“Lo que no se mide, no se controla; lo que no se controla, no se administra; y lo que no se administra es un caos”. ¿Has escuchado esto alguna vez? Ahora que la has leído, esta frase aplica muy bien a todas las empresas que no implementan una adecuada gestión empresarial. A continuación, todo lo que se debe saber sobre gestión empresarial y cómo optimizarla. ¡Conoce más!
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es la gestión empresarial?
La gestión empresarial es el conjunto de actividades y estrategias que se llevan a cabo para planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las áreas funcionales de la empresa con el objetivo de lograr sus objetivos y metas de manera efectiva y eficiente.
La gestión empresarial implica también tomar decisiones y resolver problemas de manera efectiva, supervisando el rendimiento de la empresa y haciendo cambios cuando sea necesario. Requiere de habilidades de liderazgo, comunicación y trabajo en equipo, así como una comprensión profunda del microentorno (competencia, mercado, clientes proveedores, entre otros) y macroentorno (aspectos políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ecológicos y legales).
2. ¿Qué recursos administra la gestión empresarial?
La gestión empresarial administra diversos recursos que son esenciales para el funcionamiento y el éxito de una empresa. Los recursos principales que se administran en la gestión empresarial incluyen:
2.1 Recursos financieros
Incluyen el capital, los ingresos, el flujo de caja y los activos financieros de la empresa. La gestión financiera se enfoca en maximizar la rentabilidad de la empresa y garantizar que se disponga de los recursos necesarios para cubrir las obligaciones financieras.
2.2 Recursos humanos
Incluyen a los empleados de la empresa, tanto en términos de cantidad como de calidad. La gestión de recursos humanos se enfoca en la contratación, formación, motivación, retención y desarrollo de los empleados, con el fin de lograr un equipo de trabajo eficaz y productivo.
2.3 Recursos materiales
Incluyen los materiales y los equipos necesarios para la producción, la fabricación o la prestación de servicios. La gestión de los recursos materiales se enfoca en la adquisición, el mantenimiento y la gestión eficiente de los materiales y equipos, a fin de optimizar la producción y reducir los costos.
2.4 Recursos tecnológicos
Incluyen la tecnología de la información, los sistemas de información y las herramientas tecnológicas que se utilizan en la empresa. La gestión de recursos tecnológicos se enfoca en la adopción, la gestión y la optimización de la tecnología, con el fin de mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa.
2.5 Recursos naturales
Incluyen los recursos naturales que se utilizan en la producción o en la prestación de servicios, tales como agua, energía y materias primas. La gestión de recursos naturales se enfoca en el uso eficiente de los recursos naturales, la reducción de los residuos y la minimización del impacto ambiental.
3. ¿Cómo administra la gestión empresarial los recursos de una empresa?
La gestión empresarial se basa en una serie de principios fundamentales, para administrar los recursos los recursos de una organización.
3.1 Planificación
Implica estructurar el futuro de la empresa estableciendo objetivos y metas claras, diseñando planes de acción, asignando recursos y definiendo responsabilidades. La planificación es esencial para asegurar que las actividades de la empresa estén alineadas con su visión y misión. Para facilitar este proceso se pueden utilizar herramientas de análisis de la situación interna y del entorno de la organización como “FODA” o “las cinco fuerzas de Porter”.
3.2 Organización
Se refiere a la construcción de la estructura organizativa de la empresa (organigrama) y social (integración del factor humano). Incluye la división de responsabilidades, la asignación de roles y la coordinación de actividades para asegurar la eficiencia en el logro de los objetivos planeados.
3.3 Dirección
Se enfoca en hacer funcionar al personal de la organización. Se relaciona con la supervisión y motivación del talento humano para que cumplan con los objetivos y metas establecidos en la planificación de manera efectiva y eficiente. Implica la comunicación efectiva, la toma de decisiones y el liderazgo adecuado.
3.4 Control
Se refiere al seguimiento y la evaluación de las actividades y procesos para asegurarse de que se estén cumpliendo los objetivos de la organización y que se estén utilizando los recursos de manera eficiente. Incluye el monitoreo de los resultados y la implementación de cambios necesarios para mejorar el desempeño.
3.5 Evaluación
Tiene como objetivo verificar que todo se desarrolle de acuerdo con las normas establecidas y órdenes dadas. Implica la medición y análisis de los resultados de las actividades y procesos de la organización para identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento. La evaluación es esencial para garantizar que la organización siga siendo competitiva y relevante en un entorno en constante cambio.
