¿Qué es y cómo funciona una travel management company?

Una Travel Management Company es una organización especializada en la gestión integral de los viajes corporativos. Su función principal es simplificar y optimizar el proceso de planificación, reserva y gestión de los viajes de negocios, conoce más acá.

1. ¿Qué es una travel management company?

Una Travel Management Company (TMC) es una empresa especializada en la gestión de los viajes de negocios para otras organizaciones. Su objetivo es ayudar a las empresas a optimizar y manejar de manera eficiente todos los aspectos relacionados con los viajes corporativos. Esto incluye la reserva de vuelos, hoteles, transporte terrestre, y a veces incluso actividades de ocio para los empleados en viajes de negocios.

Su principal objetivo es proporcionar servicios integrales que faciliten y optimicen los viajes de negocios, garantizando a la vez la eficiencia en costos y la satisfacción de los viajeros.

2. ¿Cuáles son las funciones de una travel management company?

Las funciones principales de una Travel Management Company (TMC) se centran en la gestión integral de los viajes de negocios para organizaciones y empresas. Estas funciones incluyen:

2.1 Reservas de viaje

Las Reservas de Viaje se refieren al proceso de organizar y confirmar todos los aspectos relacionados con un viaje, ya sea por motivos de negocios, ocio, o cualquier otro propósito. Este proceso incluye varios componentes clave:

• Reserva de Vuelos: Seleccionar y reservar billetes de avión adecuados para el viaje. Esto implica elegir fechas, horarios, aerolíneas y, en algunos casos, tipos de asiento o clase (económica, business, primera clase, etc.).

• Alojamiento: Reservar hoteles, apartamentos, hostales, o cualquier otra forma de alojamiento. Esto puede variar dependiendo del presupuesto, la ubicación, y las preferencias o necesidades del viajero.

• Transporte Terrestre: Incluye la reserva de coches de alquiler, traslados desde y hacia el aeropuerto, servicios de taxi, o la planificación de rutas en transporte público.

• Actividades y Extras: Puede incluir la reserva de tours, entradas a eventos, restaurantes, o cualquier actividad adicional que forme parte del itinerario de viaje.

• Seguros de Viaje: La contratación de seguros de viaje para cubrir imprevistos como cancelaciones, retrasos, problemas de salud, entre otros.

• Visados y Documentación: En caso de ser necesario, gestionar la obtención de visados y asegurarse de que toda la documentación de viaje esté en regla.

El proceso de reserva de viajes puede ser realizado por los propios viajeros a través de plataformas en línea, agencias de viajes, o, en el caso de viajes de negocios, a través de una Travel Management Company (TMC) que se encarga de todos los detalles conforme a las políticas de la empresa.

La tecnología ha simplificado mucho el proceso de reservas de viaje, permitiendo comparaciones rápidas de precios, reservas en línea, y acceso a una amplia gama de opciones y servicios. Sin embargo, para itinerarios complejos o viajes corporativos, muchas personas y empresas prefieren utilizar servicios profesionales para asegurarse de que todos los aspectos del viaje estén bien gestionados y coordinados.

2.2 Negociación de Tarifas

Las Negociaciones de Tarifas en el contexto de los viajes de negocios y las Travel Management Companies (TMCs) se refieren al proceso de discutir y acordar precios preferenciales y condiciones con proveedores de servicios de viaje. Este proceso es clave para las TMCs y las empresas que buscan optimizar el costo de sus viajes de negocios. Las negociaciones de tarifas pueden incluir varios elementos:

• Vuelos: Negociación con aerolíneas para obtener descuentos en tiquetes, tarifas de grupo, condiciones flexibles para cambios o cancelaciones, y otros beneficios como acceso a salas VIP o asignaciones de equipaje adicionales.

• Hoteles: Acuerdos con cadenas hoteleras o hoteles individuales para conseguir precios reducidos, upgrades gratuitos, cancelaciones flexibles, desayunos incluidos, y otros servicios adicionales.

• Alquiler de Vehículos y Transporte Terrestre: Obtención de tarifas especiales para el alquiler de coches, traslados privados, y otros servicios de transporte.

• Otros Servicios de Viaje: Incluye negociaciones para tarifas preferenciales en seguros de viaje, tarifas de eventos y conferencias, y cualquier otro servicio relacionado con los viajes corporativos.

