¿Cómo tener un mejor control de la gestión de gastos de empresa?

Tener un control exhaustivo de los gastos de empresa es esencial para cualquier compañía que quiera ser eficiente, de lo contrario, la empresa puede llegar a tener problemas de rentabilidad. Para poder llevar a cabo una correcta gestión de los gastos de empresa es fundamental conocer las diferentes tipologías de gastos, ya que, según su clasificación, los gastos se deberán tratar de una manera u otra.

1. ¿Qué son los gastos de empresa?

Los gastos de empresa se definen como el conjunto de salidas de dinero que se originan a partir de la actividad del negocio y que tienen un impacto directo sobre el presupuesto. El volumen de estos puede cambiar según el sector y el tamaño de la empresa, por los gastos pueden ser de mayor o menor cantidad. A continuación, entraremos en detalle y veremos cada uno de ellos.

1.1 ¿Por qué clasificar los gastos de empresa?

Es importante tener en cuenta todos los gastos efectuados en una empresa, y para ello es necesario clasificarlos según su tipología. Saber diferenciar y catalogar cada uno de los gastos es esencial para la administración del negocio porque:

• Es indispensable para una correcta gestión contable.
• Proporciona una visión detallada de los costes del negocio.
• Facilita la elaboración de presupuestos.
• Ayuda a detectar qué gastos se pueden deducir.

2. Tipos de gastos de empresa

Hay diferentes clases de gastos de empresa, que se engloban según su origen y función. Las principales categorías de gasto estas:

2.1 Gastos generales

Los de este tipo surgen para que la empresa funcione. Es decir, cada organización los tiene, independientemente del servicio ofrecido o la producción. Son necesarios para que una empresa siga en marcha. Algunos ejemplos son:

• El alquiler del lugar de trabajo.
• Gastos de viaje.
• Gastos de servicio.
• Mantenimiento y reparaciones.
• Logística y transporte.
• Compra de material de oficina.
• Marketing, publicidad y diseño gráfico.
• Gastos administrativos y financieros.
• Seguridad social, nóminas y salarios.

2.2 Gastos directos

A diferencia de los anteriores, los que entran dentro de este punto, vienen de la elaboración del producto, servicio o proyecto. Sirven para darle continuidad al negocio e incluyen la materia prima, o los recursos humanos que se emplean en la producción. Como este tipo de gastos tiene que ver con la creación, ejemplos claros sobre ellos son:

• El pago a los trabajadores.
• Dinero destinado al control de calidad.
• Adquisición de la materia prima para la elaboración de productos.

2.3 Gastos indirectos

Este tipo de gastos no están directamente relacionados con la actividad productiva de la compañía, pero permiten a la empresa que siga funcionando con normalidad. Ejemplos de ellos son:

• Los gastos de mobiliario.
• Equipos tecnológicos.
• Material de oficina.
• Material de limpieza, etc.
• Vigilancia.
• Gastos por administración, dirección y organización.
• Herramientas o materiales.

Los gastos indirectos son aquellos más básicos. Sin ellos, la empresa no podría llevar a cabo su actividad productiva.

2.4 Gastos fijos

Encontramos en esta categoría los que no cambian nunca, independientemente de cómo esté funcionando una empresa. Los gastos fijos se rigen por la fecha en la que toca pagarlos, como las mensualidades del alquiler de una oficina. Son inamovibles y no se pueden evitar. Algo que facilita el control de estos desembolsos es que son previsibles. Algunos ejemplos de gastos fijos son:

• Electricidad.
• Alquiler.
• Pago de seguro.
• Pago de tasas o impuestos.
• Servicios de especialistas en su sector como serían abogados, economistas, asesores, arquitectos, entre otros.
• Gastos administrativos.

2.5 Gastos variables

Los gastos variables cambian según la actividad que la organización esté teniendo en ese momento; es decir, si hay un incremento o una bajada de productividad, la cantidad de estos gastos variables también se verá alterada.

