qué es la factura electrónica

¿Qué es la factura electrónica y por qué es obligatoria?

Desde el 2013 la DIAN ha impulsado la digitalización de las facturas, y por eso desde el 2020 es obligatorio la emisión de este documento para todas las empresas con presencia en el país como personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes. Si quieres estar al día de las últimas novedades sobre facturación electrónica, cuáles son los requisitos y cómo gracias a este método, las empresas  logran una mayor seguridad y control fiscal, ¡sigue leyendo!

1. ¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica en Colombia es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura tradicional impresa. Este tipo de factura permite a las empresas y a los contribuyentes documentar las transacciones comerciales de una manera más eficiente y segura. En Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la entidad que regula y supervisa el uso de la factura electrónica. En los últimos años, la DIAN ha estado implementando un plan para que todas las empresas y los contribuyentes en Colombia utilicen la factura electrónica.

La factura electrónica tiene varias ventajas sobre la factura tradicional impresa. Algunas de estas ventajas son:

  • Reducción de costos: La factura electrónica elimina la necesidad de imprimir y enviar facturas físicas, lo que puede representar un ahorro significativo para las empresas.
  • Eficiencia: Las facturas electrónicas se pueden emitir y enviar de manera instantánea, lo que acelera el proceso de facturación y permite a las empresas recibir pagos más rápidamente.
  • Seguridad: Las facturas electrónicas son más difíciles de alterar o falsificar que las facturas impresas.
  • Sostenibilidad: Al eliminar la necesidad de papel, las facturas electrónicas son una opción más ecológica.
  • Accesibilidad: Las facturas electrónicas se pueden almacenar y acceder fácilmente en cualquier momento y lugar.

Es importante tener en cuenta que, para emitir facturas electrónicas en Colombia, se debe cumplir con una serie de requisitos y estándares técnicos establecidos por la DIAN. Estos incluyen, entre otros, la utilización de un formato de documento específico (XML), el uso de una firma electrónica para garantizar la autenticidad y la integridad de la factura, y la validación de la factura por parte de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

2. ¿Por qué es obligatoria la factura electrónica?

La factura electrónica es obligatoria en Colombia debido a las disposiciones establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Según la Resolución 020, es obligatorio la expedición de las facturas para todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas. Estas normativas tienen como objetivo modernizar y agilizar los procesos tributarios, combatir la evasión fiscal y promover la transparencia en las transacciones comerciales.

La implementación de la factura electrónica busca reemplazar los sistemas tradicionales de facturación en papel por un modelo digital más eficiente. Al utilizar este formato, se reducen los costos asociados a la impresión, almacenamiento y distribución de facturas en papel, además de disminuir la posibilidad de errores y fraudes en el proceso.

Además, la factura electrónica permite un mayor control por parte de la DIAN sobre las transacciones comerciales, facilitando la fiscalización y la detección de irregularidades en tiempo real. Esto contribuye a la formalización de la economía y al fortalecimiento del sistema tributario.

Cabe mencionar que existen ciertas excepciones y plazos establecidos para la implementación de la factura electrónica, los cuales varían según el tipo de contribuyente y su actividad económica. En general, la obligatoriedad de la factura electrónica se aplica a la mayoría de los contribuyentes en Colombia, sin embargo, la DIAN también hizo una excepción a esta obligatoriedad para los pequeños comerciantes quienes podían usar las facturas POS y dependiendo del valor de las ventas por unidad que realicen, pero con la nueva Resolución 1092 del 1 de julio de 2022 las cosas cambian un poco.

2.1 ¿Qué cambios habrá con la nueva Resolución 1092?

La nueva norma menciona que no se dejarán de utilizar las facturas POS, pero que estas se podrán entregar solo si las ventas son inferiores a 212.000 pesos o cinco unidades de valor tributario UVT que equivalen a $42.412 pesos.

2.2 ¿Hasta cuándo tienen los comercios para realizar los cambios de la DIAN?

Esta medida se está aplicando desde inicios de este año, por un lado:

  • Hasta el 1 de febrero los grandes contribuyentes podrán hacer estos cambios.
  • Hasta el 1 abril tienen plazo los declarantes del impuesto sobre la renta, complementarios y declarantes de ingresos y patrimonio sin la calidad de grandes contribuyentes y que son obligados a facturar de manera electrónica.
  • Hasta el 1 de mayo tienen tiempo en cumplir esta medida los comercios no declarantes de impuestos sobre la renta y complementarios.