El objetivo de estas negociaciones es no solo reducir los costos directos de los viajes, sino también agregar valor mediante la obtención de condiciones más flexibles y beneficios adicionales que mejoren la experiencia de viaje para los empleados. Las Travel Management Companies suelen tener una ventaja en estas negociaciones debido a su volumen de compra y relaciones establecidas con los proveedores, lo que les permite conseguir mejores ofertas que las que una empresa individual podría obtener por sí misma.

En resumen, las negociaciones de tarifas son un componente esencial en la gestión de viajes corporativos, ayudando a las empresas a mantener el control sobre sus presupuestos de viaje mientras se aseguran de que sus empleados viajen cómoda y eficientemente.

2.3 Gestión de Políticas de Viaje Corporativas

La gestión de Políticas de Viaje Corporativas se refiere al proceso de desarrollar, implementar y mantener directrices que rigen los viajes de negocios de una empresa. Estas políticas son esenciales para garantizar que los viajes corporativos se realicen de manera eficiente, rentable y segura. La gestión de estas políticas implica varios aspectos clave:

• Desarrollo de Políticas: Incluye la creación de un conjunto de normas y procedimientos que dictan cómo deben organizarse y realizarse los viajes de negocios. Esto abarca aspectos como la selección de proveedores, la clase de viaje permitida (económica, business, etc.), límites de gastos en alojamiento, alimentación, y otros gastos relacionados con el viaje.

• Cumplimiento: Asegurar que los viajes de negocios se adhieran a estas políticas es crucial. Esto implica la implementación de procesos de aprobación y revisión, así como la utilización de herramientas y sistemas que faciliten el seguimiento del cumplimiento de la política.

• Actualización y Adaptación: Las políticas de viaje corporativas deben ser revisadas y actualizadas periódicamente para reflejar cambios en el mercado, las necesidades de la empresa y los empleados, y cualquier otro factor relevante, como las tendencias de viaje o las normativas legales.

• Comunicación y Formación: Es fundamental comunicar claramente las políticas de viaje a todos los empleados y proporcionar la formación necesaria para asegurarse de que las comprendan y las sigan.

• Gestión de Excepciones: Manejar las solicitudes de excepción a la política de viajes de manera justa y consistente, considerando casos especiales o circunstancias imprevistas.

• Análisis y Mejora: Evaluar regularmente la eficacia de la política de viajes mediante el análisis de datos y feedback de los empleados, y realizar ajustes para mejorarla.

Las Travel Management Companies (TMCs) a menudo juegan un papel clave en la gestión de las políticas de viaje corporativas, ayudando a las empresas a desarrollar estas políticas, asegurando el cumplimiento y proporcionando los datos y reportes necesarios para su análisis y mejora continua. La gestión efectiva de las políticas de viaje corporativas no solo reduce los costos y aumenta la eficiencia, sino que también mejora la experiencia de viaje de los empleados y garantiza su seguridad y bienestar.

2.4 Soporte y Asistencia durante el Viaje

El soporte y asistencia durante el viaje son servicios cruciales proporcionados por las agencias de viajes, Travel Management Companies (TMCs) y otros proveedores de servicios de viaje, destinados a garantizar una experiencia de viaje fluida y segura para los viajeros. Este soporte abarca una gama de servicios y asistencia que pueden ser necesarios antes, durante y después del viaje. Los elementos clave de este soporte incluyen:

• Asistencia 24/7: Disponibilidad de asistencia en cualquier momento del día para resolver emergencias o problemas que puedan surgir durante el viaje, como cancelaciones o retrasos de vuelos, problemas con el alojamiento, o pérdida de equipaje.

• Gestión de Emergencias: Ayuda rápida y efectiva en situaciones de emergencia, como asistencia médica, situaciones de crisis políticas o naturales, o problemas legales en el extranjero.

• Asistencia en Cambios de Última Hora: Facilitar cambios en las reservas de vuelos, hoteles, o transporte debido a cambios en los planes de viaje, problemas personales o de salud, u otras circunstancias imprevistas.

• Información y Asesoramiento: Proporcionar información actualizada sobre el destino, como normativas locales, consejos de seguridad, o recomendaciones de salud (por ejemplo, vacunas necesarias).

• Soporte Logístico: Asistencia en aspectos logísticos como la obtención de visados, consejos sobre aduanas y prácticas locales, o la coordinación de traslados terrestres.

• Servicio Personalizado: Atención a necesidades específicas o preferencias personales, como asientos en el avión, dietas especiales en hoteles, o actividades de ocio durante el viaje.

