El mundo de la facturación electrónica en Colombia está experimentando cambios significativos. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) presentó un proyecto de resolución que tiene como objetivo principal modernizar y optimizar el sistema de facturación electrónica en el país.
Tabla de contenidos
1. Contexto histórico
Para entender la relevancia de este proyecto, es esencial remontarse a las regulaciones anteriores. El Gobierno nacional, a través del Decreto 358 de 2020, ya había reglamentado aspectos relacionados con el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos y otros temas vinculados. Posteriormente, la DIAN emitió la Resolución No. 000042 del 5 de mayo de 2020, que desarrolló sistemas de facturación y estableció directrices sobre la factura electrónica de venta.
La facturación electrónica en Colombia ha experimentado una evolución significativa en los últimos años, impulsada por la necesidad de modernizar y optimizar los procesos tributarios y contables. A continuación, se presenta un resumen de la evolución de la reglamentación del sistema de factura electrónica en Colombia:
1.1 Inicios y Antecedentes
- 2007: La Ley 962 de 2005 establece las bases para la implementación de la factura electrónica en Colombia, aunque su adopción fue limitada en los primeros años.
1.2. Marco Regulatorio Principal
- 2016: El Decreto 2242 de 2016 reglamenta la facturación electrónica como mecanismo para combatir la evasión fiscal. Establece las condiciones y características técnicas para la emisión de facturas electrónicas.
1.3 Expansión y Consolidación
- 2018: La DIAN establece un calendario de implementación obligatoria de la factura electrónica para los grandes contribuyentes.
- 2019: Se amplía la obligatoriedad a una mayor cantidad de contribuyentes, incluyendo a medianas empresas.
1.4 Actualizaciones y Mejoras
- 2020: El Decreto 358 de 2020 reglamenta aspectos relacionados con el sistema de facturación, proveedores tecnológicos y otros temas vinculados.
La Resolución No. 000042 del 5 de mayo de 2020 desarrolla sistemas de facturación y establece directrices sobre la factura electrónica de venta.
1.5 Cambios Recientes
- 2021: La Ley 2155 de 2021 introduce modificaciones al artículo 616-1 del Estatuto Tributario, definiendo aspectos del sistema de facturación y los documentos electrónicos relacionados.
- 2022: La Ley 2277 del 2022 introduce regulaciones sobre impuestos específicos, como los relacionados con plásticos de un solo uso, bebidas azucaradas y alimentos ultra procesados, y su discriminación en la factura de venta.
- 2023: Se presenta un proyecto Resolución Nº 000165 de 01/11/2023 que busca actualizar y mejorar el sistema de facturación electrónica, introduciendo conceptos como la nota de ajuste de factura electrónica y regulando el documento equivalente electrónico.
- 2024: El 31 de enero de 2024, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió la Resolución No. 000008, la cual ajusta las fechas previamente establecidas para la adopción del tiquete electrónico de máquina registradora POS y otros documentos equivalentes. Esto modifica lo establecido en la Resolución No. 000165, del 1 de noviembre de 2023, donde la DIAN había actualizado el cronograma y los detalles del sistema de facturación electrónica.
La evolución de la reglamentación del sistema de factura electrónica en Colombia refleja el compromiso del país con la modernización de sus procesos tributarios y la adaptación a las tendencias globales en materia de digitalización. La implementación y consolidación de la factura electrónica han permitido mejorar la eficiencia, transparencia y control en las operaciones comerciales, beneficiando tanto a las empresas como al Estado. Es esencial que los contribuyentes estén al tanto de las actualizaciones y cambios en la reglamentación para garantizar el cumplimiento y aprovechar las ventajas de este sistema.
1.6 ¿Qué dice la Resolución Nº 000008 del 31 de enero de 2024 de la DIAN?
