la gestión empresarial como herramienta para tener una empresa más eficiente

¿Cómo conseguir una buena gestión empresarial?

Toda empresa persigue el mismo objetivo: el éxito. Para lograrlo es necesario tener una gestión empresarial capaz de optimizar los procesos para conseguir el fin más preciado para toda compañía, gastar menos y conseguir más beneficios. En el siguiente artículo explicaremos en qué consiste una buena gestión empresarial y sus beneficios. ¡Sigue leyendo!

1. ¿Qué entendemos por gestión empresarial?

La gestión empresarial es un concepto aplicable a cualquier tipo de empresa. Pese a que muchas de ellas, dadas sus características, entienden que es un proceso que no deben aplicar, la realidad es que no importa si se trata de una empresa pequeña, mediana o grande, o a qué sector se dedique.

En este artículo veremos las ventajas de una buena gestión empresarial, pero podemos avanzar que este procedimiento es vital para aquellas compañías que quieran seguir progresando, ya no solo a nivel interno, sino dentro del mercado en el que compiten.

Una competencia que, cada día, es más elevada y que precisa de acciones y tareas calculadas, casi, al milímetro, para poder optimizar al máximo los procesos. De ahí que, aunque la gestión empresarial sea de obligada aplicación, esta se debe adaptar a cada empresa.

Anteriormente lo mencionábamos, el objetivo principal de cualquier empresa es lograr el éxito y para ello, uno de los logros es conseguir reducir los costos y aumentar los beneficios, ¿Cómo se logra? Ahí es donde entra en escena la gestión empresarial.

La gestión empresarial es el computo de acciones, procesos y estrategias que tienen como objetivo crear una estructura de empresa sólida con a que poder lograr los objetivos y resultados definidos.

Dentro de este conjunto de acciones, encontramos actividades que engloban a todos los departamentos de la compañía. Este factor es importante, pues no se puede lograr una buena gestión empresarial si no hay concordancia entre departamentos. Por lo tanto, las acciones más relevantes son las siguientes:

  • Estructuración de los procesos internos.
  • Gestión de la plantilla.
  • Gestión financiera.
  • Planificación de marketing.

En suma, la gestión empresarial sirve para unificar criterios entre departamentos y poder planificar estrategias, pero ¿por qué es necesario tener una buena gestión empresarial?, ¿qué pasa si no se trabaja con esta meta?

Tal y como hemos visto anteriormente, para lograr la eficiencia y la optimización en el global de una empresa, es necesario una administración que trabaje en pro de conseguir esos objetivos. Con ello, se evitan ciertos problemas, ya no solo administrativos, sino financieros.

No mantener una buena gestión en los gastos, las compras o los ingresos e incluso no planificar de manera correcta los objetivos y retos de la empresa son algunos de los errores que propician a una compañía a quedarse por detrás de la competencia y limita la probabilidad de encontrar soluciones acordes para revertir la situación. Cuanto más tiempo pase sin respuesta por parte de la empresa, peores pueden ser las consecuencias, pues estas pueden llegar al cabo de años.

En conclusión, la gestión empresarial es clave para controlar todos los aspectos que son más susceptibles de generar problemáticas dentro de los procesos interdepartamentales de una empresa. Además, es un proceso que requiere de una actualización constante, tanto de herramientas como de directrices y tomas de decisiones.

2. ¿Por qué es importante la gestión empresarial?

La gestión empresarial apuesta por fortalecer a las compañías que quieren seguir siendo competitivas dentro de los diferentes mercados en los que operan. Si esta gestión no es la adecuada, tal y como hemos visto anteriormente, la empresa puede llegar a una situación complicada, sin importar tamaño o capacidad de ejecución.

Hemos hablado de los objetivos de las empresas, pero no hemos visto que estas también tienen debilidades y miedos, los cuales, en muchas ocasiones, limitan los movimientos y las acciones. Este hecho se ve mucho en empresas pequeñas, las cuales no tienen el valor de afrontar un cambio de estrategia, pese a que esta, si se ejecuta de manera correcta y a través de una buena gestión empresarial, no solo puede mantener el negocio operativo, sino que, además, puede hacer crecer la compañía.

