Pólítica cero papel

5 motivos para implantar la política cero papel

La política de cero papel, también llamada oficina paperless es una realidad efectiva al 100% en algunas empresas, pero todavía representa casi una utopía para otras. Sin embargo, gracias a las nuevas herramientas tecnológicas disponibles en la actualidad, la completa digitalización del negocio puede ser mucho más sencilla y económica de lo que crees.

1. ¿Qué es la política cero papel?

La política cero papel es una estrategia de las empresas para eliminar por completo la generación, gestión y almacenamiento de documentos impresos en la oficina.

El propósito de esta política es unificar los flujos de información que se generan en el negocio, con el fin de mejorar la comunicación entre departamentos y, sobre todo, poder automatizar la gestión de los procesos administrativos de manera integral.

Los documentos susceptibles de ser digitalizados incluyen:

  • Los pedidos de compras y de ventas.
  • Las facturas emitidas y recibidas.
  • La documentación administrativa y fiscal.
  • Los documentos contables y financieros.
  • Los albaranes y el resto de los documentos que se utilizan en logística y almacenamiento.
  • Los contratos de trabajo, nóminas y el resto de documentación de RR.HH.
  • Los gastos de viaje, así como los justificantes de viáticos y auxilio de rodamiento de los empleados en movilidad.

Y, en definitiva, cualquier otro papel escrito a mano o impreso que deba ser gestionado.

Implementar esta política no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana, requiere de una planificación detallada, así como adquirir las herramientas informáticas necesarias para poder prescindir del papel. Igualmente importante es la capacitación de todos los empleados para que puedan desenvolverse con los programas de gestión. Pero, una vez conseguido todo esto, los resultados en cuanto al ahorro de tiempo administrativo y dinero son tan contundentes que ninguna empresa vuelve al uso de la documentación impresa.

2. Cinco motivos para implantar la política cero papel en tu empresa

Las razones para desarrollar una estrategia cero papel en cualquier tipo de negocio son mucho más numerosas, pero, en esta ocasión, destacaremos cinco de las más importantes:

2.1 Ahorro de costos

Cualquier empresa que dude acerca del costo de la completa digitalización del negocio debe tener en cuenta el elevado gasto que le supone anualmente la gestión con papel. Esta incluye:

  • La compra periódica de papel, archivadores y carpetas.
  • El material de oficina relacionado con el papel: grapadoras, clips, bolígrafos, etc.
  • El espacio de almacenaje necesario, teniendo en cuenta que, por ejemplo, en Colombia la ley obliga a conservar las facturas durante 10 años.

2.2 Ahorro de tiempo

El tiempo ahorrado que resulta de la política cero papel es simplemente espectacular. Cuando se genera información en formato digital, esta es capaz de fluir a lo largo de todo el proceso administrativo, posibilitando la automatización de su gestión.

Pongamos un ejemplo. Si un vendedor introduce un pedido desde su celular o Tablet, accediendo al ERP de su empresa, la información sobre los productos solicitados puede redirigirse automáticamente a:

  • El almacén, para la preparación del envío.
  • Al departamento de contabilidad, donde puede generarse la factura automáticamente.
  • Al departamento de compras, para la automática reposición del stock.

Por el contrario, si el pedido se introduce manualmente en una hoja de pedidos, el resto de los procesos asociados mencionados arriba deberán ser generados, asimismo, de forma manual.

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2.3 Minimización de errores

Con la implementación de la política cero papel en la oficina se reduce drásticamente la entrada manual de datos, que es una fuente habitual de errores. Además, la digitalización de los archivos evita duplicidades, con distintas versiones de un mismo documento sin un control de cambios verificable.

2.4 Más seguridad

La documentación almacenada digitalmente es más segura, porque está a salvo de incendios, inundaciones y el deterioro debido a la humedad, el polvo y el paso del tiempo. Además, los papeles impresos son mucho más fáciles de extraviar o archivar de forma incorrecta. La política cero papel acaba, asimismo, con la monótona tarea del archivo y clasificación de documentos.

2.5 Accesibilidad

Gracias al almacenamiento cloud, el acceso a los documentos digitales según la política cero papel puede realizarse desde cualquier dispositivo informático y lugar. Esto hace posible el teletrabajo y la legalización de gastos en tiempo real de los empleados en movilidad, entre muchas otras circunstancias. Además, encontrar los documentos es mucho más sencillo, debido a los diversos parámetros de búsqueda que integran los programas de gestión.