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia, conocida como DIAN, tomó una decisión importante el 1 de noviembre de 2023. Emitió una regla nueva, la Resolución 000165, que trae cambios en cómo las empresas deben manejar la facturación electrónica y otros documentos digitales relacionados. En resumen, esta resolución habla sobre cómo se deben crear y enviar electrónicamente ciertos documentos importantes para los negocios, como facturas y notas de ajuste, a la DIAN para su revisión y aprobación.
La DIAN también estableció un calendario específico para que las empresas comiencen a usar este nuevo sistema. Además, proporcionó una herramienta en línea para que las empresas puedan probar sus programas de computadora y asegurarse de que todo funcione correctamente antes de enviar los documentos de manera oficial.
Sin embargo, muchas empresas encontraron desafíos al adaptarse a estos cambios, especialmente porque la nueva versión del sistema de facturación electrónica requiere ajustes técnicos en sus sistemas de gestión. Debido a esto, y a las solicitudes de más tiempo para adaptarse, la DIAN por medio de la Resolución Nº 000008 del 31 de enero de 2024 decidió dar más tiempo para que las empresas se preparen y cumplan con los nuevos requisitos.
Así que, básicamente, la DIAN está actualizando cómo se manejan las facturas y otros documentos electrónicos en Colombia, y está dando a las empresas un poco más de tiempo para adaptarse a estos cambios.
1.7 Resolución facturación electrónica 2024
La Resolución 000165 de 2023 trajo importantes cambios en la facturación electrónica en Colombia para el año 2024, como se destaca en varios recursos. Uno de los cambios más significativos es la conversión de los actuales documentos equivalentes que se expiden en papel a nuevos documentos equivalentes electrónicos a partir de febrero de 2024. Además, se adopta la versión 1.9 del sistema de facturación, que incluye una validación estricta de la Razón Social y el NIT, alineándolos con los datos del RUT, y establece requisitos específicos para las facturas y facturas de exportación en formato XML.
Estos cambios tienen como objetivo avanzar en la implementación de documentos electrónicos en Colombia, abarcando tanto ingresos como costos y deducciones, y eventualmente extendiéndose a retenciones, patrimonio e inversiones. Los documentos electrónicos abarcan una gama amplia de transacciones y situaciones, incluyendo la factura de venta y documentos soporte electrónico, centralizando la gestión comercial, contable y tributaria en el país.
La Resolución 000165 de 2023 también especifica que la factura de venta en formato físico solo tendrá validez en situaciones específicas, como inconvenientes tecnológicos o para contribuyentes inscritos en el Régimen Simple bajo ciertas condiciones.
1.8 Plazo para emitir factura electrónica con fecha mes anterior en Colombia
En Colombia, el plazo para emitir una factura electrónica con fecha del mes anterior depende de si el cliente es un particular o una empresa. Si el cliente es una empresa o autónomo, la normativa indica que la factura debe emitirse y enviarse antes del día 16 del mes siguiente al que se realizó la operación o servicio. Por ejemplo, si se completó un servicio el 1 de enero de 2024, la factura debe emitirse y enviarse a más tardar el 16 de febrero de 2024.
Es importante cumplir con estos plazos para evitar posibles sanciones, ya que el incumplimiento se considera una infracción grave según la Ley General Tributaria, con multas proporcionales al 2% del importe de las operaciones no facturadas en plazo.
1.9 Cambios en la facturación electrónica 2024
El nuevo Proyecto de Resolución de la DIAN trae consigo importantes cambios en la facturación electrónica para el año 2024. Uno de los cambios más destacados es la obligación de utilizar la factura electrónica para todas las transacciones comerciales, sin importar el monto involucrado. Esto significa que tanto las grandes empresas como los pequeños negocios deberán adaptarse a esta nueva normativa para poder emitir facturas electrónicas de manera obligatoria.
Otro aspecto relevante de estas nuevas regulaciones es la implementación de un nuevo esquema técnico para la facturación electrónica. Este esquema busca mejorar la seguridad y la integridad de los documentos electrónicos, garantizando la autenticidad de la información y evitando posibles fraudes. Además, se espera que este nuevo esquema facilite la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de facturación electrónica.