El miedo también se ve agravado por la gran cantidad de acciones o tareas que las empresas tienen que realizar a diario. De nuevo, si se trata de un negocio pequeño, es muy probable que no dediquen tiempo a las tareas propias de una buena gestión empresarial, como son analizar datos, resultados y demás información que puede ayudar a tomar ciertas decisiones.

Es por ello por lo que es imprescindible que la implantación del sistema de gestión empresarial sea acorde, en primer lugar, con las necesidades de la empresa, y en segundo plano, con la infraestructura operativa de la misma. De nada sirve querer modificar o realizar procesos que no son realistas, pues no se dispone de mano de obra, de tiempo, de recursos financieros, etc.

En suma, y para responder a la pregunta que introduce este apartado, disponer de un sistema de gestión empresarial es importante para hacer crecer, de manera orgánica, una empresa, sin importar el tamaño de esta, el mercado o sector en el que opere o cualquier aspecto comparativo. También, es importante para crear sintonía entre los diferentes departamentos, e incluso, para crearlos si es el caso de un pequeño negocio. En según qué situaciones, es más recomendable reorganizar que añadir.

El equipo humano es uno de os recursos más importantes en la gestión empresarial

3. 5 claves para una buena gestión empresarial

Lograr una buena gestión empresarial, la cual sea capaz de optimizar y dotar de eficiencia a los procesos de una empresa precisa de una serie de puntos clave. A continuación, veremos los 5 más significativos.

3.1 Equipo humano

Si hablamos de los recursos de los que dispone una empresa, es muy probable que pensemos en la materia prima o en la capacidad financiera de esta. La realidad es que uno de los recursos más importantes de toda compañía son las personas.

Tendemos a pensar que el equipo humano son los trabajadores que operan máquinas, computadoras o realizan el servicio en sí, y seguramente, todos hemos escuchado a alguien decir que las máquinas remplazarán a los humanos. Es posible que eso ocurra, en cierta medida, pero el equipo humano va más allá de los trabajadores, quienes son muy importantes dentro de una empresa. El equipo humano también son los gobiernos corporativos encargados de tomar las decisiones.

Tras este viaje al futuro, si regresamos al presente, en el que las compañías dependen de las personas, es imprescindible que el sistema de gestión empresarial ponga énfasis en diferentes aspectos relacionados con el equipo humano para poder lograr una mayor productividad y, sobre todo, tener unos altos niveles de motivación.

Si volvemos a mirar a ese futuro robotizado y lo comparamos con los inputs que nos llegan por parte de los consumidores actuales, vemos que hay un factor que se encuentra en disonancia y es el hecho de que, actualmente, los consumidores buscan un trato más personalizado, más individual y cercano.

Por lo tanto, apostar por una gestión empresarial que priorice una mejora constante en el equipo humano, a base de formación, de aprendizaje, de actualización de conocimientos es imprescindible para ofrecer la máxima calidad ya sea en producto o servicio.

3.2 Tecnologías

Volvamos a viajar, de nuevo, al futuro, pero esta vez, no pensemos en robots. Pensemos en cómo sería si las personas pudiéramos hacer cualquier proceso a través de un dispositivo, una computadora o de una máquina, eso es la digitalización.

Con el avance constante de las tecnologías, las empresas han comenzado a apostar por la digitalización masiva de procesos, con un claro objetivo, anteriormente mencionado, la competencia.

Tal y como hemos visto en el punto anterior, los hábitos y comportamientos de los consumidores están cambiando, debido, en gran parte, a la irrupción de las tecnologías en sus vidas cotidianas. En una sociedad en la información se comparte de manera masiva, es comprensible que el público consumidor sea más selectivo y crítico. Se trata de un perfil nuevo en el que se va al detalle.

Por lo tanto, es imprescindible que las compañías, a través de la gestión empresarial, se adapten a las necesidades de los consumidores, con el fin de poder satisfacer las demandas que exigen los mercados.

