Legalización de gastos en Colombia: todo lo que necesitas saber

La legalización de gastos en Colombia es un proceso necesario que implica el registro y la justificación de todos los gastos que haya hecho una empresa, este proceso es sumamente importante porque involucra un cumplimiento de requisitos y la recolección de documentos que soporten la actividad económica de la empresa. Es por eso, que te explicamos todo lo necesario que debes tener en cuenta para legalizar tus gastos.  

1. ¿Qué es la legalización de gastos?

Es el proceso que permite a una persona o empresa demostrar la veracidad de los gastos realizados con el fin de cumplir con la normativa tributaria colombiana. Este proceso debe ser muy riguroso y requiere de documentación respaldada de los gastos. La legalización de gastos también implica el registro y justificación de su actividad económica o administrativa. Para esto, las empresas deben presentar documentos, comprobantes facturas, recibos contratos, y demás documentación que esté relacionada con esta actividad. Y por supuesto, debe ser acorde a la actividad de la empresa.

La legalización de gastos es importante tanto para garantizar el adecuado uso de los recursos, evitando posibles fraudes o malversación de fondos, como para cumplir con las obligaciones fiscales y contables establecidas por las autoridades. Además, permite llevar un control adecuado de los gastos y facilita la toma de decisiones financieras basadas en información precisa y confiable.

2. Objetivos de la legalización de gastos

La legalización de gastos es una obligación que deben tener en cuenta las empresas al momento de realizar sus actividades económicas, pues es fundamental para estar al día con las normativas tributarias y también con la correcta gestión económica de la misma empresa. Al legalizar los gastos empresariales, las empresas deben establecer ciertos objetivos como:

• Transparencia y rendición de cuentas: La legalización de gastos busca garantizar la transparencia en el uso de los recursos económicos, tanto en el sector público como en el privado. Al registrar y justificar adecuadamente los gastos, se facilita la rendición de cuentas y se evitan posibles irregularidades o malversación de fondos.

• Cumplimiento de normas y regulaciones: La legalización de gastos tiene como objetivo asegurar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y políticas establecidas. Esto incluye normas contables, fiscales, laborales y administrativas, entre otras. Al llevar a cabo la legalización, se garantiza que los gastos estén en conformidad con las disposiciones legales aplicables.

• Control y gestión financiera: La legalización de gastos permite llevar un control efectivo de los recursos financieros. Al registrar adecuadamente los gastos, se facilita el seguimiento de los flujos de dinero, se identifican posibles desviaciones o irregularidades y se toman decisiones informadas en materia financiera. Esto contribuye a una gestión más eficiente y responsable de los recursos.

• Establecimiento de políticas y procedimientos: La legalización de gastos involucra la implementación de políticas y procedimientos internos en las organizaciones, tanto públicas como privadas. Estas políticas establecen lineamientos claros sobre qué tipos de gastos son permitidos, los requisitos para su legalización y las responsabilidades de los actores involucrados. El objetivo es promover una cultura de buen gobierno y fortalecer los controles internos.

• Auditoría y control externo: La legalización de gastos facilita los procesos de auditoría y control externo. Al contar con registros y documentos que respalden los gastos realizados, se proporciona evidencia que puede ser revisada por auditores o entidades de control, tanto internas como externas. Esto ayuda a verificar la integridad de la información financiera y brinda mayor confianza a los diferentes actores involucrados.

3. Tipos de legalización de gastos

En el país existen diferentes tipos de legalización de gastos que varían según el contexto y el sector económico. Estos son algunos ejemplos:

• Legalización de gastos en el sistema tributario: La legalización de gastos en el ámbito tributario implica la justificación y el registro de los gastos realizados por una persona natural o jurídica, con el fin de deducirlos o compensarlos en el cálculo de impuestos. Para ello, se deben cumplir requisitos específicos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la cual ha establecido un calendario  tributario cada año donde establece cuáles son los documentos que se deben presentar y las fechas que se deben hacer esos pagos.

• Legalización de gastos en el sector público: Las entidades estatales en Colombia deben legalizar los gastos realizados en el marco de su gestión. Esto implica la presentación de documentos que respalden los desembolsos, como facturas, contratos, actas de recibido, entre otros. La legalización de gastos en el sector público está sujeta a normas y procedimientos establecidos por el artículo 19 de la Ley 2155 de 2021 el cual establece que el Gobierno nacional reglamentará anualmente mediante decreto un Plan de Austeridad del Gasto, por eso los órganos públicos deberán presentar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público un informe semestral sobre el recorte y ahorro en austeridad.

