Sabías que la rendición de gastos ayuda a que las empresas tengan más credibilidad y transparencia de sus actividades financieras y económicas, esto porque deben justificar y soportar, con documentos válidos, los gastos e inversiones que hayan realizado. Te explicamos a profundidad todo lo que debes saber antes de hacer la rendición de tus actividades financieras.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es la rendición de gastos?
La rendición de gastos es el proceso mediante el cual una entidad justifica y presenta los gastos realizados durante un determinado período de tiempo. Este proceso es comúnmente utilizado en entidades públicas y privadas para asegurar la transparencia y el control de los recursos financieros.
La rendición de gastos implica presentar los comprobantes y documentos que respalden los gastos realizados, como facturas, recibos, vouchers u otros documentos equivalentes. Estos documentos deben ser detallados y estar correctamente registrados, indicando la fecha, el concepto del gasto, el monto y la persona o entidad beneficiaria.
En el ámbito público, la rendición de gastos es especialmente importante, ya que implica el manejo de recursos públicos y la necesidad de rendir cuentas ante los ciudadanos. En este contexto, existen normativas y procedimientos específicos que establecen los requisitos y plazos para la rendición de gastos, así como los mecanismos de control y fiscalización.
Es importante destacar que la rendición de gastos busca garantizar la legalidad, la eficiencia y la transparencia en el uso de los recursos financieros. Además, contribuye a prevenir y detectar posibles casos de corrupción o malversación de fondos si es en el sector público.
Y para las empresas es muy importante tener la rendición de gastos porque les ayuda organizar sus actividades financieras, mostrar transparencia en sus acciones, prevenir cualquier irregularidad y mantener una buena reputación.
Resoluciones y normativas que ha comunicado la DIAN hablan de hacer una correcta rendición de gastos como la Resolución 000278 del 19 de enero de 2021, la cual dice que se debe hacer un correcto reconocimiento de los gastos y una buena legalización definitiva de las cajas menores.
2. ¿Tipos de rendición de gastos?
Las empresas pueden tener una gran variedad de gastos dependiendo de su actividad económica, propósito o naturaleza, y por eso se pueden identificar varios tipos de rendición de gastos. Estos son algunos ejemplos.
- Rendición de gastos de representación: Se refiere a los gastos incurridos por empleados o directivos de una empresa en actividades de representación de la organización, como comidas o eventos de networking con clientes, proveedores u otras partes interesadas.
- Rendición de gastos de operación o caja menor: Comprende los gastos necesarios para el funcionamiento diario de la empresa, como suministros de oficina, servicios públicos, mantenimiento, reparaciones, contratación de servicios externos, entre otros.
- Rendición de gastos de viaje o viáticos: Implica la presentación y justificación de los gastos relacionados con los viáticos o viajes de trabajo de los empleados, incluyendo tiquetes de avión, hospedaje, transporte local, alimentación y otros gastos necesarios durante el período de viaje.
- Rendición de gastos de marketing y publicidad: Incluye los gastos relacionados con las actividades de marketing y promoción de la empresa, como publicidad en medios, diseño gráfico, material impreso, participación en eventos o ferias comerciales, entre otros.
- Rendición de gastos de capacitación y formación: Se aplica a los gastos realizados para la capacitación y desarrollo de los empleados, como inscripciones a cursos, talleres, seminarios, adquisición de materiales educativos y otros gastos relacionados con la formación del personal.
- Rendición de gastos de investigación y desarrollo: Se refiere a los gastos realizados en proyectos de investigación y desarrollo de nuevos productos, mejoras tecnológicas o innovación en la empresa.
3. ¿Por qué es importante hacer la rendición de gastos?
La rendición de gastos es importante para las empresas ya que proporciona una mejor organización financiera a la compañía, permite conocer en amplia forma en que se invierte o gastan los recursos de la empresa. Sin embargo, existen más razones por las que es importante su uso. Estas son:
- Transparencia y control: La rendición de gastos garantiza la transparencia en el uso de los recursos financieros de la empresa. Permite tener un registro claro y detallado de los gastos realizados, lo que facilita el control interno y la supervisión de los recursos.
- Cumplimiento normativo: En muchos países, existen regulaciones y leyes que establecen requisitos específicos para la rendición de gastos. Cumplir con estas normativas evita sanciones legales y asegura que la empresa opere de manera legal y ética.
