el último día hábil de la semana en la que se realizaron operaciones acumuladas semanalmente con el mismo proveedor. Estas disposiciones establecen los plazos para enviar y validar los documentos soporte correspondientes a las adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a emitir facturas o documentos equivalentes.

7.3 Beneficios de la tecnología para la creación del Documento Soporte

Según la Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021 por la cual se implementa y desarrolla en el Sistema de Facturación Electrónica la funcionalidad del documento soporte, a partir del primero de agosto de 2022 se deben implementar la generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte, esto para mejorar la agilidad en la validación.

Soluciones tecnológicas como Tickelia, de legalización y gestión de viáticos y gastos de viaje de empresa permite la generación automática de archivos financieros, lo que hace posible gestionar los documentos soporte fácilmente para su posterior transmisión a la DIAN.

Tickelia además, permite tener un registro claro de todos los gastos que hagan los empleados, ya que por medio de su cámara del celular, pueden hacerle captura a todas las facturas y soportes que reciban en físico, y luego digitalizarlos por medio de la función de lectura OCR +ICR, que permite capturar hasta 18 campos de los gastos que aparecen en las facturas, esto facilita tener un registro claro para una posterior declaración a la DIAN.

Además, Tickelia permite el cargue masivo de los XML de las facturas electrónicas, una funcionalidad principal que se adapta a las nuevas normativas del Estatuto Tributario.

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