• Legalización de gastos en el ámbito empresarial: Las empresas deben legalizar sus gastos mediante la presentación de los comprobantes correspondientes, como facturas de proveedores, recibos de pago, contratos, entre otros. Estos gastos deben estar debidamente autorizados y relacionados con la actividad económica de la empresa. La legalización de gastos en el ámbito empresarial también puede incluir la elaboración de informes de gastos, la justificación de viáticos o la gestión de reembolsos.

4. Clasificación de la legalización de gastos empresariales

El sector empresarial en Colombia es de los principales en deber cumplir con una legalización correcta de sus gastos, es por eso que existen varios tipos de legalización de gastos que las empresas deben llevar a cabo en su día a día. Estos son los más comunes:

• Legalización de gastos mediante facturas: Las empresas deben legalizar los gastos incurridos mediante la presentación de facturas emitidas por proveedores. Estas facturas deben contener la información requerida por la normativa fiscal, como el número de identificación tributaria del proveedor, la descripción detallada de los bienes o servicios adquiridos, el valor unitario, el valor total y el impuesto correspondiente.

• Legalización de gastos mediante recibos de pago: Algunos gastos, como el pago de nómina, arriendo, servicios públicos, entre otros, pueden requerir la legalización a través de recibos de pago. Estos recibos deben indicar claramente la naturaleza del gasto, la fecha de pago, el beneficiario y el valor cancelado.

• Legalización de gastos mediante contratos: Cuando se realizan pagos relacionados con la contratación de servicios o adquisición de bienes, es necesario contar con contratos debidamente legalizados. Estos contratos deben especificar las condiciones de la transacción, los derechos y obligaciones de las partes, el valor acordado y cualquier otra cláusula relevante.

• Legalización de gastos de representación: Los gastos de representación, como comidas o regalos empresariales, también deben ser legalizados. En este caso, se requiere la presentación de facturas, recibos o cualquier otro documento que justifique el gasto y establezca su relación con la actividad empresarial.

• Legalización de gastos relacionados con viáticos y viajes: En el caso de los gastos de viáticos y viajes de empleados, es necesario contar con informes de gastos debidamente legalizados. Estos informes deben detallar los gastos incurridos durante el viaje, como alojamiento, transporte, alimentación, entre otros, y deben estar respaldados por los respectivos comprobantes.

5. ¿Cómo se puede aumentar la seguridad para la legalización de gastos empresariales?

La seguridad es un eje fundamental para tener una correcta legalización de gastos empresariales, pues esto asegura que van en buen funcionamiento las gestiones y que no hay eventos irregulares que no alteren el capital de la compañía.

Ante esto, estas son algunas recomendaciones para aumentar la seguridad para la legalización de gastos empresariales:

• Establecer políticas y procedimientos claros: Es fundamental contar con políticas y procedimientos internos bien definidos que regulen la legalización de gastos. Estas políticas deben establecer los requisitos, responsabilidades y controles necesarios para garantizar la seguridad y transparencia en el proceso.

• Monitoreo y auditoría: Establecer mecanismos de monitoreo y auditoría para detectar cualquier actividad sospechosa o irregular en el proceso de legalización de gastos. Esto puede incluir registros de actividades, seguimiento de cambios y revisiones periódicas de los registros y documentos relacionados con los gastos.

• Capacitación y concientización: Brindar capacitaciones regulares a los empleados sobre las políticas, procedimientos y medidas de seguridad relacionadas con la legalización de gastos. Esto puede aportar a crear conciencia sobre las mejores prácticas para prevenir fraudes y proteger la información sensible.

• Verificación de proveedores: Antes de realizar pagos a proveedores, es recomendable realizar una debida diligencia para verificar su reputación y legitimidad. Esto puede incluir la revisión de referencias, la consulta de bases de datos de proveedores confiables y el establecimiento de acuerdos contractuales claros.

• Revisiones internas y externas: Realizar revisiones internas periódicas y, si es necesario, contratar servicios de auditoría externa para evaluar y validar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de legalización de gastos. Esto ayuda a identificar posibles brechas de seguridad y áreas de mejora.

• Segregación de funciones: Establecer una clara segregación de funciones en el proceso de legalización de gastos. Evite la concentración de poder y responsabilidades en una sola persona y distribuya las tareas de manera que se requiera el trabajo en equipo y la supervisión cruzada.

• Autenticación y autorización de usuarios: Una buena opción para mejorar la seguridad es implementar un sistema de autenticación y autorización sólido para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la información y los procesos de legalización de gastos. Esto puede incluir contraseñas robustas, autenticación de dos factores y control de permisos de usuario.

