Seguro que conoces el concepto ‘viaje de empresa’, ¿verdad? Es posible que hayas tenido que realizar alguno a lo largo de tu trayectoria profesional. Si es así, sabrás que se generan ciertos gastos. En este artículo, hablaremos sobre los viáticos y todo lo relacionado con este tipo de gasto: cómo se gestionan, qué tipos hay, así como las diferencias que tienen con los demás gastos que se generan en un viaje de empresa. Sigue leyendo para conocer todo sobre los viáticos.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son los viáticos?
Para iniciar, vamos a ver de dónde proviene el término “viático”, y es que proviene del latín viaticum, derivado de vía (camino). La expresión en latín hacía referencia al dinero y demás provisiones que se necesitaban para realizar un viaje. Durante un determinado período, también se utilizó este término para hacer referencia a un tipo de peaje por la utilización de un camino.
Como pasa con cualquier lengua, esta evoluciona, según el uso que le dan sus parlantes. Este término también sufrió una modificación y pasó a nombrarse viático. El significado se mantuvo, pues un viático, según la Academia Colombiana de la Lengua, es la “Provisión en especie o en dinero entregada a quien se dispone a realizar un viaje”.
Por lo tanto, los viáticos son la suma de dinero que un trabajador precisa para desempeñar sus tereas en un lugar distinto al habitual de trabajo y que el empleador debe reconocer y facilitar a su empleado.
Pese a que no se pueden listar todos los costos, los más usados para cubrir los viáticos son los siguientes:
- Hospedaje.
- Alimentación.
- Tiquetes de transporte aéreo.
- Tiquetes de transporte local.
- Gastos relacionados con la actividad laboral: fotocopias, impresión de documentos, etc.
2. ¿Qué tipos de viáticos existen?
Los viáticos se computan según la periodicidad de estos y del tipo de contrato entre empresa y trabajador.
Si se trata de un contrato laboral, existen dos tipos de viáticos: permanentes y accidentales. Por el contrario, si el contrato entre empleador y empleado no es laboral, sino que se trata de un trabajador independiente, los viáticos se deducen de otra manera.
2.1 Diferencias entre viáticos permanentes y accidentales
Los viáticos permanentes son aquellos que están dentro de las propias tareas de un empleado. Un ejemplo de viático permanente es aquel que genera un comercial que debe visitar a clientes durante su jornada laboral. Este tipo de viáticos se consideran parte del salario, por lo que no precisan de una factura o una nómina aparte.
Por otro lado, tenemos los viáticos accidentales que, a diferencia de los permanentes, estos son los que se realizan de forma esporádica o poco frecuente. Un ejemplo de viático accidental sería un viaje de un empleado para llevar unos documentos a una sede de la empresa que se encuentra en otra ciudad.
Por lo tanto, no se trata de una tarea propia de su jornada laboral diaria, sino una excepción y es por eso por lo que el empleado no debe declarar el cobro de un viático accidental. En contra de los viáticos permanentes, los accidentales se consideran un reembolso, por lo que se entiende que no son un ingreso susceptible de ampliar el patrimonio del trabajador. O, dicho de otra manera, los viáticos accidentales no se consideran salariales.
2.2 ¿Los viáticos permanentes constituyen salario?
Tal y como hemos visto en el punto anterior, los viáticos permanentes sí constituyen salario. Así queda recogido en el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo.
“Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.”
En este artículo se indica que los viáticos permanentes constituirán salario en la parte que se destina a manutención y alojamiento, pero no en relacionado a los medios de transporte o los gastos de representación.
También queda estipulado que se debe indicar la cuantía pagada por cada uno de los conceptos.
Por lo tanto, los viáticos permanentes se deben declarar, ya que se consideran como un ingreso susceptible de aumentar el patrimonio del trabajador.
2.3 Viáticos y trabajadores independientes
Los trabajadores independientes, que son aquellos que trabajan por cuenta ajena a una empresa, deben declarar los viáticos. Esto es debido a que el contrato que se realiza entre una empresa y un trabajador independiente no es un contrato laboral, por lo que el trabajador que recibe una cantidad de dinero, destinada a cubrir los viáticos, tiene que declararla.
Pese a ello, los trabajadores independientes pueden intentar deducirse los gastos de viáticos en la declaración de renta, ya que se puede estudiar cada caso y ver si procede.
3. Viáticos: ejemplos
Los viáticos en Colombia se refieren a los gastos en que incurre una persona cuando realiza actividades o labores fuera de su lugar habitual de trabajo o residencia. Estos gastos son reconocidos y reembolsados por el empleador o la entidad que requiere la movilización de la persona. Algunos ejemplos comunes de viáticos en Colombia incluyen:
- Alojamiento: Gastos de hotel o cualquier forma de hospedaje cuando la actividad laboral requiere pernoctar fuera del lugar de residencia habitual.