En todo esto, el uso de las tecnologías juega un papel esencial en este cambio de paradigma. Los usuarios consumidores disponen de tecnologías que facilitan sus vidas y las empresas deben adaptarse a estos nuevos formatos para crear una sinergia en la vida de los consumidores.

Las herramientas tecnológicas más utilizadas por las empresas se podrían agrupar en las siguientes:

  • Programas de ERP & CRM.
  • Sistemas Cloud
  • Sistemas de gestión financiera.
  • Programas de planificación estratégica.

En conclusión, aquellas compañías que quieran seguir el curso de los mercados y los consumidores, precisa del uso de las tecnologías, los cuales también ayudan a conseguir una mayor optimización y eficiencia de los procesos.

3.3 Organización

La organización dentro de una empresa es vital para su supervivencia. Esta organización debe ser total, no solo en aquellos departamentos más directos o productivos.

Desde las directrices, las cuales deben servir de guía para definir los objetivos y los resultados deseados, hasta el último trabajador en la cadena de producción deben desempeñar sus funciones basándose en una organización.

La organización no es otra cosa que desarrollar una hoja de ruta, en la que deben quedar plasmados una serie de puntos, los cuales comenzarán con el estado actual de la empresa y hacia qué objetivos se quieren conseguir y el método y procesos que se harán para lograrlo.

De nada sirve crear esta guía si tanto los objetivos como la situación de la empresa no están en sintonía con la realidad.

3.4 Procesos

Este es uno de los puntos más importantes para lograr una gestión empresarial excelente. La definición, ejecución y seguimiento de los procesos es imprescindible dentro de una empresa, para poder medir el rendimiento real de esta.

Como es lógico, este punto se debe implantar de forma interdepartamental, solo así se puede saber el tiempo y los recursos utilizados para cada proceso. También sirve para medir otros factores importantes como los procedimientos que terminan en éxito, los imprevistos, los errores, tanto cometidos como posibles, entre muchos otros aspectos a tener en cuenta.

Cada proceso debe definirse con un objetivo y un método de aplicación, así como el equipo humano y las herramientas tecnológicas adecuadas. Es por eso por lo que los puntos, vistos anteriormente, tienen un impacto directo en los procesos.

3.5 Información

Por último, todo proceso debe tener una fase de resolución y de comprobación de resultados. Es en este punto en que se precisa una recopilación de información para poder ejecutar un análisis y obtener conclusiones con las que poder tomar decisiones y ver si la gestión empresarial está siendo efectiva.

En el punto anterior hablábamos del rendimiento de los procesos. En este punto vemos cómo ha sido ese rendimiento y si ha logrado los objetivos estipulados por la empresa o si por contra requiere de modificaciones en los procedimientos.

Más adelante, veremos las ventajas que tienen las herramientas digitales en la recopilación de información, pero como avance podemos indicar dos grandes beneficios como son el ahorro de tiempo y de recursos. Dos aspectos muy importantes y que afectan tanto a empresas multinacionales como a pequeños negocios.

Gracias a la obtención de información podemos obtener una serie de indicadores que nos muestran el estado global de una empresa. Estos indicadores se les conoce como KPIs, por sus siglas en inglés de Key Performance Indicators, y miden macros como, por ejemplo:

  • Eficiencia de los procesos de la compañía.
  • Errores y/o problemas.
  • Prioridades.
  • Progreso en tiempo real de los procesos.
  • Alternativas.

Todos estos indicadores deberían estar asociados un objetivo en concreto. Por lo tanto, cada objetivo debería ser analizado de manera independiente.

Planilla Excel legalizacion gastos

4. Beneficios de una buena gestión empresarial

A lo largo de este artículo hemos podido ver cómo la gestión empresarial afecta a una empresa de manera íntegra, no solo en el ámbito interno, también en factores externos en los que tiene incidencia la compañía, como el mercado y la competencia.

