Nuevo Proyecto de Resolución para actualizar el sistema de facturación electrónica en Colombia

La Resolución 000202 de 2025, recientemente emitida por la DIAN, marca un nuevo paso en la actualización del sistema de facturación electrónica en Colombia. Ante estos cambios, las empresas deben ajustar sus sistemas y prepararse para cumplir con los nuevos requisitos técnicos y operativos. Si quieres entender qué implica esta actualización y cómo adaptarte a tiempo, sigue leyendo.

Puntos clave

• Qué establece la nueva Resolución 000202 de 2025.
• Cambios frente a la Resolución 000165 de 2023.
• Impacto directo en los sistemas de facturación y procesos internos.
• Qué significan los “datos mínimos” y cómo afectan a los contribuyentes.
• Cómo prepararse para el nuevo servicio de consulta de la DIAN.

1. Contexto normativo: por qué Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) actualiza el sistema de facturación

La DIAN ha impulsado la emisión de la Resolución 000202 de 2025 con el fin de modernizar y dar mayor eficiencia al sistema de facturación electrónica en Colombia. A continuación, se exponen los principales motivos que justifican esta actualización normativa, basados en comunicaciones oficiales de la DIAN y en el análisis de expertos.

Uno de los objetivos centrales es fortalecer la capacidad de la DIAN para monitorear las operaciones en tiempo real y detectar incumplimientos o evasión. En el Comunicado de Prensa No. 014 de 13 de febrero de 2025, la DIAN señaló que había identificado alrededor de 600 establecimientos con irregularidades persistentes en la expedición de factura electrónica, lo que motivó una estrategia de visitas y supervisión. Con la Resolución 000202, la DIAN busca que cada factura electrónica o documento equivalente cumpla con estándares de identificación, transmisión y validación más rigurosos, lo que permite un mejor seguimiento fiscal.

La actualización normativa también responde a la necesidad de hacer más ágil y sencillo el proceso de facturación para contribuyentes, en especial para las pymes. Según un análisis, la Resolución 000202 introduce el servicio de consulta de datos del comprador para que basten sólo tipo y número de identificación para generar la factura, reduciendo los datos que el vendedor debe pedir al cliente. Esto elimina cargas innecesarias en los puntos de venta, acelera el proceso de emisión y reduce el error o la reticencia del cliente a entregar datos adicionales.

La DIAN aclara en el Comunicado de Prensa No. 026 del 1 de abril de 2025 que el nuevo servicio de información “solo podrá usarse para la generación de facturas” y que está expresamente prohibido solicitar o emplear datos adicionales como dirección, teléfono o RUT para otros fines. De esa forma, la normativa no sólo facilita el proceso sino que alinea el sistema de facturación con estándares de protección de datos personales y reducción de campos obligatorios. La DIAN ha señalado que el entorno tributario y comercial ha avanzado hacia la digitalización, por lo que el sistema de facturación debe evolucionar en paralelo. La Resolución 000202 consolida modificaciones previas —como la Resolución 000165 de 2023— e introduce variables técnicas como la interoperabilidad, servicios de consulta automáticos y documentos equivalentes electrónicos para sectores específicos.

