La factura electrónica en Colombia: guía práctica

Desde que en 1995 se diera el mismo valor a la factura electrónica que a la emitida en papel, Colombia es uno de los países de Latinoamérica que más ha avanzado en la facturación electrónica en los últimos años. El Sistema de Facturación Electrónica (SFE) colombiano está en constante evolución, incorporando novedades tan recientes como la nómina electrónica o la plataforma RADIAN para el registro de facturas electrónicas con título valor. 

Puntos clave

• Obligatoria por ley: La factura electrónica es exigida por la DIAN para la mayoría de contribuyentes.
• Proceso digital: Se emite, firma y valida 100 % en línea con software autorizado.
• Beneficios claros: Reduce costos, errores y acelera los pagos.

1. ¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un justificante de la entrega de bienes o prestación de servicio que se expide por medio de un software y se recibe mediante un canal informático: por ejemplo, un correo electrónico, un servidor o una aplicación.

La factura electrónica es la evolución de la facturación en papel o computador, y tiene la misma consideración legal que una factura tradicional.

2. Características de la factura electrónica de venta en Colombia

El formato aprobado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para emitir facturas es el de generación de archivos XML.

Las facturas electrónicas de venta se caracterizan por la inclusión de una firma digital, lo que garantiza la integridad, autenticidad y no repudio del documento.

Asimismo, las facturas electrónicas de venta pueden visualizarse a través de su representación gráfica mediante un código QR.

Además, las facturas electrónicas en Colombia poseen:

• Una numeración correlativa según las especificaciones de la DIAN.
• El Código Único de Factura Electrónica (CUFE).

3. ¿Quién está obligado a implementar la factura electrónica en Colombia?

Tal y como explica la DIAN, los siguientes sujetos están obligados a confeccionar su facturación de forma electrónica:

• Todas las personas jurídicas que enajenen bienes o servicios.
• Las personas naturales que enajenen bienes o servicios y que tengan ingresos brutos de más de 3.500 UVT (la unidad de valor tributario).
• Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos que superen los 4.000 UVT.
• Personas naturales, exceptuando minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT, aunque con:
  • Más de un comercio.
  • Explotación de intangibles.
  • Usuarios aduaneros.
  • Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
• Contribuyentes que se rijan por el Régimen Simple de Tributación.

4. Funcionamiento del sistema de facturación electrónica colombiano

El Sistema de Facturación Electrónica de Colombia requiere que las facturas electrónicas sean validadas por la DIAN antes de ser enviadas al cliente. Este sistema también determina quién y cómo se puede facturar electrónicamente en el país.

4.1 ¿Qué es el Sistema de facturación electrónica (SFE) de Colombia?

El SFE o Sistema de Facturación Electrónica de Colombia es el conjunto de documentos, servicios y procedimientos puestos en marcha por la DIAN para configurar el proceso de facturación con fines fiscales. Su propósito es desmaterializar la documentación fiscal para mejorar la interacción con la DIAN.

Actualmente, el SFE está compuesto por los siguientes documentos:

• La factura electrónica de venta.
• El reporte para la validación de facturas expedidas en papel por inconvenientes tecnológicos. 
• El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
• El documento Soporte de Adquisiciones con no obligados.

A los documentos anteriores, próximamente la DIAN agregará además los siguientes:

• Documentos equivalentes a la factura de venta.
• Documento Soporte de importación.

La forma de generar y procesar estos documentos será muy similar a la de la factura electrónica de venta.

4.2 Cómo habilitarse para facturar electrónicamente paso a paso

Una vez se dispone del certificado de firma digital y se ha elegido el software de facturación, el proceso para empezar a emitir facturas electrónicas consta de seis pasos:

• PASO 1: Registro. Acceder a la página oficial de la DIAN y seleccionar “habilitación”. Tras llenar los campos de información requeridos, la DIAN enviará un mail al nuevo usuario que le permitirá ingresar en la plataforma y formalizar el registro.

• PASO 2: Seleccionar el software. En “modo de operación” se debe elegir si se facturará mediante: un proveedor tecnológico autorizado, un programa propio o el servicio de facturación gratuita de la DIAN.

• PASO 3: Realizar las pruebas de software: este paso es obligatorio antes de proceder a la habilitación. El sistema genera rangos de numeración de prueba para que el usuario envíe una serie de facturas de prueba a la DIAN. Si todo funciona correctamente, el sistema otorgará al facturador el estado de habilitado.

