Los vales de alimentación hacen parte de la estrategia que muchas compañías hacen para retribuir los gastos en comida de los empleados como parte de su política de atracción y retención del talento en la organización. Sin duda, optimizar el uso de este tipo de beneficios extralegales repercute positivamente en el Employer Branding y la reputación de las empresas.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son los vales de alimentación?
Los vales de alimentación laboral son un beneficio que algunas empresas otorgan a sus empleados para cubrir parte o la totalidad de sus gastos de alimentación. Estos bonos pueden ser entregados en forma de tarjetas electrónicas, vales o tiquetes, que son aceptados en establecimientos de comida o supermercados asociados.
La entrega de estos bonos no es una obligación legal para las empresas, pero muchas optan por ofrecerlos como un incentivo o beneficio adicional para sus empleados. Es una forma de mejorar la calidad de vida de los trabajadores y, en algunos casos, puede ser considerado como parte de la compensación integral del empleado.
Es importante mencionar que estos bonos de alimentación no hacen parte del salario base del empleado, por lo que no se tienen en cuenta para el cálculo de prestaciones sociales como cesantías, intereses sobre cesantías, primas, entre otros. Además, bajo ciertas condiciones, estos bonos pueden estar exentos de cargas parafiscales y contribuciones al sistema de seguridad social.
1.1 ¿Cuál es la diferencia entre los vales de alimentación y los viáticos?
Tanto los bonos de alimentación como los viáticos son beneficios que las empresas pueden otorgar a sus empleados, pero tienen propósitos y características distintas:
1.1.1 Vales de Alimentación
- Propósito: Su principal objetivo es ayudar a los empleados a cubrir sus gastos de alimentación diarios. No necesariamente están ligados a desplazamientos o viajes laborales.
- Forma: Pueden ser entregados en forma de tarjetas electrónicas, vales o tiquetes que son aceptados en establecimientos de comida o supermercados asociados.
- Regulación: No son una obligación legal para las empresas, pero muchas optan por ofrecerlos como un beneficio adicional. No se consideran parte del salario para efectos de cálculo de prestaciones sociales.
- Uso: Son para gastos de alimentación en la localidad donde el empleado reside y trabaja habitualmente.
1.1.2 Viáticos
- Propósito: Están destinados a cubrir gastos que el empleado incurre cuando debe desplazarse fuera de su lugar de trabajo habitual por motivos laborales. Estos gastos pueden incluir alimentación, alojamiento, transporte y otros relacionados.
- Forma: Se entregan como sumas de dinero, ya sea en efectivo o mediante otros mecanismos, para cubrir los gastos específicos del desplazamiento.
- Regulación: Los viáticos no son considerados salario, pero las empresas deben llevar un control y justificación de los mismos. El empleado, por su parte, suele rendir cuentas de los gastos realizados.
- Uso: Son específicos para gastos incurridos durante viajes o desplazamientos laborales fuera de la localidad habitual de trabajo del empleado.
En resumen, mientras que los vales de alimentación están orientados a ayudar al empleado con sus gastos de comida diarios en su lugar habitual de trabajo, los viáticos se otorgan para cubrir gastos asociados a desplazamientos laborales fuera de su sitio de trabajo regular.
2. ¿Cómo funcionan los vales de alimentación?
Los vales de alimentación son un beneficio que algunas empresas otorgan a sus empleados con el objetivo de contribuir a sus gastos de alimentación. Aunque no son una obligación legal, muchas empresas los ofrecen como un incentivo o beneficio adicional para mejorar la calidad de vida de sus trabajadores. Así funcionan:
- Modalidades: Los vales de alimentación pueden ser entregados en diferentes formatos:
- Tarjetas electrónicas: Funcionan de manera similar a una tarjeta débito y son recargadas mensualmente con un valor determinado.
- Vales o tiquetes físicos: Son documentos impresos que pueden ser canjeados en establecimientos de comida o supermercados asociados.
- Valor: El monto asignado en los bonos de alimentación varía según la política de cada empresa. No hay un valor estandarizado, pero algunas empresas toman como referencia el salario mínimo legal vigente o un porcentaje del salario del empleado.