2. Principales novedades de la Resolución 000202 de 2025

• Datos mínimos del comprador: La norma establece que para emitir la factura electrónica o el documento equivalente, el facturador sólo podrá solicitar al comprador los siguientes datos: nombre o razón social, tipo y número de identificación, y opcionalmente el correo electrónico. Se prohíbe requisitar datos adicionales como dirección, teléfono o RUT cuando no sean imprescindibles. Esto mejora la protección de datos personales y simplifica el proceso en el punto de venta.
• Servicio de consulta automatizado de datos del comprador: A partir de la segunda semana de abril de 2025, la DIAN habilitó un nuevo servicio mediante el cual, con sólo el número de identificación del comprador (cedula o NIT), el sistema autocompleta nombre o razón social y correo electrónico. Este servicio se integra tanto al Servicio de Facturación Gratuita de la DIAN como a plataformas de facturación propias o vía proveedor tecnológico, lo que reduce tiempos de emisión y errores de captura.
• Simplificación del flujo de emisión: La normativa busca agilizar la facturación electrónica eliminando fricciones. Por ejemplo, al minimizar los datos solicitados y con autollenado, las empresas pueden emitir más rápido los documentos. En zonas con conectividad limitada, especialmente para empresas de servicios públicos domiciliarios, se contempla un plazo máximo de transmisión de 48 horas en contingencia para envío del documento electrónico.
• Estados técnicos y de cumplimiento: La Resolución modifica parcialmente la Resolución 000165 de 2023 y consolida las exigencias técnicas del sistema de facturación electrónica. Entre los cambios técnicos están mejoras en interoperabilidad, validación de documentos equivalentes, y actualización del anexo técnico para emisores.
• Alineación con protección de datos: La DIAN enfatiza que la información del comprador solo puede usarse con finalidad de facturación electrónica. El uso con otros fines está prohibido. Esto incluye que la empresa no puede exigir el correo electrónico como condicionante de la entrega del comprobante: si el comprador no lo da, se debe emitir la factura impresa.
• Sector de servicios públicos domiciliarios: Para las empresas que prestan servicios públicos, la Resolución 000202 define claramente que el documento equivalente electrónico sólo debe utilizarse para facturar conceptos relacionados al servicio prestado y fija el plazo de hasta 48 horas para emitir en contingencia cuando el sistema de transmisión falla.

3. Qué cambia frente a la Resolución 000165 de 2023

La Resolución 000202 de 2025 introduce modificaciones importantes a la Resolución 000165 de 2023 que las empresas deben conocer para adaptarse correctamente. Aquí tienes los principales cambios verificados:

• Reducción de los datos exigibles al comprador: Bajo la Resolución 000165 de 2023, al emitir una factura electrónica o documento equivalente era común requerir información extensa del adquirente (por ejemplo, dirección, teléfono, RUT del representante legal). La Resolución 000202 limita los datos permitidos: solo nombre o razón social, tipo y número de identificación, y —opcionalmente— el correo electrónico. Si el cliente no desea proporcionar el correo electrónico, el vendedor debe entregar la factura impresa al momento.
• Introducción de un servicio de consulta automatizado: La nueva norma añade un servicio de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que permite completar parte de la información del comprador (nombre, correo) con solo el tipo y número de identificación. Este servicio no existía —o no estaba operativo— bajo la Resolución 000165, lo cual representaba un mayor esfuerzo manual para las empresas en el llenado de datos.
• Clarificación para el sector de servicios públicos domiciliarios: Mientras que la Resolución 000165 establecía reglas generales para factura electrónica y documento equivalente, la Resolución 000202 especifica que las empresas de servicios públicos sólo podrán facturar electrónicamente los conceptos relacionados directamente con la prestación del servicio, salvo autorización expresa del usuario. Además, se establece que en caso de contingencia tecnológica, la empresa tiene hasta 48 horas para transmitir el documento electrónico a la DIAN, y debe entregar al usuario una copia física en el momento.
• Enfoque reforzado en la protección de datos: La Resolución 000202 refuerza explícitamente que los datos obtenidos del comprador solo pueden usarse para la generación de la factura electrónica, prohibiéndose su uso para otros fines comerciales o de marketing. Este énfasis no estaba tan claro en la Resolución 000165.
• Mejoras técnicas y operativas: La actualización normativ­a incorpora modificaciones en los anexos técnicos para emisores, validaciones, interoperabilidad y flujos de transmisión que simplifican la operativa de facturación electrónica. En comparación, la Resolución 000165 estableció los anexos pero no contemplaba estas facilidades de flujo automatizado que ahora se introducen.

4. Datos mínimos: qué son y cómo transforman la emisión de documentos

Con la entrada en vigor de la Resolución 000202 de 2025 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se introduce en Colombia el concepto de datos mínimos para la emisión de facturas electrónicas o documentos equivalentes. Esta novedad tiene un impacto profundo en la forma en que las empresas emiten documentos, interactúan con clientes y gestionan sus sistemas de facturación.

4.1 ¿Qué son los datos mínimos?