- Prevención de fraudes y malversación: La rendición de gastos establece un sistema de verificación y validación de los gastos realizados. Esto ayuda a prevenir y detectar posibles casos de fraude o malversación de fondos dentro de la empresa.
- Control de costos y presupuesto: Al tener un seguimiento detallado de los gastos, las empresas pueden controlar mejor sus costos y compararlos con el presupuesto establecido. Esto permite identificar áreas de gastos excesivos o ineficientes y tomar medidas correctivas.
- Toma de decisiones informadas: La información proporcionada por la rendición de gastos permite a los directivos y responsables financieros tomar decisiones basadas en datos concretos. Pueden evaluar la rentabilidad de ciertas actividades o proyectos y ajustar los gastos en consecuencia.
- Auditoría y fiscalización: La rendición de gastos facilita los procesos de auditoría interna y externa. Los registros detallados y los documentos respaldatorios sirven como evidencia para demostrar la correcta utilización de los recursos y cumplir con los requerimientos de los auditores.
La rendición de gastos es una práctica fundamental para mantener una gestión financiera eficiente y confiable. Cada vez más empresas están teniendo un mayor control de sus gastos y una organización más clara de sus recursos.
4. ¿Cómo se hace la rendición de gastos?
La realización de rendición de gastos puede variar dependiendo de las políticas y procedimientos internos de cada organización. Por lo tanto, es fundamental consultar y seguir las normativas internas establecidas que tenga la organización.
Sin embargo, generalmente tienen algunos pasos comunes:
4.1 Recopilación de documentos
La recopilación de documentos en la rendición de gastos se refiere al proceso de reunir todos los comprobantes y documentos necesarios que respalden los gastos realizados. Estos documentos son fundamentales para demostrar la validez y legitimidad de los gastos ante la empresa, el departamento de finanzas o cualquier otra entidad encargada de revisar y aprobar la rendición de gastos.
Los documentos que generalmente se recopilan incluyen:
- Facturas: Son documentos emitidos por el proveedor o vendedor que detallan los bienes o servicios adquiridos, indicando la fecha, el monto, los conceptos y los datos del proveedor.
- Recibos o tickets: Son comprobantes más pequeños y simples que se emiten al momento de realizar un pago, especialmente comunes en gastos como transporte, estacionamiento, comidas rápidas, etc.
- Vouchers o comprobantes de pago: Son documentos que respaldan pagos realizados, como extractos bancarios, recibos de transferencias electrónicas o cualquier otro documento que demuestre la transacción financiera.
- Contratos o convenios: En algunos casos, puede ser necesario presentar contratos o convenios firmados que justifiquen la necesidad y validez de ciertos gastos, como acuerdos de servicios o contratos de arrendamiento.
Es importante que los documentos recopilados estén completos, legibles y contengan la información requerida para respaldar adecuadamente los gastos. Además, se recomienda mantener una copia digital o física de estos documentos como respaldo adicional en caso de necesitarlo en el futuro. La recopilación de documentos es esencial para respaldar los gastos y asegurar la transparencia y validez de las transacciones financieras en la rendición de gastos.
4.2 Clasificación y registro
La clasificación y registro en la rendición de gastos es el proceso de organizar y categorizar los gastos de acuerdo con su naturaleza, concepto o finalidad. Consiste en asignar una categoría o cuenta contable a cada gasto y registrarlos de manera ordenada y sistemática en un formato o sistema de control interno.
La clasificación y registro de los gastos permite tener una visión clara y estructurada de cómo se han distribuido los recursos financieros de la empresa. Al asignar categorías específicas a los gastos, se facilita el análisis y la gestión de estos, lo que ayuda a tomar decisiones informadas sobre el presupuesto y el control de costos.
Algunos ejemplos comunes de categorías en la clasificación de gastos pueden incluir:
- Alimentación: Gastos relacionados con la comida, ya sea en restaurantes, cafeterías o supermercados.
- Transporte: Gastos de transporte, como tiquetes de avión, pasajes de autobús, combustible, estacionamiento, taxis, entre otros.
- Alojamiento: Gastos asociados a la estadía en hoteles, apartamentos de alquiler o similares.
- Servicios públicos: Gastos de servicios básicos como electricidad, agua, gas, telefonía, internet, entre otros.
- Suministros de oficina: Gastos relacionados con la compra de materiales de oficina, como papel, esferos, carpetas, entre otros.
