Una gestión adecuada de los gastos de viaje y viáticos en las empresas con empleados en movilidad es de vital importancia para controlar los costos asociados a desplazamientos. Estos Incluso pueden convertirse en una importante fuente de pérdidas económicas para la empresa si no se realiza una gestión y control pormenorizados.
Al tratarse de montos relativamente pequeños, aunque continuados en el tiempo, es muy común que los negocios aprueben y liquiden estos gastos sin realizar las comprobaciones adecuadas. Cada vez que un empleado efectúa la legalización de un viático a la empresa, lo correcto sería revisar:
- La fecha del gasto.
- El tipo de gasto.
- Su importe.
- La autenticidad del recibo y que no se haya gestionado por duplicado.
- Que el gasto se haya efectuado en el contexto de la actividad laboral.
Y comprobar que los datos de la gestión de gastos coincidan con:
- El tiquete o factura correspondiente.
- La política de gastos del negocio.
Lo ideal es disponer de una solución tecnológica como Tickelia, que digitaliza los recibos en papel y automatiza el proceso de legalización de gastos.
Esta herramienta digitaliza los tiquetes de gasto con solo tomar una foto con el celular del empleado, capturando automáticamente todos los datos relevantes, gracias a su tecnología OCR y contabilizando el gasto al instante. El control de gastos se realiza gracias al flujo de aprobación multinivel y a su capacidad para establecer avisos y alertas personalizables según la política de gastos de la empresa.
Para caso de los negocios que todavía no disponen de esta solución integral para la gestión de gastos, estos procesos de legalización, control y contabilización hay que realizarlos igualmente de forma manual, mediante hojas de cálculo.
Descárgate gratuitamente la planilla de control de gastos de Tickelia
Para ayudarte a controlar los gastos de tu empresa hemos creado una planilla en Excel diseñada para que puedas introducir y controlar fácilmente todos los viáticos y gastos de viaje de tus empleados.
En la planilla de Tickelia se discriminan los gastos de viaje entre:
- Auxilio de rodamiento.
- Peaje.
- Combustible.
- Parking.
- Transporte público.
- Alquiler de vehículo.
- Taxi.
- Otros medios de transporte.
- Restaurante.
- Viáticos.
- Alojamiento.
- Gastos de representación.
- Teléfono.
- Otros gastos.
Los empleados solo deberán elegir el concepto de gasto e indicar si es reembolsable o no. Cuando se introduce el importe en la siguiente columna, los datos se actualizarán automáticamente. De este modo, tanto el trabajador como el manager pueden visualizar, en tiempo real, el monto que se está gastando a lo largo del año, distinguiendo entre los gastos reembolsables y los no reembolsables.
Monitorear cada uno de estos conceptos te ayudará a controlar tus costos, con el fin de ahorrar dinero, comprobar que los empleados siguen la política de gastos de la empresa y que se está cumpliendo el presupuesto dedicado a este concepto.
Descárgate sin costo la planilla de legalización de gastos y empieza a controlar los costes de viáticos y desplazamientos con Tickelia.