• Pago de la cantidad de materia prima: productos terminados o semiterminados, en función de cuánta cantidad se produzca.
• Subcontrataciones a empresas que se especialicen en programación, diseño gráfico, la creación de contenido audiovisual, etc.
• Embalaje: el material que se usa en el empaquetado del producto también cambia según la cantidad de producción y ventas.
• Comisiones: como las que el banco solicita por el uso del datáfono en las empresas.

2.6 Gastos extraordinarios

Engloba los gastos que no se pueden prever, ya que no son frecuentes y surgen inesperadamente. Los que encajan dentro de esta categoría son:

• Multas.
• Sanciones.
• Incendios.
• Inundaciones.

Lo que tienen en común estos cuatro casos, es que cuando una empresa se enfrenta a este tipo de situaciones, su actividad productiva se ve afectada durante un período de tiempo, es por eso que tenerlos en cuenta a nivel presupuestario es útil para evitar grandes pérdidas monetarias.

3. Otros tipos de gastos

Antes hablábamos de los más usuales, pero dentro de los gastos variables existen otros mucho más específicos que también son importantes mencionar para tener un correcto control sobre los gastos. Aquí encontramos los siguientes:

• Gastos de representación: Son los que se usan para crear y para mantener la relación con clientes y proveedores, ya sean nuevos o existentes.
• Gastos de viáticos y viajes: Provienen de alojamientos y comidas para que el personal haga su función fuera del lugar de trabajo habitual.
• Gastos de kilometraje: Se efectúan cuando alguien de la plantilla tiene que utilizar su propio vehículo para desplazarse por razones profesionales.
• Gastos de ocio, entretenimiento y bienestar: Invitación a congresos, eventos culturales, deportivos y espectáculos para los trabajadores.

4. ¿Qué son los reportes de gasto?

Un reporte de gasto es un documento en el que cada trabajador introduce sus gastos de empresa, por ejemplo, gastos de viaje, viáticos, gastos de representación, etc. Sirven para obtener el reembolso de lo que han gastado siempre que vaya relacionado con su actividad laboral.

4.1 Flujo de gestión manual

Cuando se gestionan los gastos de empresa de forma manual, hay una cadena de pasos a seguir para que se realicen debidamente. A pesar de la existencia de herramientas tecnológicas que pueden automatizar y digitalizar íntegramente todo este proceso, todavía hay empresas que se decantan por el método tradicional:

• El empleado rellena un formulario (reporte de gastos) en Excel especificando los gastos.
• Adjunta los recibos en papel al reporte de gastos.
• El empleado firma el reporte de gastos y esta pasa a revisión del responsable.
• Se realiza el apunte contable de los gastos.
• Los tiques se archivan, así como los reportes de gastos.
• Se procede al reembolso del dinero al empleado.

Vemos que se trata de un proceso largo, tedioso y con muchas idas y venidas de información. Por eso es un método ineficiente para el control de gastos.

4.2 Inconvenientes de la gestión manual de los reportes de gasto

Si te estabas planteando los inconvenientes de mantener los reportes de gasto en papel, te los explicamos un poco más:

• Pérdida de tiempo: especialmente para los empleados del departamento de contabilidad, tiempo que podrían invertir en otras responsabilidades. No se trata de un proceso fácil o especialmente rápido.
• El riesgo de fraude interno relacionado con los reportes de gasto es algo común e implica aún más tiempo y más trabajo para ser solucionado.
• Dificultad a la hora de organizar y clasificar cada recibo.
• Archivo en físico: al tratarse de un proceso que no está digitalizado, el acceso a los documentos queda limitado por la localización y también se destina dinero a mantener esos archivos con los recibos.
• Existen pérdidas de justificantes y recibos: No digitalizar el proceso de gestión de gastos no es nada favorable para el panorama actual, cuando hablamos de teletrabajo o de la posibilidad de trabajar a distancia, ya que si se tiene que guardar el reibo es probable que se pierda, manche o dañe.