Los datos mínimos se refieren al conjunto reducido de información que se permite solicitar al cliente cuando este solicita que la factura o el documento equivalente sea expedido a su nombre, según la normativa de la DIAN. Concretamente:

• Solo se podrán requerir los siguientes datos: nombre o razón social, tipo y número de identificación y de forma opcional el correo electrónico.
• Ya no se podrá exigir como requisito para emitir la factura otros datos como dirección, teléfono, RUT adicional o datos complementarios del cliente si no son indispensables.
• En caso de que el comprador no proporcione el correo electrónico, el vendedor debe ofrecer y entregar la factura impresa al momento de la operación.
• Este cambio va acompañado de un servicio de consulta automatizado de la DIAN, mediante el cual con solo el tipo y número de identificación se puede autocompletar nombre o razón social (y, en su caso, correo), reduciendo así aún más la necesidad de capturar manualmente datos del cliente.

4.2 ¿Cómo transforman la emisión de documentos?

Los datos mínimos transforman la emisión de documentos en varios aspectos clave para las empresas:

• Simplificación del proceso en puntos de venta: Al reducir la cantidad de datos solicitados al cliente, el proceso de emisión de factura se vuelve más ágil. Esto es especialmente relevante en ventas rápidas, comercio minorista o servicios donde el cliente espera una atención sencilla. Gracias al servicio de consulta de la DIAN, la captura manual se reduce significativamente: bastará con identificar al cliente y permitir que el sistema complete los campos restantes.
• Mejora de la experiencia del cliente: Al no exigir datos adicionales, se reduce la fricción en la transacción comercial. Esto genera una mejor experiencia de usuario, menor resistencia a dar información y menos rechazos o interrupciones al emitir el comprobante. Para los profesionales de finanzas o contabilidad, se traduce en menor tiempo dedicado a correcciones de datos o devoluciones posteriores.
• Reducción de errores y retrabajos: Menos campos a completar implica menos margen de error. La autocompletar automática evita que haya discrepancias en nombre, razón social o número de identificación. Esto impacta positivamente en la trazabilidad, reduce obstáculos para la aceptación de la factura como soporte fiscal y mejora la calidad de los datos en los sistemas internos.
• Cumplimiento normativo y protección de datos: La normativa también tiene un enfoque de protección de datos personales: al limitar los datos necesarios se reduce la exposición de información sensible. Además, la DIAN deja claro que la información que se consulte solo puede usarse para la emisión de la factura, no para otros fines comerciales o de marketing. Esto obliga a las empresas a revisar sus políticas de tratamiento de datos, registros y flujos internos de uso.
• Facilita automatización y flujos más eficientes: Al tener menos datos a capturar y mejores mecanismos de autocompletar, las empresas pueden enlazar estos procesos más fácilmente con sistemas de automatización (ERP, CRM, facturación automática). Esto permite que el tiempo dedicado por los equipos de contabilidad sea menor y la empresa pueda enfocar ese tiempo en análisis, reporting o control en lugar de tareas operativas repetitivas.
• Ajustes tecnológicos y operativos internos: Para aprovechar esta simplificación, las empresas deben adaptar sus sistemas de facturación. Esto incluye:
  • Configurar la base de datos de clientes para aceptar solo los campos permitidos.
  • Integrar el nuevo servicio de consulta de la DIAN (por número de identificación).
  • Rediseñar formularios de emisión en puntos de venta, e-commerce o aplicaciones móviles.
  • Capacitar al personal para que sepan qué datos pedir, cómo proceder cuando el cliente no quiera dar datos y cuándo emitir facturas impresas. Esto representa un esfuerzo previo, pero que permitirá operar con mayor eficiencia a partir de la norma.

5. Soluciones para el sistema de facturación electrónica

La dinámica en Colombia, promovida por la DIAN, es seguir fortaleciendo su sistema de facturación electrónica. Para ello, las empresas deben adaptarse a los cambios ya implantados y con vistas a que se produzcan nuevos.

Aunque la gran mayoría de empresas colombianas ya disponen de un sistema que les permite realizar un flujo diario de facturación electrónica, es necesario que este se mantenga actualizado, e incluso, pueda ser mejorado con el objetivo de conseguir una mayor eficiencia y ahorro tanto de tiempo como de recursos.

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