Dado que existen muchos factores que pueden alterar la salud de una compañía, es preciso que esta contemple diferentes escenarios y esté preparada para afrontar cambios constantes.

Es por ello por lo que proporcionar a una empresa de una buena gestión empresarial basada en el conocimiento tanto de los procesos que van a llevar a cabo, como del sector donde se moverán, así como los inputs externos que pueden afectar a la empresa de manera indirecta, es imprescindible para asegurar una supervivencia estable, dentro de la inestabilidad del mundo actual.

Todo ello, pese a que puede ser dramático y generar miedo, se puede administrar de una manera favorable gracias a una gestión empresarial correcta.

A continuación, mostraremos las principales ventajas de una buena gestión empresarial.

4.1 Definir objetivos

Para poder definir los objetivos, ya sean a largo o corto plazo, es necesario tener un flujo de información que permita una toma de decisiones adecuada para cada momento.

La gestión empresarial aporta una organización y un sistema en el que la información es un elemento de soporte muy valioso, el cual permite una definición de objetivos realistas, acordes con la capacidad de ejecución de la empresa.

Además, permite mantener un control sobre estas decisiones, a través de un monitoreo que permite realizar rectificaciones cuando se precisen. Este factor ayuda a que los objetivos puedan adquirir cierta flexibilidad e ir adaptándose según cambian los contextos.

4.2 Reducción de costos

Otro de los beneficios de una buena gestión empresarial es el poder controlar el flujo financiero. Con un sistema de optimización de recursos es posible realizar una reducción de costos.

La toma de decisiones en base a los objetivos también contempla como conseguir lo comentando anteriormente, el objetivo principal de una compañía, reducir los costos y aumentar los beneficios y en consecuencia conseguir que la empresa sea más rentable y pueda seguir siendo competente.

4.3 Aumento de la productividad

Siguiendo con lo explicado anteriormente, si se consigue el objetivo de reducir costos y aumentar beneficios, es señal de que la productividad ha aumentado. Esta es otra de las ventajas de implantar una gestión empresarial eficiente, la cual permite conseguir mejores resultados con menos recursos.

Aunque, en según qué casos, no es necesario reducir los recursos, sino saber reorganizarlos para aquellas tareas que requieran de un empujón puntual. Es por ello por lo que es importante poder contar con esta flexibilidad en cuanto a recursos corresponde.

4.4 Detección de errores

Cuando hablábamos de monitorear las decisiones con el objetivo de poder hacer los cambios oportunos para alcanzar los resultados deseados, también hablábamos de la detección de errores.

La gran ventaja de una buena gestión empresarial en este sentido es el poder detectar, de manera anticipada, los posibles errores que puedan producirse. Este factor es muy importante porque afecta a diferentes procesos de la compañía y a diferentes ámbitos, como la productividad y, sobre todo, el aspecto financiero.

De este modo, también se puede hacer frente a uno de los problemas más importantes y que más afectan a las empresas, el fraude financiero. Pese a que se pueda cometer de manera indeliberada, puede conllevar pérdidas económicas para la empresa.

4.5 Identificar soluciones

En relación con el punto anterior, si una buena gestión empresarial sirve para detectar errores, también sirve para proponer e identificar soluciones.

Tal y como se ha ido explicando durante el artículo, la gestión empresarial busca optimizar los procesos y dotar a las empresas de una eficiencia y servir como guía para unas buenas prácticas, las cuales serán de ayuda para resolver los problemas que se generan a diario.

Sería muy poco realista pensar que no se van a producir errores en una empresa, pero para ello se implementa un sistema de gestión empresarial, tanto para detectarlos como para solventarlos con la mayor premura y eficacia.

4.6 Optimización en la búsqueda de nuevas oportunidades

Por último, un beneficio necesario para la supervivencia de las empresas, pues estas, si se quedan estancadas en cuanto a proyectos o clientes se refiere, corren el riesgo de quebrar si alguno de estos falla.