- Mantenimiento y reparaciones: Gastos destinados a reparaciones o mantenimiento de equipos, infraestructura u otros activos de la empresa.
La clasificación de los gastos se adaptará a las necesidades específicas de la empresa, pero es fundamental hacer esta clasificación, pues se facilita el seguimiento de los gastos, el análisis financiero y la elaboración de informes precisos para la rendición de cuentas y la toma de decisiones estratégicas.
4.3 Revisión y aprobación
La revisión y aprobación en la rendición de gastos es un paso crucial del proceso en el cual se verifica y valida la adecuación de los gastos presentados antes de que sean aprobados y procesados para su reembolso o liquidación si llega a ser el caso. La revisión y aprobación involucra generalmente los siguientes aspectos:
- Verificación de cumplimiento: Se comprueba si los gastos presentados cumplen con las políticas y procedimientos internos establecidos por la empresa. Esto incluye verificar si los gastos están dentro de los límites autorizados, si los conceptos son permitidos y si se han seguido los pasos y requisitos establecidos.
- Comprobación de documentos: Se revisa minuciosamente cada uno de los documentos presentados como respaldo de los gastos. Esto implica verificar la autenticidad de las facturas, recibos o tickets, y asegurarse de que los datos y la información sean legibles y correspondan a la transacción realizada.
- Aprobación de autoridades competentes: Dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, los gastos pueden requerir la aprobación de un supervisor, gerente, director o departamento específico antes de ser aprobados para su reembolso o liquidación. Estas autoridades evaluarán la justificación y la pertinencia de los gastos antes de dar su aprobación final.
- Control de fraudes y errores: Durante el proceso de revisión, también se busca detectar posibles fraudes o errores en la rendición de gastos. Se realizan análisis y cruzamiento de información para asegurarse de que los gastos sean legítimos y consistentes con las transacciones realizadas.
La revisión y aprobación en la rendición de gastos tiene como objetivo garantizar la coherencia, la validez y la legalidad de los gastos presentados. Contribuye a mantener la integridad y el control en el manejo de los recursos financieros de la empresa, así como a prevenir posibles irregularidades o malversaciones.
4.5 Elaboración de informes
La elaboración de informes en la rendición de gastos se refiere al proceso de recopilar, organizar y presentar la información relevante sobre los gastos realizados en un formato estructurado y comprensible. Estos informes proporcionan un resumen detallado de los gastos incurridos por la empresa en un período determinado, ya sea mensual, trimestral o anual. Al elaborar informes de rendición de gastos, se suelen incluir los siguientes elementos:
- Desglose de gastos: Se presenta un desglose detallado de los gastos por categoría o cuenta contable, lo que permite identificar cuánto se ha gastado en cada área específica de la empresa, como viajes, alimentación, suministros, etc.
- Totales y subtotales: Se calculan los totales y subtotales de los gastos, lo que facilita una visión general del gasto total y permite realizar comparaciones entre períodos o presupuestos establecidos.
- Análisis de variaciones: En algunos informes, se pueden incluir análisis de variaciones para identificar cambios significativos en los gastos en comparación con períodos anteriores o con los presupuestos establecidos. Esto ayuda a comprender las razones detrás de las fluctuaciones y permite tomar medidas correctivas si es necesario.
- Gráficos y visualizaciones: Para facilitar la comprensión y la presentación de los datos, los informes de rendición de gastos pueden incluir gráficos, tablas o visualizaciones que ayuden a representar de manera clara y concisa la información.
- Anexos: En algunos casos, puede ser necesario adjuntar anexos que respalden los informes, como copias de facturas, recibos o cualquier otro documento necesario para validar los gastos presentados.
La elaboración de informes en la rendición de gastos tiene como objetivo proporcionar una visión general y clara de los gastos realizados, lo que ayuda a la toma de decisiones financieras, la planificación presupuestaria y la presentación de informes a las partes interesadas internas y externas, como directivos, accionistas, inversionistas o entidades reguladoras. Estos informes son esenciales para evaluar el desempeño financiero de la empresa y mantener un control efectivo de los recursos.
4.6 Presentación y justificación
La presentación y justificación en la rendición de gastos se refiere al proceso de presentar los gastos incurridos y proporcionar una explicación o respaldo adecuado para demostrar la validez y la necesidad de esos gastos. Implica comunicar de manera clara y concisa la información pertinente relacionada con los gastos realizados, así como proporcionar documentación y argumentos sólidos que respalden su legitimidad.