- No son salario: Es importante destacar que los vales de alimentación no se consideran parte del salario. Por lo tanto, no se tienen en cuenta para el cálculo de prestaciones sociales como cesantías, intereses sobre cesantías, primas, entre otros.
- Beneficios fiscales y parafiscales: Bajo ciertas condiciones, los vales de alimentación pueden estar exentos de cargas parafiscales y contribuciones al sistema de seguridad social. Sin embargo, es esencial consultar la normatividad vigente y asesorarse adecuadamente para entender en detalle cómo funcionan estos bonos en el contexto fiscal y parafiscal colombiano.
- Uso: Los vales de alimentación están destinados exclusivamente para la adquisición de alimentos. Los establecimientos donde se pueden canjear suelen estar asociados con la empresa emisora de los bonos.
- Periodicidad: Generalmente, los vales de alimentación se otorgan mensualmente, aunque la periodicidad puede variar según la política de cada empresa.
- No acumulables: Si un empleado no utiliza la totalidad del bono en un mes determinado, generalmente no se acumula para el mes siguiente. Sin embargo, esto puede variar según el acuerdo entre la empresa y el proveedor de los vales.
Es importante que las empresas que decidan otorgar este beneficio se asesoren adecuadamente para garantizar que cumplan con todas las regulaciones y normativas pertinentes.
3. Tributación de los vales de alimentación
Los vales de alimentación son un beneficio que algunas empresas otorgan a sus empleados para contribuir a sus gastos de alimentación. Estos vales, aunque no son una obligación legal, tienen un tratamiento tributario específico:
- No son salario: Los vales de alimentación no se consideran salario, por lo que no se tienen en cuenta para el cálculo de prestaciones sociales ni para la base de cotización de los aportes parafiscales y de seguridad social.
- Deducción para el empleador: De acuerdo con el artículo 387-1 del Estatuto Tributario, los pagos que realicen los empleadores a terceros por concepto de alimentación son deducibles del impuesto de renta a cargo del empleador. Estos pagos no constituyen ingreso para el trabajador, sino para el tercero que suministra los alimentos, según lo explicado por la DIAN.
- Condiciones para la entrega de vales: El Decreto 1345 de 1999, en el parágrafo 1º de su artículo 1º, establece las condiciones para la procedencia del beneficio de entrega de vales o tiquetes para adquisición de alimentos. Es necesario que el administrador de los vales sea una empresa diferente a la que otorga el beneficio. Además, los vales o tiquetes deben indicar el nombre o la razón social, el NIT, la dirección y el teléfono de la empresa que los administra, así como el nombre o la razón social y el NIT del empleador que los adquiere.
- Salario Integral y UVT: Para un empleado con salario integral, al validar mensualmente su retención en la fuente y aplicar lo estipulado en el artículo 387-1 del Estatuto Tributario, se debe considerar si se toma el IBL (Ingreso base de liquidación) o el total del salario integral para calcular el tope de las 310 UVT.
- Formulario 220: Con el nuevo formato del formulario 220, se creó el renglón 37 para los vales de alimentación. Si un empleado tiene su ingreso por debajo de las 310 UVT y el valor de los vales de alimentación no supera las 41 UVT, este valor no se convierte en ingreso para el empleado y no se reporta en el formulario 220. Sin embargo, si los vales de alimentación superan 41 UVT y la parte que excede se convierte en ingreso, este valor debe reportarse en el renglón 36 o en el renglón 37.
- Declaración de renta: La declaración del impuesto de renta de una persona natural debe ser presentada en el formulario 210 cedulado, siempre y cuando esta califique como residente fiscal según lo indicado en el artículo 10 del Estatuto Tributario.
4. Ventajas del salario integral en las empresas
El salario integral en Colombia es una modalidad de remuneración que combina el salario base con diferentes componentes prestacionales. Aunque su implementación depende de las políticas y necesidades de cada empresa, este tipo de salario ofrece varias ventajas tanto para empleadores como para empleados. A continuación, se detallan algunas de las ventajas del salario integral son:
- Simplificación administrativa: Al consolidar varios componentes del salario y prestaciones en un solo pago, las empresas pueden simplificar la administración y gestión de la nómina.
- Reducción de costos parafiscales: El salario integral tiene un límite en cuanto a los aportes parafiscales y contribuciones al sistema de seguridad social, lo que puede representar un ahorro para la empresa en comparación con otros tipos de salarios.
