En el ámbito de la facturación en Colombia, las leyes fiscales contemplan ciertas excepciones a ciertos contribuyentes de la obligación de emitir facturas. Estos son los llamados ‘no obligados a facturar’, te explicamos en este artículo quiénes son y por qué debes tener en cuenta el documento soporte al momento de adquirir un servicio o producto con ellos.
Tabla de contenidos
Puntos clave
- ¿Quiénes están exentos de facturar? Conoce qué tipos de empresas y personas naturales no tienen la obligación de emitir facturas en Colombia.
- Criterios para no facturar Desde ingresos limitados hasta sectores específicos, descubre los requisitos que determinan quiénes quedan fuera de esta obligación.
- Excepciones y casos especiales No todos los exentos están libres de generar documentos. Entérate de cuándo es necesario emitir un comprobante alternativo.
- Implicaciones para las empresas Si tu negocio compra a un proveedor no obligado a facturar, es clave conocer cómo documentar la transacción ante la DIAN.
1. ¿Quiénes son los no obligados a facturar?
En Colombia, los no obligados a facturar son contribuyentes exentos de emitir facturas para respaldar sus transacciones, conforme al Artículo 1.6.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, modificado por el Decreto 358 de 2020.
Principales categorías:
- Entidades financieras: Bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento, y cooperativas relacionadas con operaciones financieras.
- Transporte público urbano: Empresas jurídicas o naturales que prestan este servicio.
- Prestadores de servicios desde el exterior: Sin residencia fiscal en Colombia, que ofrecen servicios electrónicos o digitales.
2. Tipos de personas naturales no obligadas a facturar
Las personas naturales exentas de facturación deben cumplir ciertos criterios según la DIAN. Estas pueden emitir documentos equivalentes en lugar de facturas y cumplen las siguientes condiciones:
- No están inscritas como comerciantes ni tienen actividad económica formal.
- Son trabajadores independientes cuyos ingresos no superan los límites establecidos.
- Cumplen los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario, incluyendo:
- Ingresos brutos anuales inferiores a 3.500 UVT (42.412 $/UVT en 2023).
- No más de un establecimiento comercial.
- No desarrollan actividades bajo concesiones o franquicias.
- No son usuarios aduaneros.
- No realizan contratos gravados iguales o superiores a 3.500 UVT.
- Consignaciones o depósitos financieros anuales inferiores a 3.500 UVT.
- Régimen simplificado del impuesto nacional al consumo: Incluye restaurantes y bares con ingresos brutos anuales inferiores a 4.000 UVT.
- Solo venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados con IVA y cuyos ingresos brutos no superan 3.500 UVT anuales.
Las excepciones buscan simplificar los requisitos fiscales para contribuyentes que cumplen con condiciones específicas.
3. ¿Quiénes son los responsables del Régimen Simplificado?
El Régimen Simplificado es un sistema tributario diseñado para pequeños comerciantes, profesionales independientes y prestadores de servicios con ingresos anuales limitados.
Características clave:
- Facturación simplificada: No emiten facturas tradicionales, sino documentos equivalentes, como facturas de venta simplificadas o tickets de máquina registradora.
- Impuesto unificado: Realizan un único pago mensual o trimestral que cubre sus obligaciones tributarias, en lugar de presentar declaraciones periódicas.
- No descuento del IVA: No pueden descontar el IVA pagado en compras o gastos relacionados con su actividad económica.
Este régimen simplifica el cumplimiento fiscal para contribuyentes con ingresos dentro de los umbrales establecidos por la ley.
4. ¿Pueden los no obligados a facturar hacerlo de forma voluntaria?
Sí, los no obligados a facturar en Colombia pueden optar por emitir facturas de forma voluntaria. Aunque no es un requisito legal, esta práctica ofrece varios beneficios:
- Mejor control contable: Permite un registro más detallado de ingresos y gastos, facilitando el cumplimiento fiscal.
- Imagen profesional: Transmite confianza y credibilidad a clientes y socios comerciales.
- Soporte documental: Proporciona respaldo en auditorías o situaciones legales para demostrar la transparencia de las operaciones.