• Uso de tecnología segura: Se recomienda utilizar software y herramientas tecnológicas seguras para el registro, almacenamiento y gestión de los gastos. Par eso es recomendable implementar soluciones que cumplan con altos estándares de seguridad, como encriptación de datos, acceso restringido y protección contra amenazas cibernéticas.

6. Beneficios de utilizar tecnología para la legalización de gastos

Las empresas están viendo con grandes ojos los beneficios que les puede aportar implementar sistemas tecnológicos en sus labores diarias que tengan que ver con la legalización de gastos. En primer lugar, supone una reducción significativa del tiempo y esfuerzo necesarios para legalizar gastos. También, mejora la precisión de la gestión de documentos y requisitos, minimizando los errores y aumentando la eficiencia. Adicionalmente, las plataformas y aplicaciones móviles permiten una mayor transparencia y trazabilidad de los gastos, lo que se traduce en una mejor gestión y control de recursos económicos.

Estos son los principales beneficios que puede traer implementar la tecnología para la legalización de gastos:

• Eficiencia y ahorro de tiempo: La tecnología permite automatizar y agilizar los procesos de legalización de gastos. Mediante el uso de software especializado, las empresas pueden digitalizar los comprobantes, generar reportes automáticos, realizar conciliaciones y llevar un seguimiento más rápido y preciso de los gastos. Esto reduce significativamente el tiempo requerido para completar estas tareas, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad.

• Reducción de errores: Al utilizar tecnología para la legalización de gastos, se minimiza el riesgo de cometer errores humanos, como extravío de documentos o errores de cálculo. Los sistemas digitales automatizados realizan validaciones y verificaciones de forma precisa, lo que ayuda a garantizar la exactitud de los datos y la coherencia en los registros contables.

• Mayor control y seguimiento: La tecnología proporciona herramientas que permiten un mayor control y seguimiento de los gastos. Los sistemas digitales permiten rastrear cada paso del proceso de legalización, desde la presentación de los comprobantes hasta la aprobación final. Esto brinda una visibilidad completa y en tiempo real de los gastos, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos actualizados y ayuda a prevenir fraudes o malversaciones.

• Mejora en la gestión del flujo de caja: Al tener un proceso de legalización de gastos más eficiente y automatizado, las empresas pueden tener una visión más clara y oportuna de sus flujos de caja. Esto facilita la planificación financiera, la proyección de ingresos y gastos, y la toma de decisiones estratégicas en relación con la liquidez y el presupuesto disponible.

• Cumplimiento normativo: La tecnología puede ayudar a las empresas a cumplir con las normativas y regulaciones vigentes en materia de legalización de gastos. Los sistemas digitales pueden estar actualizados con las últimas disposiciones legales, realizar cálculos automáticos de impuestos y generar informes que cumplan con los requisitos establecidos. Esto reduce el riesgo de incumplimiento normativo y las sanciones asociadas.

Al implementar estas medidas, las empresas pueden fortalecer la seguridad en la legalización de gastos y reducir los riesgos asociados con fraudes, malversación de fondos y errores.

La utilización de tecnología para la legalización de gastos proporciona beneficios como:

• Eficiencia.
• Ahorro de tiempo.
• Reducción de errores.
• Mayor control.
• Seguimiento.
• Mejor gestión del flujo de caja.
• Cumplimiento normativo.

Estos beneficios contribuyen a una gestión financiera más efectiva y transparente en las empresas.

Una herramienta digital que puede facilitar la legalización de los gastos empresariales es Tickelia, solución tecnológica que permite que los empleados puedan hacer la solicitud de anticipos para su movilidad, además de capturar por medio de su cámara todas las facturas que estén relacionadas con sus gastos de viaje empresarial y luego pasarlas a un modo digital. Esto permite que su superior los pueda aprobar o no, y también logra crear una base de datos más clara sobre los gastos que ha hecho la organización por este tipo de actividades, siendo así un aliado para el área financiera de la empresa.  

Tickelia, además cuenta con los estándares más exigentes en seguridad y calidad del servicio, con los certificados ISO 27001 Y 9001, al igual que con una integración con Directorio Activo o parametrización de la robustez del password. Siendo siempre prioridad establecer la seguridad de todos los usuarios.

Si quieres saber cómo implementar un sistema tecnológico seguro que te puede ayudar a legalizar los gastos de tu empresa, dale clic al siguiente banner!