Una política de gastos de viaje sirve para mantener un control del dinero de la compañía en los viajes de empresa.

¿Cómo crear una política de gastos de viaje?

Si tu compañía gasta demasiados recursos económicos en los viajes de empresa y no sabes muy bien el porqué, es momento de implantar una política de gastos de viaje que permita una gestión total de los gastos de los empleados viajeros. Descubre en este artículo las claves y los beneficios de este tipo de políticas.

1. ¿Qué es una política de gastos?

Una política de gastos de viajes es un conjunto de reglas y directrices que gobiernan los gastos relacionados con los viajes de una compañía. Estas políticas definen quién puede viajar, los límites de los gastos autorizados, los métodos aceptables de pago, los requisitos de rendición y legalización, las responsabilidades del empleado y las directrices de seguridad.

Estas políticas se aplican a todos los empleados que viajan, incluidas las personas que viajan en nombre de la empresa, y también abarcan la compra de boletos de avión, alojamiento, transporte local, viáticos, teléfono y otros gastos relacionados con el viaje.

Una política de gastos de viaje debe ser clara y concisa para garantizar que los empleados comprendan sus responsabilidades y los límites de los gastos autorizados.

Dentro de las políticas de gastos de viaje, podemos encontrar diferentes tipologías:

  • Política de seguridad: Estas políticas tienen como fin, ofrecer la máxima seguridad en las operaciones que realizan los empleados viajeros y el uso que le dan al dinero de la empresa.
  • Política de ahorro de costos: Hacen referencia a las prácticas que realizan los empleados con el fin de reducir el monto total de costos durante un viaje laboral. Cada vez, son más las empresas que dedican más tiempo a conseguir ahorrar dinero en cada viaje.
  • Política de gestión de tiempo: En relación con el punto anterior, un ahorro de tiempo también implica un ahorro de dinero. Es importante dedicar el tiempo justo y necesario para cada función y tarea durante un viaje. Desde el tiempo del trayecto para la ida y la vuelta del destino, como las actividades que tenga que realizar el empleado viajero.
  • Política de selección de transporte y alojamiento: Esta política va en concordancia con las destinadas al ahorro, tanto de tiempo como de dinero. Es muy ventajoso decidir qué medios de transporte son más eficientes en relación coste-tiempo.
  • Política de gestión de RR.HH.: Con este tipo de política se consigue que aquellos procedimientos y tareas que repercutan directamente en el departamento de RR.HH., en relación con un viaje de empresa, puedan optimizarse y, en la medida de lo posible, automatizarse.
  • Política de gestión de gastos: Por último, una de las políticas más importante, pues son las que definen qué gastos son los aceptados por la empresa y de qué manera se van a gestionar previa, durante y posteriormente al viaje.
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2. Tipos de gastos de viaje

Durante los viajes de empresa, los empleados realizan ciertos gastos. Algunos son gastos directos de la actividad que van a realizar, mientras que algunos se pueden considerar indirectos, pero que son necesarios para el día a día de los trabajadores viajeros.

Algunos de estos gastos son:

  • Gastos de transporte: incluyen tarifas de transporte aéreo, autobús, taxi, alquiler de coches y peajes.
  • Gastos de alojamiento: alojamiento, impuestos y cargos, alimentación y bebidas.
  • Gastos de actividades: tarifas de entradas, guías turísticos, alquiler de equipos, excursiones y actividades recreativas.
  • Gastos de comunicación: tarifas de telefonía, internet, equipos de telecomunicaciones, etc.
  • Gastos de seguros: seguros de viaje, seguros de responsabilidad civil, etc.
  • Gastos administrativos: gastos bancarios, tarifas de billetes, impresiones, etc.
Existen diferentes tipos de gastos para crear una política de gastos de viaje completa.

3. Objetivos de implantar una política de gastos de viaje

Tal y como hemos podido apreciar anteriormente, implantar una política de gastos de viaje en una empresa requiere de un trabajo previo de análisis. Con dicho ejercicio, se pueden plantear los objetivos a lograr con la política de gastos de viaje.

Algunos de estos objetivos son:

  • Establecer límites claros para los costos de viaje y alojamiento. Esto implica indicar, de manera detallada, cuáles son esos límites y a qué gastos corresponden.
  • Establecer una estructura de precios para la planificación de los viajes. Con este objetivo se consigue listar aquellos proveedores que ofrezcan tarifas que se ajusten a las necesidades de cada empresa.
  • Promover el uso eficiente de los recursos financieros. Este aspecto es cada vez más importante. Muchas empresas, algunas por voluntad y otras por necesidad, no quieren derrochar el dinero en los viajes de empresa, por lo que fomentar el uso responsable y eficiente del dinero de la compañía es una práctica que está adquiriendo mucha relevancia.
  • Establecer responsabilidades y procedimientos claros para los viajes. Este objetivo va en consecuencia del anterior. Para poder lograr un uso eficiente, es necesario que los empleados viajeros sean responsables y tengan claro que gastos están permitidos y cuáles deberán ser costeados con su propio dinero.
  • Establecer controles de seguimiento para asegurar el cumplimiento de los límites de gasto. Por parte de la empresa, es necesario realizar un seguimiento y no dudar en actuar si un empleado viajero está actuando fuera de la política de gastos de viaje. Si se actúa con diligencia, se puede evitar un error mayor.
  • Establecer mecanismos para la autorización y documentación de los gastos de viaje. Este objetivo está adquiriendo importancia, pues las empresas comienzan a usar herramientas para que los gastos tengan un control previo. Esto implica que se implanten procedimientos de autorización y de registro de cada gasto.
  • Establecer normas para el uso de tarjetas de crédito empresariales para los viajes. Siguiendo la línea de los objetivos anteriores, se debe indicar, de manera formal, qué usos se pueden dar a los diferentes métodos de pago con dinero de la empresa.
  • Establecer una estructura de precios para los viajes de placer. Este objetivo, el cual está en primera línea, se basa en el concepto conocido como bleisure, que consiste en alargar un viaje de empresa para que el empleado pueda disfrutar unos días más del destino. Es importante destacar que las empresas no suelen hacerse cargo de los gastos en estos días extras, pero sí pueden ofrecer los boletos de avión o de transporte aéreo con las fechas indicadas por los trabajadores.
  • Establecer una política de seguro de viaje. Por último, es muy necesario disponer de una política de seguros de viaje. Ya sea para cubrir un desplazamiento, un retraso en los vuelos o para cubrir cualquier incidente que tenga el empleado, ya sea con el material de la empresa o el suyo propio, es recomendable contratar seguros de viaje.
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Estos objetivos ayudan a que las empresas puedan tener un mayor control sobre el aspecto financiero durante los viajes de negocios.