Requisitos para emitir facturas de forma voluntaria
De acuerdo con el Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 380 de 2020, las facturas emitidas voluntariamente deben cumplir con:
- Denominación como factura de venta.
- Apellidos, nombre o razón social, y NIT del vendedor y del adquirente.
- Desglose del IVA pagado.
- Numeración consecutiva y fecha de expedición.
- Descripción de los bienes o servicios.
- Valor total de la operación.
- Nombre, razón social y NIT del impresor.
- Indicación de la calidad de retenedor del IVA.
Además, el contribuyente debe solicitar a la DIAN la resolución de facturación correspondiente. Emitir facturas voluntariamente no exime del cumplimiento de otras obligaciones fiscales.
5. ¿Los no obligados a facturar están exentos de hacerlo electrónicamente?
Los no obligados a facturar en Colombia no tienen la obligación de emitir facturas electrónicas. Sin embargo, si deciden emitir facturas de forma voluntaria, están sujetos a las reglas generales de facturación, incluyendo la facturación electrónica con validación previa, según las disposiciones de la DIAN.
Obligaciones y criterios relevantes:
- Resolución 000042 de 2020: Obliga a emitir facturas electrónicas a contribuyentes responsables del IVA, inscritos como grandes contribuyentes, agentes de retención, o quienes realicen operaciones con terceros obligados a facturación electrónica.
- Resolución 1092 de 2022: Desde el 1 de junio de 2022, pequeños negocios deben emitir factura electrónica por ventas mayores a $212,000 o 5 UVT (valor UVT: $42,412 en 2023).
Si deciden facturar voluntariamente:
- Deben cumplir con las reglas generales de facturación electrónica.
- La factura debe generarse, emitirse, enviarse y almacenarse electrónicamente bajo el formato y protocolos establecidos por la DIAN.
La facturación electrónica busca mejorar la eficiencia, seguridad y control fiscal en las transacciones, y su implementación aplica a quienes decidan integrarse al sistema de manera voluntaria.
6. ¿Quiénes son los Obligados a Facturar?
En Colombia, los obligados a facturar son los contribuyentes que realizan actividades comerciales o prestan servicios y están sujetos a emitir facturas para respaldar sus transacciones, según la DIAN.
6.1 Responsables del Régimen Común
Contribuyentes inscritos en el RUT bajo el régimen general de impuestos, como:
- Personas jurídicas: Empresas, fundaciones, asociaciones, cooperativas y otras entidades con personalidad jurídica. Incluye PYMEs y grandes empresas de diversos sectores.
- Personas naturales: Profesionales independientes, comerciantes y prestadores de servicios que realizan actividades económicas por cuenta propia o en asociación.
Obligaciones principales:
- Emitir facturas de venta conforme a los requisitos de la DIAN.
- Llevar registros contables adecuados.
- Presentar declaraciones de impuestos periódicas.
6.2 Grandes Contribuyentes
Contribuyentes designados por la DIAN con base en criterios como:
- Volumen de operaciones: Altos ingresos brutos, activos o patrimonio.
- Importancia económica: Relevancia en su sector, generación de empleo o impacto económico.
- Cumplimiento fiscal: Historial satisfactorio de cumplimiento tributario.
Características clave:
- Mayor supervisión y control por parte de la DIAN.
- Obligaciones fiscales adicionales, como:
- Declaraciones de impuestos más frecuentes.
- Cumplimiento de regulaciones contables especiales.
- Implementación de sistemas de control robustos.
- La designación como Gran Contribuyente se revisa periódicamente según cambios económicos y fiscales. Ambas categorías están obligadas a cumplir con la normativa de facturación, incluyendo la emisión de facturas electrónicas, declaraciones tributarias y reportes financieros, según las disposiciones de la DIAN.
7. Obligados a expedir facturas
Según el Artículo 615 del Estatuto Tributario, están obligados a emitir facturas o documentos equivalentes quienes realizan actividades comerciales, ejercen profesiones liberales o venden bienes agrícolas o ganaderos. Además, deben conservar una copia para fines fiscales.
Obligados a facturar:
Responsables del IVA: Personas naturales o jurídicas sujetas al impuesto sobre las ventas.
