sabes cómo aplicar la contabilidad en tu empresa

La contabilidad en la empresa: qué es y para qué sirve

Si eres dueño de un negocio o estás interesado en emprender uno, conocer la contabilidad es fundamental para llevar las finanzas de tu empresa de manera efectiva. La contabilidad es una herramienta que te permitirá entender las cifras, tomar decisiones basadas en datos precisos y llevar un control detallado de los ingresos y gastos. En este texto encontrarás una introducción al mundo de la contabilidad, sus conceptos básicos, su importancia, los principios que la rigen, entre otros.

1. ¿Qué es la Contabilidad?

La contabilidad es el proceso de registrar, clasificar, resumir e interpretar de manera sistemática la información financiera de una empresa o entidad. Su objetivo principal es proporcionar información útil y precisa sobre la situación financiera de una organización, para la toma de decisiones económicas.

2. ¿Para qué sirve la contabilidad?

En general, la contabilidad sirve para los siguientes propósitos:

2.1 Registro y control de las operaciones económicas

La contabilidad permite registrar los asientos contables y controlar las operaciones económicas de una organización, tales como compras, ventas, ingresos, gastos, inversiones, deudas y pagos. De esta manera, se puede llevar un seguimiento de los movimientos financieros de la empresa y verificar su situación patrimonial. Estas operaciones se registran en los libros contables, utilizando un sistema de cuentas y un conjunto de principios contables aceptados.

2.2 Elaboración de estados financieros

La contabilidad proporciona la información necesaria para elaborar los estados financieros, como el balance de situación, el estado de resultados y el estado de flujos de efectivo. Estos documentos son importantes para conocer la situación financiera de la empresa, su rentabilidad, sus fuentes de financiamiento y su capacidad de pago.

2.3 Cumplimiento de obligaciones legales y fiscales

La contabilidad permite cumplir con las obligaciones legales y fiscales, como el pago de impuestos, la presentación de declaraciones y la emisión de comprobantes fiscales. Además, los estados financieros son requeridos por los organismos reguladores y los acreedores para verificar la situación financiera de la empresa.

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2.4 Toma de decisiones económicas

La información contable es fundamental para la toma de decisiones económicas, como la aprobación de inversiones, la obtención de créditos, la elaboración de presupuestos, la fijación de precios y la evaluación de la rentabilidad de los proyectos. La contabilidad permite conocer los costos, ingresos y gastos de la empresa, así como la situación financiera y las perspectivas de crecimiento.

3. ¿Cuáles son los principios que rigen la contabilidad?

Los principios contables o PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) son las reglas y directrices que guían el proceso contable para asegurar que la información financiera de una empresa sea precisa, confiable y comparable. Los principios contables son importantes para garantizar la uniformidad y la coherencia en la presentación de los estados financieros.

Los PCGA se establecen a nivel nacional o regional y son emitidos por organismos reguladores, instituciones gubernamentales o asociaciones profesionales de contadores. En algunos países, los PCGA pueden ser conocidos como “normas contables”, “prácticas contables” o “regulaciones contables”.

3.1 Principios contables aceptados en Colombia

Según el Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, se establecen 18 principios contables fundamentales para el adecuado cumplimiento de los fines de la contabilidad. A continuación, algunos de ellos:

3.1.1 Ente económico

El principio contable del ente económico establece que la empresa debe ser tratada como una entidad separada y distinta de sus propietarios o accionistas. En otras palabras, la empresa se considera como un ente económico con personalidad jurídica propia, con derechos y obligaciones propios y diferentes a los de sus dueños

3.1.2 Continuidad

Este principio establece que, a menos que exista evidencia de lo contrario, se presume que una empresa seguirá operando en el futuro previsible y que sus activos serán utilizados para los fines previstos.

Este principio implica que los estados financieros deben ser preparados bajo la suposición de que la empresa seguirá funcionando en el futuro. Por lo tanto, los estados financieros deben reflejar el valor actual de los activos, pasivos y patrimonio de la empresa, y no su valor de liquidación.

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3.1.3 Unidad de medida

El principio contable de unidad de medida establece que la información financiera debe ser expresada en una unidad monetaria común y estable. Esto significa que los estados financieros deben reflejar los valores de los activos, pasivos, ingresos y gastos en la misma unidad monetaria, con el fin de facilitar la comparación y evaluación de la información financiera.