• PASO 4: Habilitación. Al ingresar en este apartado de la web hay que introducir la fecha de inicio de producción. Posteriormente, hay que solicitar la “Autorización de Numeración de Facturación” para la modalidad de Factura Electrónica y Talonario de Contingencia de Factura Electrónica, ingresando al sistema MUISCA.

• PASO 5: Asociar los rangos de numeración. Finalmente, una vez se tienen los rangos de numeración de factura electrónica, hay que asociarlos en el portal mediante la función “asociar prefijos”. Para ello hay que entrar en esta página.

• PASO 6: Empezar a facturar. Los pasos anteriores solo hay que realizarlos la primera vez, para darse de alta como facturador electrónico. Una vez completados, ya se podrá facturar electrónicamente de forma rutinaria.

4.3 Proceso de emisión de la factura electrónica de ventas en Colombia

El procedimiento para expedir facturas, según el SFE de la DIAN, se compone de 3 pasos, y se caracteriza por la necesidad de recibir la validación previa de la DIAN antes de poder enviar la factura al cliente.

• En primer lugar, el facturador electrónico debe confeccionar la factura eligiendo a un proveedor tecnológico o mediante el sistema de facturación gratuito de la DIAN.
• Una vez se ha realizado la factura, esta debe ser validada por la DIAN.
• Tras el visto bueno de este organismo, el facturador ya podrá remitir la factura a su cliente.

Para facturar electrónicamente se necesita poseer:

• Un programa que cumpla las especificaciones requeridas por la DIAN. Este puede ser un software propio, un ERP o el programa de un proveedor tecnológico.
• Un certificado de firma digital. Debe adquirirse en alguna de las entidades certificadoras acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).

5. Otros documentos de facturación electrónicos

Además de la factura electrónica de ventas, existen otros documentos que la DIAN ha incorporado en formato electrónico. Son los siguientes:

5.1 El Documento Soporte de Adquisiciones con No Obligado

Para poder documentar las transacciones de bienes o servicios desde el punto de vista del comprador, cuando su proveedor no tiene la obligación de expedir una factura electrónica, el gobierno colombiano ha dado un paso más en la digitalización de la documentación fiscal del país.

Es por esto que el SFE también incluye el Documento Soporte de Adquisiciones con No Obligado, que el cliente debe generar, con el fin de acreditar la compra de bienes o servicios ante la DIAN.

5.2 Factura electrónica de ventas como título valor o Factoring

RADIAN es una plataforma de la DIAN creada para administrar el registro, consulta y trazabilidad de las facturas electrónicas como título valor, una práctica conocida como Factoring.

Una factura como título valor se genera cuando una empresa cede a una entidad financiera el derecho de cobro de una o varias facturas: mediante esta transacción el banco abona a la empresa el importe de la factura, a cambio de una comisión, mientras se encarga de gestionar el cobro con el acreedor. El Factoring es, en realidad, una forma de financiación, ya que las empresas sacrifican un porcentaje de su facturación para obtener unos plazos de pago de proveedores inmediatos.

El registro de las facturas electrónicas de ventas como título valor en la plataforma RADIAN es de carácter obligatorio.

6. Próximos avances factura electrónica en Colombia

Con más de 617.000 facturadores electrónicos registrados y 90 proveedores tecnológicos, según comentan los técnicos de la DIAN, la implementación de la factura electrónica en Colombia ha alcanzado ya unos niveles de madurez muy aceptables, aunque en el sector del retail es donde más trabajo queda por hacer en cuanto a la digitalización de facturas.

La administración colombiana prevé incorporar en breve los documentos equivalentes, es decir los tiquetes justificantes de ventas de productos y servicios como, por ejemplo:

• Tiquetes de transporte de pasajeros.
• Recibos de peajes.
• Billetes de transporte aéreo.
• Boletas de espectáculos públicos.
• Justificantes de juegos de azar.

Con el fin de intensificar el uso de la factura electrónica en los negocios que todavía usan formatos analógicos, el gobierno de Colombia está reduciendo el porcentaje máximo deducible de gastos sin factura electrónica, que en 2022 ya es de solo el 10%.

7. El impacto de la facturación electrónica en los países que la promueven

El Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT) ha realizado diversos estudios en relación con los efectos de la extensión del uso de la factura electrónica, que está siendo promovida activamente por los gobiernos de numerosos países latinoamericanos.

Concretamente, el informe titulado “Evidencias del Impacto de la Facturación Electrónica de Impuestos en América Latina” mostró cómo las políticas públicas para impulsar la facturación electrónica tienen un impacto directo sobre la recaudación de impuestos, repercutiendo en una notable mejora de los ingresos para las arcas del Estado. El estudio analizó datos de Argentina, Brasil, Uruguay, México y Ecuador.