5. 9 Tips para tener los costes del negocio bajo control

Mantener el control de los gastos de empresa es de vital importancia, ya que las organizaciones dependen de los ingresos y beneficios que generan a través de sus servicios o productos. Para evitar confusiones con las pérdidas y ganancias, es fundamental saber diferenciar y gestionar cada tipo de gasto. Aquí dejamos un listado de consejos sobre cómo mejorar el control de gastos de empresa.

5.1 Crea una política de gastos

Estipular normas generales y compartirlas con la plantilla, hace que todos las tengan presentes cuando quieran comprar algo necesario para la compañía. Además, este sistema ayuda a priorizar según la importancia y urgencia de cada ítem, teniendo en cuenta el presupuesto ya acordado.

Es fundamental una buena comunicación de esta política, para que sea conocida por todos los empleados que realizan gastos y evitar confusiones y malentendidos que pueden llegar a enrarecer, y mucho, el clima laboral. Un trabajador al que no se le compense un gasto que ha adelantado porque no ha comprendido la política de gastos de la organización es un empleado que, en cierto modo, puede llegar a sentirse estafado por la empresa, aunque en realidad no sea así.

Por lo tanto, es vital comunicar por escrito y de forma entendible cuáles son los criterios, límites y restricciones para la liquidación de gastos, especialmente en el caso de:

• Dietas.
• Kilometraje.
• Alojamiento.
• Gastos de representación.

Además, la empresa debe estar involucrada en la reducción y optimización de los gastos. Incentivar al personal con algún tipo de premio por ahorrar también ayuda a que la concienciación de la plantilla sea efectiva.

Por otra parte, si la compañía dispone de una solución integral para la gestión de gastos como Tickelia, la política de gastos podrá integrarse en la herramienta de gestión, gracias a la configuración de límites y restricciones.

5.2 Establece un presupuesto detallado

Cuando la empresa crea un presupuesto, se asegura de saber en qué se invierte el dinero ganado y cuánta cantidad se está gastando. Si tenemos en cuenta los gastos que hemos mencionado, determinar la cantidad necesaria facilita su control y regulación. Para hacer un presupuesto riguroso, es necesario:

• Predecir ingresos y gastos: estimar cuidadosamente los ingresos provenientes de las ventas y los gastos.
• Tener un plan estratégico: implementar metas financieras para la compañía de forma medible y realista. Se puede hacer benchmarking, analizar estudios anteriores, etc. Calculando los objetivos de manera fiable evitamos ir a ciegas.
• Revisiones de seguimiento: generalmente el presupuesto es anual, pero revisarlo de manera periódica, ayuda a saber si alguna área o departamento requiere de un presupuesto mayor o en qué aspectos financieros se pueden mejorar.
• Tener en cuenta cada área: relacionado con el punto anterior, es importante crear el presupuesto considerando todas las partes operativas de la empresa con tal de poder mantener su control y seguimiento.

El presupuesto general que la empresa realiza anualmente debe ir ligado a los presupuestos particulares de cada proyecto comercial, de forma que los gastos puedan imputarse a un proyecto y tener así un mejor control sobre los costes.

5.3 Controla el fraude interno

El fraude interno en relación con el reporte de gastos es una práctica más extendida de lo que se pueda pensar. Generalmente se trata de pequeños fraudes, pero que al cabo del año pueden causar un gran perjuicio al negocio. Algunos ejemplos de ello son pasar una nota de gasto personal como gasto profesional, o bien inflar el kilometraje de un desplazamiento.

Además de tener una política de tolerancia cero hacia estas irregularidades, la automatización de la gestión de los gastos previene de modo efectivo el fraude por parte de los mismos empleados del negocio.

5.4 Negocia con los proveedores

Los proveedores son una parte clave en cuanto a gestión de gastos de empresa, por eso es importante revisar los contratos que se han establecido y valorar la posibilidad de mejorarlos. Algunos puntos para tener en cuenta cuando queremos mantener y mejorar estos lazos profesionales son:

• Desarrollo del vínculo: para poder establecer una buena comunicación, hay que dedicarles tiempo y desarrollar la relación empresarial de la mejor manera. Así, se establecen relaciones profesionales con la confianza suficiente para negociar e implementar cambios en los contratos.

