La máxima autoridad tributaria de Colombia (DIAN), ha propuesto un Proyecto de Resolución para seguir avanzando en la regulación de la facturación electrónica, a fin de potenciar el sistema de CTC (Controles Transaccionales Continuos). La principal novedad que presenta este proyecto de resolución es la obligatoriedad de emitir los documentos equivalentes en formato electrónico.
Tabla de contenidos
1. Cambios en el sistema de facturación electrónica
La DIAN ha presentado el Proyecto de Resolución 000000 de 19-08-2022, con el que pretende actualizar el sistema de facturación electrónica. En este proyecto, la autoridad tributaria de Colombia se centra, principalmente, en el documento equivalente, el cual, a partir del próximo año, será obligatorio, para todos los contribuyentes afectados, el emitir los documentos equivalentes en formato electrónico.
Esto implica un cambio para muchas empresas, pues deberán actualizar su sistema de facturación electrónica, añadiendo todos los documentos equivalentes afectados por este proyecto de resolución, los cuales quedan estipulados en el anexo técnico 1.0, en su articulado número 29, del mismo proyecto.
Dicho anexo técnico, indica que los documentos equivalentes que se verán afectados por la nueva legislación son los siguientes:
- El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
- La boleta de ingreso al cine.
- El tiquete de transporte de pasajeros.
- El extracto.
- El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
- El documento en juegos localizados.
- La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados.
- El documento expedido para el cobro de peajes.
- El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
- El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
- El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
- La boleta de ingreso a espectáculos públicos y artes escénicas.
- La boleta de ingreso a otros espectáculos públicos.
En dicho anexo, también se introduce la nota de ajustes del documento. Esta nota sirve para la anulación o la corrección de los documentos equivalentes electrónicos, pero bajo ningún concepto, las notas de ajustes no se podrán utilizar para realizar ajustes entre las mismas.
2. ¿Qué son los documentos equivalentes en Colombia?
Con el fin de intentar entender en qué consiste este cambio en la legislación colombiana, es considerado como oportuno explicar en qué consisten los documentos equivalentes de factura.
Sin entrar en tecnicismos y haciendo uso de su propio nombre, el documento equivalente es una herramienta que sirve para que muchos comercios y empresas, como los grandes almacenes, obligados a facturar, puedan emitir un documento que tiene el mismo valor legal que una factura, de ahí su denominación de equivalente. Por lo tanto, el documento equivalente es, de facto, una factura legal.
En un principio, el listado de documentos equivalentes se extendía hasta los 28 tipos. Para facilitar su uso, pero, sobre todo, su legalización y control, se redujeron hasta los 13 mencionados anteriormente.
Por el momento, estos documentos equivalentes se pueden seguir emitiendo de manera física, tal y como queda estipulado en la resolución número 000042 de 2020, hasta la fecha de implantación del nuevo proyecto de resolución, momento en que pasarán a formar parte del sistema de facturación electrónica.
3. Calendario de implementación del documento equivalente electrónico
Tal y como se indica en el proyecto de resolución, la implementación del documento equivalente electrónico dentro del sistema de facturación electrónica será de manera progresiva, según el tipo de documento equivalente.
El inicio de la implementación queda fijado para el 1 de marzo de 2023, cerrando dicho calendario, con el último tipo de documento, el 1 de julio de 2023. En estos cuatro meses que estipula la DIAN para la implementación de cada uno de los documentos equivalentes en su formato electrónico, las empresas deberán adaptar su sistema de facturación electrónica.
Pese a ello, y siguiendo la norma habitual, se proporciona un plazo de adaptación voluntaria, previo al inicio del calendario de implementación oficial. Dicho plazo comienza cuando la DIAN haga operativas las funcionalidades necesarias.
4. Otros cambios en el sistema de facturación electrónica
El proyecto de resolución presentado por la DIAN añade otros cambios en el sistema de facturación electrónica de Colombia. Además de añadir el anexo v1.9 para la Factura Electrónica y el anexo v.1 para el nuevo documento equivalente electrónico, se añaden otros aspectos de cierta relevancia:
El primero afecta a la estructura de factura electrónica, la cual deberá aportar el importe del IVA y del impuesto al consumo, tanto en la factura electrónica como en el documento equivalente, siempre que sea correspondiente.
El segundo hace referencia a las operaciones de venta de bienes cubiertos, los cuales deberán ser tramitados mediante el sistema de facturación electrónica de venta.
5. Soluciones para el sistema de facturación electrónica
La dinámica en Colombia, promovida por la DIAN, es seguir fortaleciendo su sistema de facturación electrónica. Para ello, las empresas deben adaptarse a los cambios ya implantados y con vistas a que se produzcan nuevos.
Aunque la gran mayoría de empresas colombianas ya disponen de un sistema que les permite realizar un flujo diario de facturación electrónica, es necesario que este se mantenga actualizado, e incluso, pueda ser mejorado con el objetivo de conseguir una mayor eficiencia y ahorro tanto de tiempo como de recursos.
Soluciones como Tickelia permiten conseguir estos objetivos de manera fácil e intuitiva. Gracias a su sistema, el cual logra crear una colaboración entre empleado, su supervisor inmediato y los gestores administrativos, consigue una mayor eficiencia en el proceso de legalización y gestión de gastos de empresa.
Tickelia ofrece implantar una política de cero papel con su sistema de reconocimiento de tiquetes y facturas, basado en la tecnología OCR+ICR, la cual es capaz de detectar hasta 18 campos de información. Con Tickelia, el empleado tan solo debe tomar una fotografía con su Smartphone y el programa se encarga de detectar la información necesaria para legalizar el gasto.
Pensada como una herramienta completa para los trabajadores en movilidad, con la que se pueden legalizar los gastos al momento, Tickelia permite gestionar los principales procesos previos y durante un viaje de empresa. Desde la gestión previa del viaje, que permite una solicitud de medios de transporte, anticipos en movilidad, gestión de imprevistos o cancelaciones de viaje, hasta la aprobación de todos los gastos.
Con Tickelia se reduce el tiempo que se dedica a los procesos de la gestión financiera hasta en un 85%. Tanto empleado como manager pueden dedicar su tiempo a realizar otras tareas más productivas, gracias a la automatización de procesos.
Además, Tickelia cuenta con un sistema de aprobación multinivel, con el que se pueden personalizar las aprobaciones según los criterios de la empresa y te avisa en el momento en que se incumplen las políticas de gastos estipuladas por la compañía. Por lo tanto, Tickelia es una gran herramienta para combatir el fraude financiero dentro de una organización.
Siendo 100% integrable con otros softwares de gestión empresarial como ERP & CRM, softwares de nóminas y RR.HH, entre otros, Tickelia permite maximizar la automatización de procesos.
Si quieres saber todo lo que puede ofrecer Tickelia a tu empresa, ¡Solicita una demo sin costo en el siguiente banner!