- Responsables del impuesto al consumo: Incluye quienes prestan servicios o venden bienes sujetos a este impuesto.
- Personas naturales o jurídicas que superen los montos establecidos: Incluso para bienes o servicios excluidos de IVA.
- Voluntarios u obligados por modalidad electrónica: Contribuyentes que optaron por emitir facturas electrónicas.
- Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (SIMPLE).
- Casos específicos para personas naturales:
- Más de un establecimiento comercial.
- Actividades bajo franquicia, concesión, regalía u otros sistemas que impliquen explotación de intangibles.
- Usuarios aduaneros.
- Consignaciones bancarias, depósitos o inversiones que superen 3.500 UVT provenientes de actividades gravadas con IVA.
8. Importancia del documento soporte al adquirir servicios o productos con no obligados a facturar
El documento soporte, establecido en la Resolución 488 de la DIAN, es necesario para deducciones fiscales, impuestos descontables y declaraciones de IVA.
Funciones del documento soporte:
- Cumplimiento fiscal: Respalda operaciones comerciales y permite cumplir con obligaciones tributarias.
- Control y fiscalización: Base para auditorías y verificaciones por parte de la DIAN.
- Prueba legal: Respalda derechos y obligaciones en disputas comerciales.
- Registro contable: Garantiza un control adecuado y la integridad de los estados financieros.
- El documento soporte asegura que las transacciones realizadas con no obligados a facturar sean válidas y fiscalmente deducibles.
9. ¿Quién debe emitir el documento soporte?
El comprador del bien o del servicio, y están obligados los adquirientes y/o compradores de bienes y servicios que requieran soportar costos, deducciones e impuestos descontables en las declaraciones de renta y complementarios.
Requisitos para hacer el documento soporte
Según lo indicado en la Resolución 000167 de 2021 los requisitos para el documento son:
- Debe estar expresamente denominado como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
- La fecha del documento debe coincidir con la fecha en que se generó.
- Debe incluir los apellidos, nombre o razón social, y NIT del vendedor o proveedor del servicio. En el caso de contratos con no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el RUT, se considera cumplido este requisito si se incluye la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Debe contener los apellidos, nombre o razón social, y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
- Debe llevar un número único y consecutivo asignado por la DIAN, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados.
- Debe describir de manera específica el bien o servicio prestado.
- Debe detallar el valor total de la operación.
- Debe incluir la firma del emisor del documento de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN.
- Debe utilizar el formato electrónico de generación establecido por la DIAN.
- Debe contar con el Código Único de Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS).
Estos requisitos son necesarios para que el documento sea válido como respaldo de las adquisiciones realizadas a no obligados a facturar y para cumplir con las regulaciones fiscales establecidas por la DIAN.
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente debe ser transmitido para su validación ante la DIAN en el momento de cada operación realizada con proveedores no obligados a facturar, y a más tardar el último día hábil de la semana en la que se realizaron operaciones acumuladas semanalmente con el mismo proveedor. Estas disposiciones establecen los plazos para enviar y validar los documentos soporte correspondientes a las adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a emitir facturas o documentos equivalentes.
10. Beneficios de la tecnología para la creación del Documento Soporte
Según la Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021 por la cual se implementa y desarrolla en el Sistema de Facturación Electrónica la funcionalidad del documento soporte, a partir del primero de agosto de 2022 se deben implementar la generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte, esto para mejorar la agilidad en la validación.
Soluciones tecnológicas como Tickelia, de legalización y gestión de viáticos y gastos de viaje de empresa permite la generación automática de archivos financieros, lo que hace posible gestionar los documentos soporte fácilmente para su posterior transmisión a la DIAN.
Tickelia además, permite tener un registro claro de todos los gastos que hagan los empleados, ya que por medio de su cámara del celular, pueden hacerle captura a todas las facturas y soportes que reciban en físico, y luego digitalizarlos por medio de la función de lectura OCR +ICR, que permite capturar hasta 18 campos de los gastos que aparecen en las facturas, esto facilita tener un registro claro para una posterior declaración a la DIAN.
Además, Tickelia permite el cargue masivo de los XML de las facturas electrónicas, una funcionalidad principal que se adapta a las nuevas normativas del Estatuto Tributario.
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