4. Beneficios de tener una política de gastos de viaje

Como es lógico, los objetivos anteriormente vistos, conllevan una serie de beneficios para la empresa.

El principal y por el que las empresas invierten más recursos es el de maximizar la eficiencia. Una buena política de gastos de viaje puede ayudar a que los empleados se muevan de manera más eficiente, minimizando los costos de desplazamiento y ahorrando tiempo.

Esto conlleva a que los empleados adquieran un sentimiento de responsabilidad cuando planean y realizan sus viajes, optimizando el tiempo y aumentando su productividad, así como su satisfacción.

Por último, uno de los mayores beneficios de implantar una política de gastos de viaje es la optimización y la mejora de la gestión de los gastos. Este es el objetivo y beneficio final de toda empresa, en materia de gestión de gastos de viajes, conseguir más por menos y que el monto total de los costos del viaje sea lo más eficiente posible.

Los beneficios de una política de gastos de viaje repercuten en el ahorro de dinero y de tiempo para las compañías.

5. Consideraciones al diseñar una política de gastos de viaje

En el momento de redactar e implementar una política de gastos de viaje en una empresa, cabe resaltar algunas consideraciones

  • Definir el propósito del viaje: Es importante definir el propósito del viaje para determinar cuáles son los gastos aceptables, el alcance de los mismos y la forma de reportar los gastos.
  • Establecer límites de presupuesto: Los límites de presupuesto deben establecerse para cada categoría de gastos. Estos límites ayudan a controlar los gastos aprobados para los viajes.
  • Establecer límites de tiempo: La política de gastos de viaje debe establecer límites de tiempo para los gastos relacionados con el viaje. Esto ayuda a los empleados a administrar su presupuesto de viaje de manera eficaz.
  • Establecer normas de reembolso: La política de gastos de viaje debe incluir un conjunto de normas de reembolso para los gastos relacionados con el viaje. Estas normas deben cubrir todos los gastos aprobados y el procedimiento para el reembolso.
  • Establecer un protocolo de seguridad: Es importante establecer un protocolo de seguridad para los viajes. Esto incluye tanto la seguridad física como la seguridad de la información.
  • Establecer una forma de rendir los gastos: La política de gastos de viaje debe incluir una forma de rendir y legalizar los gastos. Esto ayuda a los empleados a mantener un seguimiento de sus gastos y a los empleadores a saber cuánto se está gastando en los viajes.
  • Establecer una forma de pago: La política de gastos de viaje debe incluir una forma de pago. Esto ayuda a los empleados a pagar sus gastos y a los empleadores a recibir el pago de los mismos.
  • Establecer una forma de revisión de los gastos: La política de gastos de viaje debe incluir una forma de revisión de los gastos. Esto ayuda a los empleadores a asegurarse de que los gastos son apropiados para el propósito del viaje.
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6. Herramientas para la implementación de una política de gastos de viaje

Son muchas las empresas que siguen legalizando los gastos de viaje de manera manual o haciendo uso de programas obsoletos o que no permiten una gestión completa y automatizada.

Los tiempos han cambiado y la tecnología sigue a un ritmo imparable, ofreciendo soluciones que permiten una digitalización y automatización de los procesos de gestión de gastos eficiente y ahorrando en dinero y tiempo.

Soluciones como Tickelia permiten realizar una legalización de viáticos y gastos de viaje íntegra.

Tickelia se trata de una solución colaborativa entre empleado y mánager, con la que la rendición y legalización de gastos se realiza de manera fácil e intuitiva, todo a través de una aplicación y de un programa compatibles con cualquier dispositivo.

Gracias a su sistema de funcionamiento, Tickelia permite implantar una política de gastos de viaje general, ya que permite parametrizar los gastos de los empleados, indicando qué tipo de gastos se pueden realizar, el monto total para un viaje, horarios o fechas, entre muchas otras funcionalidades.

Con Tickelia se puede crear conciencia de responsabilidad y eficiencia en los gastos, combatiendo el posible fraude interno.

Además, Tickelia es 100% integrable con otras soluciones de gestión empresarial, como programas de gestión ERP & CRM, programas de nóminas y RR.HH. o conectarse con agencias de viajes, entre otras funciones.

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Bea Naveros
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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