La presentación y justificación en la rendición de gastos es fundamental para asegurar que los gastos sean adecuadamente evaluados, aprobados y reembolsados. Proporciona una narrativa coherente y respaldada por documentación válida que permite una comprensión clara de los gastos realizados y su pertinencia en el contexto empresarial.
4.7 Reembolso o liquidación
Se refiere al proceso mediante el cual se devuelve el dinero o se compensa al empleado o individuo que ha realizado gastos con su dinero personal para los gastos de la empresa. Para tener una correcta devolución de esos gastos, el empleado debe antes realizar una serie de pasos como:
- Proceso de solicitud: El empleado o individuo que realizó los gastos debe completar un formulario o solicitud de reembolso que incluya los detalles de los gastos incurridos, los documentos respaldatorios adjuntos y cualquier otra información requerida por la empresa.
- Verificación y validación: La empresa o el departamento financiero revisará y verificará la rendición de gastos, asegurándose de que los gastos cumplan con las políticas y procedimientos establecidos. Se verificará la adecuada presentación de los documentos y se realizarán las comprobaciones necesarias antes de proceder con el reembolso o liquidación.
- Cálculo del reembolso: Se determinará el monto a reembolsar al empleado, que generalmente corresponderá al valor de los gastos aprobados y documentados correctamente.
- Proceso de pago: Una vez que se ha verificado y calculado el reembolso, se procede a efectuar el pago al empleado o individuo correspondiente. Esto puede hacerse mediante una transferencia bancaria a su cuenta personal, aumento en la próxima nomina u otro método de pago acordado previamente.
- Registro contable: La empresa debe realizar los registros contables correspondientes para reflejar el reembolso o liquidación de los gastos en sus libros contables. Esto garantiza la adecuada documentación y trazabilidad de los gastos en los registros financieros de la empresa.
El reembolso o liquidación en la rendición de gastos es un proceso esencial para cerrar el ciclo de la gestión de los gastos. Permite que los empleados sean compensados por los gastos realizados en nombre de la empresa de acuerdo con las políticas y normativas establecidas. Además, contribuye a mantener la transparencia y la integridad financiera de la empresa al garantizar que los gastos sean adecuadamente controlados y reembolsados.
5. La facilidad que brinda el uso de la tecnología para la rendición de gastos
Sabías que hay herramientas tecnológicas que pueden facilitar todas las tareas que involucren la rendición de gastos, esto porque son mucho más agiles, eficaces, precisas y ahorran mucho el tiempo en funciones que pueden tardar mucho tiempo para toda la compañía.
Un ejemplo de esto es Tickelia, solución tecnológica que gestiona y controla los gastos empresariales y de viaje de las compañías ahorrándoles un 80% del tiempo que invierten normalmente en tareas de rendición de gastos.
Una de las funciones de Tickelia es que los empleados puedan capturar y enviar fácilmente la información de los gastos en tiempo real. Esto gracias a que por medio de la cámara fotográfica de su celular pueden tomar fotos de recibos, facturas, ticketes e ingresar detalles de los gastos y categorizarlos adecuadamente. Esto agiliza el proceso de recopilación y registro de los gastos.
Una de las grandes ventajas que encuentran los usuarios con Tickelia es la digitalización, pues gracias a este proceso de captura de fotos, los empleados pueden digitalizar cualquier archivo de papel y simplificar el almacenamiento y la gestión de los documentos de respaldo. Los documentos digitalizados pueden ser fácilmente adjuntados y presentados electrónicamente durante la rendición de gastos.
Por otra parte, Tickelia logra integrarse con los sistemas contables que tenga la empresa, por lo que los datos de los gastos pueden ser transferidos automáticamente al sistema contable, evitando errores y redundancias en la entrada manual de datos. De igual forma, ayuda al departamento de finanzas a hacer un análisis y generación de informes que facilitan el seguimiento y la visualización de los gastos en tiempo real. Esto permite una mejor comprensión de los patrones de gastos.
También, si es el caso, los empleados pueden hacer la solicitud de anticipos si tienen un viaje empresarial y así por medio de la App el supervisor, o jefe a cargo puede aprobar o no el monto que pida el empleado, facilitando así, el cumplimiento normativo y evitar los gastos no autorizados.
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