Además, el Proyecto de Resolución de la DIAN establece nuevos plazos para la implementación de la facturación electrónica. Las empresas tendrán un tiempo determinado para adaptarse a estas nuevas regulaciones y comenzar a emitir facturas electrónicas de acuerdo a los requisitos establecidos. Es importante que las empresas estén al tanto de estos plazos y se preparen con anticipación para evitar posibles sanciones.
Por último, el Proyecto de Resolución también contempla nuevas medidas de control y fiscalización por parte de la DIAN. Se espera que estas medidas permitan una mejor supervisión de las operaciones comerciales y una mayor prevención de la evasión fiscal. Es fundamental que las empresas estén al tanto de estas medidas y cumplan con las obligaciones establecidas para evitar posibles consecuencias legales.
2. ¿Qué dice la Resolución Nº 000165 de 2023 de la DIAN?
2.1 Nota de Ajuste de Factura Electrónica
Esto indica que se crearía un nuevo tipo de documento digital dentro del sistema de facturación electrónica. Este documento es la “nota de ajuste de factura electrónica”. Esta nota de ajuste se puede usar solo en relación con facturas que ya han sido aceptadas o aprobadas previamente. No es para facturas pendientes de aprobación o rechazadas. La relación causal se refiere a la razón original o causa por la que se emitió la factura. Por ejemplo, si se vendió un producto o se prestó un servicio, esa es la causa. La nota de ajuste puede modificar o corregir algún aspecto de esa transacción original.
Esto indica que la nota de ajuste tiene implicaciones en la contabilidad de la empresa y en sus obligaciones fiscales. Por ejemplo, podría afectar la cantidad de ingresos registrados o los impuestos que se deben.
En resumen, la nota de ajuste de factura electrónica permitiría hacer ajustes a facturas previamente aceptadas, con efectos en la contabilidad y las obligaciones fiscales, pero sin cambiar el valor representado por la factura original.
2.2 Notas de Crédito
Se elimina la posibilidad de emitir notas de crédito sin referencia a una factura, garantizando que todas estén vinculadas a una factura electrónica.
2.3 Identificación de Impuestos
Se hace obligatorio identificar ciertos impuestos en la factura de venta, especialmente aquellos relacionados con plásticos de un solo uso, bebidas azucaradas y alimentos ultra procesados.
La identificación de impuestos en la factura de venta se ha vuelto un requisito por varias razones:
- Conciencia Ambiental y de Salud: La creciente preocupación por el medio ambiente y la salud pública ha llevado a muchos gobiernos, incluido el colombiano, a tomar medidas para reducir el consumo de productos perjudiciales para el medio ambiente y la salud. Los plásticos de un solo uso contribuyen significativamente a la contaminación ambiental, mientras que las bebidas azucaradas y los alimentos ultra procesados están asociados con enfermedades como la obesidad, la diabetes y las enfermedades cardiovasculares.
- Desincentivar el Consumo: Al identificar y aplicar impuestos específicos a estos productos, se busca desincentivar su consumo. Al aumentar el costo de estos productos a través de impuestos, se espera que los consumidores opten por alternativas más saludables y ecológicas.
- Recaudación de Ingresos: Estos impuestos también proporcionan una fuente adicional de ingresos para el gobierno, que puede ser reinvertida en programas de salud pública, educación, o iniciativas medioambientales.
- Transparencia y Cumplimiento: Al requerir que estos impuestos se identifiquen claramente en las facturas de venta, se promueve la transparencia y se facilita el cumplimiento por parte de los comerciantes. Los consumidores pueden ver claramente cuánto están pagando en impuestos y por qué, y las autoridades fiscales pueden verificar más fácilmente que los comerciantes están recaudando y remitiendo los impuestos adecuados.
- Educación al Consumidor: Al ver estos impuestos en sus facturas, los consumidores pueden volverse más conscientes de los problemas asociados con estos productos y tomar decisiones de compra más informadas.