- Alimentación: Gastos por las comidas durante el periodo en que la persona se encuentra fuera de su lugar de trabajo o residencia habitual.
- Transporte: Incluye gastos de desplazamiento desde el lugar de origen hasta el destino y viceversa, así como los desplazamientos internos necesarios para la realización de las actividades. Esto puede incluir pasajes de avión, bus, taxi, o alquiler de vehículos.
- Peajes y parqueaderos: Gastos asociados a peajes por el uso de carreteras y costos de parqueaderos cuando se utiliza vehículo propio o alquilado.
- Comunicaciones: Gastos relacionados con llamadas telefónicas, uso de internet o cualquier otro medio de comunicación necesario para el desarrollo de las actividades laborales durante el viaje.
- Materiales y suministros: En algunos casos, los viáticos pueden incluir gastos menores en materiales y suministros necesarios para la ejecución de las tareas fuera del lugar habitual de trabajo.
Es importante tener en cuenta que los viáticos deben estar justificados y, generalmente, se requiere la presentación de comprobantes o facturas para su reembolso. Además, las políticas y montos específicos de viáticos pueden variar según la entidad, la naturaleza del trabajo y las disposiciones legales aplicables en Colombia.
4. Principales errores en el proceso de control de viáticos
- Formularios de solicitud desfasados. Muchas empresas todavía utilizan un sistema manual de solicitud del reembolso de viáticos. Este es uno de los errores que más desajustes provocan en las cuentas de una empresa, porque depende del factor humano.
- Autorizaciones ineficientes. Cuando una empresa, además de no contar con las herramientas correctas para una gestión de gastos eficiente, añade demasiados protocolos para realizar las solicitudes, se genera una situación de colapso y la resolución de las peticiones se queda estancada, con la correspondiente demora en los pagos a los empleados.
- Política de gastos desajustada. Cuando las empresas no definen unas políticas de gastos ajustadas a minimizarlos, se producen situaciones en las que los empleados gastan más de lo necesario, por lo que se generan más costos para gestionar.
- Falta de herramientas tecnológicas. Hoy en día, es necesario contar con soluciones que permitan una gestión de gastos más eficiente. Apostar por digitalizar la legalización de viáticos y los gastos de viaje es apostar por seguir avanzando frente a la competencia.
- Altos niveles de fraude. Por último, encontramos uno de los mayores problemas que sufren las empresas y es el fraude interno. La gran mayoría de fraudes se producen por errores de los empleados: cifras mal indicadas, duplicaciones de recibos y facturas, etc.
5. Recomendaciones para la legalización de viáticos en tu empresa
Al tratarse de una acción en la que intervienen empleado y responsable, es necesario establecer unas pautas para que la legalización de los viáticos, y los gastos de viaje en general, sea eficiente.
Aquí te dejamos algunas recomendaciones para pautar la legalización de gastos de viaje:
- Planificación previa. Definir un procedimiento para solicitar los viáticos es de gran utilidad para tener un absoluto control de cualquier aspecto en los viajes. Detallar el monto según el tipo de gasto, el margen de tiempo con el que se deben solicitar, cómo se deben solicitar, etc.
- Establecer políticas de gastos y presupuestos para los viajes corporativos. Con esta medida se consiguen ajustar los viáticos y gastos de viaje. La manera de establecer estos presupuestos es a través de la especificación de los que se consideran viáticos, para evitar confusiones y posibles problemas. También, es aconsejable definir unos límites de gastos, así como restricciones de productos o servicios.
- Verificación de presupuestos con proveedores. Un punto muy importante para los viajes de empresa, pues gracias a la globalización, nos encontramos en un momento en el cual el mercado de cualquier sector nos ofrece muchas opciones donde elegir. Es importante realizar una exhaustiva búsqueda de cada servicio o producto que necesitemos contratar para un viaje corporativo. Esto conlleva tener que hablar con diferentes proveedores hasta conseguir la mejor opción calidad-precio.
- Comprobar y actualizar las fechas y el presupuesto. Este aspecto es importante, pues los precios fluctúan mucho entre las diferentes fechas y algo que se cerró hace meses, es posible que haya sufrido diferentes variaciones. Por ello, estar atento al mercado actual puede hacer que encontremos ofertas de última hora que nos permitan ahorrar. También es necesario estar actualizado de cualquier factor que pueda alterar el viaje planificado.
- Uso de herramientas digitales. El uso de soluciones y herramientas digitales permiten gestionar los viáticos y los gastos de viajes corporativos de una manera más eficiente y rápida. Estas soluciones, además, permiten automatizar tareas, consiguiendo un mayor ahorro de tiempo y recursos.