4. ¿Cuáles son los objetivos específicos de realizar una gestión empresarial?
La gestión empresarial tiene como objetivo principal lograr el éxito y la rentabilidad de una empresa. Para lograr este objetivo, la gestión empresarial se enfoca en los siguientes objetivos específicos:
4.1 Maximizar la rentabilidad
La gestión empresarial busca maximizar los ingresos y minimizar los costos, a fin de lograr la máxima rentabilidad posible para la empresa.
4.2 Garantizar la continuidad del negocio
La gestión empresarial se enfoca en garantizar la continuidad del negocio a largo plazo, a través de la identificación y la gestión de riesgos, la diversificación de los productos y servicios, y la planificación estratégica.
4.3 Fomentar el crecimiento y la expansión
La gestión empresarial busca fomentar el crecimiento y la expansión de la empresa, a través de la innovación, la exploración de nuevos mercados y la adopción de nuevas tecnologías.
4.4 Mejorar la eficiencia y la productividad
La gestión empresarial se enfoca en mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa, a través de la optimización de los procesos, la gestión de los recursos y la motivación y el desarrollo de los empleados.
4.5 Mejorar la calidad de los productos y servicios
La gestión empresarial se enfoca en mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la empresa, a fin de satisfacer las necesidades y las expectativas de los clientes y aumentar su fidelidad.
5. ¿Cuáles son las implicaciones de no tener una gestión empresarial adecuada?
No tener una gestión empresarial adecuada puede tener implicaciones graves para una empresa, tanto a corto, mediano como a largo plazo. Algunas de las implicaciones más importantes son las siguientes:
5.1 Falta de dirección y enfoque
La falta de una gestión empresarial adecuada puede llevar a la empresa a perder el enfoque y la dirección. Sin objetivos claros y una planificación adecuada, la empresa puede perder tiempo y recursos en actividades que no son importantes para su éxito.
5.2 Ineficiencia y baja productividad
Una gestión empresarial deficiente puede llevar a la ineficiencia y a la baja productividad de la empresa. La falta de organización, control y seguimiento puede resultar en un uso inadecuado de los recursos de la empresa y en la disminución de la calidad de los productos y servicios.
5.3 Pérdida de clientes y reputación
La mala gestión empresarial puede llevar a la pérdida de clientes y la disminución de la reputación de la empresa. La falta de atención al cliente, la mala calidad de los productos y servicios, y la falta de innovación pueden hacer que los clientes opten por la competencia.
5.4 Problemas financieros
Una gestión empresarial deficiente puede resultar en problemas financieros graves para la empresa. La falta de control financiero, la mala planificación financiera y la falta de atención a la rentabilidad pueden llevar a la empresa a la quiebra.
5.5 Incapacidad para adaptarse al cambio
La mala gestión empresarial puede hacer que la empresa sea incapaz de adaptarse a los cambios en el mercado y en el entorno empresarial. La falta de investigación y desarrollo, de innovación y de atención a las tendencias pueden hacer que la empresa se quede atrás en la competencia y pierda oportunidades de crecimiento.
6. Importancia de la gestión empresarial
La gestión empresarial es fundamental para el éxito y la supervivencia de cualquier empresa. Algunas de las razones por las cuales la gestión empresarial es importante para las empresas incluyen:
- Establecimiento de objetivos claros alcanzables: La gestión empresarial ayuda a las empresas a establecer objetivos y metas claras que les permiten enfocar sus esfuerzos en lograr resultados específicos. Sin objetivos claros, las empresas pueden perderse de la dirección correcta y desperdiciar recursos en actividades innecesarias.
- Planificación y organización: La gestión empresarial ayuda a las empresas a planificar y organizar sus recursos, incluidos el personal, el tiempo y el dinero, de manera efectiva para alcanzar los objetivos establecidos. Una planificación adecuada y una buena organización pueden garantizar que los recursos de la empresa se utilicen de manera óptima.
- Fomenta la innovación: La gestión empresarial permite identificar oportunidades de innovación y desarrollo de nuevos productos o servicios, lo que puede generar una ventaja competitiva y un crecimiento sostenido.