Ante esto, los comerciantes deberán modificar las máquinas registradoras a los nuevos estándares de venta para cumplir con la normativa.

3. ¿Por qué la DIAN quiere digitalizar las facturas?

El actual director de la entidad, Luis Carlos Reyes, ha reiterado múltiples veces buscar la modernización en los sistemas y crear una declaración universal de ingresos, todo esto gracias al uso más frecuente de la factura electrónica. Además, la DIAN busca tener un mayor control respecto a la evasión de impuestos, de hecho, el próximo objetivo es recaudar cerca de $30 billones de pesos en la lucha contra la evasión de impuestos a cuatro años.

Además, el director de la DIAN mencionó que han recibido 504 denuncias de ciudadanos que ni siquiera reciben facturas impresas, por lo que esto conlleva a sanciones de cierres por tres días y procesos fiscales a los establecimientos que no cumplan con estos requerimientos. Es por eso que están buscando alternativas más rigurosas que ayuden a tener un mayor control. 

Estas son las principales las razones del cambio a las facturas electrónicas:

  • Modernización: La digitalización de las facturas es parte de un proceso de modernización de los sistemas tributarios. Busca adaptar los procesos administrativos a las tecnologías de la información y comunicación, lo cual permite una gestión más eficiente, rápida y precisa de la información fiscal.
  • Reducción de costos: La implementación de la factura electrónica disminuye los costos asociados a la impresión, almacenamiento y distribución de facturas en papel. Esto beneficia tanto a los contribuyentes como a la DIAN al reducir la carga administrativa y logística.
  • Combate a la evasión fiscal: La factura electrónica ofrece un mayor control y seguimiento de las transacciones comerciales. Al ser un documento digital que se genera y reporta en tiempo real, facilita la detección de irregularidades, evasión fiscal y otros comportamientos ilícitos. Esto fortalece la capacidad de fiscalización de la DIAN y contribuye a la formalización de la economía.
  • Transparencia y trazabilidad: La digitalización de las facturas permite un mayor grado de transparencia y trazabilidad en las transacciones comerciales. Al contar con un registro electrónico de todas las operaciones, se facilita la verificación de la información y la identificación de posibles inconsistencias o fraudes.
  • Simplificación y agilidad: La factura electrónica simplifica los procesos de facturación y facilita la gestión de los contribuyentes. Al automatizar gran parte de las tareas administrativas asociadas a la emisión, recepción y almacenamiento de facturas, se agilizan los trámites y se reducen los tiempos de respuesta.

4. ¿Cuáles son los requisitos para hacer una factura electrónica?

En Colombia se ha implementado el modelo de facturación con validación previa gracias a la ley de financiamiento y sus respectivos decretos y resoluciones. ¿Y cuál es el objetivo principal de este modelo? Masificar el uso de la factura electrónica en el país.

Pero antes de hacer uso de estas facturas, se deben contar con ciertos requisitos como:

  • Contar con un Software propio, aliado o del servicio gratuito de la DIAN
  • Tener un Dispositivo electrónico PC, Tablet, celular.
  • Un certificado de firma digital autorizado por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia)
  • Y tener conexión a internet.

4.1 ¿Cómo es el modelo de facturación con validación previa?

Las Facturas Electrónicas son validadas en tiempo real por la DIAN, es decir que toda Factura Electrónica que se genera (excepción las de contingencia) se envían a la DIAN para realizar las validaciones y así garantizar que tienen efectos fiscales.

La DIAN quiere tener la interoperabilidad entre quienes facturan y quieren adquieren bienes al comprar, es por eso que ha diseñado un modelo para validar estos procesos y son los siguientes:

  • Generación y transmisión: Allí se hace el envío de la factura electrónica en formato XML por parte del vendedor a la DIAN para su validación.
  • Validación: La DIAN recibe este trámite por medio de la aplicación de esta entidad y así valida la factura electrónica.
  • Entrega: Luego, el vendedor le entrega la factura electrónica en formato XML al comprador.

4.2. ¿Cuál es el formato de la factura electrónica?

