La política de cero papel, también llamada oficina paperless es una realidad efectiva al 100% en algunas empresas, pero todavía representa casi una utopía para otras. Sin embargo, gracias a las nuevas herramientas tecnológicas disponibles en la actualidad, la completa digitalización del negocio puede ser mucho más sencilla y económica de lo que crees.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es la política cero papel?
La política cero papel es una estrategia de las empresas para eliminar por completo la generación, gestión y almacenamiento de documentos impresos en la oficina.
El propósito de esta política es unificar los flujos de información que se generan en el negocio, con el fin de mejorar la comunicación entre departamentos y, sobre todo, poder automatizar la gestión de los procesos administrativos de manera integral.
Los documentos susceptibles de ser digitalizados incluyen:
- Los pedidos de compras y de ventas.
- Las facturas emitidas y recibidas.
- La documentación administrativa y fiscal.
- Los documentos contables y financieros.
- Los albaranes y el resto de los documentos que se utilizan en logística y almacenamiento.
- Los contratos de trabajo, nóminas y el resto de documentación de RR.HH.
- Los gastos de viaje, así como los justificantes de viáticos y auxilio de rodamiento de los empleados en movilidad.
Y, en definitiva, cualquier otro papel escrito a mano o impreso que deba ser gestionado.
Implementar esta política no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana, requiere de una planificación detallada, así como adquirir las herramientas informáticas necesarias para poder prescindir del papel. Igualmente importante es la capacitación de todos los empleados para que puedan desenvolverse con los programas de gestión. Pero, una vez conseguido todo esto, los resultados en cuanto al ahorro de tiempo administrativo y dinero son tan contundentes que ninguna empresa vuelve al uso de la documentación impresa.
2. Cinco motivos para implantar la política cero papel en tu empresa
Las razones para desarrollar una estrategia cero papel en cualquier tipo de negocio son mucho más numerosas, pero, en esta ocasión, destacaremos cinco de las más importantes:
2.1 Ahorro de costos
Cualquier empresa que dude acerca del costo de la completa digitalización del negocio debe tener en cuenta el elevado gasto que le supone anualmente la gestión con papel. Esta incluye:
- La compra periódica de papel, archivadores y carpetas.
- El material de oficina relacionado con el papel: grapadoras, clips, bolígrafos, etc.
- El espacio de almacenaje necesario, teniendo en cuenta que, por ejemplo, en Colombia la ley obliga a conservar las facturas durante 10 años.
2.2 Ahorro de tiempo
El tiempo ahorrado que resulta de la política cero papel es simplemente espectacular. Cuando se genera información en formato digital, esta es capaz de fluir a lo largo de todo el proceso administrativo, posibilitando la automatización de su gestión.
Pongamos un ejemplo. Si un vendedor introduce un pedido desde su celular o Tablet, accediendo al ERP de su empresa, la información sobre los productos solicitados puede redirigirse automáticamente a:
- El almacén, para la preparación del envío.
- Al departamento de contabilidad, donde puede generarse la factura automáticamente.
- Al departamento de compras, para la automática reposición del stock.
Por el contrario, si el pedido se introduce manualmente en una hoja de pedidos, el resto de los procesos asociados mencionados arriba deberán ser generados, asimismo, de forma manual.
2.3 Minimización de errores
Con la implementación de la política cero papel en la oficina se reduce drásticamente la entrada manual de datos, que es una fuente habitual de errores. Además, la digitalización de los archivos evita duplicidades, con distintas versiones de un mismo documento sin un control de cambios verificable.
2.4 Más seguridad
La documentación almacenada digitalmente es más segura, porque está a salvo de incendios, inundaciones y el deterioro debido a la humedad, el polvo y el paso del tiempo. Además, los papeles impresos son mucho más fáciles de extraviar o archivar de forma incorrecta. La política cero papel acaba, asimismo, con la monótona tarea del archivo y clasificación de documentos.
2.5 Accesibilidad
Gracias al almacenamiento cloud, el acceso a los documentos digitales según la política cero papel puede realizarse desde cualquier dispositivo informático y lugar. Esto hace posible el teletrabajo y la legalización de gastos en tiempo real de los empleados en movilidad, entre muchas otras circunstancias. Además, encontrar los documentos es mucho más sencillo, debido a los diversos parámetros de búsqueda que integran los programas de gestión.
3. ¿Cómo implementar la estrategia cero papel?
La política cero papel no se puede improvisar. Antes de empezar a cambiar las libretas y blocs por ordenadores y Tablets deben analizarse los flujos de trabajo y rediseñarlos de forma que se optimicen lo máximo posible. Esta optimización es, precisamente, uno de los grandes objetivos de la estrategia cero papel.
Una vez realizado este proceso, los siguientes pasos son:
- Planificar la implementación del cero papel por fases, mediante un timing a lo largo del tiempo y fechas concretas de ejecución. Este proceso debe ser gradual, empezando por un proceso o departamento “piloto”, y evaluando los problemas y resultados en cada fase, antes de seguir avanzando en la implementación de la política cero papel.
- Analizar y determinar qué tipos de herramientas informáticas se precisarán, tanto en lo referente al hardware como al software.
- Asimismo, evaluar las necesidades de capacitación de los empleados para que puedan utilizar estas nuevas herramientas sin dificultad.
- El paso hacia el cero papel no está exento de riesgos: antes de poner en funcionamiento el nuevo sistema de gestión deben analizarse las vulnerabilidades informáticas potenciales e invertir en ciberseguridad.
- Ejecutar el plan de modo efectivo, eliminando literalmente el papel en los trabajos. Como dicen los angloparlantes “old habits die hard” y es posible que la empresa se encuentre con la resistencia de algunos empleados al nuevo sistema cero papel. En ocasiones ocurre, por ejemplo, que se siguen imprimiendo documentos de forma totalmente innecesaria. Esto puede provocar nuevas duplicidades y redundancias que hay que evitar a toda costa. Un método radical, pero efectivo, de evitar esto es eliminar las impresoras de los despachos donde se considere que no son necesarias.
4. Digitalizar las notas de gasto de los empleados: un paso decisivo en la estrategia cero papel
Uno de los procesos que más papeles generan en los negocios es la gestión de las notas de gasto y recibos de los empleados que viajan por trabajo.
Recibos de restaurantes por los viáticos, tiquetes de parkings y peajes, facturas de alojamientos, billetes de avión o boletas de transporte público… No se puede evitar que los empleados en movilidad reciban una gran cantidad de papeles impresos, porque son empresas externas las que los generan.
Lo que sí se puede hacer es digitalizarlos tan pronto como nos los entregan, mediante una foto y el uso de una App en el Smartphone del empleado. Y esto es precisamente lo que hace Tickelia, una solución tecnológica para la legalización y gestión de viáticos y gastos de viaje, que ayuda a las empresas a hacer realidad la política cero papel.
Al tomar una foto con la App de Tickelia, su tecnología OCR permite capturar hasta 18 campos del gasto, que al instante son redirigidos al dashboard del manager para su aprobación y al área de administración para su contabilización y conciliación bancaria automáticas.
Paralelamente, Tickelia puede integrarse fácilmente con el ERP y los programas de nóminas y RR.HH. Esto permite automatizar el resto de flujos de trabajo derivados de la rendición de gastos, como, por ejemplo, su liquidación al empleado, cerrando así el círculo virtuoso del cero papel, la digitalización y la automatización de procesos.
La implementación de la estrategia cero papel en la gestión de gastos utilizando Tickelia se traduce en un ahorro del 90% del tiempo dedicado a este proceso, además de ayudar al control de gastos y a la prevención del fraude interno.
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