La política cero papel se puede implementar desde cualquier dispositivo

3. ¿Cómo implementar la estrategia cero papel?

La política cero papel no se puede improvisar. Antes de empezar a cambiar las libretas y blocs por ordenadores y Tablets deben analizarse los flujos de trabajo y rediseñarlos de forma que se optimicen lo máximo posible. Esta optimización es, precisamente, uno de los grandes objetivos de la estrategia cero papel.

Una vez realizado este proceso, los siguientes pasos son:

  • Planificar la implementación del cero papel por fases, mediante un timing a lo largo del tiempo y fechas concretas de ejecución. Este proceso debe ser gradual, empezando por un proceso o departamento “piloto”, y evaluando los problemas y resultados en cada fase, antes de seguir avanzando en la implementación de la política cero papel.
  • Analizar y determinar qué tipos de herramientas informáticas se precisarán, tanto en lo referente al hardware como al programa.
  • Asimismo, evaluar las necesidades de capacitación de los empleados para que puedan utilizar estas nuevas herramientas sin dificultad.
  • El paso hacia el cero papel no está exento de riesgos: antes de poner en funcionamiento el nuevo sistema de gestión deben analizarse las vulnerabilidades informáticas potenciales e invertir en ciberseguridad.
  • Ejecutar el plan de modo efectivo, eliminando literalmente el papel en los trabajos. Como dicen los angloparlantes “old habits die hard” y es posible que la empresa se encuentre con la resistencia de algunos empleados al nuevo sistema cero papel. En ocasiones ocurre, por ejemplo, que se siguen imprimiendo documentos de forma totalmente innecesaria. Esto puede provocar nuevas duplicidades y redundancias que hay que evitar a toda costa. Un método radical, pero efectivo, de evitar esto es eliminar las impresoras de los despachos donde se considere que no son necesarias.

4. Ventajas de la cultura paperless

La cultura “paperless” o “sin papel” se refiere a esfuerzos por reducir o eliminar el uso de papel en muchos aspectos de la vida diaria y laboral, optando en cambio por medios digitales y electrónicos para la gestión, almacenamiento y transferencia de información. Adoptar una cultura paperless tiene varias ventajas:

  • Reducción del impacto ambiental: Menos papel significa menos árboles talados y menos residuos. Además, se reduce el impacto de la producción, transporte y descarte del papel.
  • Ahorro económico: Se reducen los costos relacionados con la compra de papel, tinta, almacenamiento, impresión y envío de documentos.
  • Accesibilidad y facilidad de búsqueda: Los documentos electrónicos pueden ser accedidos desde cualquier lugar con una conexión a internet, y es más fácil buscar palabras o frases específicas en un documento digital que en uno físico.
  • Eficiencia en la organización: Los sistemas electrónicos a menudo ofrecen mejores herramientas de organización y clasificación que las soluciones basadas en papel.
  • Mejora en la colaboración: Las herramientas digitales permiten compartir, editar y colaborar en documentos en tiempo real, facilitando la colaboración entre equipos y reduciendo la redundancia.
  • Mayor seguridad: Los documentos electrónicos pueden ser cifrados, respaldados y protegidos por contraseñas o autenticación de dos factores, lo que puede ofrecer mayor seguridad que un documento físico.
  • Recuperación de desastres: Es más fácil hacer copias de seguridad de archivos digitales y restaurarlos en caso de desastres (como incendios o inundaciones) que recuperar documentos físicos.
  • Reducción del espacio de almacenamiento: Sin necesidad de archivadores, estantes y otros medios de almacenamiento de papel, se puede liberar espacio físico en oficinas y hogares.
  • Reducción de errores: Las herramientas digitales a menudo tienen características como el seguimiento de cambios, lo que puede ayudar a reducir errores y mantener un registro de ediciones.
  • Rapidez en las transacciones: El envío, recepción y procesamiento de documentos se acelera al eliminar la necesidad de manejo físico.
  • Reducción de la huella de carbono: Al reducir la necesidad de fabricar, transportar y desechar papel, también se reduce la emisión de CO2 asociada a estas actividades.
  • Actualizaciones instantáneas: Las actualizaciones o correcciones a documentos pueden ser realizadas instantáneamente y distribuidas a todas las partes pertinentes sin la necesidad de reimprimir o redistribuir copias físicas.
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La adaptación de una cultura paperless puede brindarle a una empresa ventajas competitivas significativas en el mercado. A continuación, se detallan algunas de las maneras en que una cultura sin papel puede ser beneficiosa frente a la competencia:

  • Eficiencia operativa: La digitalización y automatización de procesos pueden conducir a operaciones más rápidas y eficientes. Las empresas que operan con mayor eficiencia a menudo pueden ofrecer mejores precios, tiempos de respuesta más rápidos y un mejor servicio al cliente.
  • Ahorro de costos: Al reducir o eliminar los costos asociados con la impresión, el almacenamiento y el envío de papel, las empresas pueden reasignar esos fondos a otras áreas, como desarrollo de productos, marketing o investigación.
  • Mejora en la toma de decisiones: Los sistemas digitales permiten el acceso y análisis de datos en tiempo real. Con la información al alcance de la mano, las decisiones pueden ser tomadas rápidamente y basadas en datos actuales.
  • Posicionamiento como empresa sostenible: En un mundo donde la sostenibilidad y la responsabilidad corporativa son cada vez más importantes, adoptar una cultura paperless puede mejorar la imagen de una empresa ante clientes y stakeholders, convirtiéndose en un diferenciador competitivo.
  • Agilidad en el mercado: La capacidad de adaptarse rápidamente a cambios, lanzar nuevos productos o responder a las demandas del cliente puede ser facilitada por sistemas digitales ágiles.
  • Mejora en la seguridad: La gestión digital de documentos permite implementar medidas de seguridad avanzadas, reduciendo el riesgo de pérdida o robo de información sensible, lo que puede ser un punto de venta para clientes preocupados por la privacidad.
  • Accesibilidad y colaboración: Las herramientas digitales permiten que los equipos colaboren en tiempo real, independientemente de su ubicación geográfica, lo que puede acelerar la innovación y la implementación de proyectos.
  • Mejora en el servicio al cliente: Con acceso instantáneo a la información, el servicio al cliente puede ser más rápido y personalizado, mejorando la satisfacción y fidelidad del cliente.
  • Adaptabilidad a futuras tecnologías: Las empresas que ya han adoptado una mentalidad digital se encuentran en una mejor posición para integrar nuevas tecnologías y adaptarse a futuros cambios en el mercado.
  • Reducción de errores: Al eliminar la necesidad de introducir datos manualmente y al aprovechar las herramientas de seguimiento y auditoría digital, se pueden reducir significativamente los errores.
  • Captura de nuevos mercados: Al operar en un formato digital, es más fácil adaptarse y entrar en mercados que dependen o prefieren transacciones y operaciones digitales.
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Al adoptar una cultura paperless, una empresa puede posicionarse como líder en innovación y sostenibilidad, diferenciándose de sus competidores y ofreciendo un valor agregado a sus clientes y stakeholders. Sin embargo, es esencial que esta transición se haga de manera estratégica y considerando los posibles desafíos para maximizar los beneficios.

5. Digitalizar los informes de gasto de los empleados: un paso decisivo en la estrategia cero papel

Uno de los procesos que más papeles generan en los negocios es la gestión de los informes de gasto y recibos de los empleados que viajan por trabajo.

Recibos de restaurantes por los viáticos, tiquetes de parkings y peajes, facturas de alojamientos, billetes de avión o boletas de transporte públicoNo se puede evitar que los empleados en movilidad reciban una gran cantidad de papeles impresos, porque son empresas externas las que los generan.

Lo que sí se puede hacer es digitalizarlos tan pronto como nos los entregan, mediante una foto y el uso de una App en el Smartphone del empleado. Y esto es precisamente lo que hace Tickelia, una solución tecnológica para la legalización y gestión de viáticos y gastos de viaje, que ayuda a las empresas a hacer realidad la política cero papel.

Al tomar una foto con la App de Tickelia, su tecnología OCR permite capturar hasta 18 campos del gasto, que al instante son redirigidos al dashboard del manager para su aprobación y al área de administración para su contabilización y conciliación bancaria automáticas.

Paralelamente, Tickelia puede integrarse fácilmente con el ERP y los programas de nóminas y RR.HH. Esto permite automatizar el resto de flujos de trabajo derivados de la rendición de gastos, como, por ejemplo, su liquidación al empleado, cerrando así el círculo virtuoso del cero papel, la digitalización y la automatización de procesos.

La implementación de la estrategia cero papel en la gestión de gastos utilizando Tickelia se traduce en un ahorro del 75% del tiempo dedicado a este proceso, además de ayudar al control de gastos y a la prevención del fraude interno.

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Gemma Mondéjar
Marketing junior en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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