La factura electrónica debe estar basada en el formato UBL V2.1, el cual es de uso obligatorio según la DIAN. De igual forma, la Resolución 000042 de 2020 dice que estas facturas deben incluir los siguientes datos importantes:

  • Hay que especificar que es una factura electrónica de venta.
  • Incluir los apellidos, nombre o NIT del vendedor.
  • Incluir los apellidos, nombre o NIT del comprador. Si el comprador no está registrado en el RUT, se debe agregar el tipo y número de documento de identidad.
  • Utilizar un sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas. Este sistema debe tener autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.
  • Indicar la fecha y hora en que se generó la factura.
  • Indicar la fecha y hora de expedición, que corresponde a la validación realizada por la DIAN.
  • Incluir la cantidad y descripción detallada de los bienes vendidos o servicios prestados. Cada ítem debe tener un código para identificarlo correctamente.
  • Mostrar el valor total de la operación.
  • Especificar la forma de pago, ya sea en efectivo, tarjeta de débito, tarjeta de crédito o transferencia electrónica.
  • Indicar si el vendedor actúa como retenedor del IVA.
  • Desglosar el valor del IVA y la tarifa correspondiente.
  • Desglosar el valor del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente.
  • Incluir una firma digital para garantizar la autenticidad de la factura.
  • Indicar el CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
  • Incluir un código QR cuando se trate de una representación gráfica digital o impresa en formato PDF.
definición de factura electrónica

5. ¿Cómo pueden las facturas electrónicas ayudar a la seguridad y control fiscal?

Las facturas electrónicas pueden contribuir significativamente a la seguridad y control fiscal en el país. Estas son unas de las razones:

  • Mayor trazabilidad: Las facturas electrónicas generan un registro digital de todas las transacciones comerciales, lo que proporciona una trazabilidad detallada de las operaciones. Esto facilita el seguimiento y monitoreo por parte de las autoridades fiscales, lo que a su vez reduce la posibilidad de evasión de impuestos y aumenta la transparencia en el sistema.
  • Validación en tiempo real: Las facturas electrónicas pueden ser validadas por la DIAN en tiempo real, lo que garantiza la autenticidad y veracidad de los documentos. Esto ayuda a prevenir la emisión de facturas falsas o fraudulentas, lo que contribuye a la seguridad y confiabilidad de las transacciones comerciales.
  • Reducción de errores: Al ser generadas electrónicamente, las facturas electrónicas eliminan la posibilidad de errores humanos en la digitación de los datos. Además, los sistemas de facturación electrónica suelen contar con mecanismos de validación y verificación automáticos, lo que minimiza la posibilidad de errores en los cálculos o en la información proporcionada.
  • Fiscalización más eficiente: Las facturas electrónicas permiten una fiscalización más eficiente por parte de las autoridades fiscales. Al contar con un registro digital y detallado de todas las transacciones, la DIAN puede realizar análisis de datos y cruces de información de manera más rápida y precisa. Esto facilita la detección de irregularidades y comportamientos sospechosos, lo que fortalece el control fiscal y la lucha contra la evasión.
  • Automatización de procesos: La implementación de facturas electrónicas implica la automatización de los procesos de facturación y registro, lo que reduce la posibilidad de errores y fraudes. Además, la automatización agiliza los trámites administrativos y reduce los costos asociados a la gestión de facturas en papel.

6. ¿Cómo puedes digitalizar las facturas de los gastos de tu empresa?

Los organismos regulatorios cada vez son más exigentes para el uso y registro de las facturas electrónicas, esto gracias a que logran proporcionar más seguridad y practicidad en comparación a métodos tradicionales como las facturas de papel.   Ante esto, las empresas buscan alternativas que les proporcionen facilidad para cumplir estas obligaciones. Tickelia es ejemplo de esto, pues es una App que ayuda a transformar las facturas de papel, a un formato digital, al momento de hacer una compra, o un gasto empresarial.

Tickelia permite que el empleado pueda tomarle una foto a una factura física, y luego gracias a la tecnología OCR, esta la pueda transformar a digital y de esta manera los supervisores, managers o personal a cago, podrán tener un mayor control de los gastos empresariales, un mayor control fiscal de los movimientos empresariales y un control integral del presupuesto.

Tickelia, puede ser el gran aliado para muchas empresas que están transformándose al mundo digital. Si quieres saber más de cómo puedes utilizar Tickelia en tu compañía, dale clic al siguiente banner.

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Gemma Mondéjar
Marketing junior en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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