Un buen sistema de gestión empresarial ayuda a encontrar oportunidades que puedan fomentar el crecimiento del negocio, así como nuevas líneas comerciales o de procedimientos que permitan una mayor eficiencia, tanto a nivel de recursos como en el ámbito financiero.

Es por ello por lo que una óptima gestión empresarial sirve para que la compañía pueda posicionarse de manera sólida dentro de los mercados en los que opere.

La gestión empresarial debe ir acorde con las nuevas tecnologías

5. Procesos para implementar una buena gestión empresarial

El momento de implantar un sistema de gestión empresarial puede generar dudas, para ello, disponer de todas las herramientas que generen la confianza necesaria es recomendable para que el cambio se produzca fácilmente.

Para ello, hay algunas acciones que pueden ayudar a que la gestión empresarial sea eficiente desde un inicio. A continuación, veremos 5 de estas acciones.

5.1 Optimización de los recursos financieros

Quizás se trata del recurso más valioso de cualquier empresa, es por eso por lo que la optimización y la eficiencia de los recursos financieros es uno de los aspectos a tener más presentes.

En este punto cabe destacar que una gestión financiera debe ser completa, sin dejar ningún aspecto al azar. Desde el control de las cuentas principales, hasta aquellos métodos de uso más diario y con montos más bajos, como las cajas chicas.

5.2 Monitorear el mercado

Anteriormente ya hemos mencionado el concepto de monitoreo de procesos. En este caso, se trata de un control más específico enfocado al mercado en el que una empresa está realizando su actividad comercial.

Este monitoreo debe ser capaz de ofrecer la suficiente información como para poder tomar decisiones sobres las estrategias a seguir por la compañía ante la competencia.

5.3 Búsqueda constante de talento

En sintonía con el punto anterior y tal y como hemos visto anteriormente, las empresas, además de los recursos financieros, disponen del otro de los recursos más importantes como es el humano.

Y si hablamos de competencia en los mercados, también se debe relacionar esa competencia al sector laboral. Los puestos de trabajo son, relativamente, limitados, por lo que la demanda es superior a la oferta. Esto provoca que haya muchas personas, muy cualificadas, buscando una oportunidad.

Las empresas deben estar atentas a este factor y buscar siempre ampliar la plantilla con los profesionales mejor cualificados. Además, ofrecer formaciones a los propios trabajadores también es una muy buena opción para potenciar el talento interno y descubrir facetas de los empleados que, quizás por sus tareas, no pueden explotar.

5.4 Mejorar la comunicación interna y externa

Como todo en la vida, lo importante es la comunicación. ¿Cuántos problemas en el mundo se resolverían si hubiese más comunicación y más diálogo? Esta pregunta se puede extrapolar a la gestión empresarial.

La comunicación entre los diferentes departamentos de una compañía es esencial para que la gestión empresarial sea efectiva y óptima.

Por otro lado, saber comunicar de puertas a fuera de la compañía es importante para que el público conozca la marca y comiencen a crear preferencias. La comunicación externa es clave para el posicionamiento y conseguir que las empresas puedan crecer.

5.5 Uso de la tecnología para la gestión empresarial

Por último, un tema que hemos tratado a lo largo de todo el artículo es la necesidad de implantar un sistema de gestión empresarial basado en el uso de las tecnologías que faciliten, optimicen la toma de decisiones y automaticen procesos.

Actualmente, existen diferentes herramientas que permiten una gestión empresarial íntegra. Un ejemplo es el que veremos a continuación y que tratan las soluciones para la gestión de gastos.

6. Herramientas para una buena gestión empresarial

Tal y como hemos comentado anteriormente, existen diversas herramientas y soluciones tecnológicas que permiten una gestión empresarial completamente digitalizada.

En este apartado nos vamos a centrar en las soluciones de gestión de gastos, las cuales permiten tener un control absoluto de las finanzas de una empresa. Estas herramientas permiten digitalizar y automatizar muchos de los procesos del departamento financiero, los cuales pueden llegar a ser muy tediosos y requieren de recursos y tiempo por parte de los empleados.

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Bea Naveros
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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