• Comunicación y Coordinación: Mantener al viajero informado sobre cualquier cambio o actualización relacionada con su viaje y coordinar con diferentes proveedores de servicios para garantizar una experiencia de viaje sin problemas.

Este soporte y asistencia son fundamentales, especialmente en viajes de negocios, donde el tiempo y la eficiencia son críticos, y en situaciones donde los viajeros pueden enfrentar barreras de idioma o desconocimiento del destino. Un buen servicio de soporte y asistencia durante el viaje no solo ayuda a mitigar los problemas y a reducir el estrés del viajero, sino que también asegura la seguridad y el bienestar de este.

2.5 Tecnología y Herramientas Online

La Tecnología y Herramientas Online en el contexto de la gestión de viajes y las Travel Management Companies (TMCs) se refiere a las plataformas digitales, software y aplicaciones que se utilizan para facilitar y optimizar la planificación, reserva, gestión y seguimiento de los viajes. Estas herramientas tecnológicas son fundamentales en la industria moderna de viajes, especialmente en el ámbito de los viajes de negocios. Incluyen:

• Sistemas de Reserva Online (Online Booking Tools, OBTs): Plataformas digitales que permiten a los usuarios buscar, comparar y reservar vuelos, hoteles, alquiler de vehículos y otros servicios de viaje. Estos sistemas a menudo se integran con las políticas de viaje corporativas, permitiendo a los empleados hacer reservas que cumplen con las directrices de la empresa.

• Herramientas de Gestión de Gastos: Aplicaciones y software que ayudan a los viajeros y a las empresas a hacer un seguimiento y reporte de los gastos de viaje, facilitando la gestión presupuestaria y el reembolso de gastos.

• Plataformas de Itinerario: Herramientas que permiten a los viajeros y a los administradores de viaje organizar y acceder a los itinerarios de viaje, incluyendo detalles de vuelos, alojamiento y transporte terrestre.

• Aplicaciones Móviles: Aplicaciones diseñadas para dispositivos móviles que proporcionan acceso a reservas, itinerarios, notificaciones de viaje, y otras funcionalidades útiles para los viajeros en movimiento.

• Herramientas de Análisis de Datos y Reporting: Software que recopila y analiza datos de viaje para proporcionar insights sobre tendencias de gastos, cumplimiento de políticas de viaje, y oportunidades de ahorro.

• Sistemas de Comunicación y Alertas: Tecnologías que permiten a las Travel Management Companies y a las empresas comunicarse eficazmente con los viajeros, proporcionando actualizaciones en tiempo real, alertas sobre cambios en los viajes y consejos de seguridad.

• Integración con Proveedores de Servicios: Muchas de estas herramientas están integradas con sistemas de proveedores de servicios de viajes, permitiendo una reserva y gestión más eficiente y centralizada.

• Herramientas de Cumplimiento y Seguridad: Tecnologías diseñadas para asegurar que los viajes cumplen con las regulaciones legales y las políticas de seguridad corporativas.

Estas tecnologías y herramientas online son esenciales para mejorar la eficiencia, reducir costos, aumentar la transparencia y mejorar la experiencia general de viaje tanto para los viajeros individuales como para los administradores de viajes corporativos. La continua innovación en este campo es un elemento clave en la evolución de la gestión de viajes moderna.

2.6 Cumplimiento y Seguridad

El Cumplimiento y Seguridad en el contexto de la gestión de viajes, especialmente en lo que respecta a las empresas y Travel Management Companies (TMCs), se refiere a un conjunto de prácticas y políticas diseñadas para asegurar que los viajes de negocios se realicen de acuerdo con las regulaciones legales, las normativas de seguridad y las políticas internas de la empresa. Este concepto cubre varios aspectos importantes:

• Cumplimiento de Políticas de Viaje Corporativas: Asegurar que todos los aspectos del viaje, incluidas las reservas y los gastos, se adhieran a las políticas internas establecidas por la empresa. Esto incluye la adherencia a los límites de gasto, la selección de proveedores preferidos y el cumplimiento de las normas de viaje, como las clases de vuelo permitidas o el tipo de alojamiento.

• Cumplimiento Legal y Regulatorio: Garantizar que los viajes de negocios cumplan con las leyes y regulaciones locales e internacionales. Esto puede incluir aspectos como las normativas de visas, las leyes de inmigración, y las regulaciones específicas del sector o la empresa.