• Innovación y administración: asegurarse de contar con un software que ayude a administrar los proveedores ajustándose al objetivo y sector de la empresa, hace que todo esté en orden y que la información necesaria quede registrada de forma eficiente.
• Puntualidad de pago: mantener los tiempos adecuados a la hora de pagar a los proveedores también es importante para mantener esta asociación.

En cuanto a este último punto, también es muy recomendable analizar el periodo medio de pago a los proveedores (PMP) y establecer las estrategias adecuadas para mejorar el ROI y la estabilidad presupuestaria del negocio.

5.6 Integra el Business Intelligence

El análisis de costes sistemático es una tarea que en la actualidad los responsables o controllers financieros pueden realizar en tiempo real, gracias a la automatización de procesos que implica el uso de la tecnología en la gestión contable y financiera.

Las herramientas tecnológicas acumulan multitud de datos que pueden convertirse en información útil en la toma de decisiones empresariales, gracias al uso del Business Intelligence.

Realizar informes sobre los costes empresariales de forma periódica, comparando las variables más relevantes es esencial para detectar desviaciones presupuestarias y mantener los costes variables bajo control.

5.7 Automatiza el pago en nómina

Para llevar a cabo una completa digitalización del proceso de gestión de gastos de empresa, también es conveniente contar con una automatización integral del departamento de RR.HH. En este caso, implementar una solución integral de nómina y RR.HH. como Epsilon RH de Grupo Castilla e integrarla con soluciones expertas en gestión de gastos como Tickelia, permite a las empresas automatizar todo el proceso de gestión, desde el reporte hasta la contabilización de estos importes, así como su posterior liquidación en la nómina de los empleados.

5.8 Digitaliza las facturas

La digitalización certificada de las facturas permite convertir las facturas impresas a un formato electrónico mediante el uso de un software homologado. Los documentos digitalizados de este modo son admitidos por la DIAN y hacen innecesaria la introducción manual de sus datos o la conservación del original en papel.

5.9 Automatiza los procesos de gestión de gastos

Una vez hemos usado herramientas inteligentes para el pago de los gastos y hemos digitalizado la documentación, la automatización de procesos de gestión es el siguiente paso lógico.

Automatizar todo el proceso que engloba el pago, la aprobación, el reporte, la contabilización, la conciliación y la deducción de los gastos de empresa aumenta de forma notable el control de costes y proporciona un ahorro de hasta un 90% en el tiempo dedicado a su gestión, por lo que ayuda a que los trabajadores dejen de sentirse desmotivados por llevar a cabo tareas monótonas y repetitivas que no aportan ningún valor real a la compañía.

Tickelia es la solución para la digitalización y gestión integral de gastos de empresa, haciendo que el proceso sea rápido, fácil y eficaz:

• Reporte de gastos: con Tickelia es fácil reportar los gastos sin tener que preocuparse de los recibos en papel; solo es necesario hacerles una foto desde la App de Smartphone y el sistema se encarga de digitalizarlo. Tickelia facilita el reporte de gastos de tipologías diversas y con varios formatos, por lo que permite el reenvío de las facturas recibidas por mail o el reporte de viáticos por convenio, entre otros.
• Digitalización y tecnología OCR: gracias a esta solución nos podemos olvidar de conservar los recibos en papel, ya que con su tecnología OCR + ICR Tickelia permite capturar hasta 18 campos del recibo.
• Gestión financiera: con Tickelia la compañía puede tener un control presupuestario y analítica de costes al detalle, gracias a una liquidación y contabilización automática.   

Por lo tanto, Tickelia permite una gestión y control de costes con una visión de 360º, un aumento de la productividad y una reducción del fraude interno y los errores manuales gracias a la detección de anomalías en los gastos reportados.