- Armonización con Estándares Internacionales: Muchos países alrededor del mundo han implementado impuestos similares como una forma de abordar problemas de salud pública y medioambientales. Al adoptar medidas similares, Colombia se alinea con estos esfuerzos globales.
En resumen, la identificación de estos impuestos en las facturas de venta en Colombia es parte de un esfuerzo más amplio para abordar problemas de salud y medioambientales, desincentivar el consumo de productos dañinos, y generar ingresos que pueden ser reinvertidos en el bienestar público.
2.4 Identificación de Bienes
Se precisa la identificación de bienes utilizando códigos específicos, eliminando sistemas de identificación internos.
La identificación de bienes mediante códigos específicos es una práctica que busca estandarizar y homogenizar la forma en que se describen y clasifican los productos en el ámbito comercial y tributario. Veamos qué significa cada uno de estos códigos y por qué se eliminó la posibilidad de usar un sistema de identificación interna:
- UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code): Es un sistema de codificación global que ofrece un único conjunto de códigos para la clasificación de productos y servicios. Es utilizado por las Naciones Unidas y muchas empresas y gobiernos alrededor del mundo para facilitar el comercio y la gestión de la cadena de suministro.
- GTIN (Global Trade Item Number): Es un número único e internacional que identifica un producto que puede ser comercializado. Es utilizado en el sistema de códigos de barras para identificar de manera única productos a nivel mundial. Estos códigos son administrados por la organización GS1.
- Partida Arancelaria: Es un código que identifica un producto y determina los aranceles o impuestos que se deben pagar por su importación o exportación. Cada país tiene su propio sistema de partidas arancelarias, pero están basados en un sistema global gestionado por la Organización Mundial de Aduanas.
La decisión de eliminar la posibilidad de utilizar un sistema de identificación interna por parte del contribuyente y adoptar estos códigos estandarizados tiene varias razones:
- Estandarización: Al usar códigos globales y reconocidos, se facilita el comercio internacional y se evitan confusiones o malentendidos sobre qué producto se está vendiendo o comprando.
- Transparencia: Estos códigos permiten a las autoridades fiscales y aduaneras identificar rápidamente y con precisión los productos, lo que facilita la recaudación de impuestos y aranceles.
- Eficiencia: Al tener un sistema estandarizado, se reduce la necesidad de constantes aclaraciones o verificaciones sobre la naturaleza de un producto.
- Integración con Sistemas Globales: Al adoptar códigos como el UNSPSC o GTIN, Colombia se integra mejor con sistemas de comercio global, facilitando las transacciones internacionales.
La identificación de bienes mediante códigos estandarizados busca simplificar, estandarizar y hacer más transparente el proceso de comercio, tanto a nivel nacional como internacional.
2.4.1 Cambios de Proveedor Tecnológico
Se refiere a la posibilidad de que una empresa o entidad decida cambiar la empresa o plataforma tecnológica que le provee el servicio de facturación electrónica. Esto puede deberse a diversas razones, como buscar un servicio más económico, una plataforma con más funcionalidades, o por insatisfacción con el proveedor actual.
Con las nuevas regulaciones en factura electrónica en Colombia, se han establecido ciertos procedimientos y requisitos para llevar a cabo estos cambios de proveedor tecnológico. Estos procedimientos buscan garantizar la continuidad y la integridad del proceso de facturación electrónica, incluso cuando se cambia de proveedor. Algunos puntos clave pueden incluir:
- Notificación a la DIAN: La entidad o empresa que desee cambiar de proveedor tecnológico debe notificar a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) sobre este cambio con anticipación.
- Transición Ordenada: Se deben establecer procedimientos para garantizar que durante el cambio de proveedor no se pierda información y que las facturas emitidas durante el proceso de transición sean válidas y cumplan con todos los requisitos legales.
- Validación de la Nueva Plataforma: Antes de empezar a usar el nuevo proveedor tecnológico, este debe ser validado y cumplir con los requisitos y estándares establecidos por la DIAN.