6. ¿Por qué son importantes las políticas de viajes de empresa?
En el apartado anterior, hemos visto como una de las recomendaciones para realizar una correcta legalización y un control de los costos de los viáticos en los viajes empresariales es la implantación de políticas de viajes de empresa.
Esto es imprescindible, pues definen la normativa interna de cada empresa en materia de gastos en viajes y sirve como una herramienta de seguridad y control ante situaciones de desajustes o posibles errores.
Para disponer de una política de viajes bien estructurada y con la que la empresa se asegura que los trabajadores no harán un mal uso de los recursos financieros de esta, es necesario que queden bien detallados cada punto.
Los principales beneficios de las políticas de viajes de empresa son los siguientes:
- Evitar que los trabajadores realicen costos no correspondientes.
- Adelantarse a situaciones que puedan generar problemáticas en el futuro.
- Limitar los gastos a los empleados en movilidad.
- Optimizar el proceso de legalización de viáticos y gastos de viaje.
- Incentivar a realizar buenas prácticas en materia de gastos de viaje entre los empleados viajeros.
En el momento de elaborar las políticas de viajes, la empresa debe tener en cuenta algunos aspectos importantes, los cuales servirán para detallar cada concepto y evitar posibles malinterpretaciones por parte de los trabajadores.
- Definir un presupuesto para cada viaje, detallando las necesidades básicas y los posibles gastos extras.
- Definir un límite de gastos correctamente detallado.
- Definir el proceso de solicitud de reembolso.
- Formar a los trabajadores viajeros con las políticas de viajes para que hagan un buen uso de estas.
- Ofrecer bonificaciones a los trabajadores que cumplan con las políticas de viajes.
Si se consigue elaborar una política de viajes bien detallada y efectiva, esta puede ayudar no solo a conseguir los objetivos de los viajes, sino a seguir mejorando los procesos para los viajes de empresa futuros.
7. Inconvenientes de la gestión de viáticos de forma manual
Los principales inconvenientes de realizar esta tarea manualmente son:
- Se pierde demasiado tiempo. Tanto el empleado como el responsable, encargado de aprobar los gastos, deben dedicar mucho tiempo a emplear las hojas de gastos. Esto implica que ese tiempo no se está dedicando a otras tareas más productivas para la empresa.
- El cumplimiento de la política de gastos de viaje se ve afectada.
- Se pueden producir situaciones de fraude interno malintencionado.
Como podemos ver, ejecutar este proceso manualmente, conlleva un gran número de factores que pueden provocar errores y problemas graves ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Es por ello, que la digitalización y automatización de esta gestión no solo facilita el procedimiento en sí, sino que también ayuda a que la gestión sea más segura, transparente y eficaz.
8. Ventajas de digitalizar los procesos de gestión de gastos
Veamos algunas de las ventajas de digitalizar la gestión de los viáticos y los gastos de viaje de empresa:
- La gestión de gastos se simplifica, gracias a la tecnología y la automatización de procesos.
- Los trabajadores en movilidad pueden legalizar los viáticos y demás gastos de manera inmediata.
- Se puede realizar un seguimiento de los gastos instantáneo y evitar posibles fraudes internos.
- Ahorro de tiempo y dinero para las empresas.
- Dedicación de los recursos a tareas más productivas para las empresas.
- Se incrementa el cumplimiento de las políticas de gastos.
- Se genera una comunicación más directa y fluida entre los empleados y los responsables.
9. Gestiona los viáticos con Tickelia
Tal y como hemos podido comprobar en el punto anterior, la legalización de viáticos y de los gastos de viaje de empresa en general, es uno de los procesos más costosos. No solo en recursos humanos, sino también en económicos. La digitalización ayuda a ahorrar tiempo y dinero, dos de los conceptos más importantes para la supervivencia de una empresa.
Tickelia es una solución cloud para la digitalización de viáticos y gastos de viajes de empresa. Gracias a su App para dispositivos móviles, los empleados pueden legalizar sus gastos durante el mismo viaje, tomando una foto del recibo o aportando una factura electrónica. Gracias a la tecnología OCR+ICR, se capturan hasta 18 campos de los recibos y facturas, como el NIF/RUT/NIT/CUIT, emisor, fecha, importe total, base de IVA, etc. También permite la lectura automática del código QR DIAN.
Los responsables pueden monitorear todos los gastos de manera inmediata, aprobando o rechazando cualquier gasto desde la App o el Back Office. Este factor es de gran ayuda para poder ejecutar una conciliación bancaria rápida y eficaz.
Tickelia permite una gestión financiera integral, gracias a la realización de la liquidación y contabilización automática con el ERP de la empresa.
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