Asimismo, para el Estado y el conjunto de la sociedad, la generalización de la factura electrónica en los distintos sectores económicos proporciona:

• Un mejor control fiscal de los contribuyentes, con el consecuente descenso del fraude.
• Más confianza y seguridad jurídica entre los inversores internacionales.
• Un gran ahorro de costos para la Administración, debido a la automatización de procesos y tareas.
• Información fiscal casi en tiempo real.
• Niveles más elevados de seguridad en las transacciones, gracias a la trazabilidad que proporciona el certificado digital para la firma electrónica.
• Trámites, comunicaciones y devoluciones mucho más ágiles y rápidas.
• Más transparencia para los contribuyentes en relación con la gestión de sus impuestos.
• Una contribución a la protección del medioambiente, por la nula necesidad de uso de papel en la facturación electrónica.
• Más seguridad en la protección de datos de los contribuyentes, que se encuentran cifrados y con almacenamiento Cloud.

8. 10 ventajas de la factura electrónica para las empresas

Según detalla la DIAN en su web, en otro de sus estudios, el CIAT muestra que la facturación electrónica en comparación con los métodos manuales puede suponer un ahorro de hasta un 80% para las empresas. Esto es posible debido a la suma de ventajas que supone la extensión masiva del uso de la factura electrónica, que enumeramos a continuación:

• Optimiza la eficiencia de los procesos empresariales al automatizar la gestión comercial.
• Ahorra tiempo y costos, liberando al personal de tareas manuales repetitivas.
• Minimiza errores al integrar datos automáticamente entre departamentos, proveedores y la DIAN.
• Reduce costos asociados al papel, impresión, almacenamiento físico y útiles de oficina.
• Agiliza el cobro, mejorando el flujo de caja y reduciendo el periodo medio de cobro.
• Facilita el acceso a la documentación, garantizando integridad, disponibilidad y seguridad desde la nube.
• Mejora la comunicación con la Administración, acelerando trámites como devoluciones fiscales.
• Permite el factoring, usando las facturas como título valor para acceder a financiación.
• Fortalece el control financiero, con datos centralizados que permiten análisis e informes detallados.
• Impulsa el teletrabajo, al permitir la gestión documental desde cualquier ubicación y dispositivo.

9. Herramientas para digitalizar el proceso de facturación en tu negocio

El avance en la implementación de la factura electrónica entre las empresas colombianas está facilitando la automatización de los procesos de gestión característica de la IV Revolución Industrial en la que estamos inmersos.

La DIAN proporciona todas las herramientas y una metodología para que las tareas de confección, envío, contabilización y declaración de facturas pueda realizarse de modo automático, con la mínima inversión de tiempo por parte de los empleados del negocio.

Sin embargo, la empresa no puede controlar el método de expedición de facturas de sus proveedores, ya que no todos se han acogido aún al sistema de facturación electrónica. Por ejemplo, en el caso de los tiquetes y facturas de los viáticos y gastos de viaje, estos se reciben mayoritariamente en papel.

Es precisamente por este motivo que existen soluciones tecnológicas como Tickelia, una herramienta integral para la legalización de gastos de viaje, que digitaliza los justificantes de pago y automatiza su gestión.

Tickelia es una solución multidispositivo que digitaliza los tiquetes de gastos con solo tomar una fotografía de los mismos con el celular del empleado. Gracias a su tecnología OCR, la solución captura todos los datos relevantes del recibo y manda una solicitud de aprobación al manager. Una vez el gasto queda aprobado, la contabilización y legalización son automáticas.

Tickelia permite configurar avisos y alertas personalizables según la política de gastos de la empresa, para prevenir el fraude interno y obtener un mayor control sobre los gastos del equipo y sobre el presupuesto. Esta herramienta permite la administración integral de los viáticos y gastos de empresas, gracias a funciones como la solicitud de medios de transporte o la gestión de anticipos, entre muchas otras funcionalidades.

Adicionalmente, esta herramienta también permite un mayor control de los gastos de auxilio de rodamiento, ya que las rutas de los empleados pueden configurarse mediante Google Maps, con el fin de conocer exactamente cuántos kilómetros se han realizado en cada trayecto. Tickelia permite reducir el tiempo administrativo que tradicionalmente se invierte en la rendición, gestión y contabilización de viáticos y gastos de viaje hasta en un 75%. Además, su capacidad para integrarse con los ERP de cada organización proporciona el máximo grado de automatización de los procesos gestión en la oficina.

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