- Historial de Facturación: Es esencial garantizar que el historial de facturación electrónica anterior esté disponible y accesible, incluso después de cambiar de proveedor. Esto es crucial para auditorías y verificaciones fiscales.
- Reorganizaciones Empresariales: En casos donde el cambio de proveedor tecnológico se deba a fusiones, adquisiciones u otras reorganizaciones empresariales, se deben establecer procedimientos específicos para garantizar la continuidad del proceso de facturación.
Estas regulaciones buscan garantizar que el proceso de facturación electrónica sea robusto, confiable y transparente, independientemente del proveedor tecnológico que se utilice. También buscan proteger los derechos de los contribuyentes y garantizar que cumplan con sus obligaciones fiscales sin interrupciones o problemas debido a cambios en la tecnología o el proveedor de servicios.
2.4.2 Plazos de implementación para los cambios reflejados en el anexo técnico 1.9 de la factura electrónica
Los plazos de implementación para los cambios reflejados en el anexo técnico 1.9 de la factura electrónica, según la Resolución N° 000165 de la DIAN, son los siguientes:
Los sujetos obligados a facturar deben adoptar la versión 1.9 del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta en un plazo de tres meses a partir del 1 de febrero de 2024, a menos que la DIAN establezca un plazo diferente.
En cuanto a la implementación del Documento Equivalente Electrónico, la Resolución divide a los obligados en dos categorías y establece un calendario de implementación específico:
Para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S:
- Grupo 1 (Grandes Contribuyentes): 3 de febrero de 2024.
- Grupo 2 (Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no tengan la calidad de Grandes Contribuyentes): 1 de marzo de 2024.
- Grupo 3 (No declarantes del Impuesto sobre la Renta y sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas): 1 de abril de 2024.
Para otros documentos equivalentes electrónicos:
- Servicios públicos domiciliarios, tiquete de transporte de pasajeros, y el extracto: 1 de mayo de 2024.
- Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros, y documentos en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados: 1 de junio de 2024.
- Documento expedido para el cobro de peajes, comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores, y documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities: 1 de julio de 2024.
- Boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas y otros espectáculos públicos, y boleta de ingreso a cine: 1 de agosto de 2024.
Estos plazos son importantes para que los sujetos obligados a facturar y generar documentos equivalentes electrónicos puedan cumplir con sus obligaciones tributarias de acuerdo a las nuevas normativas establecidas por la DIAN en Colombia.
2.5 Documento Equivalente Electrónico
El cambio en los Documentos Equivalentes, según el nuevo proyecto de resolución en Colombia, representa una evolución significativa en la forma en que se manejan y reportan ciertos documentos que no son facturas pero que tienen una relevancia tributaria. Estos documentos, tradicionalmente en formatos físicos o con limitaciones específicas, ahora se están moviendo hacia un formato electrónico, lo que facilita su manejo, reporte y validación.
El proyecto de resolución busca implementar el “documento equivalente electrónico”, que es una versión digital de los documentos equivalentes tradicionales. Estos documentos son esenciales porque, en ciertas situaciones, reemplazan a las facturas tradicionales y sirven como prueba de una transacción comercial o de un servicio prestado.
Uno de los cambios más notables es la implementación gradual de estos documentos electrónicos. Por ejemplo, el Tiquete de Máquina Registradora o POS, que es un comprobante comúnmente utilizado en ventas al por menor, comenzará a emitirse electrónicamente a partir del 15 de diciembre de 2023. Además, se ha eliminado la restricción anterior que limitaba la emisión de este tiquete a transacciones de hasta 5 UVT. Ahora, si se emite electrónicamente y se identifica al comprador, este tiquete puede usarse como soporte para costos, gastos e impuestos descontables, lo que otorga mayor flexibilidad y beneficios fiscales a las empresas.
Otro cambio relevante es el tratamiento del documento equivalente para servicios públicos domiciliarios. Aunque anteriormente había ciertas restricciones sobre cómo este documento podía usarse como soporte fiscal, ahora, siempre que cumpla con ciertos requisitos, puede usarse como soporte de costos, gastos e impuestos descontables, independientemente de quién se identifique como el receptor del servicio.