• Seguridad de los Viajeros: Asegurar la seguridad y el bienestar de los empleados durante sus viajes. Esto abarca desde la evaluación de riesgos de los destinos hasta la provisión de información actualizada sobre la seguridad en el destino, pasando por la asistencia en caso de emergencias.

• Educación y Formación: Proporcionar a los empleados la formación y la información necesarias para viajar de manera segura y cumplir con las políticas y regulaciones. Esto puede incluir sesiones informativas sobre seguridad, consejos de salud para viajar y formación sobre cómo manejar situaciones de emergencia.

• Gestión de Riesgos y Planes de Contingencia: Desarrollar y mantener planes para manejar posibles situaciones de riesgo durante los viajes, como desastres naturales, crisis políticas, emergencias de salud y otros imprevistos.

• Tecnología y Herramientas de Seguridad: Utilizar tecnologías y herramientas que ayuden a monitorear la seguridad de los viajeros, proporcionar alertas en tiempo real y facilitar la comunicación rápida en caso de emergencia.

• Protección de Datos y Privacidad: Asegurar que toda la información personal y los datos de viaje de los empleados se manejen y almacenen de manera segura para proteger su privacidad y cumplir con las leyes de protección de datos.

En resumen, el cumplimiento y la seguridad en la gestión de viajes corporativos son fundamentales para proteger a los empleados, asegurar la operación eficiente y responsable de los viajes de negocios, y minimizar los riesgos legales y financieros para la empresa. Las Travel Management Companies desempeñan un papel vital en ayudar a las empresas a navegar y gestionar estos aspectos críticos.

2.7 Servicios Adicionales

Los Servicios Adicionales en el contexto de la gestión de viajes, especialmente cuando se trata de Travel Management Companies (TMCs) o agencias de viajes, se refieren a aquellas prestaciones que van más allá de las reservas básicas de vuelos, hoteles y transporte. Estos servicios buscan enriquecer la experiencia de viaje, añadir comodidad, eficiencia, y a menudo están personalizados según las necesidades específicas del viajero o de la empresa. Incluyen:

• Organización de Reuniones y Eventos: Planificación y coordinación de eventos corporativos, conferencias, reuniones de negocios, y retiros, incluyendo la selección del lugar, el alojamiento, el transporte, y el equipamiento técnico necesario.

• Gestión de Viajes de Incentivo: Diseño y ejecución de viajes de incentivo para empleados, que son utilizados como una herramienta de motivación y reconocimiento.
• Servicios de Visa y Pasaporte: Asistencia con la tramitación y renovación de visados y pasaportes, incluyendo asesoramiento sobre los requisitos de entrada para diferentes países y la gestión de la documentación necesaria.

• Seguros de Viaje: Ofrecer y gestionar pólizas de seguros de viaje que cubran desde cancelaciones y retrasos hasta emergencias médicas y evacuación.

• Servicios VIP y Concierge: Servicios de alta gama como acceso a salas VIP en aeropuertos, reservas en restaurantes exclusivos, alquiler de vehículos de lujo, y asistencia personalizada durante el viaje.

• Gestión de Programas de Lealtad y Recompensas: Asesoramiento y gestión de programas de fidelización y puntos de aerolíneas y hoteles para maximizar los beneficios.

• Asesoramiento en Salud y Seguridad: Información y recomendaciones sobre medidas de salud y seguridad, incluyendo vacunas necesarias, consejos de salud para viajar, y actualizaciones sobre condiciones sanitarias en el destino.

• Servicios de Traducción y Guía Personal: Para viajeros que se dirigen a países con un idioma extranjero, se pueden ofrecer servicios de traducción o guías personales que hablen el idioma local.

• Planificación de Actividades de Ocio: Organización de tours, actividades culturales, reservas en spas, y otras experiencias de ocio para enriquecer la experiencia del viaje.

3. ¿Qué ventajas trae contar con un travel management company?

Contar con una Travel Management Company (TMC) ofrece varias ventajas significativas para las empresas, especialmente en términos de la gestión de viajes de negocios. Estas ventajas incluyen:

• Ahorro de Costos: Las Travel Management Company tienen acceso a tarifas negociadas y descuentos exclusivos con aerolíneas, hoteles y proveedores de servicios de transporte, lo que puede resultar en ahorros sustanciales en los costos de viaje.