- Toma de decisiones: La gestión empresarial implica la toma de decisiones estratégicas importantes que afectan la dirección de la empresa. Una buena toma de decisiones puede ayudar a las empresas a aprovechar oportunidades de crecimiento y evitar riesgos innecesarios.
- Control y seguimiento: La gestión empresarial también se encarga de monitorear y controlar el desempeño de la empresa para asegurarse de que se estén cumpliendo los objetivos y que se estén utilizando los recursos de manera eficiente. Esto permite a las empresas detectar problemas y oportunidades de mejora a tiempo.
- Atrae y retiene talento: Una buena gestión empresarial permite atraer y retener talento, ya que los empleados ven a una empresa bien gestionada como un lugar atractivo para trabajar. Adicional a esto, un empleado feliz trata mejor a los clientes, se vuelve más creativo, aportando sus conocimientos para beneficio de la organización.
- Permite cumplir con las normativas y regulaciones vigentes: La gestión empresarial ayuda a las empresas a cumplir con las normativas y regulaciones aplicables, lo que reduce el riesgo de sanciones o multas.
- Adaptabilidad al cambio: La gestión empresarial también ayuda a las empresas a adaptarse al cambio y al entorno empresarial cambiante. Esto implica identificar tendencias, oportunidades y riesgos, y tomar medidas para asegurar que la empresa siga siendo competitiva y relevante.
7. Estrategias clave para optimizar la gestión empresarial
Para generar un proceso de mejora continua en la organización se pueden seguir ciertas acciones:
- Definir objetivos estratégicos claros y alcanzables.
- Financieros: Objetivos que llevan a incrementar la rentabilidad del negocio, ya sea mediante el aumento del volumen de venta o de las mejoras en la productividad.
- De clientes y mercado: Objetivos que incrementan el valor percibido por los clientes y mejoran con ello la posición económica y financiera de la empresa.
- De los procesos internos: Objetivos asociados a las mejoras e innovaciones en las actividades generadoras de valor de los procesos centrales, actuando como fuentes de ventaja competitiva.
- De las personas y la tecnología: Objetivos que se asocian a las competencias, habilidades, tecnología y clima organizacional que inciden directamente en mejoras operativas, de mercado o rentabilidad.
- Realizar un mapa estratégico mostrando claramente los objetivos de los procesos internos básicos que crean valor y los activos intangibles necesarios para respaldarlos.
- Diseñar indicadores de medición y desempeño y definir las metas.
- Realizar seguimiento a los indicadores de desempeño para ver si se están cumpliendo las metas fijadas o no y así ir ajustando los recursos.
- Generar iniciativas.
8. Herramientas de gestión empresarial
Las herramientas de gestión empresarial son técnicas y metodologías utilizadas para mejorar la eficiencia, la eficacia y la rentabilidad de una empresa. Estas herramientas se utilizan en diversas áreas de la empresa, como la gestión de operaciones, la gestión de recursos humanos, la gestión financiera y la gestión de la calidad, entre otras. A continuación, algunas de las más nombradas:
8.1 El empowerment (empoderamiento)
Consiste en delegar y otorgar poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los empleados o equipos de trabajo de la empresa para que tomen decisiones, resuelvan problemas y ejecuten tareas sin tener necesidad de depender de la aprobación de sus superiores. Para que sea pueda ser exitoso se debe:
- Suministrar información adecuada.
- Proporcionar las herramientas y recursos adecuados.
- Brindar y recompensar el desempeño.
8.2 El Outsourcing (Subcontratación o tercerización)
El outsourcing, también conocido como subcontratación, es un proceso empresarial en el cual una empresa contrata a otra empresa externa para llevar a cabo una tarea o proceso específico en lugar de realizarlo internamente. Esto puede involucrar la subcontratación de servicios como la contabilidad, el marketing, la atención al cliente, el desarrollo de software, la fabricación, entre otros. El objetivo principal del outsourcing es reducir costos y aumentar la eficiencia al aprovechar la experiencia y las capacidades de otra empresa.
Sin embargo, también hay ciertos riesgos asociados con el outsourcing. La subcontratación puede aumentar la dependencia de una empresa en terceros, lo que puede llevar a una falta de control y transparencia en las operaciones. Además, el outsourcing también puede llevar a problemas de calidad si la empresa contratada no cumple con los estándares requeridos.