- Atracción y retención de talento: Un salario integral puede ser percibido como un paquete salarial más atractivo y competitivo, lo que puede ayudar a las empresas a atraer y retener a profesionales altamente calificados.
- Flexibilidad: Las empresas tienen cierta flexibilidad para determinar la composición del salario integral, lo que les permite adaptar la remuneración a las necesidades y expectativas de sus empleados.
- Estabilidad laboral: Al ofrecer un paquete salarial consolidado y competitivo, las empresas pueden fomentar la lealtad y compromiso de sus empleados, reduciendo la rotación y mejorando la estabilidad laboral.
- Transparencia: Al tener un salario claramente definido que incluye varios componentes prestacionales, se promueve la transparencia en la relación laboral, ya que el empleado tiene claridad sobre su remuneración total.
- Optimización fiscal: En algunos casos, el salario integral puede ofrecer ventajas fiscales tanto para el empleador como para el empleado, dependiendo de la estructura y composición del salario.
- Mejora en la relación laboral: Al ofrecer un paquete salarial integral, se pueden reducir las negociaciones y discusiones sobre diferentes componentes de la remuneración, lo que puede mejorar la relación laboral y el clima organizacional.
4.1 Ventajas de los beneficios extralegales en Colombia
Los beneficios extralegales son aquellos incentivos o compensaciones que las empresas en Colombia otorgan a sus empleados además del salario y las prestaciones sociales obligatorias establecidas por la ley. Estos beneficios pueden variar según la empresa y el sector, pero en general, ofrecen ventajas tanto para empleadores como para empleados. A continuación, se detallan algunas de las ventajas de los beneficios extralegales:
- Mejora del bienestar y satisfacción del empleado: Los beneficios extralegales pueden mejorar la calidad de vida de los empleados, lo que a su vez puede aumentar su satisfacción laboral y su compromiso con la empresa.
- Aumento de la productividad: Empleados satisfechos y motivados tienden a ser más productivos y a tener un mejor desempeño en sus funciones.
- Reducción del absentismo: Al mejorar el bienestar y la satisfacción de los empleados, es probable que se reduzca el absentismo laboral.
- Fomento de un buen clima laboral: Los beneficios extralegales pueden contribuir a crear un ambiente de trabajo positivo, donde los empleados se sientan valorados y reconocidos.
- Competitividad en el mercado laboral: En sectores donde la competencia por el talento es alta, ofrecer beneficios extralegales puede ser un diferenciador clave para atraer a los mejores candidatos.
- Fortalecimiento de la imagen corporativa: Las empresas que ofrecen beneficios extralegales pueden ser percibidas como socialmente responsables y comprometidas con el bienestar de sus empleados, lo que puede mejorar su imagen ante clientes, proveedores y otros stakeholders.
5. Ventajas de gestionar los vales de alimentación y viáticos con Tickelia
Los vales de alimentación en Colombia son un beneficio que las empresas otorgan a sus empleados para contribuir a sus gastos de alimentación. Estos vales pueden ser gestionados de manera eficiente mediante soluciones digitales como Tickelia que permite reportar el gasto de viáticos cuando los empleados se desplazan, y por lo tanto, es una alternativa a estos vales, no los sustituye, ni reemplaza.
Tickelia es una herramienta integral para la gestión de gastos y viáticos. Con solo tomar una foto del recibo con tu smartphone, el sistema se encarga de todo el proceso, desde la aprobación y control de políticas de gasto hasta la contabilización con el ERP de la empresa. Además de vales de alimentación, Tickelia permite reportar cualquier tipo de gasto, ya sea un recibo, una factura u otros. Puedes escanear gastos desde el centro de trabajo, reenviar recibos por email, registrar kilometraje mediante Google Maps o reportar viáticos según convenios. También ofrece la opción de delegar el reporte de gastos a un asistente.
Adicionalmente, Tickelia simplifica la gestión de solicitudes relacionadas con viajes, como reservas de hotel, tiquetes de avión o tren, y alquiler de vehículos. La plataforma permite configurar flujos de aprobación multinivel, gestionar imprevistos y analizar costos globales por viaje, ofreciendo un control y trazabilidad en cada punto del proceso.