• Eficiencia en la Gestión de Viajes: La centralización de la gestión de viajes a través de una Travel Management Company permite una planificación y organización más eficientes. Las herramientas y tecnologías que ofrecen facilitan la reserva y el seguimiento de los viajes.

• Cumplimiento de Políticas de Viaje: Las Travel Management Company ayudan a asegurar que todas las reservas y gastos de viaje cumplan con las políticas de viaje corporativas, lo que contribuye a mantener el control sobre los gastos y evitar excesos presupuestarios.

• Acceso a Tecnología Avanzada: Las Travel Management Company proporcionan acceso a herramientas de reserva online, sistemas de gestión de gastos, y plataformas de itinerario, lo que mejora la experiencia de reserva y gestión para los viajeros y administradores de viajes.

• Soporte y Asistencia 24/7: Ofrecen asistencia continua, lo cual es crucial para resolver problemas urgentes, emergencias, o cambios de última hora durante los viajes.

• Gestión de Riesgos y Seguridad: Las Travel Management Company proporcionan información actualizada sobre riesgos en destinos específicos y ofrecen soporte en caso de emergencias, asegurando así la seguridad y bienestar de los viajeros.

• Análisis de Datos y Reportes: Proporcionan análisis detallados y reportes sobre los gastos de viaje, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas y a identificar oportunidades de ahorro adicionales.

• Experiencia y Conocimiento del Mercado: Las Travel Management Company cuentan con un profundo conocimiento del sector de viajes, lo que les permite ofrecer asesoramiento experto y soluciones personalizadas.

• Gestión de Viajes Complejos: Son especialmente útiles para organizar viajes complejos o itinerarios múltiples, donde la logística y la coordinación pueden ser desafiantes.

• Servicios Adicionales: Ofrecen una gama de servicios adicionales como la organización de eventos, servicios de visa y pasaporte, seguros de viaje, y programas de lealtad.

En resumen, una Travel Management Company puede ser un valioso aliado para las empresas, proporcionando soluciones integrales que ahorran tiempo y dinero, mejoran la eficiencia, garantizan la seguridad y mejoran la experiencia de viaje de los empleados.

Además de las ventajas de contar con una Travel Management Company (TMC), las empresas pueden beneficiarse enormemente al utilizar herramientas especializadas en la gestión de gastos empresariales como Tickelia. Esta herramienta aporta un valor adicional en la gestión de los viajes de negocios y los gastos asociados:

• Gestión de Anticipos desde el Móvil: Tickelia permite a los empleados solicitar anticipos de manera fácil y rápida directamente desde sus dispositivos móviles, lo que agiliza el proceso y reduce la necesidad de trámites burocráticos.

• Registro de Gastos en Movilidad: Durante el viaje, los empleados pueden registrar todos sus gastos a través de la aplicación móvil de Tickelia. Esto incluye la captura de recibos, clasificación de gastos, y el seguimiento en tiempo real, lo cual simplifica la rendición de cuentas y la aprobación de gastos.

• Integración con la Agencia de Viajes: Tickelia ofrece la posibilidad de integrar los servicios de la agencia de viajes con su software, lo que facilita la gestión unificada de reservas y gastos de viaje.

• Flujo Simplificado de Solicitudes y Aprobaciones: El software mejora el control de las políticas de gastos y simplifica el flujo de solicitudes y aprobaciones, asegurando que los gastos cumplen con las políticas corporativas.

• Análisis de Costes y Trazabilidad: Proporciona una analítica detallada de los costes globales por viaje, ofreciendo una visión clara del gasto y ayudando en la toma de decisiones financieras.

• Creación y Gestión de Viajes: Los usuarios pueden crear y gestionar sus viajes dentro de la plataforma, solicitando fácilmente los recursos necesarios y añadiendo a compañeros o personal externo que participará en el viaje.

• Reserva de Medios de Transporte y Alojamiento: Con Tickelia, se pueden gestionar reservas de tiquetes de avión, tren, barco, hoteles, alquiler de vehículos y otros servicios necesarios para el viaje.

• Gestión de Otros Gastos Relacionados: También permite el manejo de gastos adicionales como el parking en el aeropuerto, roaming, y otros gastos menores pero importantes en el contexto de viajes de negocios.

La integración de una Travel Management Company con una herramienta como Tickelia puede proporcionar una solución integral y eficiente para la gestión de viajes y gastos empresariales, ofreciendo mayor control, eficiencia y comodidad tanto para la empresa como para los empleados que viajan.