Estos cambios en los Documentos Equivalentes buscan modernizar y simplificar el sistema tributario colombiano, aprovechando las ventajas de la digitalización y proporcionando a las empresas herramientas más flexibles y eficientes para cumplir con sus obligaciones fiscales.
Las empresas tendrán un plazo de tres meses para adaptarse a estas nuevas regulaciones. Sin embargo, es importante destacar que ciertas regulaciones, como las relacionadas con impuestos de bebidas azucaradas y alimentos ultra procesados, deberán implementarse a partir del 1 de noviembre de 2023.
2.5.1 Calendario de implementación del Documento Equivalente Electrónico luego de la Resolución No. 000008 del 31 de enero de 2024
Se ha establecido un cronograma para que los contribuyentes comiencen a usar el tiquete electrónico de las máquinas registradoras con sistema P.O.S., y este cronograma varía según el tipo de contribuyente en relación con el impuesto de renta y otros impuestos relacionados.
| GRUPO | FECHA DE IMPLEMENTACIÓN | CALIDAD CONTRIBUYENTE |
| 1 | 1 de mayo de 2024 | Grandes Contribuyentes |
| 2 | 1 de junio de 2024 | Declarantes del impuesto sobre la renta que no tengan la calidad de Grandes Contribuyentes |
| 3 | 1 de julio de 2024 | No declarantes del impuesto de renta / Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas |
Calendario de implementación para los otros documentos equivalentes electrónicos:
| DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO | FECHA DE IMPLEMENTACIÓN |
| Servicios públicos domiciliarios | 1 de agosto de 2024 |
| Tiquete de transporte de pasajeros | 1 de agosto de 2024 |
| El extracto | 1 de agosto de 2024 |
| El tiquete de transporte aéreo de pasajeros | 1 de septiembre de 2024 |
| Boleta en juegos de suerte y azar | 1 de septiembre de 2024 |
| Documento expedido para el cobro de peajes | 1 de octubre de 2024 |
| Comprobante de liquidación operaciones expedido por la bolsa de valores | 1 de octubre de 2024 |
| Boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas | 1 de noviembre de 2024 |
| Boleta de ingreso a espectáculos públicos corridas de toros, deportivos, etc. | 1 de noviembre de 2024 |
| Boleta de ingreso a cine | 1 de noviembre de 2024 |
3. La importancia de la digitalización de las facturas
La digitalización de facturas ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus finanzas. En un mundo donde la eficiencia y la precisión son esenciales, la transición de facturas en papel a formatos digitales ha permitido a las empresas optimizar procesos, reducir errores y garantizar una mejor trazabilidad y control de sus transacciones. En este contexto, herramientas como Tickelia emergen como soluciones indispensables.
Tickelia es una solución integral para la gestión de gastos empresariales y viáticos. Gracias a su avanzada tecnología OCR+ICR, las empresas pueden digitalizar todos sus gastos simplemente tomando una foto del recibo. Esta herramienta no solo captura hasta 18 campos del recibo, sino que también extrae automáticamente la información necesaria para generar el documento soporte de los gastos de aquellos no obligados a facturar.
Además, Tickelia va un paso más allá al conciliar automáticamente las facturas electrónicas de la empresa con el tiquete POS digitalizado. Esto permite a las empresas llevar un control automatizado, aplicar reglas de negocio y garantizar que todos los gastos estén debidamente registrados y validados.
En un entorno donde las regulaciones fiscales, las directrices de la DIAN, y el Calendario DIAN pueden cambiar, contar con una herramienta como Tickelia asegura que las empresas estén siempre preparadas y cumplan con todas las normativas vigentes. En resumen, la digitalización de facturas, con soluciones como Tickelia, no solo optimiza la gestión financiera de las empresas, sino que también las posiciona un paso adelante en el cumplimiento y adaptabilidad ante cambios regulatorios.