8.3 El benchmarking
El benchmarking es una técnica de gestión empresarial que implica comparar y medir el desempeño de una empresa en relación con otras empresas líderes en el mismo sector o en una industria relacionada. El objetivo principal del benchmarking es mejorar la eficiencia y la eficacia de una empresa identificando las mejores prácticas y procesos utilizados por otras empresas líderes y aplicándolos en su propio negocio.
8.4 Balanced Scorecard (BSC)
El Balanced Scorecard (BSC) o cuadro de mando integral es un sistema dinámico de medición y gestión estratégica que permite a las empresas definir y monitorear sus objetivos estratégicos a través de cuatro perspectivas: financiera, cliente, procesos internos y aprendizaje y crecimiento. Es un modelo de gestión que ayuda a las organizaciones a transformar la estrategia en objetivos operativos, los cuales constituyen la guía para la obtención de resultados de negocio y de comportamientos alineados de las personas de la organización.
8.5 Reingeniería de procesos (BPR)
La reingeniería de procesos, también conocida como Business Process Reengineering (BPR), es una estrategia empresarial que implica la revisión y rediseño radical de los procesos empresariales con el objetivo de mejorar la eficiencia, la calidad y la rentabilidad de la empresa. La reingeniería de procesos implica la eliminación de procesos innecesarios o ineficientes, la reorganización de procesos y la implementación de nuevas tecnologías y sistemas para mejorar el rendimiento y la productividad.
8.6 Business Intelligence
El Business Intelligence (BI) es un conjunto de tecnologías, procesos y metodologías que permiten la transformación de datos en información útil y relevante para la toma de decisiones empresariales. BI involucra la recopilación, análisis y presentación de datos de diversas fuentes en una forma estructurada y fácil de entender, lo que permite a los usuarios tomar decisiones informadas basadas en datos y hechos en lugar de suposiciones o intuiciones. BI se utiliza en diferentes áreas de la empresa, desde finanzas y marketing hasta recursos humanos y operaciones, y puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la rentabilidad.
8.7 Gestión de la calidad total (TQM)
La gestión de la calidad total (TQM, por sus siglas en inglés) es una estrategia empresarial que implica un enfoque holístico para mejorar la calidad de los productos y servicios de la empresa. La TQM se enfoca en la mejora continua de los procesos, la eliminación de desperdicios y la satisfacción del cliente.
8.8 Análisis FODA (SWOT)
Es una herramienta de análisis estratégico que permite identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa, con el fin de desarrollar estrategias que permitan aprovechar las oportunidades y superar las debilidades.
9. ¿Por qué automatizar la gestión administrativa de tu empresa?
Como se vio en apartados anteriores una de las estrategias clave para optimizar la gestión empresarial es mediante la utilización de soluciones de software de gestión empresarial. A continuación, algunas buenas razones para querer migrar a software de gestión empresarial inteligente:
- Permiten ahorrar tiempo y recursos a la empresa. En lugar de realizar tareas repetitivas manualmente, como la entrada de datos, la automatización puede realizar estas tareas de manera más rápida y precisa.
- Mejoran la eficiencia al reducir los errores humanos y garantizar que los procesos se realicen de manera constante y uniforme.
- Proporcionar una mayor visibilidad y control sobre los procesos administrativos de la empresa, lo que puede ayudar a los gerentes a tomar decisiones más informadas y a identificar áreas de mejora.
- Mejoran la precisión y la calidad de los procesos administrativos al reducir los errores humanos y garantizar que los procesos se realicen de manera constante y uniforme.
10. ¿Qué características debe tener una buena solución de gestión empresarial?
Existen varias soluciones disponibles en el mercado que permiten integrar, gestionar y automatizar los procesos empresariales en un sistema centralizado. Programas ERP & CRM, sistemas Cloud, programas de planificación estratégica, sistemas de gestión financiera, entre otros, que pueden ayudar a las empresas a tener una gestión empresarial eficiente.
La elección de cualquiera de ellas depende de las necesidades específicas de cada empresa. Algunas están orientadas a sistematizar las áreas más críticas de las organizaciones y otras están orientadas en resolver problemas puntuales como por ejemplo el control y legalización de gastos. Un ejemplo claro de una herramienta Cloud de gestión y legalización de gastos de viaje es Tickelia que cuenta con tecnologías de punta que permitan ahorrar tiempo y esfuerzos en un mínimo de 80% en la gestión de las notas de gastos y viajes de empresa.
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