Artículo 8. Decreto 2649 de 1993: “Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional. La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo”.

3.1.4 Prudencia

El principio contable de prudencia establece que las empresas deben ser prudentes en la estimación y el registro de las ganancias y las pérdidas en sus estados financieros, y que deben reconocer las pérdidas potenciales en el momento en que se conocen, aunque todavía no se hayan materializado, pero las ganancias solo deben ser reconocidas cuando se hayan realizado de manera efectiva. Este principio es fundamental para garantizar que los estados financieros reflejen una imagen realista y prudente de la situación financiera de la empresa y para cumplir con los objetivos de la contabilidad.

3.1.5. Acumulación

Este principio establece que los ingresos y los gastos deben ser reconocidos en los estados financieros en el período en el que se generan o se incurren, independientemente de cuándo se reciban o se paguen en efectivo.

Si deseas más detalle, puedes consultar los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia

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4. Temas de interés en Contabilidad

4.1.Facturación y contabilidad

La facturación y la contabilidad están estrechamente relacionadas, ya que la facturación es una actividad que genera información financiera que debe ser registrada en los libros contables de la empresa.

4.2. ¿Por qué es tan importante la facturación?

La facturación es el proceso de emisión de soportes contables por los bienes o servicios que se venden. Las facturas son documentos legales que incluyen información detallada sobre la transacción, como el nombre del cliente, la fecha de la venta, la descripción de los bienes o servicios, el precio unitario, el importe total y el impuesto correspondiente.

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La facturación es una fuente de información importante para la contabilidad, ya que las facturas proporcionan información sobre los ingresos generados por la empresa a través de la venta de sus productos o servicios. La información de las facturas debe ser registrada adecuadamente en los libros contables de la empresa para que los estados financieros reflejen la situación financiera real de la empresa.

Además, la contabilidad es importante para la facturación, ya que la información financiera de la empresa puede utilizarse para tomar decisiones sobre los precios de venta, la gestión de inventarios y la selección de proveedores.

4.3. ¿Cuál es la importancia de la facturación electrónica para el manejo de la contabilidad?

La facturación electrónica es una alternativa tecnológica a la factura en papel que ha surgido como resultado de la evolución digital. Aunque tiene la misma validez legal que la factura tradicional, la facturación electrónica ofrece una serie de ventajas, ya que se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que puede mejorar la eficiencia del proceso de facturación y reducir los costos asociados con el proceso de facturación en papel. Además, desde un punto de vista tributario, la facturación electrónica sirve como soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios, lo que permite una mejor gestión y control de las transacciones comerciales.

En Colombia el marco normativo de la facturación electrónica está regulado por: el Decreto único reglamentario, Ley de Crecimiento 2010 de 2019, Decreto 358 de 2020 y la Resolución 00042 de 2020.

5. Importancia de la automatización de los procesos contables

La automatización de los procesos contables es importante porque reduce la carga de trabajo manual, minimiza los errores humanos, aumenta la eficiencia y precisión en la gestión financiera, facilita la toma de decisiones y mejora la visibilidad y control sobre las finanzas de una empresa. Al automatizar los procesos contables, se puede optimizar el tiempo y los recursos, permitiendo a los equipos de contabilidad centrarse en tareas más estratégicas y de valor añadido.

Adicionalmente a esto, la integración automática de soluciones tecnológicas con software para la contabilización permite una mayor eficiencia y precisión en la gestión financiera de una empresa. Un ejemplo de ello se puede ver en soluciones cloud como  Tickelia para el control de gastos y la legalización de viajes que mejora el control del gasto y control presupuestario, una herramienta que permite una gestión más eficiente de los gastos corporativos.

La contabilidad es fundamental para cualquier empresa ya que proporciona información financiera precisa y oportuna que permite la toma de decisiones estratégicas y la gestión eficiente de los recursos, ya que el uso de tecnologías para mejorar la contabilidad es esencial para el éxito y crecimiento de una empresa en el entorno empresarial actual altamente competitivo y dinámico.

Automatiza la gestión de la legalización de viáticos y gastos de viaje de empresa
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Laura Sierra
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Comunicación Social y Periodismo por la Universidad de La Sabana.
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